ACCORD RELATIF A LA COMMUNICATION SYNDICALE NUMERIQUE
AU SEIN DE LA SOCIETE FLOREALE HOLDING
Entre : La société FLOREALE HOLDING, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au registre de commerce et des sociétés de Coutances sous le numéro 353 721 475, dont le siège social est situé Espace d’activités Fernand Finel à Lessay (50430), ci-après désignée «
FLOREALE HOLDING »,
représentée par
Madame, agissant en qualité de Responsable des Ressources Humaines,
d'une part,
Et, La CFTC, Organisation Syndicale représentative au sein de la société,
représentée par
Monsieur, Délégué Syndical, dûment habilité,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit.
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Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION ET OBJET PAGEREF _Toc155776275 \h 3 ARTICLE 2 – DIFFUSION DE L’INFORMATION SYNDICALE PAGEREF _Toc155776276 \h 3 2-1. Affichage sur les panneaux dédiés et distribution de tracts PAGEREF _Toc155776277 \h 3 2-2. Utilisation de la messagerie électronique PAGEREF _Toc155776278 \h 4 ARTICLE 3 : PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT ET UTILISATION DE LA MESSAGERIE PROFESSIONNELLE PAGEREF _Toc155776279 \h 4 3-1. Confidentialité des échanges PAGEREF _Toc155776280 \h 6 3-2. Pratique raisonnée PAGEREF _Toc155776281 \h 6 3-3. Responsabilité de contenu PAGEREF _Toc155776282 \h 6 3-4 Liberté de choix des destinataires PAGEREF _Toc155776283 \h 7 3-5. Mesures conservatoires PAGEREF _Toc155776284 \h 7 ARTICLE 4 : DUREE DE L’ACCORD ET REVISION PAGEREF _Toc155776285 \h 7 ARTICLE 5 : DENONCIATION PAGEREF _Toc155776286 \h 7 ARTICLE 6 : FORMALITES DE DEPOT PAGEREF _Toc155776287 \h 7
Préambule
La société Floréale Holding ayant des salariés basés sur d’autres sites que celui du siège social de Lessay, le présent accord vise à définir et à encadrer les modalités de communication syndicale au sein de la société en permettant notamment aux organisations syndicales d’assurer des communications dématérialisées s’appuyant sur les messageries professionnelles des salariés.
Pour ce faire, les parties se sont réunies les 22 décembre 2023, 05 janvier 2024 et 10 janvier 2024, et, ont confirmé leur volonté de moderniser les supports de communication syndicale afin de :
faciliter la diffusion de ces informations dans un contexte où les technologies de l’information et de la communication jouent un rôle de plus en plus important. Cette possibilité offerte permettra de faciliter les échanges avec les salariés qui le souhaitent, et, concourra à améliorer le dialogue social,
s’inscrire dans une démarche RSE en réduisant le volume de documents papier.
Les parties se sont appuyées sur les dispositions de l’article
L. 2142-6 du Code du travail qui précise notamment qu’ «un accord d'entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise ».
Cet accord définit donc les modalités et principes de ces communications dématérialisées dans des conditions permettant de faciliter et de préserver tout à la fois :
Le droit à l’expression syndicale,
Le libre choix des salariés,
L’égalité de traitement des différents partenaires sociaux,
L’intégrité de l’outil de travail, propriété de la société.
Cet accord est complété par les dispositions de la Charte Informatique applicable au sein de l’entreprise (et par ses éventuelles évolutions).
Cet accord s’intègre dans le cadre des obligations de négociations relatives au droit d’expression des salariés.
ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION ET OBJET
Cet accord est applicable aux organisations syndicales représentatives au sein de la société ayant procédé à la désignation d’un délégué syndical. Il est également applicable aux syndicats qui ont créé une section syndicale et nommé un représentant de section syndicale.
Cet accord concerne l’ensemble des salariés de FLOREALE HOLDING auxquels la société reconnaît le droit d’avoir librement accès aux informations syndicales de leur choix.
