ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE EN VUE DE L'ELECTION DES MEMBRES DU
ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE EN VUE DE L'ELECTION DES MEMBRES DU
COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
L'Unite Economique et Sociale (« UES ») HELVETIA regroupant les societes suivantes:
Raison sociale : HELVETIA Compagnie Suisse d'Assurances
Societe anonyme de droit suisse, au capital social : 82.621.900 francs suisses, immatriculee sous le n° CHE-101.400.176 au registre du commerce de canton de Saint-Gall - Siege social : 40, Dufourstrasse, 9001 Saint Gall, Suisse Siege special pour la France a Le Havre (76600), 25 quai Lamande lmmatricule au RCS du Havre sous le numero 775 753 072, Siret : 775-753-072 00237 Code NAF (APE) : 6512Z / Assurances Raison sociale : HELVETIA Compagnie Suisse d'Assurances
Societe anonyme de droit suisse, au capital social : 82.621.900 francs suisses, immatriculee sous le n° CHE-101.400.176 au registre du commerce de canton de Saint-Gall - Siege social : 40, Dufourstrasse, 9001 Saint Gall, Suisse Siege special pour la France a Le Havre (76600), 25 quai Lamande lmmatricule au RCS du Havre sous le numero 775 753 072, Siret : 775-753-072 00237 Code NAF (APE) : 6512Z / Assurances
et
Raison sociale : HELVETIA ASSURANCES SA Capital social: 94 400 000,00 Euros Siege social: 25 quai Lamande, 76600 Le Havre lmmatricule au RCS de Nanterre sous le numero 339 489 379 Siret : 339-489-379 00067 Code NAF (APE): 6512Z I Assurances Raison sociale : HELVETIA ASSURANCES SA Capital social: 94 400 000,00 Euros Siege social: 25 quai Lamande, 76600 Le Havre lmmatricule au RCS de Nanterre sous le numero 339 489 379 Siret : 339-489-379 00067 Code NAF (APE): 6512Z I Assurances composant l'Unite Economique et Sociale (UES) reconnue par le protocole d'accord relatif a la mise en place d'une UES Helvetia, signe en date du 15 janvier 2013. Les Entreprises composant l'UES Helvetia sont, ci apres, collectivement denommees « l'Entreprise »,
et representees paragissant en qualite de Mandataire General pour la France de Helvetia Compagnie Suisse d'Assurances et de President Directeur General pour Helvetia Assurances SA,
D'une part,
Et:
L'Organisation syndicale CFDT, representee par Delegue syndica 1 ,
Ci-apres designees «
Les Parties signataires ».
Accord relatif au vote electronique en vue de /'election des membres du CSE , en sa qualite de
D'autre part,
1115
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
En application des dispositions de !'article L.2314-26 du code du travail, l'Entreprise procedera aux modalites d'organisation de !'election des membres du Camile Social Economique de l'Entreprise par vote electronique pour l'annee 2023.
Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail precisent les conditions et les modalites de vote par voie electronique pour !'election des membres de la delegation du personnel du comite social et economique.
La deliberation n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l'informatique et des libertes formule des recommandations sur la mise en place du vote electronique.
Dans ce cadre, les parties signataires ont etudie l'opportunite de recourir au vote electronique pour organiser les elections des membres de la delegation du personnel au Comite Social et Economique.
Les informations et temoignages recueillis ont conforte les parties dans !'appreciation que le vote electronique est de nature a ameliorer les processus de vote au sein de l'Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et securiser !'organisation du processus electoral,
de faciliter le vote pour les salaries en mission ou en deplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des resultats securises et affiches en quelques minutes,
d'augmenter le niveau de participation,
d'inscrire le processus electoral dans une demarche de preservation de l'environnement,
Poursuivre le processus de developpement de la digitalisation au sein de la Societe
En consequence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote electronique, dans le cadre et selon les conditions et modalites decrites ci-apres.
