ACCORD RELATIF AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre :
- La Société HABITAT DE L'ILL, Société Coopérative d'HLM - SIRET N° 77877019800027, dont le Siège social est à ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN, 7 rue Quintenz (67400), Représentée par Madame , agissant en sa qualité de Directrice Adjointe par délégation du Directeur,
ci-après dénommée « l’employeur » ou « l’entreprise » ou « la société »
d'une part,
et :
Le Comité Economique et social, agissant par son secrétaire dûment mandaté,
d'autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Les parties ont convenu des dispositions suivantes, en vue du fonctionnement de l’instance du comité social et économique (CSE), dans le cadre des dispositions actualisées du code du travail. Cet accord de fonctionnement concerne le fonctionnement de l’instance du CSE, sa négociation a été menée dans le cadre de différentes réunions CSE –( 23 janvier 2023, 6 Février 2023, 30 mars 2023, 4 mai 2023, 6 juillet 2023, 21 septembre 2023 et du 25 octobre 2023).
Le présent accord a pour objet de fixer les conditions de fonctionnement du CSE, et notamment :
-les modalités et moyens de fonctionnement du CSE ; - les modalités de consultation du CSE (avec notamment la BDESE) ;
TITRE I Le Comité Social et Economique
Article 1 : Modalités de fonctionnement du CSE
Les modalités de fonctionnement du bureau du CSE sont en partie déterminées par le comité dans le cadre de son règlement intérieur, conformément aux dispositions légales. Les clauses du règlement intérieur ne peuvent en aucun cas contenir des dispositions contraires à celles du présent accord. En outre, les clauses du règlement intérieur imposant à l’employeur des obligations ne résultant pas de dispositions légales sont conditionnées à son accord exprès.
L’approbation du règlement intérieur, dont la rédaction incombe aux membres du CSE, doit être portée à un ordre du jour de séance. Son contenu est présenté et débattu puis voté en réunion à la majorité des membres titulaires présents. Au cours de ce vote, l’Employeur en tant que président du CSE participe au vote. Article 2 : Nombre, fréquence et lieu des réunions
La première réunion de renouvellement de l’institution ne constitue pas une réunion ordinaire périodique. Elle permet l’installation et la désignation des membres du bureau du CSE. Le nombre de réunions périodiques annuelles du CSE est fixé à six ordinaires.
Parmi ces réunions au moins quatre réunions des six réunions ordinaires portent, annuellement, en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
Le CSE peut également se réunir dans le cadre de réunion extraordinaire :
à la demande de l’employeur ;
à la demande de la majorité des membres ;
à la suite de tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves ainsi qu’en cas d’évènements graves liés à l’activité de l’entreprise ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ;
à la demande motivée de deux de ses membres sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.
L’objet de la réunion extraordinaire est communiqué en amont de la tenue de la réunion.
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent. Le suppléant appelé à remplacer un titulaire, temporairement ou définitivement, est déterminé conformément aux dispositions légales. Si un des membres devait être absent, le CSE s’engage à respecter un délai de 2 jours calendaires pour prévenir le président du nom de son remplaçant sauf cas exceptionnel d’absence.
Afin de pouvoir, le cas échéant, participer aux réunions en cas d’absence des titulaires, les suppléants reçoivent les convocations aux réunions à titre indicatif, de même que l’ordre du jour et les documents afférents.
Sans préjudice des possibilités d’assistance prévues par les dispositions légales, le président peut inviter, sous réserve de l’accord du comité, des personnes extérieures à l’entreprise, à participer à tout ou partie de la réunion.
Sans préjudice des textes prévoyant la présence de droit de certaines personnes (expert-comptable…), les membres du comité peuvent inviter, sous réserve de l’accord du président, une personne extérieure à participer à tout ou partie de la réunion. Les réunions du CSE se tiennent au siège de la société. Il est néanmoins convenu que, si cela s’avérait nécessaire, les réunions pourraient se tenir dans tout autre lieu déterminé par l’employeur, garantissant une confidentialité suffisante et tenant compte des déplacements des membres du comité. Les réunions pourront également se tenir en visioconférence sur demande d’un ou plusieurs membres ou de la présidence si la situation le nécessite.