ARTICLE 2 – DIFFUSION DE L’INFORMATION SYNDICALE
2-1. Affichage sur les panneaux dédiés et distribution de tracts
Le présent accord concerne exclusivement l’utilisation des messageries professionnelles des salariés à des fins de communications dématérialisées.
Il ne concerne en aucune façon les conditions d’expression syndicale traditionnelles qui sont expressément prévues et encadrées, quant à elles, par le Code du travail (affichage sur panneaux et distribution de tracts).
Pour rappel, selon les dispositions de l’article
L 2142-3 du Code du travail, chaque section syndicale affiche librement ses communications syndicales sur les panneaux réservés à cet usage, distincts de ceux affectés aux communications du Comité Social et Economique.
Les parties souhaitent rappeler que les organisations syndicales doivent veiller à ne pas afficher de documents contenant des propos diffamatoires, injurieux, ou discriminatoires, ou des contenus pouvant engendrer des faits qualitatifs de harcèlement ou manquant à leur obligation de discrétion. Elles rappellent également que conformément aux dispositions de l’article
L 2142-4 du Code du travail, « les publications et tracts de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux travailleurs de l’entreprise dans l’enceinte de celle-ci aux heures d’entrée et de sortie du travail ».
Enfin il est rappelé qu’un exemplaire des communications affichées/ tracts, comportant la mention de l’organisation syndicale concernée, doit être simultanément communiqué à l’employeur, sous format papier ou électronique. Les parties conviennent cependant que cette communication à l’employeur (Direction des Ressources Humaines) devra se faire dans les plus brefs délais et au-delà tard dans les 24 heures suivant leur affichage.
2-2. Utilisation de la messagerie électronique
Les échanges électroniques entre les salariés et les organisations syndicales sont autorisés par le présent accord. Ces échanges doivent cependant respecter les principes de fonctionnement énoncés à l’article 3 ci-dessous.
Dans le respect des règles générales de sécurité du système informatique, les messages électroniques (courriels) en provenance des organisations syndicales parviennent à leurs destinataires sans blocage ni lecture par un tiers.
L’indication du caractère syndical du message devra systématiquement être mentionnée dans l’objet du message électronique envoyé aux salariés de façon à les informer clairement quant à l’origine et la nature du message. Cette information sera précisée dans l’objet du courriel transmis selon la forme suivante : « Communication syndicale – [Nom de l’OS] ». Il est rappelé que la messagerie électronique ne peut être utilisée par les organisations syndicales à d’autres fins que la diffusion d’informations d’origine syndicale.
La diffusion d’une information syndicale via la messagerie électronique n’interdit pas son affichage sur les panneaux syndicaux et réciproquement. Comme pour les communications affichées/ tracts, l’employeur sera également informé des messages électroniques envoyés par les organisations syndicales. Pour ce faire, la Direction des Ressources Humaines sera destinataire du message transmis aux salariés qui ne pourra, comme rappelé dans le point 3-1, avoir connaissance des autres destinataires de ces communications.
ARTICLE 3 : PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT ET UTILISATION DE LA MESSAGERIE PROFESSIONNELLE
A titre préliminaire, les parties signataires rappellent :
qu’un accord d'entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise,
qu’à défaut d'accord, les organisations syndicales présentes dans l'entreprise et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans peuvent mettre à disposition des publications et tracts sur un site syndical accessible à partir de l'intranet de l'entreprise, lorsqu'il existe.
que selon les dispositions de l’article
L 2142-6 du Code du travail « L’utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l’ensemble des conditions suivantes :
Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise ;
Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise ;
Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message. »
Selon les dispositions de la CNIL, les salariés doivent être clairement et préalablement informés de l’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales afin qu’ils puissent pouvoir manifester préalablement leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle.
