Conclu en application des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail ENTRE LES SOUSSIGNÉS
La société X
Ci-après dénommée « l'Entreprise »,
D'une part,
ET :
L'organisation syndicale CGT représentée par X, en sa qualité de délégué syndical,
Ci-après dénommées « l’Organisation Syndicale »,
D'autre part,
Ci-après collectivement désignées « les Parties »,
PRÉAMBULE Dans le cadre du renouvellement des instances représentatives du personnel, les Parties se sont réunies afin de définir les modalités d'organisation des élections du Comité Social et Économique (CSE) par voie électronique. Le recours au vote électronique présente des avantages reconnus en matière de participation des salariés, de simplification de l'organisation des scrutins et de sécurisation du processus électoral. Il est encadré par les dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, ainsi que par la délibération de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). C'est dans ce contexte que les Parties ont décidé de conclure le présent accord afin de définir les conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique pour les prochaines élections du CSE. L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté l’entreprise dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
D’augmenter le niveau de participation,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :
PRINCIPES GENERAUX : Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 1 – OBJET DE L'ACCORD Le présent accord a pour objet de définir les modalités d'organisation et de déroulement du vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Économique de la société X.
Il fixe notamment :
Le choix du prestataire en charge du système de vote électronique ;
Les modalités d'authentification des électeurs ;
Les garanties de confidentialité, d'intégrité et de sincérité du scrutin ;
Les conditions d'information des électeurs et des membres du bureau de vote ;
ARTICLE 2 – CHAMP D'APPLICATION Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de la Société X inscrits sur les listes électorales pour les élections du CSE (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise), qu'ils soient présents physiquement sur le lieu de travail, en télétravail, en déplacement ou absents le jour du scrutin. Le vote électronique se substitue au vote à bulletin secret sous enveloppe. ARTICLE 3 – CHOIX ET AGRÉMENT DU PRESTATAIRE L’entreprise convient de recourir au vote électronique à travers le moyen
unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et recourt aux services d'un prestataire externe spécialisé dans l'organisation du vote électronique. Ce prestataire est sélectionné conformément aux exigences légales et réglementaires en vigueur. Le prestataire retenu est : NEOVOTE, 47, boulevard de Courcelles 75008 Paris.
La solution de vote électronique mise en œuvre doit garantir :
L'inaccessibilité des suffrages exprimés avant la clôture du scrutin ;
L'intégrité des données transmises ;
La confidentialité du vote et l'anonymat de l'électeur ;
La sécurité de l'accès au système de vote ;
La conservation des données et des scellés informatiques ;
ARTICLE 4 – SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE 4.1 – Caractéristiques techniques Le système de vote électronique utilisé doit être conforme aux prescriptions légales et techniques. Il doit notamment :
Être accessible via internet sur tout type de terminal (ordinateur, tablette, smartphone) ;
Utiliser un protocole de chiffrement des données conforme aux standards de sécurité en vigueur (chiffrement de bout en bout, protocole SSL/TLS) ;
Garantir l'unicité du vote ;
Permettre la séparation des fichiers d'émargement et des suffrages exprimés.
ARTICLE 5 – BUREAU DE VOTE Un bureau de vote est constitué pour chaque scrutin (titulaires/suppléants, collèges). Sa composition et ses modalités de fonctionnement sont définies dans le protocole d'accord préélectoral.
Le bureau de vote est chargé :
Du contrôle des opérations de vote (vérification des listes électorales, de l'accessibilité du système, etc.) ;
De la surveillance du bon déroulement du scrutin ;
Du dépouillement et de la proclamation des résultats.
Chaque membre du bureau de vote dispose des codes d'accès nécessaires au déchiffrement des urnes électroniques lors du dépouillement.
