ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE LA SOCIETE GARDNER AEROSPACE OPERATIONS FRANCE
Entre
La société GARDNER AEROSPACE OPERATIONS FRANCE dont le siège social est situé ZI Route de Belpech - 09270 MAZÈRES, immatriculée au RCS sous le numéro 319 537 908, représentée par Monsieur XXX XXX, agissant en qualité de Directeur des Opérations de ladite société, D’une part, Et
Le syndicat FO, représenté par Monsieur XXX XXX, Délégué Syndical,
Le syndicat CFDT, représenté par Madame XXX XXX, Déléguée Syndicale,
D’autre part, ci-après désigné « les Organisations syndicales »
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT
PRÉAMBULE La Direction souhaite recourir au vote électronique pour les futures élections professionnelles afin de favoriser la participation des électeurs, simplifier et sécuriser la conduite des opérations électorales. La Direction a donc convoqué les Organisations Syndicales Représentatives afin de négocier et de conclure le présent accord. ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION ET OBJET DE L’ACCORD Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société GARDNER AEROSPACE OPERATIONS FRANCE pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, qu’il s’agisse de leur élection initiale ou d’éventuelles élections partielles, pour le premier comme le second tour. Le présent accord vise à permettre le recours au vote électronique par Internet comme moyen de vote exclusif. Ces modalités organisationnelles seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral définissant les modalités des opérations électorales. Il s’applique à l’ensemble des salariés employés au sein de l’entreprise et ayant la qualité d’électeur auxdites élections. ARTICLE 2 – PRINCIPES GENERAUX Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Plus généralement, la solution mise en œuvre doit être conforme au cadre légal en vigueur en ce compris les dispositions législatives et réglementaires encadrant le dispositif mais également les délibérations des autorités compétentes, notamment celles de la CNIL. Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Cette expertise devra avoir été renouvelée en cas de modification substantielle du système de vote depuis sa conception. La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce cahier des charges permet notamment de déterminer un niveau d’exigence en matière de confidentialité des données transmises et de sécurité des moyens d'authentification, d’émargement, d'enregistrement et de dépouillement des votes. Le cahier des charges fera l’objet d’une mise à disposition des salariés selon les règles en vigueur. Le protocole d’accord préélectoral définissant les modalités des opérations électorales mentionnera la conclusion du présent accord et comportera la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. ARTICLE 3 – ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE ET DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
3.1 - Acces au vote electronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…). Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, une note explicative du fonctionnement du vote par Internet. Les codes des accès générés de façon aléatoire et selon des modalités garantissant la confidentialité du vote, seront remis par les membres du bureau de vote, sous pli confidentiel et nominatif, en main propre le jour du scrutin après émargement. Pour les salariés ayant des absences prévues ou prévisibles, se référer aux dispositions mentionnées à l’article 3.2 du présent Accord. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. Afin de préserver le caractère solennel du scrutin, de favoriser la participation des salariés et de recréer les conditions d'une élection organisée au sein de l'entreprise, les Parties conviennent que, bien que le vote soit réalisé par voie électronique, la Société mettra à la disposition des électeurs des postes informatiques dédiés, dans les locaux de l’entreprise, équipés d'un accès sécurisé à la plateforme de vote. Ces postes informatiques seront accessibles à tous les électeurs pendant les plages horaires fixées au protocole d'accord préélectoral. Afin de faciliter l'accès aux postes informatiques mis à disposition, des créneaux horaires indicatifs seront communiqués à chaque service ou équipe. Ces créneaux seront organisationnels et non contraignants : la plateforme de vote restera accessible à l'ensemble des électeurs pendant toute la durée officielle du scrutin fixée au protocole. Aucun salarié ne peut se voir refuser l'accès au vote au motif qu'il ne voterait pas pendant le créneau qui lui a été indiqué. Cette organisation a pour objectif d'encourager la participation au scrutin, tout en garantissant à chaque salarié la possibilité d'exercer personnellement son droit de vote dans des conditions assurant la confidentialité, le secret du vote, la liberté de choix de l'électeur et l'absence de toute pression. Les salariés conserveront néanmoins la possibilité de voter, pendant toute la durée d'ouverture du scrutin, depuis tout équipement disposant d'un accès à Internet, conformément aux modalités prévues par le présent accord et le cahier des charges du prestataire de vote électronique. Durant la période de vote électronique, un service d’assistance sera mis à la disposition des électeurs par le prestataire. Ce service d’assistance permettra de renseigner les électeurs rencontrant des problèmes techniques dans leur processus de vote mais aussi de fournir leurs codes à des électeurs ne les ayant pas reçus ou égarés. Les électeurs appelant depuis la métropole ou de l’étranger, pourront composer un numéro non surtaxé. La procédure d’assistance et de relivraison des codes en cas de perte sera décrite dans le protocole d’accord préélectoral et respectera les principes fixés dans le cahier des charges. Elle sera conforme aux exigences de sécurité de l’authentification requise par les normes en vigueur (en ce compris les recommandations de la CNIL) en ce qu’elle procédera par une authentification à double facteurs.
3.2 –vote électronique anticipé pour les salariés absents
Peuvent bénéficier du vote par correspondance les salariés inscrits sur les listes électorales dont l’absence est prévue ou prévisible pendant tout ou partie de la période de scrutin, notamment en raison :
d’un congé ou d’une absence autorisée ;
d’un déplacement professionnel, d’une intervention ou d’une mission réalisée en dehors du site ;
d’une journée de télétravail ne permettant pas, dans des conditions pratiques, l’accès au dispositif de vote électronique ;
ou, plus généralement, de toute situation d’absence connue avant l’ouverture du scrutin et ne permettant pas au salarié de participer au vote électronique.
