ACCORD MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE
ENTRE
La société EXPRESSIONS PARFUMEES, SAS au capital de 3.547.950 € dont le siège social est à GRASSE (06130), 136 Chemin de St Marc, immatriculée au RCS de GRASSE sous le numéro 323 871 426 Représentée par M, agissant en qualité de Président Ci-après dénommée « l’entreprise »
ET,
M Délégué syndical désigné par l’organisation syndicale CFDT
M Délégué Syndical désigné par l’organisation syndicale CFE-CGC
PREAMBULE
Comme le propose la loi pour la confiance en l’économie numérique et conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Économique peuvent être organisées par voie électronique.
À l’issue de la réunion de négociation du 24 novembre 2025, les Parties ont convenu de recourir exclusivement au vote électronique pour les élections professionnelles futures afin de faciliter leur organisation et de favoriser la participation.
Le présent accord précise le fonctionnement du système retenu, les modalités de choix du prestataire et le déroulement des opérations électorales.
Un protocole d’accord préélectoral distinct fixera le calendrier électoral, la répartition des sièges et les modalités opérationnelles du vote.
PRINCIPE DE RECOURS A UN PRESTATAIRE
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’entreprise dans le respect du cahier des charges figurant en annexe du présent accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.
Le choix du prestataire est fait conjointement entre la Direction et les Organisations syndicales représentatives. CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Le système de vote électronique choisi assure :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
La sécurité de l'émargement ;
La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote par l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
3. Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des dispositions légales et règlementaires.
4. Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral parmi lesquels la sincérité, l'intégrité, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.
RESPECT DU RGPD
L’entreprise reste responsable des traitements de données personnelles confiés au Prestataire dans le cadre du scrutin.
MODALITÉS DE VOTE
Le vote électronique remplace tout autre mode de vote, y compris par correspondance.
Les salariés voteront à distance via un site sécurisé dédié, depuis n’importe quel terminal connecté.
Les modalités techniques de vote électronique seront précisées au Protocol d’Accord Pré-électoral, ainsi que les modalités spécifiques pour le vote par correspondance des personnes qui n’ont pas d’accès internet.
LISTES ÉLECTORALES & CANDIDATS
L’entreprise transmettra au Prestataire les listes électorales et listes de candidats conformément au PAP.
Les logos et professions de foi respecteront le format imposé par le Prestataire.
BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
ASSISTANCE ET DYSFONCTIONNEMENT
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
FORMATION ET INFORMATION
Les membres de la délégation du personnel et du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.
DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
Une note explicative sera mise à disposition des salariés avant l’ouverture du scrutin.
Le Bureau de vote (composition fixée par le PAP) assurera :
La vérification du scellement du système ;
Le contrôle du bon déroulement du scrutin.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.
Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible mais le nombre de votants peut être consulté.
Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
CONFIDENTIALITÉ & CONSERVATION DES DONNÉES
Séparation stricte :
fichiers vote cryptés et anonymisés ;
fichiers d’identification distincts.
Les fichiers sont conservés jusqu’à expiration des délais de recours.
DÉPOUILLEMENT – PV – RÉSULTATS
À la clôture du vote :
fermeture du site ;
dépouillement immédiat par le Bureau de vote ;
édition des PV modèles Cerfa ;
proclamation des résultats et affichage.
DISPOSITIONS FINALES
13.1 – DUREE DE L'ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le jour de sa signature.
13.2 – REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD
Les Parties ont la faculté de réviser le présent accord dans les conditions fixées par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail et suivant les modalités précisées ci-après :
La Partie signataire qui formulera une demande de révision devra notifier cette demande à toutes les parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ;
Les Parties devront se réunir dans un délai maximal de 3 mois suivant la date de notification de la demande, pour étudier cette dernière.
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
13.3 – FORMALITES DE DEPOT
Le présent accord sera publié selon les dispositions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail, avec dépôt sur la plateforme du site « Téléaccords » accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7, du code du travail par la Direction des ressources humaines de l’entreprise. Il sera ensuite automatiquement transmis à la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) géographiquement compétente.
Un exemplaire de l'accord sera transmis au greffe du conseil de prud'hommes de Grasse.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.
Un original sera également remis à chaque Partie.
