Cet accord d’entreprise, signé entre la direction de l’entreprise et les représentants des collaborateurs, vise à adapter les normes collectives aux spécificités et activités de l’entreprise et à définir leurs applications directes et concrètes.
Il a l’objectif d’établir les principes de fonctionnement de FRS consulting relatifs aux conditions de travail.
Il garantit l’information uniforme de tous : l’accord d’entreprise joue un rôle de régulateur dans l’entreprise, chacun doit pouvoir s’y référer.
L’Accord d’Entreprise ci-après établit les principes de fonctionnement relatifs :
à la période de prise des congés payés ;
à la durée du travail par le recours au forfait jour, aux jours de récupération induits et aux règles de contrôle de la charge de travail de chacun ;
au recours au télétravail ;
à la rémunération de l’apport d’affaires ;
aux déplacements et transports et à l’hébergement.
Il comprend également une période de test et une clause de révision.
Relativement à la période de prise des congés payés
Rappel
Tout collaborateur, ayant travaillé l’intégralité de la période de référence (1er juin année N au 31 mai année N+1), bénéficie de 25 jours ouvrés de congés payés.
La législation prévoit que la durée des congés pris en une seule fois :
ne peut excéder 24 jours ouvrables ;
doit comporter au minimum 12 jours ouvrables (10 jours ouvrés) entre le 1er mai et le 31 octobre de l’année.
Sur le constat :
des difficultés à écluser les congés payés acquis de façon fluide, lesquels génèrent beaucoup d’absences simultanées en mai et en juillet/août, donc à garantir une « continuité de service »
des contraintes s’étirant sur toute l’année et/ou spécifiques à chaque compte et aux engagements pris et/ou liées à la fonction exercée
concernant le chiffrage financements publics fiscalistes, les contraintes vont de janvier à avril de façon non continue
concernant la rédaction de synthèses techniques, les contraintes sont fortes de mai à juillet
concernant les subventions, la contrainte est fonction de la date du dépôt
Sont actés les principes suivants.
Une période de semi-sanctuarisation est fixée de janvier à avril, elle est spécifique à la fonction « chiffrage/agréments » des financements publics fiscalistes.
La possibilité est ouverte, à titre d’exception, de déposer une semaine d’absence durant la période de semi-sanctuarisation.
Il s’agit de 5 jours ouvrés maximum, quelle que soit la nature de l’absence (CP ou JDR) : les contraintes client devront être prises en comptes et la Direction Opérationnelle devra valider l’absence.
Il est demandé aux collaborateurs de l’entreprise de déposer 15 jours ouvrés (3 semaines) entre le 15 juin et le 15 octobre, sauf raisons de service ou circonstances personnelles.
La période de prise des congés payés, définie par la loi entre le 1er mai de l’année N et le 31 mai de l’année N+1, est élargie et couvre la période du 1er mai de l’année N au 30 juin de l’année N+1.
Relativement à la durée du travail
Pour les collaborateurs bénéficiant du statut non-cadre
La durée du travail est de 35 heures hebdomadaires.
Pour les collaborateurs bénéficiant du statut cadre
La durée du travail est décomptée en jours de travail sur l’année, chacun jouissant d'une totale liberté dans l'organisation de son temps de travail à l'intérieur du forfait annuel.
La durée du travail est à établie à 218 jours travaillés pour une année complète.
Temps de repos et amplitude des journées de travail
Chaque collaborateur cadre doit respecter les règles légales relatives au repos quotidien de 11 heures consécutives et au repos hebdomadaire de 35 heures consécutives.
L’amplitude exceptionnelle maximale d’une journée ne pourra pas dépasser 13 heures.
Chacun devra par conséquent respecter une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.
Dans l’éventualité où un collaborateur cadre constaterait qu’il n’est pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il s’engage à avertir FRS Consulting sans délai, afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter ces dispositions légales soit trouvée.
Contrôle du décompte des jours travailles/non travaillés
et suivi de la charge de travail
Tout collaborateur cadre de l’entreprise devra respecter les formalités afférentes au décompte des jours travaillés et des jours de repos en vigueur au sein de FRS Consulting.
Le collaborateur devra notamment contrôler et valider mensuellement un document extrait de la gestion du personnel et précisant le nombre et la date des journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payé ou jours de repos au titre du respect du plafond de 218 jours.
FRS Consulting centralisera ce document de contrôle basé sur les auto-déclarations et reprenant l’ensemble des informations susvisées.
En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel, le collaborateur cadre émettra, par écrit, une alerte auprès de FRS Consulting qui le recevra dans les 8 jours et formulera par écrit les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation.
Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.
Par ailleurs, si FRS Consulting est amené à constater que l'organisation du travail adoptée par un collaborateur cadre et/ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, l’entreprise pourra également organiser un rendez-vous avec ce collaborateur.