Le salarié concerné devra informer le service des Ressources Humaines au plus tard
10 jours calendaires avant l’ouverture du scrutin, sauf situation d’absence connue postérieurement à cette date.
Afin de favoriser la participation de l’ensemble des salariés au scrutin, les absences prévisibles susceptibles d’intervenir le jour du scrutin devront, dans la mesure du possible, être anticipées et organisées en conséquence. À ce titre, il est notamment recommandé d’éviter, lorsque l’activité le permet, la planification de journées de télétravail, de déplacements ou d’interventions extérieures le jour du scrutin lorsque ceux-ci sont susceptibles d’empêcher le salarié d’accéder au dispositif de vote électronique. La Direction rappellera, en amont du scrutin, aux salariés concernés la possibilité de recourir au vote par correspondance ainsi que les modalités permettant d’en bénéficier. Les éléments permettant l’accès au système de vote électronique, et notamment les codes personnels et confidentiels nécessaires à l’authentification du salarié, seront adressés
par courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR) à l’adresse postale communiquée par le salarié et figurant dans les données administratives de l’entreprise, ou remis en main propre contre décharge.
L’envoi sera effectué suffisamment en amont de l’ouverture de la période de vote par correspondance afin de permettre au salarié de réceptionner les éléments nécessaires et d’exercer son droit de vote dans le délai prévu.
Afin de tenir compte des délais d’acheminement postal et de permettre aux salariés concernés d’exercer effectivement leur droit de vote, le scrutin sera ouvert de manière anticipée qui débutera
le lundi précédant le jour fixé pour l’ouverture du scrutin général et sera ouverte pendant une plage horaire définie par le protocole d’accord préélectoral.
Le vote par correspondance s’effectuera au moyen du système de vote électronique mis en place pour les élections professionnelles. Le salarié bénéficiaire du vote par correspondance se connectera au système à l’aide des identifiants et codes qui lui auront été transmis. Il disposera des mêmes choix de vote et bénéficiera des mêmes garanties de confidentialité, de sécurité et de secret du vote que les salariés votant pendant la période de scrutin général. Le vote sera enregistré dans les conditions prévues par le système de vote électronique et dans le respect des dispositions du présent accord. En cas de non-réception des éléments nécessaires au vote, de perte ou de détérioration du courrier, le salarié devra contacter le service des Ressources Humaines dans les meilleurs délais et, au plus tard,
5 jours calendaires avant la clôture de la période de vote par correspondance, afin qu'une solution puisse être recherchée.
Toute demande formulée tardivement sera traitée dans la mesure des possibilités techniques et organisationnelles offertes par le dispositif de vote. Chaque électeur ne peut voter qu’une seule fois par scrutin et par collège. Le recours au vote par correspondance ne peut avoir pour effet de permettre un second vote électronique. Le système de vote électronique garantit l’unicité du vote et l’impossibilité pour un électeur ayant valablement exprimé son vote de voter à nouveau selon une autre modalité.
3.3 - Liste de candidats, profession de foi
Les listes de candidats sont reproduites, le cas échéant avec les logos fournis (taille de lecture normé pour ne favoriser visuellement aucune liste). Pour chaque élection, les listes seront présentées sur une seule page. Le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés. Le prestataire assurera la programmation des pages web et la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote, au format PDF exclusivement et dont le poids est inférieur à 1 Mo.
3.4 - Vote
Par défaut, le système proposera le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms pourra être intégrée dans le moyen de vote électronique. L’enregistrement du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. ARTICLE 4 – SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux principes généraux du droit électoral, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par la législation en vigueur. Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. ARTICLE 5 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE, SECURITE Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et de listes. Une personne neutre, objective sera également présente le jour du scrutin afin de pouvoir aider et répondre aux éventuelles questions des salariés. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. ARTICLE 6 – INFORMATION ET FORMATION Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira et communiquera une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. Afin de compléter cette information, la Direction sensibilisera l’ensemble du personnel à l’utilisation du système de vote électronique au moyen d’une réunion d’information générale organisée en amont de l’ouverture du scrutin. Cette réunion aura notamment pour objet de présenter le fonctionnement de l’outil, les modalités pratiques de connexion et de vote, ainsi que de répondre aux éventuelles questions des salariés. En outre, les membres du bureau de vote pourront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote. ARTICLE 7 – GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. Les fichiers électoraux (listes électorales, fichier d’émargement, listes de candidats et de résultats) seront établis, enregistrés et transmis à des destinataires dans des conditions compatibles avec la législation en vigueur Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la législation en vigueur et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE 8 - ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD – DUREE - REVISION
Le présent Accord entrera en vigueur à compter de sa date de signature. Il s’appliquera pour une durée indéterminée. Chacune des parties signataires aura la faculté de réviser le présent Accord, selon les dispositions légales applicables. Toute modification du présent accord donnera lieu à l'établissement d'un autre éventuel accord ou avenant. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord. L'avenant de révision devra être signé par au moins l'une des Organisations syndicales représentatives de salariés signataires de l'accord ou y ayant adhéré, selon les dispositions légales en vigueur. L'avenant se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu'il modifie, conformément aux dispositions légales.
ARTICLE 9 - NOTIFICATION, DEPÔT LÉGAL ET PUBLICITÉ
Un exemplaire signé du présent accord sera remis par l’employeur aux Organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et vaudra notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail. Cette notification fait courir le délai d’opposition de huit jours de l’article L.2232-12 du Code du travail.
Conformément aux dispositions de l’article L.2231-6 du Code du travail, le présent accord d’entreprise sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail (via la DDETSPP de l’Ariège), conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-4 du Code du travail.
Il sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Foix.
L’accord sera porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage dans l’entreprise ainsi que par voie électronique.
Fait à Mazères, le 17/09/2026 en cinq exemplaires originaux.
