La Fondation ARC pour la recherche sur le cancer, dont le siège social est situé au 9 rue Guy Môquet à Villejuif (94800), représentée par , en sa qualité de ,
d’une part,
Et
L’organisation syndicale, représentée par , en sa qualité de Délégué Syndical,
L’organisation syndicale , représentée par , en sa qualité de Délégué Syndical
d’autre part,
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE3 Article 1.Cadre juridique et champ d’application3 Article 2.Cadre légal et définition3 Article 3.Les différentes formes de télétravail au sein de la Fondation ARC3 Article 4.Conditions d’éligibilité4 4.1. Critères liés au poste occupé :4 4.2. Critères liés au salarié :4 4.3. Critères liés aux conditions matérielles :4 Article 5.Modalités de mise en place du télétravail régulier et occasionnel5 5.1. Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels :5 5.2. Processus de demande de passage au télétravail5 5.3. Avenant au contrat de travail5 5.4. Période d’adaptation6 5.5. Réversibilité6 5.6. Suspension provisoire6 Article 6.Organisation du télétravail7 6.1. Rythme du télétravail7 6.2. Modification du jour de télétravail régulier7 6.3. Modification du jour de télétravail occasionnel ou exceptionnel8 6.4. Durée du travail8 6.5. Conformité et assurance8 Article 7.Droits et devoirs du salarié en télétravail9 7.1. Santé et sécurité9 7.2. Confidentialité des données9 7.3. Respect de la vie privée9 7.4. Equipements informatiques9 7.5. Prise en charge financière10 Article 8.Durée de l’accord et commission de suivi10 Article 9.Révision10 Article 10.Dénonciation10 Article 11.Publicité et dépôt11
PREAMBULE
La Fondation ARC et les organisations syndicales ont souhaité s’engager dans la discussion puis la conclusion d’un accord relatif au télétravail, dans le cadre d’une démarche expérimentale. Le dispositif de télétravail contribue à l’amélioration de la qualité de vie au travail par une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, en permettant notamment la réduction des temps de trajet des collaborateurs. Il s’inscrit également dans une recherche d’efficacité et de qualité du travail fourni tout en prenant en compte les nécessités opérationnelles et organisationnelles. Les parties rappellent que ce nouveau mode d’organisation repose sur l’autonomie et la responsabilité des collaborateurs ainsi que sur la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie. Ces principes constituent les facteurs clés de la réussite du télétravail.
Cadre juridique et champ d’application
Le présent accord est conclu en application de l’article L.2232-12 du Code du travail. Il s’applique aux salariés de la Fondation ARC pour la Recherche sur le Cancer. Il ne vise pas les formes de travail nomade qui peuvent concerner certains salariés dans le cadre des déplacements ou RDV extérieurs inhérents à leurs fonctions. Les salariés en contrat en alternance ne sont pas éligibles au télétravail ; leur présence dans l’entreprise au sein d’une communauté de travail est considérée comme un élément indispensable à leur apprentissage. Le télétravail s’exerce au domicile du salarié, c’est-à-dire la résidence principale habituelle du salarié telle que communiquée à l’entreprise.
Cadre légal et définition
Le télétravail est défini par les articles L.1222-9 à L.1222-11 du code du travail, modifié par l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017 puis la loi de ratification du code du travail n°2018-217 du 29 mars 2018. « Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (c. trav. art. L. 1222-9).
Les différentes formes de télétravail au sein de la Fondation ARC
Le télétravail régulier : il concerne les salariés qui alternent de manière régulière et organisée des périodes de travail dans les locaux de la Fondation et à leur domicile.
Le télétravail occasionnel : il s’agit du télétravail qui intervient ponctuellement au cours de l’année et ne présente pas une récurrence organisée.
