ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA PROCEDURE DE RECUEIL DES SIGNALEMENTS EMIS PAR LES LANCEURS D’ALERTE
ENTRE :
La SAS
Dont le siège social est situé, inscrite au RCS , ci-après désignée « la société »
d'une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives au sein de l'entreprise,:
d'autre part,
PREAMBULE : Quel que soit le pays dans lequel elle exerce ses activités, s'engage à respecter des normes éthiques, morales et juridiques rigoureuses dans toutes ses activités commerciales et à promouvoir et soutenir une culture d'honnêteté et d'équité, de conformité et de bonne gouvernance.. s'engage à promouvoir un milieu de travail propice à une communication ouverte sur les pratiques commerciales de l'entreprise et à protéger contre des représailles et une discrimination illégale tous les employés qui fournissent des renseignements sur des comportements douteux ou contraires à l'éthique, réelle ou potentielle. La loi ° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite « loi Sapin 2 » a introduit au sein de la législation française le statut du lanceur d’alerte. Compte tenu de ce cadre législatif, a décidé d’établir le présent accord en lien avec la politique anticorruption de , destiné à organiser les modalités de formulation et de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte. A cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions conformes à l’article 5 du décret n°2017-564 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public ou de droit privé ou des administrations de l’Etat qui dispose : « I- La procédure de recueil des signalements précise les modalités selon lesquelles l’auteur du signalement : 1° Adresse son signalement au supérieur hiérarchique, direct ou indirect, à l’employeur ou au référent mentionné à l’article 4 du présent décret ; 2° Fournit les faits, informations ou documents quel que soit leur forme ou leur support de nature à étayer son signalement lorsqu’il dispose de tels éléments ; 3° Fournit les éléments permettant le cas échéant un échange avec le destinataire du signalement. II- La procédure précise les dispositions prises par l’organisme : 1° Pour informer sans délai l’auteur du signalement de la réception de son signalement, ainsi que du délai raisonnable et prévisible nécessaire à l’examen de sa recevabilité et des modalités suivant lesquelles il est informé des suites données à son signalement ; 2° Pour garantir la stricte confidentialité de l’auteur du signalement, des faits objets du signalement et des personnes visées, y compris en cas de communication à des tiers dès lors que celle-ci est nécessaire pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement du signalement ; 3° Pour détruire les éléments du dossier de signalement de nature à permettre l’identification de l’auteur du signalement et celle des personnes visées par celui-ci lorsqu’aucune suite n’y a été donnée, ainsi que le délai qui ne peut excéder deux mois à compter de la clôture de l’ensemble des opérations de recevabilité ou de vérification. L’auteur du signalement et les personnes visées par celui-ci sont informés de cette clôture. III- La procédure mentionne l’existence d’un traitement automatisé des signalements mis en œuvre après autorisation de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ». Si souhaite rappeler son attachement à la protection des lanceurs d’alerte telle qu’elle résulte des textes en vigueur, elle rappelle que les signalements émis par les lanceurs d'alerte doivent être réalisés :
de bonne foi et ne pas conduire à l’exercice d’un droit dans des conditions abusives ;
dans les conditions prévues par le présent accord afin notamment que tous les signalements soient traités dans les meilleures conditions et que les procédures en vigueur au sein de l’entreprise soient respectées.
Article 1 - Champ d’application Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise Article 2 - Définition du lanceur d’alerte L’article 6 de la loi ° 2016-1691 du 9 décembre 2016 définit la qualité de lanceur d’alerte. Ainsi un lanceur d'alerte est une personne physique qui révèle ou signale, de manière désintéressée et de bonne foi :
un crime ou un délit ;
une violation grave et manifeste d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, de la loi ou du règlement ;
une menace ou un préjudice grave pour l'intérêt général.