ARTICLE 6 – LISTE ÉLECTORALE ET AUTHENTIFICATION La liste électorale est établie par l'Entreprise conformément aux dispositions légales. Elle est transmise au prestataire dans les conditions définies avec lui, sous format sécurisé. Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Chaque électeur se voit attribuer un identifiant et un mot de passe à usage unique lui permettant d'accéder au système de vote. Ces identifiants sont personnels et confidentiels. Le système garantit que chaque électeur ne peut voter qu'une seule fois par scrutin. En cas de tentative de double vote, le premier vote exprimé est conservé et une alerte est générée. ARTICLE 7 – CONFIDENTIALITE, SINCERITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES Le système NEOVOTE assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de NEOVOTE, chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
ARTICLE 8 – ASSITANCE TECHNIQUE ET SECURITE Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. ARTICLE 9 – EXPERTISE INDEPENDANTE ET FORMALITE CNIL Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. ARTICLE 10 – INFORMATION ET FORMATION L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 11 – DÉROULEMENT DU SCRUTIN Dans le cadre de chaque élection, l’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise. Le vote électronique se déroule pendant une période déterminée, définie dans le protocole d'accord préélectoral. Cette période doit permettre à tout électeur de voter dans des conditions satisfaisantes. Le vote exprimé est définitif. L'électeur ne peut pas modifier son vote après sa validation. Un accusé de réception lui est adressé par voie électronique pour confirmer la prise en compte de son vote. La liste d'émargement est mise à jour en temps réel. Elle ne permet en aucun cas de connaître le sens des votes exprimés. ARTICLE 12 – MODALITES RELATIVE A L’OUVERTURE ET LA FERMETURE DU SCRUTIN Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral. ARTICLE 13 – CARACTERISTIQUES DU SITE DE VOTE NEOVOTE assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, NEOVOTE veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
ARTICLE 14 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :
Son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
Son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
L’adresse de connexion au site de vote,
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. ARTICLE 15 – SUIVI DES OPERATIONS DE VOTE La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. ARTICLE 16 – OPERATIONS DE DÉPOUILLEMENT A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats. ARTICLE 17 – INFORMATION ET FORMATION L'Entreprise s'engage à :
Informer l'ensemble des salariés des modalités de vote électronique, au moins 15 jours avant l'ouverture du scrutin, par tout moyen approprié (affichage, courriel…)
Assurer une assistance technique accessible pendant toute la durée du scrutin (numéro de téléphone dédié et/ou adresse de messagerie) ;
Former les membres du bureau de vote à l'utilisation du système, au scellement et au dépouillement.
ARTICLE 18 – PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES Le traitement des données personnelles des électeurs est mis en œuvre dans le respect des dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi Informatique et Libertés.
L'Entreprise, en sa qualité de responsable du traitement, s'engage à :
N'utiliser les données personnelles des électeurs qu'aux seules fins de l'organisation des élections ;
Conclure un contrat de sous-traitance conforme aux exigences du RGPD avec le prestataire ;
Informer les électeurs du traitement de leurs données et de leurs droits (accès, rectification, effacement, opposition) ;
Procéder à la destruction des données électorales dans un délai de 3 mois suivant la proclamation définitive des résultats, sauf obligation légale de conservation.
ARTICLE 19 – DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du ou des scrutins organisés dans le cadre des prochaines élections du CSE. Il prend effet à compter de sa signature. Il cessera de produire ses effets à l'issue de la proclamation définitive des résultats électoraux et de l'accomplissement de l'ensemble des formalités afférentes. ARTICLE 20 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ Le présent accord est établi en autant d'exemplaires originaux que de Parties signataires, plus deux exemplaires destinés aux formalités de dépôt.
Conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, il sera déposé :
Sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail (Télé Accords) ;
En un exemplaire auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes compétent.
Un exemplaire du présent accord sera remis à chacune des Parties signataires. Il sera également affiché dans l'Entreprise et mis à disposition des salariés selon les modalités habituelles d'information. SIGNATURES Fait à X, Le 07 juillet 2026.
Pour l'Entreprise, X Responsable Ressources Humaines Pour la CGT, X Délégué Syndical