Le télétravail exceptionnel : il répond à un besoin particulier, inhabituel, imprévisible et temporaire tel que intempéries, grèves des transports, situations individuelles à caractère médical (hors arrêt de travail, en concertation avec le médecin du travail le cas échéant)…
Le télétravail exceptionnel s’effectuera par demande préalable du salarié par mail et accord formel de la Direction. Il s’adaptera à chaque circonstance particulière. Il n’entre pas dans le champ d’application du présent accord, à l’exception des dispositions des articles 4.1, 4.3 6.3, 6.4 et 7. Enfin, conformément aux dispositions de l’article L 1222-11 du code du travail, la direction pourra imposer le recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.
Conditions d’éligibilité
Critères liés au poste occupé :
Les critères d’éligibilité des postes au télétravail sont les suivants :
Le poste implique une autonomie et des missions compatibles avec un travail à distance, notamment des tâches dématérialisables.
Les missions exercées dans le cadre du télétravail sont clairement identifiables et mesurables par son responsable hiérarchique.
A l’inverse, les postes impliquant les conditions suivantes ne sont pas éligibles au télétravail :
Les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise.
Les fonctions nécessitent déjà une absence importante et régulière du lieu de travail.
Les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel.
Les fonctions requièrent l’usage de matériel et de technique non dématérialisables.
Critères liés au salarié :
Les critères tenant au salarié sont les suivants :
Titulaire d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou à 90% d’un temps plein.
Justifiant d’une ancienneté minimale d’un an dans le poste.
Critères liés aux conditions matérielles :
Les conditions matérielles suivantes devront être réunies :
Disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation, répondant aux normes de sécurité et propice au travail et à la concentration. L’environnement personnel ne doit pas être incompatible avec un travail à domicile, au regard des contraintes personnelles du salarié (mode de garde des enfants par exemple).
Disposer d’une connexion internet à haut débit.
Être équipé d’un ordinateur et d’un accès à distance mis à disposition par la Fondation.
Modalités de mise en place du télétravail régulier et occasionnel
Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels :
Les parties rappellent que le télétravail, régulier comme occasionnel, s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. En principe, il ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de la Direction. Cette dernière ne peut imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne peut donc pas être un motif de rupture du contrat de travail. Il ne constitue ni une obligation ni un droit pour le salarié.
Processus de demande de passage au télétravail
Le salarié remplissant les conditions d’éligibilité et souhaitant bénéficier de cette nouvelle modalité d’organisation du travail effectue une demande par écrit auprès de son responsable hiérarchique et du Responsable RH. Cette demande fait l’objet d’un entretien avec le salarié, son responsable hiérarchique et le Responsable RH afin de discuter des modalités d’organisation du travail à distance et au sein de l’équipe, mais aussi sur l’ensemble des dispositions liées au télétravail. L’exercice du télétravail doit être compatible avec le bon fonctionnement du service et de la configuration de l’équipe. Ainsi, il appartient à la direction de la Fondation, d’apprécier le nombre maximum de salariés en télétravail régulier au sein de chaque équipe en prenant également en compte les interactions avec les autres services et l’organisation de la Fondation.
En cas de refus, une réponse motivée par écrit est transmise par l’employeur dans un délai d’un mois maximum. Ainsi, peuvent constituer des motifs de refus : le non-respect des conditions d’éligibilité, une impossibilité technique, une désorganisation du service, le traitement de données confidentielles, une autonomie insuffisante… En cas d’acceptation, le passage en télétravail se met en place à une date convenue avec le salarié. L’employeur peut également être à l’origine de la proposition de télétravail. Dans ce cas, le télétravail se met en place uniquement avec l’accord du salarié. Le refus du salarié ne peut pas faire l’objet d’une sanction ni d’une rupture du contrat de travail.
Avenant au contrat de travail
La mise en œuvre du télétravail, régulier et occasionnel, fait l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée maximale d’un an, renouvelable après accord des parties. L’avenant au contrat de travail précisera notamment :
Le lieu d’exercice du télétravail,
Les modalités d’exécution du télétravail : le jour fixé ou le volume annuel de jours de télétravail, les plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté,
La durée de la période d’adaptation,
Les obligations réciproques.
Un exemplaire du présent accord sera remis au salarié lors de la signature de l’avenant au contrat de travail.
