L’Association KEDGE BUSINESS SCHOOL, Immatriculée au répertoire SIREN sous le numéro 514 005 123 Dont le siège social est sis 680 cours de la Libération à TALENCE (33400), Représentée par Monsieur , en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité à la signature du présent protocole,
Ci-après, dénommée « l’Association » D’une part,
Et
Le Syndicat CFTC SNEPL, Dont le siège social est sis 128 avenue Jean Jaurès, 93 697 PANTIN Cedex Représenté par Monsieur , en sa qualité de Délégué Syndical, dûment habilité à la signature du présent protocole,
Et
Le Syndicat CFE-CGC SYNEP Dont le siège social est sis 59-63 rue du Rocher, 75 008 PARIS Représenté par Monsieur en sa qualité de Délégué Syndical, dûment habilité à la signature du présent protocole,
D’autre part, Ensemble ci-après dénommées les Parties
PREAMBULE
Afin d’améliorer l’organisation des élections professionnelles et de favoriser la participation des salariés, les Parties conviennent de recourir au vote électronique par Internet comme modalité de vote.
Les Parties se sont réunies les 13 et 28 novembre 2018.
Cet accord collectif d’entreprise se substitue intégralement à l’ensemble des normes applicables à l’Association, ayant le même objet (accords collectifs d’entreprise, accords atypiques, usages, engagements unilatéraux et pratiques sociales notamment).
Ceci étant préalablement exposé, il a été convenu ce qui suit dans le cadre du présent accord collectif d’entreprise.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord collectif d’entreprise est applicable à l’ensemble des salariés de l’Association.
ARTICLE 2 – OBJET
Le présent accord collectif a pour objet la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du CSE de 2019.
ARTICLE 3 – RECOURS A UN PRESTATAIRE
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
ARTICLE 4 – CAHIER DES CHARGES
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-5 à R.2314-21 du Code du travail.
Ledit cahier des charges est annexé au présent accord collectif d’entreprise et sera tenu à disposition des salariés et publié sur l’Intranet de l’Association.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire retenu et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 5 – EXPERTISE INDEPENDANTE
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Les prescriptions des articles visés à l’alinéa précédent s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
ARTICLE 6 – RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES (Protection des données personnelles)
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l’Association sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le prestataire devra être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).
ARTICLE 7 – FORMATION AU VOTE ELECTRONIQUE
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée (article R.2314-12 du Code de travail). Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R.2314-12 du Code de travail).
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 8 – COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS
L’Association transmet au prestataire les listes électorales ainsi que les listes de candidats, à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.
Le contenu des listes électorales et des listes de candidats respecte les dispositions du protocole d’accord préélectoral.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF.
Le logo sera communiqué en format JPEG HD. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Les éventuelles photos des candidats sous format JPEG 2x2 cm.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
ARTICLE 9 – BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée, soient identiques pour toutes les listes.
ARTICLE 10 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal (lettre suivie) à son adresse personnelle, un courrier contenant :
L'adresse électronique permettant l'accès au site ;
Son code identifiant ;
La notice ;
La nature de l’information personnelle ;
Les dates du 1er et du 2nd tour des élections ;
Les coordonnées de l’assistance téléphonique.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour, il n’y aura donc pas de second envoi des codes entre le premier et second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra saisir une information personnelle (6 premiers chiffres du numéro de sécurité sociale tel qu’il apparait sur les bulletins de salaire) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur de se connecter à la plateforme de vote. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
Dans l’hypothèse où le salarié ne recevrait pas ses codes par voie postale ou en cas de perte de ces derniers, il devra se présenter auprès de Charlotte POULMARCH à Bordeaux ou Mélanie VILETTE à Marseille (ou toute personne en charge de leur remplacement le cas échéant) afin qu’elle contacte le prestataire pour envoi des codes sur la boîte professionnelle du salarié concerné.
Cette procédure sera possible pour le premier tour jusqu’au 23 janvier 2019 15 heures et pour le second tour jusqu’au 6 février 2019 15 heures.
Il est convenu entre les parties qu’un bilan sera effectué par le service des relations humaines à l’issue du scrutin afin de faire état de la liste des salariés ayant eu recours à cette procédure de « secours ».
ARTICLE 11 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
L’Association
met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 12 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique prévue par le protocole d’accord préélectoral, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'association afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
En sus de cette note explicative, le prestataire remettra au service des relations humaines une vidéo explicative qui sera portée à la connaissance des collaborateurs à deux reprises et bien amont des élections.
Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.
En présence des représentants des listes candidates et des membres du bureau de vote central, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement des urnes. Trois membres du bureau de vote central (situé au siège de l’Association, à Talence) établiront, de façon confidentielle, un mot de passe chacun (en entourant 3 caractères sur un document remis par le prestataire). Chaque feuille sera ensuite insérée dans une enveloppe sécurisée. Ces enveloppes devront être conservées dans un endroit sûr par la Direction des Ressources Humaines. Les talons des enveloppes seront remis au prestataire. Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.
ARTICLE 13 – CONFIDENTIALITE
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
ARTICLE 14 – DEPOUILLEMENT ET RESULTATS
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, être révélé au cours du scrutin aux membres des bureaux de vote présents sur chaque campus.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote central (situé au siège de l’Association, à Talence), sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le descellement des urnes se fait par les membres du bureau de vote central, par l’activation conjointe de 3 mots de passe de déchiffrement.
Le système génèrera automatiquement :
Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés ;
Les listes d’émargement cryptés ;
Les PV CERFA normalisés ;
Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel).
L’ensemble de ces documents au format PDF sera transmis sur clé USB (fournie par le prestataire) aux présidents des bureaux de vote afin qu’ils puissent les contrôler, les signer et proclamer les résultats de leurs scrutins respectifs.
Ils les déposeront conformément aux dispositions légales. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin et réalisée par un expert habilité.
Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
ARTICLE 15 – ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord collectif entrera en vigueur à compter du jour de l’accomplissement des formalités de dépôt visées par l’article 22 du présent accord collectif.
ARTICLE 16 – DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord collectif est conclu pour une durée déterminée.
Cet accord cessera de produire effet à l’issue des élections professionnelles du CSE de 2019.
ARTICLE 17 – SUIVI DE L’ACCORD
Cet accord ne comporte pas de suivi compte tenu de sa durée d’application temporaire et manifestement courte.
ARTICLE 18 – CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
Cet accord ne comporte pas de clause de rendez-vous compte tenu de sa durée d’application temporaire et manifestement courte.
ARTICLE 19 – REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord collectif pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.
ARTICLE 20 – DENONCIATION DE L’ACCORD
Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, le présent accord collectif pourra faire l’objet d’une dénonciation par tout ou partie des Parties signataires.
La dénonciation devra faire l’objet d’une lettre recommandée par avis de réception adressée à l’ensemble des Parties signataires.
La dénonciation produira effet à l’issue d’un délai de préavis de 3 mois, à compter de la date d’envoi de la lettre de dénonciation.
ARTICLE 21 – DEPOT ET PUBLICITE
L’accord collectif sera déposé par l’employeur en 2 exemplaires auprès de la DIRECCTE compétente, dont une version sur support papier et une version sur support électronique, un exemplaire étant adressé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Bordeaux.
Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, un exemplaire anonyme du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE pour publication dans la base de données nationale.
Fait à Talence, Le 7 décembre 2018
En 6 exemplaires Pour l’Association KEDGE BUSINESS SCHOOL Monsieur
Pour l’organisation syndicale CFTC SNEPL Monsieur
Pour l’organisation syndicale CFE-CGC SYNEP Monsieur