Pour ce faire, dès la signature du présent accord, les salariés recevront une communication (conjointement préparée et validée avec la ou les organisation(s) syndicale(s) signataire(s) du présent accord) émanant de la Direction des Ressources Humaines leur précisant que :
les messageries professionnelles pourront dorénavant être utilisées par les organisations syndicales à des fins de communication syndicale sous réserve que le salarié ait manifesté son accord préalable,
qu’ils sont, de ce fait, invités à contacter les organisations syndicales afin de leur indiquer s’ils souhaitent recevoir des messages syndicaux sur leur messagerie professionnelle. Pour ce faire il est demandé aux organisations syndicales de rappeler leurs coordonnées de contacts (téléphone et /ou mail) sur les panneaux d’affichage qui leur sont dédiés. Les coordonnées des organisations syndicales seront également indiquées dans la communication qui sera transmise directement aux salariés. Une nouvelle communication aux salariés sera réalisée dès lors qu’une nouvelle section syndicale sera constituée au sein de l’entreprise.
A défaut de prise de contact par le salarié, ce dernier sera réputé avoir refusé tout envoi de communications syndicales,
qu’ils ont la possibilité de changer d’avis à tout moment,
En tout état de cause, ce droit ainsi que ses modalités d’exercice seront systématiquement rappelés dans tout message ultérieur afin que les salariés puissent, à tout moment, manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages syndicaux. Ce rappel pourrait prendre la forme suivante : « Si vous ne souhaitez plus recevoir d’information de notre organisation syndicale par mail, vous avez la possibilité de demander à être retiré(e) de cette liste de diffusion, en vous signalant à l’adresse suivante : [adresse mail dédiée à l’organisation syndicale] ».
Cette communication émanant de la Direction des Ressources Humaines sera systématiquement transmise à tout nouvel intégrant de la société. Les organisations syndicales présentes au sein de l’entreprise seront en copie de cet envoi.
Suivant les retours des salariés, chaque organisation syndicale gérera ensuite sa propre liste de contacts dans le respect du libre choix des destinataires rappelé au paragraphe 3-4 ci-dessous.
La déclaration à la CNIL de l’existence de listes de diffusion relève de la responsabilité de chaque organisation syndicale. Les listes de diffusion répondant aux conditions de la dispense n°7 de la CNIL (Délibération n°2006-138 du 09 mai 2006 - traitements constitués à des fins d’information ou de communication externe) peuvent être mises en œuvre sans déclaration préalable de la CNIL. La dispense de déclaration n’exonère pas le responsable de ces traitements d’aucune de ses autres obligations prévues par les textes applicables à la protection des données à caractère personnel. En l’occurrence, les organisations syndicales ne sont pas autorisées à communiquer à des tiers les adresses électroniques de salariés.
3-1. Confidentialité des échanges
Les échanges électroniques entre les salariés et les organisations syndicales sont confidentiels.
Chaque envoi collectif devra garantir vis-à-vis de l’ensemble des destinataires, l’anonymat de tous les autres destinataires (utilisation systématique de Cci « Copie Carbone Invisible » ou Cc « Copie Cachée »). La Direction s’engage à n’effectuer aucun contrôle de l’accès par les salariés aux communications syndicales publiées et à ne réaliser aucun contrôle sur les listes de diffusion constituées. En effet, celles-ci sont susceptibles de révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation syndicale, voire son appartenance à un syndicat déterminé, sur la base du choix opéré par ce salarié quant à son acceptation ou son refus de recevoir des messages à caractère syndical.
3-2. Pratique raisonnée
La fréquence des courriels est laissée à l’appréciation de chaque organisation syndicale.
Les organisations syndicales s’engagent toutefois à ne pas abuser de cette liberté dans un souci de respect du temps de travail des destinataires et de prise en compte des contraintes techniques liées au bon fonctionnement de l’entreprise.
La taille des messages ne pourra excéder une taille de 5 MO (pièces jointes comprises) afin de ne pas charger le serveur de messagerie au détriment d’autres flux d’informations, ni la volumétrie des sauvegardes.
3-3. Responsabilité de contenu
Les communications syndicales restent sous la responsabilité des organisations syndicales qui les diffusent. La diffusion d’informations à caractère injurieux, diffamatoire… est strictement prohibée et pourra faire l’objet de mesures disciplinaires et/ou judiciaires.