Conformement aux dispositions du Code du travail, ce systeme de vote electronique comporte des garanties et modalites specifiques dont :
anonymat et secret du vote : impossibilite d'etablir un lien quelconque entre un vote emis et un electeur en particulier;
sincerite et integrite du vote : stricte conformite entre bulletin choisi par l'electeur et bulletin enregistre dans l'urne electronique ;
unicite du vote ; impossibilite de voter plusieurs fois pour un meme scrutin ;
confidentialite et liberte du vote : exercice du droit de vote sans pression exterieure ;
intervention d'un prestataire exterieur charge de !'organiser suite a un appel d'offres de marche
(comportant un cahier des charges) lance par l'Entreprise afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires ;
formation relative aux modalites de fonctionnement du systeme de vote electronique dispensee quelques jours avant le premier tour de scrutin ;
information par voie de notice des salaries utilisant le vote electronique ;
securisation du vote au moyen de :
chiffrement et cryptage ;
codes d'acces confidentiels pour chacun des votants ;
edition de cles de chiffrement a destination des membres du bureau de vote
existence d'un dispositif de secours pour parer a toute panne ou tout dysfonctionnement.
Plus generalement, le systeme retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R.2314-9 et R.2324-5 (respect du principe de securite).
Article 1. Champ d'application du present accord
Le present accord s'applique a !'ensemble des collaborateurs de l'Entreprise ayant la qualite d'electeurs a la date du premier tour de scrutin de !'election des membres du Comite Social Economique lors de l'annee 2023.
Les parties conviennent que le vote electronique est la seule modalite de vote possible, ce qui exclut le vote a bulletin secret sous enveloppe. Accord re/atif au vote e/ectronique en vue de /'election des membres du CSE2115
Article 2. Portee du present accord Le present accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L.2232-11 et suivants du Code du travail.
L'ensemble des dispositions du present accord complete celles de la convention collective des socletes d'assurances du 27 mai 1992 (IDCC 1672) et de la convention collective nationale de !'inspection d'assurance du 27 juillet 1992 (IDCC 1679) consacrees aux elections des representants du personnel.
Pour le cas ou des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la convention collective precitee viendraient a etre plus avantageuses que celles du present accord, elles seraient immediatement appliquees. Dans le cas contraire, seules prevaudraient les dispositions du present accord. Article 3. Duree du present accord et eventual renouvellement Le present accord est a duree determinee. II est conclu dans le but d'etre applique a la seule election des membres du Comite Social Economique de l'annee 2023, soit durant tout le temps du deroulement du processus electoral. Article 4. Unicite du present accord Le present accord forme un tout indivisible ; ce tout est de meme valeur et de memes effets de droit pour !'ensemble des parties signataires.
Ce tout indivisible inclut les annexes jointes au present accord.
Article 5. Adhesion au present accord Conformement a !'article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale representative dans l'Entreprise et non-signataire du present accord pourra y adherer ulterieurement.
L'adhesion produira effet sous reserve :
De sa redaction sous forme d'acte ecrit et signe par le representant legal de !'organisation syndicale desireuse d'adherer ;
Du depot de cet acte au secretariat-greffe du conseil de prud'hommes competent ainsi que sur la plateforme: https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures
De la notification, dans un delai de huit jours, de cet acte aux parties deja signataires.
Article 6. Modification eventuelle du present accord Le preser'lt accord peut etre modifie a !'initiative des parties signataires a l'issue d'une negociation. Toute modification fera l'objet d'un avenant:
Signe par les parties signataires ;
Soumis aux memes formalites de publicite que l'accord initial.
Article 7. Principe du recours a un prestataire Conformement aux principes enonces dans le preambule du present accord, un appel d'offres de marche comportant un cahier des charges a ete effectue par l'Entreprise afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires et de selectionner celui qui sera charge de mettre en ceuvre et de faire fonctionner le systeme de vote electronique objet du present accord.
Le cahier des charges figure en annexe du present accord.
