SUR LE RECOURS A LA VISIOCONFERENCE AU SEIN DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL
ENTRE LES SOUSSIGNÉES :
La société FORET D’ICI
Dont le siège social est situé 17 rue André Vitu - 88000 EPINAL
Représentée par Monsieur XXXX agissant en qualité de Directeur Général
De première part,
ET :
Les membres titulaires élus du CSE :
Monsieur XXX
Madame XXX
Monsieur XXX
Monsieur XXX
Monsieur XXX
De seconde part, Il a été conclu le présent accord sur le recours à la visioconférence au sein du comité économique et social (CSE) de l’entreprise.
Préambule
FORET D’ICI comporte plusieurs établissements, éloignés géographiquement. De manière concertée avec les membres du CSE, la possibilité de recours à la visioconférence lors des réunions CSE est apparu opportune. Il est rappelé notamment que l’organisation matérielle des réunions du CSE avait été assoupli au cours de la crise sanitaire due à l’épidémie de coronavirus, et a conduit la Direction et les membres du CSE à recourir à la visioconférence de manière beaucoup plus régulière. En effet, la Direction et les membres du CSE ont mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif et notamment la réduction des temps de trajets entre les différents établissements de la coopérative, ce point ayant impact environnemental positif ainsi qu’en matière de sécurité, et la réduction des frais liés à ces déplacements. Il a été constaté que l’organisation des réunions en visioconférence n’avait pas été environné, c’est pourquoi le présent accord a été rédigé, après échanges et accord des parties concernées. Il a donc été convenu que l’organisation des réunions sera cadrée par les conditions définies ci-après :
Article 1 – Objet et champ d’application
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique de FORET D’ICI, et est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social et Economique de l’entreprise disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.
Article 2 – Le recours à la visioconférence
L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. » Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote.
2.1. – Réunions concernées
Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité Social et Economique, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord. En tout état de cause, les membres du CSE auront toujours le choix d’assister aux réunions : -Soit en présentiel ; -Soit en visioconférence. Les réunions se tiendront en mode dit hybride.
2.2 – Information des représentants du personnel
L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors de l’élaboration de l'ordre du jour avec le secrétaire. Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion.
2.3 – Moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence utilisée au sein de FORETS ET BOIS DE L’EST, soit actuellement « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal.
2.3 – Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra se faire : -Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ; -Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé. Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE. Les membres du CSE présents physiquement à la réunion pourront au choix, utiliser le dispositif électronique ou bien voter à bulletin secret.
2.4 – Suspension de la séance
Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion. Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
2.5 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique
Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs. Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
Article 3 – Suivi de l’accord et clause de rendez-vous
Afin de réaliser un suivi de l’application du présent accord, une réunion annuelle sera organisée avec les signataires de l’accord et consacrée au bilan d’application de l’accord.
A cette occasion, seront évoquées les difficultés d’application ainsi que les éventuelles mesures d’ajustement et le cas échéant, de révision de l’accord.
Article 3 – Dispositions finales – Publicité et dépôt
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord sera déposé à la DREETS (Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) sur la plateforme de télé procédure dédié au ministère du Travail.
A Epinal, le 12 juillet 2024 Monsieur XXX Directeur Général FORET D’ICI