D’une manière générale, peuvent être signalées, toute violation présumée des lois et règlements, toute conduite commerciale contraire à l’éthique ainsi que toute violation des directives et politiques internes. Vous pouvez également signaler des problèmes liés à la violence physique, au harcèlement, aux brimades, à la discrimination, aux infractions sexuelles ainsi que des problèmes de santé et de sécurité et des représailles à l’encontre de ceux qui se sont exprimés de bonne foi. Les questions d’emploi courantes (telles que l’insatisfaction concernant les conditions salariales, les avantages sociaux, les évaluations des performances, les difficultés entre collègues, la violation de la politique en matière de tabagisme, etc.) ne doivent pas être signalées dans le cadre du système de dénonciation. Si un problème signalé ne peut être traité dans le cadre du système de dénonciation, le salarié en sera informé(e) et il sera demandé de passer par la voix hiérarchique classique. Le lanceur d’alerte doit avoir eu personnellement connaissance des faits qu’il révèle ou signale. Article 3 - Domaines exclus de l’alerte La loi précise que sont exclus du régime de l'alerte les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par :
le secret de la défense nationale ;
le secret médical ;
le secret des relations entre un avocat et son client.
Article 4 - Formulation des signalements d’alerte 4-1- Destinataire du signalement Le lanceur d’alerte signale celle-ci par le biais de la hotline pour lanceurs d’alerte : Le lanceur d’alerte peut décider de révéler son identité ou rester anonyme, et toute information reçue par le biais de la hotline sera traitée en conséquence.. encourage toutefois à révéler son identité à la société. Toutes les préoccupations soulevées seront traitées avec la confidentialité et la bienveillance appropriée. Toutes les données soumises par l'intermédiaire de la hotline sont cryptées et des restrictions d'enregistrement IP sont installées sur le portail. Lorsqu’un signalement est soumis par le biais de la hotline, le lanceur d’alerte est libre de choisir s’il est disponible pour participer à l’enquête en ouvrant une boîte postale sécurisée. Il est recommandé de se rendre disponible, dans le cas contraire il pourra être difficile de traiter et de donner suite au dossier sans l’apport d’informations complémentaires. Anonyme ou pas, il est recommandé d'ouvrir une boîte postale sécurisée, permettant de communiquer plus facilement et en toute sécurité. 4-2- Contenu du signalement Le signalement est :
écrit et comporte de manière précise et détaillée les faits qui font l’objet du signalement ;
accompagné de tous les éléments quel que soit leur forme ou leur support de nature à l’étayer et à faciliter son traitement.
Ces éléments sont transmis dans les mêmes formes que le signalement. Si une personne souhaite rester anonyme, le signalement ne sera traité que si la gravité des faits mentionnés est établie et que les éléments factuels sont suffisamment détaillés. En outre, il sera procédé à un examen approfondi de son contenu avant d’initier la procédure prévue par le présent Accord pour les alertes. 4-3- Danger grave et imminent Le signalement peut être porté directement à la connaissance de l'autorité judiciaire, de l'autorité administrative ou des ordres professionnels compétents :
en cas de danger grave et imminent ;
en présence d'un risque de dommages irréversibles.
Article 5- Traitement de l’alerte Les informations soumises par l'intermédiaire de la hotline pour lanceurs d’alerte seront d'abord examinées par le département Juridique et Conformité Lors de l'examen initial, les signalements peuvent, à condition qu'ils ne soient pas manifestement infondés ou hors du champ d'application du programme de dénonciation, être confiés pour un traitement ultérieur à une équipe d'enquêteurs au sein de la société ou succursale concernée. prendra les mesures nécessaires pour protéger les personnes qui ont, de bonne foi, fait des signalements par l'intermédiaire de la hotline pour lanceurs d’alerte, contre toute représailles de la part des dirigeants ou autres parties concernées. 5-1- information du lanceur d’alerte Si une boîte postale sécurisée a été ouverte, confirmera la réception du signalement. Le lanceur d’alerte sera également informé de l’admission ou du rejet du signalement pour enquête par ou au sein de la société ou succursale concernée. Les détails de l'enquête en cours resteront confidentiels. 5-2- Délai de traitement de l’alerte Une fois l’alerte signalée, le département Juridique et Conformité disposera d’un délai raisonnable pour examiner les faits et prendre les décisions qui s’imposent. En l’absence d’information sur le traitement de l’alerte, le lanceur d’alerte peut communiquer son signalement à l'autorité judiciaire, à l'autorité administrative ou aux ordres professionnels compétents. Article 6- Traitement automatisée des données Il est interdit de rapporter des informations personnelles sensibles telles que l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale et les données relatives à la santé et l'orientation sexuelle n’étant pas pertinentes pour le cas. La hotline et le portail pour lanceurs d’alerte sont conformes à la norme ISO 27001 et permettent une gestion, une conservation et une suppression sécurisées des dossiers conformément au principe de responsabilité du règlement général sur la protection des données (RGPD). Article 7 - Garantie de confidentialité Conformément à l’article 9 de la loi ° 2016-1691 du 9 décembre 2016, la procédure de recueil des signalements instituée par le présent Accord garantit la stricte confidentialité de l'identité :
du lanceur d’alerte ;
des personnes visées par le lanceur d’alerte ;
des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement.