Le nom du prestataire retenu est communique aux organisations syndicales representatives signataires du present accord. : VOXALI-DOCAPOST
Accord re/atif au vote e/ectronique en vue de /'election des membres du CSE3115
Article 8. Respect de la loi « lnformatique et Libertes »
La mise en ceuvre et le fonctionnement du systeme de vote electronique donneront lieu au respect de la loi « lnformatique et Libertes » et de ses textes d'application.
En application des recommandations de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative a la securite des systemes de vote par correspondance electronique notamment via internet, l'Entreprise mettra en ceuvre les dispositions suivantes :
Associer le conseil et !'assistance du Delegue a la protection des donnees (DPO)
Realisation d'une analyse d'impact sur la protection des donnees.
Le fichier sera inscrit par le DPO dans le Reqistre des activites de traitement de l'Entreprise
Les electeurs seront informes des conditions dans lesquelles leurs donnees seront traltees.
Des mesures de securite adaptees seront prevues au regard des risques.
De plus, le systeme doit repondre aux caracteristiques suivantes :
Les fichiers comportant les elements d'authentification des electeurs, les cles de chiffrement et de dechiffrement et le contenu de l'urne ne doivent etre accessibles qu'aux personnes chargees de la gestion et de la maintenance du systeme,
Le systeme de vote electronique dolt pouvoir etre scelle a l'ouverture et a la cloture du scrutin.
Les donnees relatives aux electeurs inscrits sur les listes electorales ainsi que celles relatives a leur vote sont traitees par des systemes informatiques distincts, dedies et isoles.
Le traitement du fichier des electeurs est etabli a partir des listes electorales. II a pour finalite de delivrer a chaque electeur un moyen d'authentification, d'identifier les electeurs ayant pris part au vote et d'editer les listes d'emargement.
L'emargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrees sur un support distinct de celui de l'urne electronique, scelle, non reinscriptible, rendant son contenu inalterable et probant. Les donnees du vote font l'objet d'un chiffrement des !'emission du vote sur le poste de l'electeur.
Le fichier du contenu de l'urne electronique recense les votes exprimes par voie electronique. Les donnees de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant
!'identification des electeurs afin de garantir la confidentialite du vote.
Le systeme de vote electronique, prealablement a sa mise en place ou a toute modification substantielle de sa conception, est soumis a une expertise independante, destinee a verifier le respect des prescriptions enoncees ci-dessus. Le rapport de !'expert est tenu a la disposition de la Commission Nationale de l'lnformatique et des Libertes ainsi qu'a !'ensemble des electeurs et des organisations syndicales representatives sur !'Intranet de l'entreprise. En application des dispositions de !'Article R.2314-9 et de l'arrete du 29 novembre 2021, cette expertise ne s'impose pas en !'absence de modification substantielle du systeme de vote electronique choisi. En !'absence de modifications substantielles, le prestataire VOXALY DOCAPOSTE fournira a l'Entreprise le dernier rapport d'expertise effectue de mains de 12 mois.
Pendant le deroulement du vote, aucun resultat partiel n'est accessible. Toutefois, le taux de participation peut etre consulte a tout moment par les personnes habilites de la Societe.
Des la cloture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'emargements et les etats courants geres par les serveurs sont figes, horodates et scelles automatiquement sur !'ensemble des serveurs.
Le decompte des voix apparait alors lisiblement a l'ecran et fait l'objet d'une edition securisee afin d'etre porte au proces-verbal. Article 9. Modalites d'organisation du vote electronique Un protocole d'accord preelectoral reglant, pour l'annee 2023, le detail des modalites d'organisation de !'election des membres du Comite Social Economique de l'Entreprise (dont celles du vote electronique) sera propose a la signature des organisations syndicales representatives dans l'Entreprise au cours du processus d'organisation des elections des Representants du Personnel.
D'ores et deja, les signataires du present accord s'accordent pour dire que :
Les salaries electeurs de l'Entreprise pourront voter dans les conditions suivantes : le dispositif d'election par vote electronique sera accessible par les salaries pendant une duree de
trois jours ouvres. Les salaries pourront se connecter a !'interface via leur identifiant et mot de passe individuel.