Article 3 : Modalités de convocation, de transmission de l’ordre du jour et des documents associés et de validation du procès-verbal
Les points inscrits à l'ordre du jour sont définis conjointement par le président et le secrétaire. La rédaction incombera au secrétaire qui le transmettra au président pour signature. Il est communiqué aux membres trois jours au moins avant la réunion.
Les membres du CSE sont convoqués trois jours au moins avant la réunion, par le président, par courrier électronique, auquel est joint l’ordre du jour signé.
La documentation des réunions CSE est disponible en version dématérialisée dans un dossier partagé accessible par les membres du CSE (valant BDESE).
Lorsqu’une réunion porte sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, l’Inspecteur de travail et l’agent de prévention des organismes de Sécurité Sociale sont invités :
soit à l’initiative du Président du CSE ou à la demande motivée de deux de ses membres, représentants du personnel ;
soit de droit aux réunions du CSE consécutives à un accident du travail d’au moins 8 jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.
Lorsque la réunion du CSE porte sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, l'ordre du jour est communiqué par le président, au médecin du travail, à l’agent de contrôle de l'Inspection du travail, à l’agent des services de prévention de l'organisme de sécurité sociale et à l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail, compétents pour l'établissement du siège de l'entreprise.
La rédaction du procès-verbal des réunions CSE incombe au secrétaire du CSE qui le transmettra à l’employeur dans les 15 jours suivants la réunion à laquelle il se rapporte, ou si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion. Le procès-verbal est signé par le secrétaire après approbation du procès-verbal en séance. Dans le cadre de la consultation prévue à l'article L. 1233-30 du CT, le procès-verbal est établi et transmis à l'employeur par le secrétaire du comité dans un délai de trois jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de trois jours, avant cette réunion. Article 4 : Moyens de fonctionnement du CSE Article 4.1 : Local et matériel
Il est mis à la disposition du CSE un local aménagé et le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions. Les collaborateurs étant tous équipés d’ordinateurs portables, ce matériel informatique sera utilisé par les membres du CSE afin de réaliser leurs fonctions.
Les membres du CSE accèdent librement au local mis à la disposition de l’institution.
Le CSE peut également inviter des personnalités extérieures, syndicales ou autres, dans les conditions prévues par les articles L. 2142-10 et L. 2142-11 du code du travail. En cas d’organisation de réunions d’informations dans ce local, celles-ci ont lieu en dehors du temps de travail des participants. Toutefois, les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent se réunir sur leur temps de délégation.
Le local mis à disposition pourra en cas de difficulté de disponibilité de salle de réunion, être intégré au planning de réservation des salles de réunion et utilisables par l’ensemble des collaborateurs. Les membres du CSE seront prioritaires en cas de chevauchement de planning et/ou réunion urgentes à tenir. Article 4.2 : Budgets
Le CSE bénéficie d’une subvention de fonctionnement ainsi que d’une contribution au financement des activités sociales et culturelles, dans les conditions suivantes : -subvention de fonctionnement : 0,20 % de la masse salariale brute, -contribution au financement des activités sociales et culturelles : 0,69% de la masse salariale brute
Il est précisé que la masse salariale brute est l’ensemble des salaires bruts versés aux salariés sur l’année N-1.
Une partie du montant de l'excédent annuel de chaque budget peut être transféré dans l’autre dans les conditions et limites fixées par les dispositions légales et règlementaires en vigueur.
Les subventions font l’objet d’un premier versement au cours du 1er trimestre puis d’un second courant du 2ème trimestre de chaque année sur les deux comptes du CSE.
Le budget de fonctionnement doit être utilisé pour couvrir les dépenses liées à l’administration courante du comité et lui garantir une certaine autonomie financière pour exercer ses attributions économiques et professionnelles.
Concernant l’utilisation du budget des activités sociales et culturelles, elle doit répondre à trois critères :
Avoir un caractère facultatif (non obligatoire pour l’employeur) ;
Avoir une finalité sociale ;
Etre instituée au profit des salariés.
Le règlement intérieur du CSE prévoira les modalités de vote concernant la gestion et l’utilisation du budget de fonctionnement et des activités sociales et culturelles. Article 4.3 : Crédit d’heures de délégation
Les membres titulaires du CSE bénéficient d’un crédit d’heures de délégation déterminé conformément à la loi en fonction de l’effectif de la société.
