Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle, l'entreprise a souhaité mettre en place le télétravail. Le télétravail est une forme d’organisation et de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail, et dans laquelle un travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière. L’objet du présent accord est de définir les modalités de mise en œuvre du télétravail et de répondre ainsi aux attentes des salariés, avec un cadre formel apportant des garanties pour chaque partie. Il est précisé que le télétravail est basé sur une démarche volontaire des salariés. Le télétravail permet notamment de réduire les problèmes et la pénibilité des trajets quotidiens et des déplacements. Le télétravail peut faciliter la vie des salariés lors des différentes étapes de leur parcours professionnel et de leur vie personnelle et familiale. Le télétravail permet à l’entreprise de réduire son empreinte carbone en réduisant les déplacements de ses salariés. Enfin, le télétravail peut se révéler un mode d’organisation pertinent lors de situations exceptionnelles comme les intempéries ou les pandémies.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à tous les salariés des sociétés signataires : XX et XX, et plus globalement à tous les salariés de l’UES XX.
Article 2 – Conditions de passage en télétravail
L’accès au télétravail répond à plusieurs critères d’éligibilité :
Avoir un statut cadre avec un coefficient minimum de 2.2 défini par la convention collective nationale à laquelle sont rattachées les entreprises concernées,
Etre titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée, dont la période d’essai est validée,
Etre titulaire d’un contrat de travail à durée déterminée dont la durée est égale ou supérieure à un an,
Disposer d’un logement compatible avec le télétravail.
Par exception, et compte tenu de certaines activités spécifiques de ce mode d’organisation, le télétravail ne peut être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation. Ainsi, ne peuvent être éligibles les salariés ayant une activité qui de par sa nature requiert d’être exercée sur le site de rattachement ou le site client, notamment en raison de la nécessité de la présence physique. De même, l’autonomie du salarié est appréciée pour déterminer si le télétravail est possible ou non.
Article 3 – Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre
Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des critères d'éligibilité prévues dans l’article 2 du présent accord. Dans le cas où le salarié exprime le désir d’opter pour le télétravail, il en informe son responsable hiérarchique par écrit. Cette demande peut se faire par courriel, par lettre remise en main propre contre décharge ou par courrier recommandé. Une copie de cette demande doit également être adressée au Service Ressources Humaines. Un entretien a lieu afin que le responsable hiérarchique prenne la décision d’accéder ou non à la demande, en accord avec la Direction des Ressources Humaines. Une réponse écrite sera faite dans un délai maximum de deux (2) mois, à compter de la date de remise ou d’envoi de la demande, par le responsable hiérarchique du salarié, en accord avec la Direction des Ressources Humaines. Dans tous les cas, le responsable hiérarchique, en accord avec la Direction des Ressources Humaines, doit motiver sa réponse par écrit :
En cas d’acceptation, le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail,
En cas de réponse négative, celle-ci devra être motivée et portée à la connaissance du salarié.
Les principaux motifs de refus de passage en télétravail peuvent être, notamment les suivants :
Non-respect des conditions d’éligibilité,
Impossibilité technique,
Raison liée à la sécurité et à la confidentialité des informations,
Risque réel de désorganisation au sein de l’activité,
Autonomie insuffisante du salarié,
Equipement non adéquat.
Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, celui-ci doit être expliqué clairement au salarié. La procédure sera la suivante : la demande est adressée par le Service Ressources Humaines au salarié par courriel ou par lettre remise en main propre contre décharge ou par courrier recommandé avec accusé de réception. Le salarié dispose d’une période d’un mois pour donner sa réponse. Son silence vaudra refus. En cas de réponse négative du salarié d’accepter cette nouvelle forme d’organisation, ce refus est sans conséquence sur la poursuite de son contrat de travail et ne peut donner lieu à une sanction ou à un reproche de quelque nature que ce soit. Lorsque la demande de télétravail est acceptée, un avenant au contrat de travail est conclu pour confirmer l’accord du salarié et de la société, ainsi que pour préciser, le cas échéant les modalités utiles à l’exercice du télétravail adapté à la situation du télétravailleur.
Article 4 – Condition de retour à un contrat de travail sans télétravail
4.1 Période d’adaptation
L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de six (6) mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient. Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de quinze (15) jours, par courriel, par lettre remise en main propre contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception. A l’issue de la période d’adaptation, un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique pour que les parties décident conjointement de la poursuite ou pas du télétravail. S'il est mis fin à la situation de télétravail, et sauf impossibilité justifiée, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise.
4.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par le salarié
Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles. Le télétravailleur fera sa demande par courriel, par lettre remise en main propre contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception, adressé à la Direction des Ressources Humaines.
4.3 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur
L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : condition d'éligibilité non remplie, réorganisation de l'entreprise, déménagement du salarié. Cette décision lui sera notifiée par écrit par courriel, par lettre remise en main propre contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception, par le Service Ressources Humaines. La fin du télétravail prendra effet dans un délai maximum de deux (2) mois à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.
Article 5 – Lieu du télétravail
Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié. Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail. En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 3. Le lieu du télétravail pourra également être tout autre lieu disposant des ressources nécessaires à la réalisation de son travail. Ce lieu devra disposer d’une connexion internet filaire ou via réseau mobile.