Fait à Grasse, le 10 décembre 2025
En 5 exemplaires
MM PrésidentDélégué syndical CFDT
M Délégué syndical CFE-CGC
TABLE DES MATIÈRES
TOC \o "1-3" \h \z \u 1.PREAMBULE PAGEREF _Toc214441411 \h 1 2.PRINCIPE DE RECOURS A UN PRESTATAIRE PAGEREF _Toc214441412 \h 2 3.CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc214441413 \h 2 4.RESPECT DU RGPD PAGEREF _Toc214441414 \h 3 5.MODALITÉS DE VOTE PAGEREF _Toc214441415 \h 3 6.LISTES ÉLECTORALES & CANDIDATS PAGEREF _Toc214441416 \h 3 7.BULLETINS DE VOTE PAGEREF _Toc214441417 \h 3 8.ASSISTANCE ET DYSFONCTIONNEMENT PAGEREF _Toc214441418 \h 3 9.FORMATION ET INFORMATION PAGEREF _Toc214441419 \h 4 10.DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE PAGEREF _Toc214441420 \h 4 11.CONFIDENTIALITÉ & CONSERVATION DES DONNÉES PAGEREF _Toc214441421 \h 5 12.DÉPOUILLEMENT – PV – RÉSULTATS PAGEREF _Toc214441422 \h 5 13.DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc214441423 \h 5 13.1 – DUREE DE L'ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR PAGEREF _Toc214441424 \h 5 13.2 – REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD PAGEREF _Toc214441425 \h 5 13.3 – FORMALITES DE DEPOT PAGEREF _Toc214441426 \h 5
ANNEXE A L’ACCORD COLLECTIF DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE
Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de l’entreprise.
Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur leur lieu de travail.
ARTICLE 1 – CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
ARTICLE 2 – EXPERTISE PREALABLE DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales. Les frais liés à l’expertise seront supportés en intégralité par le responsable de traitement. L’expertise sera confiée à l’expert de son choix.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
ARTICLE 3 – CONTROLE DE LA MISE EN ŒUVRE DU SYSTEME
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
ARTICLE 4 – CONTROLE DE LA MISE EN ŒUVRE DU SYSTEME
Le prestataire doit être agréé et figurer sur la « LISTE DES PRESTATAIRES DE SOLUTIONS DE VOTE ELECTRONIQUE PARTENAIRES DU MINISTERE DU TRAVAIL ET DES SOLIDARITES POUR OFFRIR UN SERVICE DE TRANSMISSION DES RESULTATS D’ELECTIONS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) PAR VOIE ELECTRONIQUE » du ministère du travail et des solidarités.
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 6 – SYSTEME DE SECOURS
Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
ARTICLE 7 – INCIDENT OU ERREUR DU PRESTATAIRE EN COURS DE VOTE ELECTRONIQUE
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 8 – DISPOSITIONS PROPRES AU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 9 – LISTES ELECTORALES
Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
ARTICLE 10 – SEPARATION DES DONNEES NOMINATIVES DES ELECTEURS ET DES VOTES
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
ARTICLE 11 – DONNEES A ENREGISTRER ET DESTINATAIRES DE CES DONNEES
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’ancienneté dans l'entreprise, date de naissance, collège ; genre ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, membres de la Direction des ressources humaines ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, membres de la Direction des ressources humaines ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, membres de la Direction des ressources humaines;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeur ou membres de la Direction des ressources humaines.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
ARTICLE 12 – FORMATION SPECIFIQUE
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 13 – CLES DE CHIFFREMENT
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
ARTICLE 14 – INFORMATION DES ELECTEURS
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 15 – PERIODE DE VOTE ELECTRONIQUE
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
ARTICLE 16 – OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE PAR L’ELECTEUR
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
ARTICLE 17 – CONTROLE DES HEURES DU SCRUTIN
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
ARTICLE 18 – RESULTATS EN COURS DE VOTE ELECTRONIQUE
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
ARTICLE 19 – LISTE D’EMARGEMENT
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
ARTICLE 20 – SCELLEMENT DU SYSTEME
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
ARTICLE 21 – CLOTURE DU SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT DES VOTES
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
ARTICLE 22 – ACCES AUX DONNEES
Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
ARTICLE 23 – CONSERVATION ET ARCHIVAGE DES DONNEES
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
