ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE xx
Entre :
La Société FRESENIUS MEDICAL CARE FRANCE, société par actions simplifiée au capital de 18 199 624 50 euros, sise 47 avenue des Pépinières-94832 FRESNES, immatriculée au RCS de Créteil sous le n° 652 025 289, représentée par Monsieur, agissant en qualité de, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines dûment mandatés pour conclure les présentes,
Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l’élection pour le renouvellement du Comité Social et Economique.
Au terme de la/les réunion(s) de négociation qui s’est tenu le 14 septembre 2023 les Parties sont convenues de ce qui suit.
Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les Parties signataires renvoient aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur dont les principes généraux du droit électoral applicables en matière d’élections professionnelles.
Enfin, il est précisé que l’Entreprise a décidé de recourir au vote par voie électronique dans les conditions prévues par l’accord collectif sur la mise en œuvre du vote électronique datant du 11 juillet 2023 et par l’article 6 ci-dessous.
Article 1 – Date des élections
Le 1er tour des élections de se déroulera le 19 octobre 2023, de 7h30 à 18h00 (heure Paris-Utc)
Au cas où un second tour serait nécessaire, il aurait lieu le 2 novembre 2023, aux mêmes horaires.
Article 2 – Périmètre des élections
Le siège social de xx constituant l’unique établissement de la société, un comité social et économique unique sera mis en place au niveau de l’entreprise.
Article 3 – Effectifs et sièges à pourvoir
Le calcul des effectifs et du nombre de sièges à pourvoir est déterminé selon les dispositions légales en vigueur.
L’effectif pris en compte est le nombre de salariés équivalent temps plein apprécié à la date du 1er tour de scrutin.
Le détail des effectifs est présenté dans l’annexe 1 du présent protocole.
Compte tenu de l’effectif de 237,85 salariés en ETP, le comité social et économique comptera 10 élus titulaires et 10 élus suppléants.
Article 4 – Collèges
Les Parties conviennent de la répartition des effectifs entre les collèges suivants :
Un 1er collège «ouvriers-employés, techniciens » : groupes hiérarchiques selon la convention collective de l’industrie pharmaceutique de 1 à 5B
Un 2ème collège « Cadres et agents de maîtrise » : groupes hiérarchiques de 5C à 9.
La proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège est précisée dans l’annexe 1.
La Direction portera, par tout moyen permettant de donner une date certaine à cette information, cette proportion à la connaissance des salariés.
Compte tenu de la répartition des effectifs entre les collèges, le nombre d’élus titulaires et suppléants par collège est le suivant :
Effectifs
Nombre d’élus
Collège 1 48,28 2
Collège 2
189,57 8
Article 5 – Electeurs et éligibles – Liste électorale
Sont électeurs les salariés qui, à la date du scrutin du 1er tour :
ont 16 ans révolus
ont acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise
n'ont fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques
Il est précisé que les travailleurs liés à l’entreprise par un contrat entrant dans le cadre des mesures pour l’emploi (notamment, les contrats de qualification et de professionnalisation) et les apprentis sont électeurs dès lors qu’ils répondent aux trois conditions d’électorat susvisées.
Sont éligibles les salariés qui, à la date du scrutin du 1er tour :
sont électeurs
ont 18 ans révolus
ont acquis une ancienneté d’au moins 12 mois dans l’entreprise
ne sont pas conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur, allié au même degré de l’employeur
ne disposent pas d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise
ne représentent pas effectivement le chef d’entreprise devant le comité social et économique.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Les listes électorales seront établies et affichées par la Direction le 6 octobre 2023
Elles mentionneront les éléments permettant de déterminer la qualité d’électeur et permettant le contrôle de leur régularité.
Article 6 – Modalités de vote électronique
Il est rappelé que le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu, conformément à l’accord collectif sur la mise en œuvre du vote électronique à durée indéterminée signé le 11 juillet 2023
Cet accord est annexé au présent protocole (annexe 2).