Les organisations syndicales doivent respecter strictement les lois et règlements relatifs au droit d’expression syndicale, au droit de la presse, au droit d’auteur et au droit à l’image dans le respect de la législation garantissant la protection de la vie privée.
La société Floréale Holding ne pourra être tenue responsable en cas de manquement à ces obligations.
3-4 Liberté de choix des destinataires
Si les organisations syndicales peuvent diffuser des communications syndicales aux salariés de Floréale Holding par voie électronique sur leur messagerie professionnelle en mode groupé, c’est toutefois à condition que les destinataires aient pu manifester au préalable leur liberté de choix d’accepter ou de refuser les messages syndicaux (article
L 2142-6 alinéa 3 du Code du travail).
Il est rappelé que la liberté d’accepter ou de refuser un courriel syndical devra en outre pouvoir s’exercer à tout moment comme suivant :
prise de contact direct du salarié avec la ou les organisations syndicales pour lui (leur) indiquer qu’il ne souhaite plus recevoir de messages électroniques émanant de leur part,
possibilité de désinscription rappelée dans chaque communication syndicale.
Cette liberté sera systématiquement rappelée de manière claire, explicite et lisible dans chaque communication électronique envoyée par les organisations syndicales.
La procédure de désinscription apparaitra systématiquement en pied de page avec une taille de caractère minimum de 10 points.
3-5. Mesures conservatoires
En cas d’abus constaté suite à des réclamations de collaborateurs, la Direction pourra prendre attache avec l’organisation ou section syndicale concernée afin qu’elle puisse répondre directement et agir en conséquence.
ARTICLE 4 : DUREE DE L’ACCORD ET REVISION
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra faire l’objet d’une révision par voie d’avenant dans le respect des dispositions légales et réglementaires.
Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou mail aux autres Parties. La Direction s’engage alors à convoquer les organisations syndicales au niveau de l’entreprise dans le mois qui suit la réception de la demande de révision.
Chaque partie signataire peut demander la révision de l’accord dans les conditions posées par les articles
L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.
ARTICLE 5 : DENONCIATION
Le présent accord pourra être dénoncé dans le respect des dispositions légales et réglementaires.
ARTICLE 6 : FORMALITES DE DEPOT
Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales de l’entreprise et communiqué par email à l’ensemble des collaborateurs de Floréale Holding, une fois les formalités de dépôt accomplies.
Conformément aux dispositions légales relatives à la procédure de dépôt des accords collectifs, le présent accord sera déposé sur la plateforme de Téléprocédure du Ministère du Travail.
Un exemplaire original de l’accord sera également déposé auprès du secretariat - greffe du conseil de prud’hommes de Coutances. Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Fait à Lessay, le 10 janvier 2024
Pour
FLOREALE HOLDINGPour la CFTC
Responsable des Ressources HumainesDélégué Syndical
Annexe informative 1 : Articles du Code du travail cités dans le présent accord
L. 2142-3 du Code du travail :
L'affichage des communications syndicales s'effectue librement sur des panneaux réservés à cet usage, distincts de ceux affectés aux communications du comité social et économique. Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l'employeur, simultanément à l'affichage. Les panneaux sont mis à la disposition de chaque section syndicale suivant des modalités fixées par accord avec l'employeur.
L. 2142-4 du Code du travail :
Les publications et tracts de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux travailleurs de l'entreprise dans l'enceinte de celle-ci aux heures d'entrée et de sortie du travail.
L. 2142-6 du Code du Travail :
Un accord d'entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise. A défaut d'accord, les organisations syndicales présentes dans l'entreprise et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans peuvent mettre à disposition des publications et tracts sur un site syndical accessible à partir de l'intranet de l'entreprise, lorsqu'il existe.
L'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes : 1° Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ; 2° Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ; 3° Préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.