Article 6 – Modalités de régulation de la charge de travail
La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise.
La charge de travail, les normes de production et les critères de résultats exigés du télétravailleur doivent être équivalents à ceux des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'employeur. Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan toutes les semaines sur ce qui a été réalisé. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail. En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible. Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.
Article 7 – Modalités de contrôle du temps de travail
Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur relèvera ses horaires de travail pour chaque jour travaillé à son domicile et transmettra ce relevé à son supérieur hiérarchique chaque semaine.
Article 8 – Fréquence et nombre de jours télétravaillés
Le nombre de journées pouvant être effectué en télétravail est au maximum de deux (2) jours par semaine, sauf stipulation contraire indiquée dans le contrat de travail du salarié. Cette fréquence pourra être exceptionnellement étendue en cas d’intempérie majeure ou de pandémie, en prévenant son responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines. Dans l’hypothèse d’un contrat de travail à temps partiel à durée indéterminée ou déterminée, le nombre de jours télétravaillés ne pourra pas excéder deux (2) jours. Tous les jours ouvrés de la semaine sont éligibles au télétravail. Les jours de télétravail seront fixés dans un avenant au contrat du télétravailleur avec possibilité de les modifier par commun accord des parties moyennant un délai de prévenance d’un (1) mois. Dans ce cas, le télétravailleur devra formuler sa demande par courriel, par courrier remis en main propre contre décharge ou par courrier recommandé avec accusé de réception à son responsable hiérarchique et à la Direction des Ressources Humaines. Il recevra une réponse par courriel, par courrier remis en main propre contre décharge ou par courrier recommandé avec accusé de réception dans un délai maximum d’un (1) mois. Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son responsable hiérarchique ou de la Direction de l’entreprise, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service. L’entreprise devra s’organiser pour informer le télétravailleur avec un délai de 48 heures. La répartition des journées télétravaillées pourra être faite au niveau du mois, afin de garantir certains jours de présence sur le site de rattachement ou le site du client sur une période déterminée. La répartition hebdomadaire ou mensuelle des journées télétravaillées peut être modifiée avec accord des deux parties. Cette répartition sera formalisée par mail entre le télétravailleur et son supérieur hiérarchique, au minimum avec un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.
Article 9 – Détermination des plages horaires
Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie. Les salariés qui ont conclu une convention de forfait en jours sont tenus d’informer leur responsable hiérarchique des plages horaires pendant lesquelles ils sont joignables.
Article 10 – Equipements liés au télétravail
Sous réserve de la conformité des installations électriques et de télécommunications déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité. Ces équipements se composent de :
Un ordinateur portable, comportant la configuration minimale,
Un casque pour les communications téléphoniques,
Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant le service informatique. Si nécessaire, le salarié devra se déplacer dans les locaux de l’entreprise pour résoudre le problème. Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur. Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions.
Article 11 - Consignes particulières
Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui ont été remises au moyen de la charte informatique de l’entreprise et de les respecter scrupuleusement. Le télétravailleur s'engage, notamment, à respecter la charte informatique de l'entreprise au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni. Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction.
Article 12 – Egalité de traitement
L’activité demandée au télétravailleur est équivalente à celle des salariés en situation comparable sur le site de rattachement. Les horaires de travail sont établis sur des bases comparables à celles d’un travail accompli sur le site de rattachement du salarié. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus sur le site de rattachement.
Article 13 – Droits individuels
Le passage en télétravail constitue un changement de l’organisation de travail et n’affecte pas la qualité du salarié. Aucune distinction ne sera faite entre un salarié et un télétravailleur sur la charge de travail et les délais d’exécution. Les télétravailleurs ont les mêmes droits que l’ensemble des salariés des sociétés concernées, notamment en matière de formation professionnelle, d’acquisition de jours de congés et de JRTT, et d’évolution professionnelle.
Article 14 - Assurance
Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre chaque année à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.
Article 15 – Vie privée du salarié en télétravail
Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée. Dans le cadre d’une réunion organisée à distance, le salarié n’a aucune obligation d’utiliser la webcam de son ordinateur portable lors de cette même réunion.
Article 16 – Santé et sécurité
Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction des ressources humaines et son responsable hiérarchique, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit un délai de 48 heures.
Article 17 – Durée et révision
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le jour de sa signature par l’ensemble des parties. Chaque partie signataire du présent accord peut demander sa révision par lettre recommandée avec accusé de réception, accompagnée du projet de nouvelle rédaction, adressé à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans la société et à la direction de la société. Les négociations sur ce projet de révision doivent s’engager dans un délai d’un (1) mois suivant la présentation du courrier de révision.
Article 18 - Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions des articles L. 2222-6 et L.2261-9 à L. 2261-13 du Code du Travail. Cette dénonciation pourra être effectuée à tout moment avec un préavis de trois (3) mois notifié par lettre recommandée et adressée à l’autre partie signataire.
Article 19 – Dépôt et publicité
Le présent accord sera déposé en deux (2) exemplaires à la DIRECCTE dont relève le siège social des sociétés et au conseil des Prud’hommes. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec les salariés et il sera diffusé par la direction par voie d’un courriel adressé sur la boîte mail professionnelle à l’ensemble des salariés présents à la date de signature.