Annualisation des heures de délégation :
Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois.
Un membre ne peut disposer dans le mois de plus de 1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie. Afin de cumuler ces heures de délégations, le représentant doit informer le Service Ressources Humaines par tous moyens écrit et réceptionnés au plus tard 8 jours avant la date prévue de l’utilisation.
Mutualisation des heures de délégation :
Les heures de délégations sont également mutualisables entre les membres. Les élus peuvent se répartir les heures entre eux, sans que cela ne conduise l’un deux à disposer dans le mois, de plus d’1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire.
Pour ce faire les membres titulaires du CSE doivent informer le Service Ressources Humaines de cette mutualisation des heures de délégation dans les conditions règlementaires applicables, à savoir :
-en informant l’employeur par un document écrit précisant l’identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chaque membre, -en respectant un délai de prévenance de huit jours avant l’utilisation des heures transférées. Ce délai peut être porté à 3 jours en cas de circonstances exceptionnelles,
-dans une limite mensuelle qui ne doit pas conduire l'un des membres du CSE à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire du CSE.
Pour les membres du CSE, qui sont en forfait annuel en jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillé fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à 4 heures d’exercice de mandat.
Article 4.4 : Principe d’utilisation des heures de délégations des représentants du personnel : Bon de délégation.
Pour une meilleure organisation du travail, il est convenu que les représentants du personnel qui s’absentent pour utiliser leurs heures de délégation dans le cadre de leur/s mandat/s informent au préalable leur responsable hiérarchique (N+1) en respectant, sauf circonstances exceptionnelles, un délai de prévenance de 3 jours calendaires avant la prise de ces heures.
Afin d’assurer le suivi de ces heures de délégation, les représentants du personnel qui utilisent ces heures saisissent leur demande dans le logiciel de gestion de temps en mentionnant la date et la durée prévisible. Pour les représentants qui disposent de mandats distincts, la demande d’utilisation mentionne, en commentaire, la nature du mandat au titre duquel les heures de délégation sont utilisées.
Article 4.5 : Modalités de la formation des membres du CSE
Les membres du CSE bénéficient, à la charge de l’entreprise, de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, dans les conditions légales et règlementaires.
La formation économique des membres est à la charge du CSE.
La formation est dispensée lors de la première désignation puis renouvelée lorsque le représentant a exercé son mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non.
Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation.
Les modalités de prise, de demande et de report du congé de formation sont définies par les dispositions règlementaires en vigueur.
Article 5 : Consultations récurrentes du CSE
Les parties conviennent de définir dans le présent accord : -le contenu, la périodicité et les modalités des consultations récurrentes du CSE ainsi que la possibilité de rendre un avis unique sur ces thèmes ; -les délais dans lesquels les avis du CSE sont rendus.
Les consultations récurrentes prévues par l’article L.2312-17 du Code du Travail font l’objet d’une consultation organisée. Le contenu des informations sur lesquelles portent les consultations récurrentes est limitativement fixé comme suit :
La consultation d’orientations stratégiques :
Les procédures d’information et consultation au titre des orientations stratégiques de l’entreprise ont lieu tous les 3 ans avec la présence d’au moins un membre du Conseil d’administration. La consultation s’appuie sur les supports existants soient les chiffres RH et le plan stratégique ;
La consultation sur la situation économique et financière :
Les procédures d’information et consultation au tire de la situation économique et financière sont mises en œuvre tous les ans. La consultation s’appuie sur le rapport d’activité, le rapport financier et le rapport du commissaire aux comptes
La consultation sur la politique sociale, conditions de travail et d’emploi :
Les procédures d’information et consultation au titre de la politique sociale, conditions de travail et d’emploi sont mises en œuvre tous les ans.
Il sera possible d’effectuer une expertise conformément aux règles légales en vigueur.
Dans le cas où, ces trois consultations récurrentes se déroulent la même année, elles pourront être regroupées et donner lieu à un avis unique.
Pour l’ensemble des consultations, les données remises porteront sur l’année N-2 ; N-1, et N .