L’annexe 2 bis du présent protocole expose le traitement de données personnelles lié à la mise en place du vote électronique géré par le prestataire du vote électronique.
Pour recourir au vote électronique, un cahier des charges a été soumis au prestataire de vote électronique, (annexe 3 de ce protocole accord préélectoral). Il est tenu à disposition des salariés sur le lieu de travail
Aussi, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole (annexe 4).(notice d’utilisation + note d’information)
Article 7 – Recours à un prestataire extérieur
L'Entreprise a pris contact avec un prestataire extérieur, la société UmanIT, ci-après dénommée «
Umanit » située au 13 place Sophie TREBUCHET - 44000 NANTES », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.
L'Entreprise a pu vérifier la fiabilité du Système de vote proposé par cette société et consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité de ce Système aux exigences légales s'appliquant aux Systèmes de vote.
Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le Système de vote du Prestataire.
Article 8 – Information du personnel – appel et dépôt des candidatures
Le 26 juillet 2023, le personnel a été informé par voie d'affichage et par courriel et par courrier pour le personnel absent du déroulement des élections.
Conformément à l’article L. 2314-5 du code du travail :
Ont informées, par tout moyen, de l'organisation des élections et invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats aux fonctions de membre de la délégation du personnel les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ;
Ont été invités par courrier à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats aux fonctions de membre de la délégation du personnel les organisations syndicales reconnues représentatives dans l'entreprise, celles ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.
Article 9 – Premier tour
Il est rappelé que seules sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour :
Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ;
Les organisations syndicales reconnues représentatives dans l'entreprise, celles ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.
Chaque liste doit être établie par collège et séparément pour les titulaires et les suppléants.
Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes peuvent être incomplètes.
Les doubles candidatures au sein d’un même collège sont possibles et en cas de double élection, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.
Les listes devront être adressées avant le 6 octobre 2023-12h00 :
Soit par courriel avec accusé réception à l’attention de xx (Responsable des Relations sociales) xx,
Soit par lettre recommandée avec accusé réception à la Direction des Ressources Humaines, au xx, le cachet de la poste faisant foi
La Direction affichera les listes au plus tard le lundi 9 octobre 2023 au soir.
Il est rappelé que les listes de candidats doivent respecter le principe de représentation équilibrée de femmes et d’hommes.
Article 10 – Second tour
Un second tour sera organisé uniquement dans les situations suivantes :
l’absence totale ou partielle de candidatures
les sièges n’ont pas tous été pourvus
le quorum n’a pas été atteint
Si l’une de ces situations se présente, le second tour aura lieu le 2 novembre 2023
Conformément aux dispositions légales, des candidats libres pourront se présenter.
Chaque liste doit être établie par collège et séparément pour les titulaires et les suppléants.
Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes peuvent être incomplètes.
Les doubles candidatures (aux mandats de suppléant et de titulaire au sein d’un même collège) sont possibles et en cas de double élection, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.
Les candidatures éventuellement présentées par l’organisation syndicale au 1er tour sont considérées comme maintenues. En cas de changement dans leur composition, ou de dépôt de nouvelles listes, les listes devront être portées à la connaissance de la Direction, dans les formes prévues ci-dessous.
Les listes devront être adressées avant le 26 octobre 2023 - 12h00 selon les mêmes modalités qu’au premier tour (art. 9)
La Direction affichera les listes au plus tard le 27 octobre 2023 au soir.
Article 11 – Campagne électorale
Modalités de campagne électorale : la campagne pour les organisations syndicales au 1er tour pourra intervenir du lundi 6 octobre 2023 au lundi 16 octobre 2023 inclus, après le dépôt de la liste des candidats. Il est entendu que la propagande s’opèrera sur le site du CSE, ainsi que par l’envoi d’un seul mail par la tête de liste à chacun des collaborateurs à destination du groupe outlook « xxx ». Pour le second tour une campagne électorale pourra avoir lieu entre le 20 octobre 2023 et le 29 octobre 2023 au soir.