L. 2261-7 du Code du travail :
I. - Sont habilitées à engager la procédure de révision d'un accord interprofessionnel, d'une convention ou d'un accord de branche :
1° Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel la convention ou l'accord est conclu :
a) Une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de la convention ou de l'accord ; b) Une ou plusieurs organisations professionnelles d'employeurs signataires ou adhérentes. Si la convention ou l'accord est étendu, ces organisations doivent être en outre représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord ;
2° A l'issue de ce cycle :
a) Une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord ; b) Une ou plusieurs organisations professionnelles d'employeurs de la branche. Si la convention ou l'accord est étendu, ces organisations doivent être représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.
II. - Les avenants de révision obéissent aux conditions de validité des accords prévues, selon le cas, aux sections 1 et 2 du chapitre II du titre III du présent livre II. Lorsque l'avenant de révision a vocation à être étendu, sa validité est subordonnée à sa signature par une ou plusieurs organisations professionnelles d'employeurs représentatives dans son champ d'application, dans les conditions prévues au chapitre Ier du titre V du livre Ier de la présente deuxième partie.
L. 2261-8 du Code du travail :
L'avenant portant révision de tout ou partie d'une convention ou d'un accord se substitue de plein droit aux stipulations de la convention ou de l'accord qu'il modifie.
Il est opposable, dans des conditions de dépôt prévues à l'article L. 2231-6, à l'ensemble des employeurs et des salariés liés par la convention ou l'accord.
Annexe informative 2 : Mail de communication de l’accord signé aux collaborateurs de Floréale Holding
« Bonjour à toutes et tous,
Nous vous informons de la signature le 10 janvier 2024 d’un nouvel accord collectif relatif à
la communication syndicale numérique au sein de Floréale Holding. Cet accord a été signé avec l’Organisation Syndicale CFTC, représentative au sein de la société.
Vous trouverez ci-dessous une synthèse des discussions sur les objectifs et principes de fonctionnement définis par l’accord :
OBJECTIFS :
Faciliter la diffusion des informations syndicales, par le biais de l’utilisation des messageries professionnelles des salariés, dans un contexte où la communication dématérialisée est de plus en plus développée
Faciliter les échanges entre les Organisations Syndicales et les salariés qui le souhaitent (notamment avec les salariés non basés sur le site du siège social de Lessay), et, concourir ainsi à améliorer le dialogue social
MODALITES DE MISE EN ŒUVRE :
Les messageries professionnelles pourront dorénavant être utilisées par les Organisations Syndicales à des fins de communication syndicale sous réserve que le salarié ait manifesté son accord préalable
Pour ce faire, les salariés intéressés sont invités à contacter les Organisations Syndicales afin de leur indiquer s’ils souhaitent recevoir des messages syndicaux sur leur messagerie professionnelle.
Il est à noter qu’à défaut de prise de contact par les salariés, ces derniers seront réputés avoir refusé tout envoi de communications syndicales. Les salariés auront la possibilité de changer d’avis à tout moment selon le process détaillé dans l’accord signé.
Afin de faciliter ces prises de contact :
les coordonnées de contacts (téléphone et /ou mail) des Organisations Syndicales seront rappelées sur les panneaux d’affichage qui leur sont dédiés et sont rappelées ci-dessous :
CFTC Floréale
NB : une communication émanant de la Direction de Floréale Holding, incluant de nouvelles coordonnées de contacts, sera réalisée auprès de l’ensemble des collaborateurs dès lors qu’une nouvelle section syndicale serait constituée au sein de la société.
CONFIDENTIALITE DES ECHANGES :
Les échanges électroniques entre les salariés et les Organisations Syndicales sont strictement confidentiels.
Chaque envoi collectif garantira vis-à-vis de l’ensemble des destinataires, l’anonymat de tous les autres (utilisation systématique de Cci « Copie Carbone Invisible » ou Cc « Copie Cachée ») ;
La Direction n’effectuera aucun contrôle de l’accès par les salariés aux communications syndicales publiées et ne réalisera aucun contrôle sur les listes de diffusion constituées par les Organisations Syndicales.
Pour votre parfaite information, vous trouverez ci-joint l’accord signé. Restant à votre disposition pour toutes questions.