Accord re/atif au vote electronique en vue de /'election des membres du CSE4115
La securisation et le cryptage (cf. cahier des charges figurant en annexe du present accord) permettront aux salaries electeurs de l'Entreprise de voter sur leurs pastes informatiques mis a leur disposition par l'entreprise pendant leurs heures de travail
Une note d'information sera envoyee par l'Entreprise a ses salaries electeurs au cours du processus electoral. Cette note:
Sera redigee par le prestataire vise a !'article 7 du present accord ;
Detaillera, dans un style clair et accessible a tous, les modalites, conditions et regles de fonctionnement du vote electronique afin de faciliter !'appropriation de cette technique de vote.
Article 10. Transmission au prestataire vise a !'article 7 des listes electorales, des listes de candidats et de la communication electorale
Article 10.1. Transmission des listes electorales
En application des dispositions du Code du travail, la charge d'etablir les listes des electeurs et eligibles pour !'election des membres du Comite Social Economique revient a l'Entreprise.
Celle-ci s'acquittera de cette obligation et en assurera la transmission des contenus au prestataire vise a !'article 7 du present accord dans les conditions fixees par le protocole d'accord preelectoral reglant, pour l'annee 2023, le detail des modalites d'organisation de !'election des membres du Comite Social Economique de l'Entreprise.
Le controle de la conformite et de la stricte correspondance entre contenus des listes importees sur le systeme de vote electronique et contenus des listes electorales transmises au prestataire est effectue sous la responsabilite de l'Entreprise.
De son cote, le prestataire vise a !'article 7 du present accord assurera, des reception desdites listes, leur securite et leur confidentialite.
Article 10.2. Transmission des listes de candidats
Les listes de candidats, pour le premier tour de scrutin et lors d'un eventuel second tour, seront etablies conformement aux dispositions du protocole d'accord preelectoral reglant, pour l'annee 2023, le detail des modalites d'organisation de !'election des membres du Comite Social Economique.
Ces listes de candidats seront adressees, pour integration dans le systeme de vote electronique, par l'Entreprise au prestataire vise a !'article 7 du present accord suivant modalites et delais prevus par protocole d'accord preelectoral reglant, pour l'annee 2023, le detail des modalites d'organlsation de !'election des membres du Comite Social Economique de l'Entreprise
Article 10.3. Transmission de la communication electorale
Le protocole d'accord preelectoral reglant pour l'annee 2023, le detail des modalites d'organisation de !'election des membres du Comite Social Economique de l'Entreprise, determinera les conditions de transmission de la communication que les candidats destinent aux electeurs pour le premier tour de scrutin et a !'occasion d'un eventuel second tour au prestataire vise a !'article 7 du present accord.
Article 11. Bulletins de vote
Le cahier des charges du prestataire vise a !'article 7 du present accord lui imposera !'elaboration d'un materiel de vote assurant l'egalite de traitement entre tous les candidats participant a !'election.
D'ores et deja, ii est acquis que :
Les listes de candidats seront presentees sur les ecrans des pastes ou les ecrans informatiques permettant le vote, dans l'ordre alphabetique des appellations, noms ou sigles les identifiant (appellations, noms ou sigles choisis par les organisations syndicales lors du premier tour et par d'autres candidats en cas d'eventuel second tour) ;
La dimension des bulletins et la typographie utilisee seront strlctement identiques pour toutes les listes et permettront leur affichage sur une page d'ecran unique avec une resolution standard.
Accord relatif au vote electronique en vue de /'election des membres du CSE5115,,.--os L
Article 12. Tests et crash tests de verification du systeme de vote electronique
Prealablement a sa mise en service operationnelle a !'occasion du processus electoral, le systeme de vote electronique sera soumis a une serie de tests visant a evaluer ses performances, sa fiabilite et sa conformite generale aux exigences du cahier des charges.
Ces tests seront organises dans les conditions suivantes :
Participants :
Le prestataire vise a !'article 7 du present accord
Un representant de l'Entreprise
Un representant de chacune des organisations syndicales representatives signataires du present accord
Un representant designe par !'ensemble du Comite Social Economique actuellement en place
Le temps passe a la participation de la serie de tests visee au present article est decompte et paye comme temps de travail effectif.
