ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE GENESYS CLOUD SERVICES
NEGOCIE ET SIGNE ENTRE LES SOUSSIGNEES :
La société
GENESYS CLOUD SERVICES FRANCE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 410 970 586 et ayant son siège social sis 65 rue Camille Desmoulins, 92130 Issy-Les-Moulineaux
Représentée par Mxxx xxxxxxx xxxxxx en sa qualité de Responsable Senior Ressources Humaines, dûment mandatée à l’effet des présentes
d’une part
(ci-après dénommée la «
Société »)
Et :
L’organisation syndicale représentative
CFDT, représentée par Mxxxx xxxxx xxxx, en sa qualité de délégué syndical
d’autre part
(ci-après dénommée l’«
Organisation Syndicale »)
La Société et l’Organisation Syndicale sont ci-après collectivement dénommées les «
Parties » ou individuellement la « Partie ».
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
PREAMBULE
La Société et l’Organisation Syndicale ont souhaité, par le présent accord prendre en considération les nouvelles dispositions relatives à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise, et notamment l’article L. 2314-26 du Code du travail, modifié par ordonnance, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du Comité Social et Économique (« CSE »).
Ce procédé permettra notamment de :
Faciliter le vote des personnels, qui ne seront plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote (pour ceux qui étaient appelés à se déplacer pour voter), et des aléas de la Poste (pour ceux qui étaient appelés à voter par correspondance)
Éviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote,
Augmenter par conséquent le taux de participation, permettant ainsi aux représentants du personnel de bénéficier d’une meilleure audience et représentativité
Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
Garantir la confidentialité et le secret du vote, un risque qui ne pouvait être complètement maîtrisé avec le procédé de vote par correspondance,
Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au CSE seront définies par le protocole d’accord préélectoral (« PAP ») pour chaque élection, PAP qui sera adapté aux règles en vigueur, notamment RGPD et CNIL, à la date de leur signature.
Une négociation a été engagée lors d’une réunion qui s’est tenue le 26 septembre 2023 au sein de la Société, en présence de l’Organisation Syndicale.
Cette négociation a abouti à la conclusion du présent accord.
PRINCIPES GENERAUX
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier,
La sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur, sur la base des dispositions du présent accord.
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société ayant la qualité d’électeur ainsi qu’aux salariés mis à disposition de la Société le cas échéant, appelés à voter aux élections du Comité Social et Économique qui se dérouleront en janvier 2024.
ARTICLE 2 : OBJET
Le présent accord a pour objet d’instaurer le vote électronique pour l’élection du Comité Social et Economique, en application des articles L. 2314-26, R. 2314-5 et suivants du Code du travail et R. 2324-5 (respect du principe de sécurité) ainsi qu'à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.
ARTICLE 3 : PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE
Au regard des dispositions en vigueur, la Société fera appel à un prestataire spécialisé pour la mise en œuvre d’une solution de vote électronique, conforme aux principes régissant ce type de scrutin et au cahier des charges annexé au présent accord et établi dans le respect des dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
ARTICLE 4 : MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE
Un protocole d’accord préélectoral viendra préciser les modalités d’organisation des élections, en accord avec organisations syndicales qui seront présentes pour la négociation.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Le vote électronique offrant une solution d’organisation plus simple, favorisant la participation tout en étant sécurisé et garantissant la sincérité du scrutin, les Parties ont décidé de l’imposer comme unique mode d’expression. Le vote à bulletin secret sous enveloppe est donc définitivement exclu.
5 : MODALITES SPECIFIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des modalités spécifiques dont :
Une formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin au bureau de vote,
L’envoi des codes de connexion et de la notice de vote par e-mail aux électeurs,
La sécurisation du vote au moyen de :
chiffrement et cryptage ;
codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
La création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;
L’existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.
Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R. 2314-9 et R. 2324-5 (respect du principe de sécurité) et donnera lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.
5.1Etablissement des fichiers
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans la Société, date de naissance ;
Pour le fichier d’émargement : nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales, Responsable Senior Ressources Humaines ;
Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, Responsable Senior Ressources Humaines ;
Pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales, Responsable Senior Ressources Humaines ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, organisations syndicales, Responsable Senior Ressources Humaines.
5.2.Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du ou des bureaux de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du ou des bureaux de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
5.3.Cellule d'assistance technique et sécurité Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le ou les bureaux de vote auront compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, de la Société et de l’Organisation Syndicale, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
5.4.Expertise indépendante Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL. 5.5.Information et formation liées au vote électronique
Chaque Salarié disposera d'une notice d’information sur le déroulement des opérations électorales avant leur ouverture.
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 6 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
6.1.Bulletins de vote
Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par le service des ressources humaines de la Société avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
6.2.Modalité d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, sur son adresse email professionnelle un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du Salarié).
Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le Prestataire.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège.
6.3.Vote
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture du bureau de vote par tout moyen adapté (affichage, email, etc.). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs dans le respect des dispositions légales en vigueur, afin de les inciter à voter et ce dans le but d’augmenter le taux de participation.
6.4.Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R. 2314-15 du Code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseur).
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.
ARTICLE 7 : PORTEE DU PRESENT ACCORD
Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L. 2232-11 et suivants du Code du travail.
L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la convention collective des Bureaux d’Etudes Techniques, des Cabinets d’Ingénieurs-Conseils et des Sociétés de Conseils consacrées aux élections des représentants du personnel au CSE.
Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la convention collective précitée viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.
ARTICLE 8 : DUREE DE L’ACCORD ET RENOUVELLEMENT EVENTUEL
Le présent accord est à durée déterminée. La date d’entrée en vigueur du présent accord est fixée au jour de sa signature par l’ensemble des Parties.
8.1.Durée
L’accord est conclu dans le but d’être appliqué à la seule élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2023, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral qui prendra fin au plus tard le 24 janvier 2024, date de clôture du second tour des élections professionnelles à midi.
Le présent accord cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.
8.2.Suivi et renouvellement ou révision
En application des dispositions de l’article L.2222-5-1 du Code du travail, les Parties conviennent qu’elles se réuniront le cas échéant, durant la période d’application du présent accord, pour faire le point sur son application, soit à l’initiative de la Société, soit sur demande écrite de l’Organisation Syndicale.
Le présent accord pourra être renouvelé ou révisé à tout moment, à la demande de l’une quelconque des Parties, dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5 et L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
ARTICLE 9 – DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord a été signé au cours d'une réunion qui s'est tenue le 26 septembre 2023 avec l’Organisation Syndicale.
Il est précisé que l’Organisation Syndicale signataire du présent accord a recueilli au moins 50% des suffrages exprimés en faveur des organisations syndicales reconnues représentatives lors du premier tour des dernières élections des membres titulaires au CSE.
9.1.Dépôt
En application des dispositions de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé par la Société :
Sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) avec les pièces requises par l’article D. 2231-7 du Code du travail, laquelle transmettra ensuite l’accord à la DREETS compétente
Auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
En vertu de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, il est précisé que l’exemplaire du présent accord qui sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail constituera une version anonymisée ne faisant apparaître aucun des noms et prénoms des négociateurs et signataires du présent accord.
9.2.Information
Le présent accord est établi en nombre suffisant pour remise à chacune des Parties et vaudra notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail. Un exemplaire du présent accord sera remis aux membres du CSE.
Le présent accord sera affiché aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
