ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DE LA DÉLÉ GATION DU PERSONNEL AU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
Application de l'accord Début : 03/08/2023 Fin : 01/01/2999
accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique Accord de groupe ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La société Groupe Courir, enregistrée au RCS de Paris sous le numéro 843 726 704 et dont le siège social est situé 91 avenue Ledru-Rollin 75011 PARIS,
Dûment mandatée par la société entrant dans le champ d’application du présent accord, pour négocier le présent accord.
Ci-après dénommées collectivement «
le Groupe » ou « les Entreprises », et prises individuellement « l’Entreprise » ou « l’Employeur »,
D'une part,
ET :
Les organisations syndicales suivantes, représentées par les coordinateurs syndicaux de groupe :
2.Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc137574120 \h 4 3.modalités d'organisation des opérations PAGEREF _Toc137574121 \h 4 3.1.Protocole d'accord préélectoral PAGEREF _Toc137574122 \h 4 3.2.Information et formation au système de vote électronique PAGEREF _Toc137574123 \h 4 3.3.Expertise indépendante PAGEREF _Toc137574124 \h 4 4.Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc137574125 \h 5 4.1.établissement des fichiers PAGEREF _Toc137574126 \h 5 4.2.Modalités des élections PAGEREF _Toc137574127 \h 5 4.3.Bulletins de vote PAGEREF _Toc137574128 \h 5 4.4.Modalités d'accès au serveur de vote PAGEREF _Toc137574129 \h 6 4.5.Cellule d'assistance technique PAGEREF _Toc137574130 \h 6 4.6.Cellule de scellement et descellement PAGEREF _Toc137574131 \h 6 4.7.Bureaux de vote PAGEREF _Toc137574132 \h 6 5.Clôture et résultats PAGEREF _Toc137574133 \h 7 5.1.Clôture PAGEREF _Toc137574134 \h 7 5.2.Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc137574135 \h 7 5.3.Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc137574136 \h 7 6.Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc137574137 \h 7 6.1.Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc137574138 \h 7 6.2.Le dispositif de secours PAGEREF _Toc137574139 \h 7 7.durée de l’accord et entrée en vigueur PAGEREF _Toc137574140 \h 7 8.Révision de l’accord PAGEREF _Toc137574141 \h 8 9.Formalités de dépôt et publicité PAGEREF _Toc137574142 \h 8
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives au niveau du Groupe ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Dans ce cadre, le présent accord a pour objet de définir les conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique. Ceci étant préalablement rappelé, il est convenu ce qui suit :
principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :
L’authentification de l’électeur,
L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),
La confidentialité et le secret du vote.
Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site est doté d’un poste en libre accès. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Aussi, aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
modalités d'organisation des opérations
Protocole d'accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection des salariés, les parties signeront un protocole d'accord électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition et le nombre de sièges selon les établissements pour les élections. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales. Information et formation au système de vote électronique Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne. Expertise indépendante Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
D’une part de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
D’autre part du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.
D’autre part du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et remis aux organisations syndicales. Déroulement des opérations de vote établissement des fichiers Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines. Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par chaque protocole préélectoral. À la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique. Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines. Modalités des élections En présence des représentants des listes candidates, des membres du ou des bureaux de vote, de représentants de la Direction, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test en réel du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement de l’urne électronique. Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Seul le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Bulletins de vote Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes. Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront de même format. Modalités d'accès au serveur de vote Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations. Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. L’assistance téléphonique sera disponible 24h/24 et 7j/7. Cellule d'assistance technique L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule sera présente :
A la recette test complète du système de vote ;
Au scellement des urnes avant élections ;
Au scellement et descellement lors du dépouillement des urnes.
D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.
