DANS LE CADRE DES ELECTIONS DE RENOUVELLEMENT DU CSE DE DECEMBRE 2023
ENTRE
La Direction de :
SEULS LES PRENOMS ET NOMS DOIVENT ETRE REMPLACES PAR DES « XXXXXXXXXX »VEUILLEZ PROCEDER AUX CORRECTIONS NECESSAIRES
la Société
XXXXXX, (identification)
la Société
XXXXXX, (identification)
constituées en Unité Economique et Sociale (l’UES) par voie d’accord signé
VEUILLEZ PROCEDER AUX CORRECTIONS NECESSAIRES, dont l’activité est régie par la Convention collective VEUILLEZ PROCEDER AUX CORRECTIONS NECESSAIRES
Représentée par XXXX, en qualité de Directeur des Ressources Humaines,
D’UNE PART,
ET
Les organisations syndicales suivantes, représentatives au niveau de l’Unité Economique et Sociale :
Organisation syndicale 1, représentée par XXXX, agissant en qualité de Délégué(e) syndical(e),
Organisation syndicale 2, représentée par XXXX, agissant en qualité de Délégué(e) syndical(e),
VEUILLEZ PROCEDER AUX CORRECTIONS NECESSAIRES = AJOUT DES NOMS DES CONTRALES DYNDICALES
D’AUTRE PART,
CI-APRES DESIGNES ENSEMBLE LES « PARTIES »
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection de renouvellement du CSE de l’UES XXXX dont les scrutins sont prévus les XX et XX mois AAAA. Il s’appuie sur les dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
La Direction entend ainsi :
Faciliter les démarches relatives au vote des salariés de l’UES à l'occasion des élections des comités sociaux et économiques
Améliorer la participation des salariés lors de ce vote, et ce faisant, accroître la qualité du vote et la légitimité des futurs élus du CSE
Renforcer la sécurité du vote par l’utilisation de solutions digitalisées labellisées par l’État
Réduire l’impact opérationnel de l’organisation du vote
À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur:
Les modalités de mise en œuvre du vote électronique
Les caractéristiques du système
Le prestataire retenu
CECI EXPOSE, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Article 1 : RECOURS A UN PRESTATAIRE SPECIALISE
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société XXXXXXXX, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place de système de vote électronique.
Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Ce document sera annexé au Protocole d’Accord Préélectoral relatif à l’élection de renouvellement du CSE de l’UES, dont les scrutins sont prévus les XX et XX mois AAAA, et tenu à la disposition des salariés au Service des Ressources Humaines
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, et en accord avec les recommandations en matière de vote électronique, tous les électeurs de l’UES voteront de manière électronique.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe papier ne sera organisé.
La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société XXXXXXX, (identification), ci-après dénommé le « Prestataire ».
Les Parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Le Prestataire et le système retenu respectent les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure
ARTICLE 2 : CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DU PRESTATAIRE
Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement désignés ci-après par les dénominations « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales, qui sera remis au Prestataire par la Direction. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.
ARTICLE 3 : SCELLEMENT
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le Prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote, les membres du bureau de vote.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection)
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides
ARTICLE 4 : DEROULEMENT DU VOTE
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la Direction. Lors du dépouillement, le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès verbal. La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement et à la supervision technique du système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix. Pour ces électeurs, un poste informatique sera mis à disposition par la Direction des Ressources Humaines, qui assurera à leur bénéfice exclusif une permanence permettant de voter avec ou sans l’aide d’un autre électeur.
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre, :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote
ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)
la composition du bureau de vote
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin
le journal des événements
le code de scellement du Système de vote
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants des listes souhaitant être présents, et d’un représentant au moins de la Direction.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
ARTICLE 5 : INFORMATION DU PERSONNEL
Préalablement au déroulement du vote, chaque salarié de l’UES se verra remettre une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 6 : RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Direction sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 7 : PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Le protocole d'accord préélectoral prévu à l'article L. 2314-6 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 8 : RÈGLEMENT DES LITIGES
Les partenaires signataires conviennent d’appliquer le présent accord dans le même esprit de loyauté et d’ouverture que celui qui a présidé à la conclusion de celui-ci. En cas de survenance d’un litige ou de difficultés relatives à la mise en œuvre ou l’interprétation du présent accord, les partenaires signataires s’engagent à se rencontrer dans les meilleurs délais, afin de rechercher la ou les solutions nécessaires au règlement amiable du différend.
ARTICLE 9 : ENTRÉE EN VIGUEUR – DURÉE – RÉVISION
Il est expressément convenu que le présent accord entre en vigueur le XX mois AAAA et pour une durée déterminée. Il est convenu entre les Parties que cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles des XX et XX mois AAAA et pour toute la durée du mandat des futurs élus.
VEUILLEZ PROCEDER AUX CORRECTIONS NECESSAIRES
En cas d’élection intermédiaire au cours de ce mandat, un avenant viendra préciser les dates d’application du présent accord à l’élection intermédiaire considérée. Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues par le Code du Travail, la demande de révision devant être portée à la connaissance des autres signataires avec un préavis de 15 jours calendaires.
ARTICLE 10 – FORMALITÉS DE DÉPÔT ET DE PUBLICITÉ
Le présent accord collectif : - sera remis en main propre contre décharge aux délégués syndicaux signataires ; - fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité légales. Le présent accord sera ainsi communiqué, à la diligence de la Direction, à la DREETS compétente et déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de XXXXX.
VEUILLEZ PROCEDER AUX CORRECTIONS NECESSAIRES
Fait à Arcueil, le XX mois AAAA, en 5 exemplaires originaux,
VEUILLEZ PROCEDER AUX CORRECTIONS NECESSAIRES
Pour Organisation syndicale 1
XXXX Délégué(e) syndical(e) mandaté(e) Pour Organisation syndicale 2
XXXX Délégué(e) syndical(e) mandaté(e) Pour la Direction de l’UES
XXXX Directeur des Ressources Humaines
VEUILLEZ PROCEDER AUX CORRECTIONS NECESSAIRES = PRECISEZ LES SIGLES DES CENTRALES SYNDICALES