Période d’adaptation
Afin de permettre à chacune des deux parties d’expérimenter ce nouveau mode de travail, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s’assurer qu’il répond aux attentes de chacun une période d'adaptation de 3 mois sera mise en place. Durant cette période, chacune des deux parties pourra mettre fin au télétravail à tout moment, avec un délai de prévenance de 8 jours, sauf accord réciproque des parties pour réduire ce délai.
Réversibilité
A l’issue de la période d’adaptation, chacune des parties pourra mettre fin au télétravail, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord des parties pour une durée plus courte. Ainsi, l’employeur conserve la faculté de mettre fin au télétravail dans les cas où :
Les critères d’éligibilité ne sont plus remplis ;
L’évolution des missions du salarié ou un changement de poste s’avéraient en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ;
En cas de non-respect des règles et procédures de la Fondation, des règles de sécurité ou de non-respect des règles de confidentialité et de protection des données, sans que cette mesure puisse être considérée comme relevant d’une procédure disciplinaire ;
La qualité du travail fourni ne donnait pas satisfaction ;
Le salarié est injoignable de manière récurrente ou ne répond pas aux sollicitations ;
Les besoins du service auquel appartient le télétravailleur ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux de l’établissement, notamment en raison d’une évolution de l’activité et / ou de l’organisation du service, ou en raison d’un ou plusieurs départs et/ou d’absences de salariés.
La réversibilité implique le retour du salarié dans les locaux de l’établissement et dans son équipe de travail, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par l’établissement dans le cadre de ses tâches réalisées à son domicile. Un réexamen des critères d’éligibilité avec la Direction sera effectué en cas de changement, de poste, de service ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.
Suspension provisoire
Pour faire face à des impératifs organisationnels, le télétravail pourra être suspendu à titre provisoire sur demande du salarié ou de l’employeur.
A la demande du salarié :
Le salarié peut être confronté à des situations de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile (travaux, problèmes prévisibles de réseau électrique, internet…). Le salarié informe son responsable hiérarchique et le responsable RH par écrit.
A la demande de l’employeur :
De même, des impératifs opérationnels, des nécessités de service pourront justifier une suspension provisoire du télétravail. Dans ce cas, le salarié sera informé avec un délai de prévenance de 15 jours, sauf urgence. Les jours de télétravail ainsi suspendus ne feront pas l’objet d’un report.
Organisation du télétravail
Rythme du télétravail
Afin de préserver le lien avec les équipes de la Fondation, le rythme du télétravail est fixé de la manière suivante :
Le télétravail régulier : 1 jour fixe par semaine maximum,
Le télétravail occasionnel : 20 jours par an maximum.
Le jour fixé pour le télétravail régulier est déterminé conjointement par le salarié et la direction de la Fondation qui pourra refuser certains jours de la semaine pour des raisons d’organisation du travail. En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le jour de télétravail ne sera pas reporté. En cas d’absence de 2 jours ouvrés ou plus sur une semaine donnée, pour quelque raison que ce soit (jours fériés, congés payés, JRTT, maladie…), les jours restant à travailler le seront obligatoirement sur le lieu de travail et le jour de télétravail initialement prévu sera annulé. Les journées de télétravail occasionnel sont fixées d’un commun accord entre le salarié et son responsable hiérarchique, en fonction des missions et tâches à réaliser. Une information au Responsable RH est impérativement transmise. Les journées de télétravail occasionnel ne pourront être accolées aux périodes de début ou fin de prise de congés (CP, JRTT...).
Modification du jour de télétravail régulier
Le jour télé-travaillé régulier pourra être modifié à l’initiative du salarié ou de l’employeur, de manière définitive ou temporaire, sous réserve :
que le nouveau jour télé-travaillé soit compatible avec l’organisation du service,
de respecter un délai de prévenance raisonnable.