Elle comprend 1 à 2 représentants de la direction des Ressources Humaines, 1 à 2 représentants du bureau de vote et 1 représentant du prestataire. Cellule de scellement et descellement Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par le prestataire lors du test en réel. Pour l’ensemble des instances cette cellule sera composée de trois électeurs désignés avant la date du scrutin par la Direction. Ces membres pourront être des membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. La cellule pourra être assistée dans ses opérations par un salarié représentant le service RH. Cette cellule aura en charge :
le scellement des urnes
le descellement des urnes
Bureaux de vote Les modalités de désignation et de fonctionnement des bureaux de vote seront définies par la Direction. Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par le prestataire et devront être composés de 3 électeurs (un président et deux assesseurs) par instance par collège (sauf si les parties conviennent de mettre en place un bureau de vote unique pour l'ensemble des collèges). Clôture et résultats Clôture Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Décompte et attribution des sièges Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin. Délais de recours et destruction des données Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. À l’expiration de ces délais, Le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Sécurité et confidentialité Anonymat et confidentialité des suffrages Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions légales et règlementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi chiffrée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les membres du ou des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement. Le dispositif de secours Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le jour suivant l'accomplissement des formalités de dépôt. Révision de l’accord Conformément aux dispositions légales en vigueur, toute modification du présent accord devra faire l’objet d’un avenant au présent accord. Cet avenant donnera lieu aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de la signature du présent accord. Formalités de dépôt et publicité Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives. Cette formalité sera réalisée par la remise en main propre d’un exemplaire de l’accord ou par l’envoi d’un exemplaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Le présent accord fera l’objet :
d’un dépôt auprès du secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes ;
d’un dépôt en ligne, par le représentant légal de la Société, sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (« TéléAccords »).
Les termes du présent accord seront portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage ou tout autre support de communication. Fait à Paris, le 15 juin 2023 En six exemplaires
Pour les Entreprises du Groupe :
Pour les salariés :
Les organisations syndicales représentatives au sein du Groupe :
Annexe : Cahier des charges – Modalités d'organisation du vote électronique pour les élections professionnelles (3 pages)
CAHIER DES CHARGES
Modalités d’organisation du vote électronique pour les élections professionnelles
1 – FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES
Système de vote électronique distant Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe sur le territoire national. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).
Période des élections La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.
Nature des élections Les élections à organiser sont des élections professionnelles.
Expertise Le prestataire fournit aux sociétés du Groupe les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Émargement électronique, unicité du vote Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure :
L’unicité et la confidentialité du vote,
L’intégrité du système,
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements Les modalités d’accès aux listes d’émargement et aux taux de participation est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Assistance technique Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24/24 & 7/7.
Dispositif de secours Le dispositif mis en place par le prestataire est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
2 – DÉROULEMENT DU PROCESS
Préparation de l’élection
Le prestataire fournit aux sociétés du Groupe les supports nécessaires afin de préparer la mise en place et le paramétrage de la plateforme de vote dédiée à ces opérations électorales.
Les données pouvant être :
Informations signalétiques du ou des établissements concernés par ces élections.
Informations sur le détail des scrutins concernés.
Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection.
Ces données « électeurs » sont transmises au prestataire aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
Éditer les listes d’émargement.
Détail des listes candidates pour chacun des scrutins
Les éventuels SIRET associés (Concerne les éventuels établissements secondaires).
Transmission des données Le prestataire propose un accès sur son infrastructure informatique afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre les sociétés du Groupe et le prestataire.
Confidentialité des données Le prestataire s’engage ainsi que ses sous-traitants à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
À l’issue du délai légal de recours en contentieux, Le prestataire et son ou ses sous-traitants s’engagent avec l’accord des sociétés du Groupe à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
2.Accès à la plateforme de vote
À partir des données transmises par les sociétés du Groupe et des données générées de façon sécurisée par la plateforme de vote, le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
Les modalités de transmission de ces codes seront déterminées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs Une fois le paramétrage réalisé, Le prestataire organise un vote test effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. L’objectif est de permette aux participants d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
Le déroulé de ce test est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Scellement et descellement du système de vote
Le déroulé de l’étape de scellement et de descellement est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Les étapes de vote de l’électeur
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont chiffrés dès leur expression et restent chiffrés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Les étapes de vote sont détaillées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Clôture et dépouillement
À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.
Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.
Le système génère automatiquement :
Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote chiffrés,
Les listes d’émargement,
Les PV CERFA normalisés,
Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel) pour le 1er tour.
Le process de génération et de fournitures des résultats sont détaillés dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Conservation
Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l'expiration du délai de recours et avec l’accord des sociétés du Groupe le prestataire et son sous-traitant procède à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).
