La société EXTIME MEDIA, SAS inscrite au R.C.S. de Nanterre, sous le numéro B 533 165 692, dont le siège social est situé 17 rue Soyer, 92000 Neuilly sur Seine, représentée par , agissant en qualité de .
D’une part,
ET :
L’organisation syndicale représentative au sein de la société Extime Media représentée par , en sa qualité de déléguée syndicale de
l’UNSA Extime Media,
D’autre part,
IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le recours au vote électronique pour les élections professionnelles relatives au renouvellement du Comité Social et Economique (CSE).
Article 7 – Durée, dépôt et publicité de l’accord……………………………………………………...8
Annexe………………………………………………………………………………………………………………9
PRÉAMBULE
Dans le cadre des précédentes élections du Comité social et économique d’Extime Media (Ex Média Aéroports de Paris) qui se sont tenues en 2019, la société a eu recours au vote électronique avec l’aide d’un fournisseur prestataire, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet.
Ce dernier s’était vu confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application de l’article R2314-6, alinéa 1 du Code du travail.
Le présent accord a pour objet de renouveler le recours à un prestataire spécialisé et à une solution de vote électronique, de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (article R2314-13, alinéa 2 du Code du travail).
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Avec l’organisation syndicale et après avoir vérifié la fiabilité de la solution de vote, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Article I – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des élections et/ou consultations des salariés de la société Extime Media.
Article II - Modalités d’organisation des opérations
Dans le cadre de chaque élection et/ou consultation des salariés, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections, la ou les questions soumises dans le cas d’un référendum. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de privilégier l’organisation des élections/consultations organisées par un fournisseur prestataire, mandaté pour ce faire par la Direction après consultation de l’organisation syndicale.
Article II § 1 : Établissement des fichiers
De façon non-exhaustive, les données pouvant être enregistrées sont notamment les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : noms, prénoms, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
Pour le fichier d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour la liste des résultats : noms, prénoms des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont notamment les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicat représentatif, agents habilités de la DRH ;
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, délégués de liste, agents habilités des services du personnel, syndicat représentatif ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicat représentatif, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicat, employeur ou agents habilités des services du personnel.
Article II § 2 : Modalités des élections
Tout d’abord, les parties sont convenues que le recours au vote électronique se fera à titre exclusif, pour tous les salariés quel que soit notamment leur collège ou leur fonction. Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, sur chaque site (Neuilly-sur-Seine, Gennevilliers, Aéroports de Roissy Charles De Gaulle et d’Orly) de la société Extime Media, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail…).
Article II § 3 : Bulletins de vote
Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article III – Déroulement des opérations de vote A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. En présence des délégués de listes, des membres du bureau, d’un représentant de la DRH et d’un représentant du prestataire, il est procédé : - avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique qui vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet et à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ; - à un contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système.
Article III § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe adressé par courrier simple également, distinctement du courrier contenant le code d’identification.L’identifiant de connexion sera également envoyé sur l’adresse mail professionnelle des électeurs.Pour les aéroports de Roissy Charles de Gaulle et d’Orly, dont certains personnels ne disposent pas d’adresse mail professionnelle il sera affiché une note à leur attention les informant que leurs codes de connexion (identifiants et mot de passe) leur ont été adressés par courriers postaux et qu’en cas de non-réception ils pourront contacter le service dédié du « prestataire fournisseur. » Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code d’identification et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé. L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code d’identification et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connue du salarié). Chaque saisie de code confidentiel d’identification et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ». Une fois connecté :
pour l’élection des membres du Comité Social et Economique, tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts.
pour une consultation, l’électeur se verra présenter la ou les questions sur lesquelles il devra donner son avis.
Article III § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.
Article III § 3 : Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés et a été remis à l’organisation syndicale signataire du présent accord préalablement à sa signature. La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif de représentants de l'organisme mettant en place le vote.
Article III § 4 : Sécurité des votes
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du Code du travail). Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du Code du travail). Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-7 et R. 2314-8 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.
Article III § 5 : Délégué de liste Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste. Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.
Article III § 6 : Opérations de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Le délégué de liste pourra être présent aux opérations de fermeture du scrutin et de dépouillement. Dès la clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote (Président et Assesseurs). Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. La société Extime Media ou le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article IV-Suivi de l’accord et rendez-vous
Chacune des parties signataires pourra solliciter l’organisation d’une réunion afin d’évaluer l’application des termes de l’accord dans la limite d’une demande par an. Une rencontre sera réalisée dans les 6 mois de la demande.
Article V-Adhésion
Cette adhésion devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’organisation syndicale signataire.
Elle fera en outre l’objet à la diligence de son auteur des mêmes formalités de dépôt que celles visées à l’article VII ci-après.
Article VI-Révision
En application des dispositions légales en vigueur, chacune des parties signataires ou adhérentes ou présent accord pourra demander la révision de celui-ci et ce, jusqu’à la fin du présent cycle électoral.
A l’issue de ce cycle électoral, l’organisation syndicale représentative pourra également demander la révision du présent accord tout comme la société signataire.
La demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire ou adhérent. Cette demande sera accompagnée d’une note écrite précisant les stipulations du présent accord visées par la demande de révision et proposant le rédactionnel afférent.
Les négociations devront alors être engagées dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette correspondance, à l’initiative de la Société.
Article VII - Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.
Le présent accord ainsi que toutes les pièces requises seront déposés par la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail conformément aux dispositions légales en vigueur (article D2231-4 du Code du travail).
Un exemplaire de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
Fait à Neuilly-sur-Seine, le 27 février 2024, En 4 exemplaires originaux.
Pour la société Extime Media :
Pour l’organisation syndicale UNSA Extime Media,
,déléguée syndicale :
ANNEXE
Présentation de la prestation de service du « fournisseur prestataire » SLIB La société SLIB, dont le siège social est basé à Boulogne-Billancourt a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet. Depuis 17 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres. La société SLIB s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique par Internet au sein de la société Extime Media. Plus concrètement, la société SLIB se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que la société Extime Media lui aura fournies préalablement. La prestation de service comprend notamment :
La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’ensemble des établissements de la société Extime Media.
La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.
La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.
Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par Extime Media.
L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.
Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes. Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),