Entretiens annuels individuels
Afin de se conformer aux dispositions légales et veiller à la santé et la sécurité des collaborateurs cadres, le management de FRS Consulting rencontrera, 2 fois par an, chaque collaborateur à l’occasion d’entretiens semestriels ainsi qu'en cas de difficulté inhabituelle, pour un entretien individuel spécifique.
Lors de ces entretiens, le collaborateur cadre et FRS Consulting feront le bilan sur les modalités d'organisation du travail, la durée des trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l'amplitude des journées de travail, l'état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens, l'équilibre entre vie personnelle et professionnelle (déconnexion) et, une fois par an, la rémunération du collaborateur cadre.
Collaborateur cadre et management arrêteront ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.).
Les solutions et mesures seront alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels.
Le collaborateur cadre et son manager examineront également, à l'occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
Attribution de jours de récupération
La base de 218 jours travaillés par an, journée de solidarité incluse, est garantie par l’attribution de 12 jours de repos annuels, les collaborateurs cadres en forfait-jour ne pouvant en conséquence prétendre au paiement d’heures supplémentaires.
4 de ces jours par an sont fixés par l’entreprise et les 8 autres à la libre disposition.
La période de référence, pour le calcul du nombre de jours de travail effectif, court du 1er janvier au 31 décembre de l’année suivante.
Dans le cas d'une année incomplète, le nombre de jours à effectuer sera décompté prorata temporis, en fonction de la durée restant à courir jusqu’à la fin de l’année.
Il est acté les principes suivants.
Tout mois travaillé génère 1 jour de repos.
Un mois est « travaillé » dès lors que plus de 10 jours ouvrés ont été travaillés.
Dans la mesure du possible, la journée de récupération générée doit être prise dans le mois qui suit (N+1) et pourra être reportée sur le mois N+2 au plus tard, exception faite pour décembre où le jour de récupération pourra être pris en décembre.
Les jours de récupération générés sur une année N devront avoir été pris au plus tard pour le 31 janvier de l’année N+1.
Les journées de récupération, utilisables en journée et demi-journées, ne peuvent pas être utilisées de façon regroupée, sauf raisons de service ou circonstances personnelles.
Toute journée de récupération acquise, non utilisée dans les 2 mois qui suivent, est réputée « perdue », sauf si des raisons de service ou circonstances personnelles ont amené à ce que cette journée ne puisse être déposée.
Prise en compte des surcharges
Les situations de surcharges en termes d’horaires (dépôts dossiers subventions - longues journées de déplacement (débutant avant 6 heures et finissant après 22h30) - périodes d’effort prolongé de type chiffrages) ont vocation à ne plus exister. L’objectif est de tendre vers l’anticipation systématique pour les éviter.
Les situations de surcharges donnent lieu à récupération spécifique au plus près de la situation de surcharge :
le lendemain ou surlendemain ou la semaine suivante au plus tard, pour les dépôts ou les déplacements,
dès que le tempo s’allège pour les périodes d’effort prolongé
Ces situations induisent une information préalable de la DO par le collaborateur concerné et déclenchent une récupération, à l’initiative du collaborateur et/ou provoquée par la DO.
Il est rappelé que le travail durant le week-end doit être évité pour permettre la déconnexion et appartient au choix d’organisation de chacun.
Pour permettre un week-end de décompression de 4 jours, il est exceptionnellement possible d’associer la récupération liée à une situation de surcharge avec un jour de récupération.
Relativement au recours au télétravail
Il est ouvert à chaque collaborateur la possibilité d’un jour de télétravail par semaine.
Ce jour est fixe dans la semaine et établi conjointement au sein de chaque Pôle. Il pourra être modifié en cas d’accord au sein du Pôle et de la DO sur une nouvelle journée avec une période minimale d’application de 4 mois.
Le jour est discuté au sein de l’équipe (Business Unit) en prenant en compte les contraintes (réunion d’équipe) et de façon à assurer une permanence de présence physique par Business Unit.
La journée du lundi est sanctuarisée pour permettre petit-déjeuner commun et le maximum de réunions d’équipe.
Les contraintes clients (rendez-vous extérieur ou au bureau) ou internes collectives (ex : formation) sont toujours prioritaires sur le télétravail.
La journée qui n’a pas pu être prise en télétravail ne peut pas être « rattrapée ».
Enfin, en cas de grève des transports ou d’intempéries/canicule, FRS pourra favoriser le télétravail pour les collaborateurs ayant des difficultés à rejoindre le bureau.
RELATIVEMENT A la rémunération des apports d’affaire
Tout collaborateur FRS se verra rémunéré dans l’hypothèse où le ou les contacts qu’il aura pris - ou fait prendre à l’entreprise - par la transmission d’un lead qualifié (identification de l’interlocuteur et existence d’un projet), aboutira / aboutiront à la signature d’un contrat avec un nouveau client.