Article 12 – Déroulement du scrutin
Les deux tours se dérouleront dans les mêmes conditions.
Il y aura deux votes séparés, un pour les titulaires et un pour les suppléants.
Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (annexe 4) sera envoyée aux électeurs le 16 octobre 2023, et le cas échéant le 30 octobre 2023, et comprendra :
l’adresse du site Internet de vote,
les modalités de transmission des éléments d’authentification,
les coordonnées de l’assistance technique,
la présentation du déroulé de l’élection,
les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Pour chaque collège, un bureau de vote sera constitué par les deux électeurs les plus âgés et l’électeur le plus jeune, présents et acceptants. La présidence sera tenue par le plus âgé.
Un observateur, représentant de la Direction, sera présent pendant la durée de vote et du dépouillement.
Chaque organisation syndicale pourra désigner un observateur appartenant obligatoirement au personnel de l’entreprise.
Article 12 – Dépouillement – procès-verbaux
12.1 - Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des Observateurs éventuels et du gestionnaire de l'élection, selon les modalités décrites en annexe.
Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la lecture des résultats scrutin par scrutin.
12.2 - Signature et envoi des procès-verbaux
Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par l'Entreprise dans les quinze jours à DRIEETS en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel de l'entreprise et de son délégué syndical.
Article 13 – Durée des mandats
La durée du mandat des membres du Comité social économique et social sera de quatre ans à compter de la proclamation des résultats. Article 14 – Accès aux données personnelles
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le RGPD - règlement européen n° 2016/679 entré en vigueur le 25 mai 2018.
L’ensemble de ces éléments sont précisés dans l’annexe 2 bis.
Article 15 – Annexes du protocole
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique, le présent protocole comporte en annexe
Annexe 1 : Détail de la répartition des effectifs
Annexe 2 : accord vote électronique à durée indéterminée
Annexe 2 bis : accord de traitement des données personnelles dans le cadre de la gestion du vote électronique aux elections CSE
Annexe 3 : cahier des charges
Annexe 4: Notice d’information sur l’utilisation du Système de vote et notice d’utilisation
Article 16 – Conservation et destruction des fichiers support
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 17 - Durée du présent protocole
Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée.
Il s’appliquera uniquement aux élections professionnelles dont le premier et le second tour éventuel sont fixés aux 19 octobre et 2 novembre 2023.
Article 18- Constitution et règles de fonctionnement des IRP
Il a été décidé d’octroyer au mandat des élus au CSE d’octobre 2023 à octobre 2027 les aspects suivants : Un budget de 6000E dédié auparavant uniquement au budget de fonctionnement sera payé annuellement tous les mois de Janvier (de 2024 à 2027 inclus) de la façon suivante : -1/3 sur le budget de fonctionnement et 2/3 aux œuvres sociales soit 2000e au budget de fonctionnement et 4000e aux œuvres sociales
De plus un crédit d’heures spécifiques de fonctionnement de 18 heures annuelles pour l’ensemble des élus désignés (3 personnes) viendra s’ajouter en plus des heures de délégation au CSE pour ce mandat.
L’ensembles des dispositifs tels que : - la prise en charge d’un déplacement A/R par an pour les élus de province pour se rendre au siège pour les réunions CSE - la participation potentielle des suppléants aux reunions CSE pourront se faire uniquement par visioconférence - ou bien l’existence de 10 réunions annuelles (exclusion faite de la réunion de Mai et Août) sauf décision de CSE extraordinaire
seront reprécisés dans le règlement intérieur du CSE pour le mandat 2023-2027
Article 18 – Dépôt de l’accord
Un exemplaire original du présent accord sera adressé à la DRIEETS
Un exemplaire sera mis à l’affichage et chaque organisation syndicale recevra un exemplaire.
Fait en 4 exemplaires originaux, à Fresnes le 14 septembre 2023
Pour la Direction : Monsieur xx, Country Manager France
Madame xx DRH
Pour le syndicat SECIF CFDT: le Délégué Syndical Monsieur xx