La modification définitive du jour télé-travaillé régulier entraine la rédaction d’un nouvel avenant au contrat de travail. Le jour télé-travaillé régulier pourra être modifié de manière ponctuelle pour les besoins du service ou impératif organisationnel. Ainsi, le responsable hiérarchique pourra demander à un salarié d’assister à une réunion, un rendez-vous ou à une manifestation (salons, colloques…) pour lesquels sa présence sera nécessaire, ainsi qu’aux formations. Il pourra également être modifié ponctuellement à l’initiative du salarié, sous réserve de compatibilité avec la continuité de service, pour un motif personnel tenant à l’organisation du salarié. Les journées de télétravail régulier non effectuées par le salarié pour des raisons personnelles ou professionnelles ne pourront, en aucun cas, donner lieu à un crédit cumulé ou reporté sur une période suivante.
Modification du jour de télétravail occasionnel ou exceptionnel
De la même manière, une journée de télétravail occasionnel ou exceptionnel préalablement autorisée, pourra faire l’objet d’une modification (report ou annulation) pour les mêmes raisons et en respectant un délai raisonnable.
Durée du travail
Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des dispositions en vigueur dans l’entreprise. Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos. Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée de travail et aux temps de repos s'appliquent au télétravail. L’entretien annuel portera notamment sur les conditions d'activité du télétravailleur et sa charge de travail. Le suivi du temps de travail est effectué au moyen de l’outil de gestion du temps (badgeuse) de la même manière que lorsque le salarié est sur son lieu de travail. Les journées de télétravail font systématiquement l’objet d’une déclaration dans la badgeuse. Les salariés devront être joignables sur la plage horaire indiquée dans l’avenant au contrat de travail, à l’exclusion de la pause déjeuner. En cas de situation d’urgence nécessitant le départ de son domicile, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et le responsable RH comme il le ferait lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.
Pour les collaborateurs relevant d’un décompte en heures :
L’horaire appliqué en télétravail est identique à l’horaire sur le lieu de travail. Ainsi, les journées de télétravail ne pourront dépasser 7h30 minutes par jour. En effet, l’organisation en télétravail ne doit pas conduire à la réalisation d’heures supplémentaires, sauf cas exceptionnel et sur demande formalisée du responsable hiérarchique au Responsable RH.
Pour les collaborateurs relevant d’un décompte en jours :
Compte tenu du degré d’autonomie des collaborateurs dont la durée du travail est décomptée en jours sur l’année, ils sont libres de l’organisation de leur journée de télétravail. Dans ce cadre et durant leurs journées télétravaillées, les salariés concernés ne pourront pas être joints avant 8h30 et après 19h, correspondant aux plages horaires maximales applicables. Le temps de travail des cadres devra être maitrisé et respecter les durées maximales applicables (durée quotidienne, amplitude quotidienne, repos quotidien et hebdomadaire).
Conformité et assurance
Le salarié doit s’assurer et garantir que son logement est compatible avec l’exercice de ses missions, tant sur le plan de la sécurité que des conditions de travail. Préalablement à son passage en télétravail à son domicile, le salarié doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d'assurance et demander à ce que son assurance multirisque habitation couvre cette présence durant sa journée de travail. Une attestation d’assurance devra être fournie à l’employeur lors de la signature de l’avenant au contrat de travail.
Droits et devoirs du salarié en télétravail
Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que lorsqu’il travaille dans les locaux de la Fondation : tickets restaurants, formation …
Santé et sécurité
Le salarié en télétravail bénéficie, comme les autres salariés, des dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail. En cas d’arrêt maladie, il s’engage à en informer son employeur selon les mêmes modalités que lorsqu’il exerce dans les locaux de l’entreprise. Il est rappelé que pendant un arrêt maladie le salarié ne peut pas travailler à son domicile. Tout accident qui survient au domicile pendant le temps de télétravail doit être signalé par le salarié auprès de sa hiérarchie et le service des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de la Fondation. Afin de vérifier la bonne application des dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail, l’employeur et les représentants du personnel pourront être amenés à accéder au domicile du télétravailleur. Une telle démarche ne pourra être menée que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du télétravailleur et en sa présence.
