ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU CSE
Entre les soussignés :
La société XXX, située XXX à Levallois-Perret (92309), immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro XXX,
La société XXX, située XXX à Levallois-Perret (92309), immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro XXX,
La société XXX, située XXX à Levallois-Perret (92309), immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro XXX,
Et la société XXX située XXX à Levallois-Perret (92309), immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro XXX,
Ci-après désignées, XXX, et représentées par Madame XXX, Directrice des Ressources Humaines des XXX.
D’une part,
Et :
Les Organisations Syndicales suivantes :
Pour le Syndicat XXX. : Monsieur XXX dûment mandaté,
Pour le Syndicat XXX : Monsieur XXX dûment mandaté,
D’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social d’Entreprise (C.S.E) au sein de l’UES composée des Sociétés XXX.
PREAMBULE
Il a été établi que les Sociétés XXX, constituent une Unité Economique et Sociale compte tenu de l’identité de leurs Dirigeants, de la similitude de leur périmètre d’activité et de leur implantation dans des locaux communs.
Afin de faciliter l’organisation des élections du CSE, la Direction des sociétés XXX, en collaboration avec les partenaires sociaux, a étudié la modalité proposée par les dispositions légales et règlementaires ouvrant la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
C’est dans ce cadre que les Parties ont décidé de mettre en place le dispositif de vote électronique qui suit, objet du présent accord.
Le vote électronique permettra notamment :
d’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichables rapidement ;
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote ;
de pallier les aléas postaux ;
d’augmenter la participation des électeurs.
Le présent accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (art. R2314-5 et suivants du code du travail). Le système retenu assurera la confidentialité des informations transmises (fichiers contenant les listes électorales) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer ultérieurement un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.
Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles du CSE.
Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire » (ci-après désigné le « Prestataire »), mandaté pour ce faire par la Direction.
La Direction des Ressources Humaines prendra donc contact avec un prestataire détenteur d’une expertise reconnue et spécialisé dans le vote électronique et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant le cahier des charges figurant au présent accord (articles 1 et 2).
ARTICLE 1.1 : MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour les élections du CSE de l’UES composée des sociétés XXX.
ARTICLE 1.2 : MODALITES DES ELECTIONS
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale / électronique, éligibilité.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote ;
de compléter la liste d’émargement.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Lieux et Temps du Scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront définies par le protocole d’accord préélectoral, dont les salariés seront informés par affichage et par voie électronique.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) et de n’importe quel support (ordinateur, Smartphone, tablette) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants :
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les membres du bureau auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d’émargement :
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
ARTICLE 1.3 : BULLETINS DE VOTE
Le Prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
ARTICLE 1.4 : LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les logos/sigles et professions de foi des listes sur le site de vote.
ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.
Assistance aux électeurs
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, du lundi au vendredi, de 9h à 18h, un centre d’appel offrant une aide technique si besoin pour le vote électronique. Ils pourront par ailleurs contacter aussi si nécessaire les membres de leur bureau de vote et/ou l’équipe RH afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
ARTICLE 2.1 : MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le Prestataire. Il recevra aussi une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne. Cet envoi sera effectué au plus tard 24h avant le premier jour du scrutin.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur.
La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
ARTICLE 2.2 : GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R 2314-5 et suivants du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le Prestataire. Le processus mis en œuvre par le Prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
ARTICLE 2.3 : OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (art. R 2314-15 du code du travail).
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque bureau de vote. Ces derniers éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Si besoin ils bénéficieront d’une hotline durant toute la durée du dépouillement.
ARTICLE 3 : DUREE, REVISION, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord prend effet au jour de sa signature.
Le présent accord est à durée déterminée et conclu pour la durée des prochaines élections professionnelles du CSE de l’UES composée des Sociétés XXX.
Il prendra fin au plus tard à l’issue de la proclamation des résultats.
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai d’un mois suivant sa prise d’effet.
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail, notamment dans le cas où une nouvelle société intégrerait l’UES.
Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.
Le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives dans les conditions prévues aux articles L.2231-5 du Code du travail.
Conformément à la loi, le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccord et un exemplaire sera envoyé au secrétariat Greffe du Conseil des Prud'hommes de Nanterre.
A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole préélectoral par voie d’affichage.
Fait à Levallois-Perret, le 20 juin 2019
Pour les sociétés XXX
XXX Directeur des Ressources Humaines des Sociétés de Siège