Les éléments de nature à identifier :
le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de celui-ci ;
la personne mise en cause par un signalement ne peut être divulguée, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
Les personnes ayant recueilli et / ou traité un signalement émis par un lanceur d’alerte sont tenues d’observer cette obligation de confidentialité. Il est rappelé que l’article 9 de la loi ° 2016-1691 du 9 décembre 2016 prévoit que le fait de divulguer les éléments confidentiels visés au présent article est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 € d'amende. Article 8- Protection du lanceur d’alerte Il est rappelé que, conformément à l’article 122-9 du code pénal, n’est pas pénalement responsable la personne qui porte atteinte à un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu'elle intervient dans le respect des procédures de signalement définies par la loi et que la personne répond aux critères de définition du lanceur d'alerte prévus à l'article 6 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016. En outre, aux termes de l’article L. 1132-3-3 du code du travail, aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation professionnelle, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, au sens de l'article L. 3221-3, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat, pour avoir signalé une alerte dans le respect des articles 6 à 8 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique. Compte tenu de ces éléments, et sous réserve de l’appréciation souveraine des juges, la personne qui émet un signalement en dehors des conditions prévues par les textes en vigueur ainsi que le présent Accord ne pourra pas bénéficier du statut du lanceur d’alerte et des garanties associées. Dans la mesure du possible, le signalement doit être exact, complet, basé sur des informations de première main, présenté de façon impartiale et sans omission importante. Toute personne soumettant un faux signalement de cas de comportement répréhensible (a fortiori s’il a été fait de façon malveillante ou sans fondement) et a utilisé de façon abusive le dispositif et les manquements au présent Accord peuvent s’exposer à :
d’éventuelles sanctions disciplinaires conformément à l’échelle des sanctions prévues par le règlement intérieur ;
des poursuites judiciaires.
Article 9- Accès aux données personnelles Toute personne identifiée dans le dispositif d'alerte professionnelle a le droit d'accéder aux données la concernant et d'en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification ou la suppression. La personne qui fait l'objet d'une alerte ne peut en aucun cas obtenir communication du responsable du traitement, sur le fondement de son droit d'accès, des informations concernant l'identité de l'émetteur de l'alerte. Article 10- Coordonnées L’alerte peut donc être lancée par 2 canaux :
La Hotline sécurisée, via le portail
Le Défenseur des droits à l’adresse suivante :
Par courrier :Défenseur des droitsLibre réponse 7112075342 PARIS CEDEX 07
Article 11 - Durée de l'accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter du premier jour ouvrable suivant la date d’accomplissement de l’ensemble des formalités de publicité et de dépôt.
ARTICLE 12 – Publicité – Dépot Le présent accord sera déposé, dans les 15 jours suivant la date limite de conclusion, à la diligence de l’Entreprise, à la DIRECCTE sur la plateforme de télé procédure dédiée du Ministère du travail
www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
L’entreprise remettra également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de prud’hommes d’Angers.