Le pourcentage de la rémunération prévue dépend du montant du CA généré :
s’il est inférieur ou égal à 10K€, le pourcentage sera de 3% du montant du contrat
s’il est supérieur à 10K€ et inférieur ou égal à 30K€, le pourcentage sera de 4%
s’il est supérieur à 30K€, le pourcentage sera de 5% du montant du contrat
En outre, en fonction du nombre de clients signés par an, une prime à la signature de chaque nouveau client est versée :
de 200€ pour 1 à 5 clients signés par an
de 500€ au-delà de 6 clients signés par an
Le forfait, dû à chaque signature, est versé sur la paie du mois qui suit, dès lors que le champ prévu pour identifier l’origine de l’affaire sur TeamLeader a été complété.
Concernant la part proportionnelle du montant facturé pour chaque contrat, le calcul est effectué, pour chacun des collaborateurs concernés, dès que les factures sont émises.
La rémunération de l’apport d’affaires porte :
pour les financements indirects, sur la globalité des dispositifs facturés (CIR / CII / JEI) pour le 1er dépôt de chaque dispositif
pour les financements directs, sur le périmètre qui a été vendu
La rémunération sera cumulative si l’apport englobe financements directs et indirects.
Concernant les agréments, il pourra arriver que la décision soit prise de ne pas facturer l’agrément, selon un geste commercial en réponse à l’élargissement du périmètre de la mission de FRS.
Dans ce cas, l’élargissement de l’agrément ne sera pas rémunéré sauf si une action particulière, un investissement fort a été nécessaire pour l’obtention de l’agrément.
Est considéré comme nouveau client tout nouvel interlocuteur au sein d’une nouvelle structure, sans qu’ait eu lieu de récupération des actifs d’un ancien client de FRS. Nota : la nouvelle entrée d’un ancien client ne sera pas considérée comme apport d’un nouveau client. En revanche, le collaborateur ayant initié le contrat sera rémunéré sur son montant.
La rémunération de l’apport d’affaires est versée sur la paie du mois qui suit la facturation.
RELATIVEMENT aux deplacements, transports et hebergement
Principe premier relatif aux déplacements : recourir à la fonction administrative et comptable pour pratiquer les réservations des transports et de l’hébergement.
Dans l’hypothèse où ce n’est pas possible (absence de Vanessa, urgence…), les frais suivants pourront être engagés sans validation préalable d’un associé :
Hôtel : 80 € TTC par nuitée
Petit déjeuner : 6 € TTC dans l’hypothèse où le collaborateur est en dehors de chez lui avant 7h30
Déjeuner :15 € TTC par repas et en dehors de l’invitation d’un client (la prise en charge des frais de déjeuner donnant lieu à déduction d’un titre restaurant)
Diner : 25 TTC nets par repas
Les montants pour le repas ne prennent pas en compte l’hypothèse d’une invitation faite à un ou à des interlocuteurs clients, l’invitation ne pouvant être faite qu’après validation d’un des associés (merci alors de penser à porter le nom de ou des personne(s) invitée(s) ainsi que l’entreprise).
Principe : les frais de transport pour les longs déplacements sont remboursés sur la base d’une seconde classe pour le train et de la classe économique pour l’avion.
Dans le cas de la réservation d’une voiture de location, après validation auprès d’un associé, merci de privilégier les catégories A ou B.
Principe : pour les déplacements de faibles kilométrages, les transports en communs sont à privilégier, notamment en région parisienne.
Le recours à un VTC ou à un taxi donne lieu à information parallèle à un des associés.
Principe : le travail « nocturne », notamment dans les locaux FRS, ne doit pas être la règle.
Si, à titre exceptionnel, un collaborateur était amené à sortir des locaux de l’entreprise au-delà de 21h30, le recours à un VTC ou à un taxi est possible, sans qu’une information préalable d’un des associés soit nécessaire.
Principe : dans la mesure du possible, les déplacements ont lieu sur la journée.
En cas de départ le matin avant 6 heures ou de retour le soir après 22h30, le collaborateur concerné a le choix, après information préalable d’un des associés, de dormir sur le lieu du déplacement.
Validité - révision
Les principes établis par le présent accord sont en test du 1er octobre 2019 au 30 avril 2020 : ils pourront être modifiés sur la base des manquements éventuels ou amendements nécessaires.
Un bilan de la mise en œuvre sera effectué à date anniversaire de son application, soit en octobre de chaque année, et l’accord modifié en conséquence par avenant.
Paris, le 20 janvier 2020
Pour le Comité Social et Economiquepour la Direction de FRS
