Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique de FMC SMAD
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société
FRESENIUS MEDICAL CARE SMAD S.A., au capital de 27 108 522 €, dont le siège social est situé à l’Arbresle, Zone Industrielle de la Ponchonnière, représentée par, agissant en qualité de Président,
D’une part,
Et :
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la SMAD, représentées par :
déléguée syndicale CGT,
délégué syndical FO,
délégué syndical CGC-CFE
D’autre part.
Les parties conviennent d’autoriser la réalisation des élections professionnelles par voie électronique pour l’élection du Comité Social et Economique, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par cahier des charges figurant en annexe au présent accord, selon les modalités prévues aux articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail.
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique (CSE), la Direction de la SMAD en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
C’est dans ce cadre que la SMAD a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord, de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
ARTICLE 1. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.
Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir les élections des membres du Comité Social et Economique en 2019.
En tout état de cause, le protocole d’accord préélectoral, s’il est conclu, mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les Organisations Syndicales.
MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des prochaines élections professionnelles CSE de la SMAD.
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Le recours au vote électronique vaudra aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat.
MODALITES DES ELECTIONS
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale (ou email).
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
De s’identifier et de prendre part au vote,
De compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et Temps du Scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré électoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux électionsToutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter pendant le temps de travail s’ils le souhaitent et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. A cette fin, un lieu de vote sera défini, organisé et accessible au sein de la SMAD pendant toute la durée du calendrier de vote.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales. Ces personnes seront définies dans le protocole d’accord pré-électoral.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants :
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés dans le protocole pré-électoral auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d’émargement :
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, qualité de titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
ARTICLE 2. INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
2.1. MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple (ou par email), un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
2.2. GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-6 et suivants du Code du Travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
2.3. Assistance aux électeurs
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote. De plus, une assistance du prestataire, sur des plages horaires définies, est prévue pendant la période du scrutin.
ARTICLE 3. DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré électoral, lié aux prochaines élections professionnelles à la SMAD.
Le présent accord est établi, conformément aux articles D.2231-2 du Code du travail, en nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires.
Il fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :
Un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,
Un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,
Deux exemplaires, dont une version signée des parties et une version publiable et anonyme, seront déposés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail,
Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Lyon.
Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service Ressources Humaines
Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait à Savigny, le 6 septembre 2019
En 5 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.