Confidentialité des données
L’obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail. Le salarié s’engage à respecter les règles de confidentialité des données dont il a connaissance à l'occasion de son travail. Il doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. Le télétravailleur veillera à ne pas sortir de la Fondation des documents comportant des données personnelles ou sensibles et privilégiera les documents dématérialisés.
Respect de la vie privée
L’employeur garantit le respect de la vie privée du salarié en télétravail. A cet effet, les plages horaires durant lesquelles il est joignable sont définies en concertation entre le salarié et la direction et inscrites dans l’avenant au contrat de travail. Le salarié télétravailleur aura un droit à la déconnexion en dehors de cette plage horaire. En conséquence, il ne pourra pas lui être reproché de ne pas avoir été joignable en dehors des plages horaires définies.
Equipements informatiques
L’employeur met à la disposition du salarié un ordinateur portable équipé d’un système d’accès nomade permettant au salarié de se connecter au réseau sécurisé et aux applications informatiques de la Fondation. Le matériel mis à la disposition du salarié est réservé à un usage strictement professionnel. Le télétravailleur s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés. Le salarié s’engage à respecter la charte informatique en vigueur à la Fondation et à informer son responsable en cas de panne ou mauvais fonctionnement des équipements informatiques. Si une panne ou le mauvais fonctionnement des équipements ou installations paralysaient l’activité du télétravailleur, celui-ci pourrait soit venir travailler sur son lieu de travail soit poser un jour de congé.
Prise en charge financière
Le télétravail a pour vocation d’offrir aux salariés qui le souhaitent, de manière occasionnelle et dans les conditions prévues au présent accord, la faculté de travailler depuis leur domicile, dans l’objectif d’améliorer leurs conditions de travail et de favoriser une meilleure conciliation de la vie professionnelle et personnelle. Disposant d’un espace de travail dans les locaux de la Fondation, les télétravailleurs ne pourront prétendre à aucune indemnité au titre de l’occupation de leur domicile à des fins professionnelles.
Durée de l’accord et commission de suivi
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an. Il prendra effet à compter du 1er avril 2019. Une commission de suivi, composée des signataires du présent accord, se réunira a minima une fois avant le terme de l’accord afin de définir les adaptations éventuelles du dispositif. Pour cela, un bilan de la mise en œuvre du présent accord sera réalisé sur la base d’indicateurs chiffrés : nombre de télétravailleurs réguliers, occasionnels, exceptionnel, nombre de refus, nombre d’AT … Les parties conviennent qu’avant l’échéance de l’accord, elles se rencontreront pour négocier les conditions et la durée de son renouvellement. A défaut de nouvel accord, le présent accord prendra fin à son terme.
Révision
A tout moment, le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail. La révision s’effectue selon les modalités suivantes :
toute demande de révision est portée à la connaissance de chacune des autres parties signataires ou adhérentes par écrit et comporte l’indication des dispositions dont la révision est demandée,
le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant cette formalisation, les signataires doivent ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé par les signataires de l’accord dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Le présent accord constitue un tout indivisible, il ne peut être dénoncé qu’en totalité. La dénonciation doit être notifiée, par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et donner lieu à dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du Code du travail. La dénonciation prend effet au terme d’un préavis de trois mois. A cette date, l’accord dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions légales pendant 12 mois à compter de la date d’expiration du préavis de dénonciation de 3 mois susvisé, sauf application d’un accord de substitution.
Publicité et dépôt
Le texte signé du présent accord sera remis en main propre contre décharge (ou adressé par lettre recommandée avec accusé de réception) à chaque délégué syndical de chaque organisation syndicale représentative. Passé un délai de huit jours à compter de sa notification, le présent accord sera déposé, dans les formes légales à la Direction Régionale Des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi de Créteil et au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud'hommes de Créteil, ainsi que sur la plate-forme de télé-procédure du Ministère du Travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) dans une version anonymisée. Il sera procédé à une information collective, par voie d’affichage.
Fait à Villejuif, le 26 mars 2019, en 5 exemplaires originaux
