Accord relatif A LA MISE EN PLACE DE La visioconférencelors des réunions du comité social et économique
Entre
Ci-après dénommée « la société », D’une part,
Et
Le comité social et économique
Ci-après dénommée « le CSE », D’autre part.
Préambule
Compte tenu de l’organisation de l’entreprise, de son activité, ainsi que du télétravail partiel des membres élus du CSE, il est apparu nécessaire aux parties de réfléchir ensemble à la manière la plus adaptée d’organiser les réunions du CSE.
Il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif s’agissant notamment de : - S’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements : ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ; - La réduction du temps et des frais liés à ces déplacements ; - L’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions.
Dans ce cadre, les parties ont convenu d’un commun accord qu’il était pertinent d’ouvrir un dispositif alternatif et complémentaire à la réunion en présentiel tel que la visioconférence.
L’organisation des réunions sera donc cadrée par les conditions définies ci-après.
Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du comité social et économique.
Article 2Champ application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du comité social et économique disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.
Article 3Le recours à la visioconférence
3.1 - Cadre juridique
L’article L2315-4 du code du travail stipule que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. »
Les décrets n°2017-1819 et n°2016-453 déterminent les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique ainsi que les modalités pour procéder, dans ce cadre, à un vote à bulletin secret.
3.2 - Réunions concernées
Il est décidé que le recours à la visioconférence est possible pour l’ensemble des réunions du CSE, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord.
3.3 - Information des représentants du personnel
L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors de la transmission de la convocation et de l'ordre du jour.
Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné avec la convocation à la réunion.
3.4 – Moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
En cas de dysfonctionnement du dispositif et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal, précisant le nombre de suspension et leur durée.
Le choix du dispositif de visioconférence retenu est « Teams », et pourra évoluer d’un commun accord (à la majorité des membres présents) en réunion du CSE.
3.5 – Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra donc s’effectuer par main levée de manière claire en activant l’option caméra.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Les membres du CSE en visioconférence auront recours au vote par voie électronique via Google Form, de manière simultanée, l’ensemble des participants disposant d’une durée limitée identique pour voter. Ce dispositif de vote garantit l’anonymat du votant, la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et de dépouillement des votes. Les membres du CSE présents physiquement à la réunion pourront, au choix, utiliser le dispositif électronique Google Form ou bien voter à bulletin secret.
Le choix du dispositif de vote électronique retenu est Google Form, et pourra évoluer d’un commun accord (à la majorité des membres présents) en réunion du CSE.
3.6 – Suspension de la séance
Le Président et les membres du CSE gardent la possibilité de suspendre la séance.
Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion.
Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique
Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence.
Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.
Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
Article 4Application de l’accord
Conformément à la règlementation en vigueur, le présent texte constitue un accord collectif et, en conséquence, est soumis à l’ensemble des règles applicables.
4.1 – Entrée en vigueur et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur après dépôt auprès de l’autorité administrative dans les conditions prévues par voir règlementaire.
4.2 – Conditions de révision
Le présent accord pourra être révisé conformément à la règlementation en vigueur.
4.3 – Conditions de dénonciation
L’accord pourra être dénoncé, conformément à la règlementation en vigueur.
A charge pour la partie qui initie la procédure de dénonciation, d’adresser par lettre recommandée avec accusé de réception, un exposé de la nature de la modification envisagée ainsi que le projet de texte révisé.
4.4 – Dépôt de l’accord
En application de l’article L2231-6, l’accord fait l’objet d’un dépôt dans les conditions déterminées par voie règlementaire.
Le présent accord sera ainsi déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, assortis des éléments d’information prévus par la règlementation en vigueur.
Un exemplaire de l'accord sera également déposé auprès du greffe du conseil de prud'hommes.
Un exemplaire de l’accord sera mis à la disposition des collaborateurs par tout moyen permettant d’en prendre connaissance.
Enfin, les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes procédures de dépôt.
Fait à °°°°°, en 2 exemplaires originaux Le 31 juillet 2025