En l’absence d’avis rendu par le CSE dans le délai imparti, celui-ci sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif. Article 6 : Délai des avis rendus pour les consultations ponctuelles et récurrentes du CSE
Le délai d’examen accordé au comité social et économique pour rendre un avis est fixé par le code du travail à l’art R2312-6. comme suit :
1 mois en cas d’absence d’expertise ;
2 mois en cas d’expertise.
La remise du document technique aux élus dans la BDESE constitue le point de départ du délai d’examen, sauf dispositions légales spécifiques.
En l’absence d’avis rendu par le CSE, celui-ci est réputé avoir été consulté et rendu un avis négatif à l’expiration du délai ci-avant.
Article 7. Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)
7.1 Contenu, Thématiques et périodicité
La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) remplace la BDES depuis le 25 août 2021 suite à la publication de la loi climat et résilience qui a donné un rôle aux élus en matière environnementale. Elle sert de support aux consultations et informations récurrentes du CSE, comme ponctuelles le cas échéant.
L’investissement social :
Évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté
Évolution des effectifs mois par mois, des emplois par catégorie professionnelle
Formation professionnelle (investissements en formation,
l’investissement matériel et immatériel ;
l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;
Analyse de la situation respective des femmes et des hommes par catégorie professionnelle de promotion professionnelle, de rémunération effective
Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification
les fonds propres et endettement ;
Capitaux propres de l'entreprise
Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières, impôts et taxes
l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
Évolution des rémunérations salariales (frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe,)
Épargne salariale : intéressement, participation
les activités sociales et culturelles ;
la rémunération des financeurs ;
les flux financiers à destination de l’entreprise.
Environnement
Politique générale en matière environnementale : organisation de l'entreprise pour prendre en compte les questions environnementales et les démarches d'évaluation ou de certification en matière d'environnement
Économie circulaire : utilisation durable des ressources (consommation d'eau et d'énergie)
7.2 Simplification
Les parties conviennent entre elles que les données chiffrées dans la BDESE sont communiquées pour :
Les 2 années précédentes
L’année en cours
Les données sont mises à jour par l'entreprise et selon les périodicités prévues par le code du travail pour, d'une part, garantir le caractère récurrent et pertinent des informations dont le CSE est destinataire au titre de ses prérogatives économiques, financières et sociales, d'autre part, assurer et permettre la bonne fin de ses consultations et l'émission de ses avis à ce titre. Conformément aux dispositions légales, la mise à jour des données dans la BDESE vaut communication aux élus. A chaque actualisation, l’employeur en informera les représentants du personnel, a minima par courrier électronique.
7.3 Mise à disposition
Les droits d’accès à la BDESE attribués par l’employeur aux membres du CSE sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers, pour quelle que raison que ce soit. La BDESE, qui sera disponible sous format informatique ne pourra faire l’objet d’un usage conduisant à une altération du document initial tant dans sa forme que dans son contenu. Les élus titulaires et suppléants du CSE ainsi que les représentants syndicaux au CSE ont accès à la base sous format numérique (sous format PDF).
TITRE 2 DISPOSITIONS FINALES
Article 1 : Devoir de discrétion et confidentialité des documents
Il est rappelé que les membres de la délégation du personnel du CSE et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. La BDESE mentionne la durée de ce caractère confidentiel pour chaque donnée concernée.
Article 2 : Durée, entrée en vigueur et révision
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à compter de son dépôt.
Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation conformément aux dispositions légales.
Toute disposition du présent accord peut être modifiée après négociation entre les parties signataires, par un avenant conclu dans les conditions prévues par l’article L. 2261-7 du Code du travail.
La demande de révision devra être notifiée à l’ensemble des signataires du présent accord par lettre recommandée avec accusé réception, ou par courriel, en signifiant un ou les points susceptibles d’être révisés.
Une réunion avec l’ensemble des signataires devra être organisée au plus tard dans un délai de 3 mois afin d’examiner les suites à donner à cette demande.
Toute modification devra faire l’objet d’un avenant. Article 3 : Formalités de dépôt et de publicité
Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la direction : -un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre à chaque signataire ; - -deux exemplaires, dont une version signée des parties et une version publiable et anonyme, seront déposés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail ;
Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service du Secrétariat Général et sur la plateforme de mise à disposition des documents de l’entreprise.