Article 13. Formation a !'utilisation du systeme de vote electronique
Une formation a !'utilisation du systeme de vote electronique sera organisee et payee par l'Entreprise. Elle sera dispensee par le prestataire et/ou l'Entreprise vise a !'article 7 du present accord. Le temps passe a la participation a la formation visee au present article est decompte et paye comme temps de travail effectif.
Article 14. Expertise
En application des dispositions du code du travail en son article R.2314-9, concernant le controle du systeme du vote electronique par un expert independant, le prestataire dOment nomme a !'article 7 du present accord, a fourni !'ensemble des rapports d'expertise concernant la securisation et la fiabilisation du logiciel selon les normes definies par la CNIL notamment dans ses deliberations n°2019-053 du 25 avril 2019. Le rapport d'expertise est mis a disposition de !'ensemble des salaries et des organisations syndicales representatives des salaries sur !'Intranet. II est rappele que :
Prealablement a sa mise en place ou a toute modification substantielle de sa conception, le systeme de vote electronique est soumis a une expertise independante destinee a verifier le respect des articles R. 2314-5 a R. 2314-8.
La chambre sociale de la Cour de cassation dans son arret du 24 novembre 2021, n°20-17.073 vient precise qu'en !'absence de modification substantielle du systeme, !'article R.2314-9 du Code du travail n'impose pas qu'une telle expertise soit diligentee avant chaque scrutin
le rapport de !'expert est tenu a la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des
libertes.
Article 15. Cellule d'assistance technique
Le Code du travail impose, en cas de recours au systeme du vote electronique, la mise en place d'une cellule d'assistance technique chargee, entre autres, de veiller au bon fonctionnement et ala surveillance du systeme de vote electronique.
Par consequent, une cellule d'assistance technique sera mise en place dans les conditions suivantes :
Composition : la cellule d'assistance technique sera composee des representants du prestataire nomme a !'article 7 du present accord, des membres du bureau de vote, d'un representant de chacune
des organisations syndicales candidates au premier tour des elections, et de tout representant de la Direction designe.
Missions : la cellule d'assistance technique a pour missions de :
Proceder avant que le vote ne soit ouvert, a un test du systeme de vote electronique dematerialise et verifie que l'urne electronique est vide, scellee et chiffree par des cles delivrees a cet effet ;
Accord relatif au vote e/ectronique en vue de /'election des membres du CSE6/15 /
Proceder avant que le vote ne soit ouvert, aun test specifique du systeme de depouillement a !'issue duquel le systeme est scelle :
Controler a !'issue des operations de vote et avant les operations de depouillement, le scellement
de ce systeme.
Assurer une assistance technique pendant la duree du processus electorale
Le temps consacre au fonctionnement de la cellule visee au present article est decompte et paye comme temps de travail effectif.
Article 16. Depot et publicite Un exemplaire signe du present avenant est remis a chaque signataire. Conformement aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail, le present accord fera l'objet des formalites de depot suivantes :
Un exemplaire original depose au Secretariat du Greffe du Conseil des Prud'hommes du Havre.
Le present accord sera, en application de !'article L. 2231-5-1 du Code du travail et rendu public dans une version anonymisee et verse dans la base de donnees nationale.
II entrera en vigueur et produira tous effets de droit le lendemain de l'accomplissement des operations precitees.
Fait a Le Havre, le 20 septembre 2023, en autant d'exemplaires originaux (annexes incluses) paraphes et signes que de parties signataires.
L'Entreprise, representee par: en sa qualite de de Mandatalre General pour la France de Helvetia Compagnie Suisse d'Assurances et de President Directeur General pour Helvetia Assurances SA (
L'Organisation syndicale CFDT, representee par
Madame Karine SANTONI-VALENZA, en sa qualite de Delegue1 syndical ,
.[ Annexe jointe :
Cahier des charges relatif a la prestation d'organisation materielle et technique du processus de vote electronique de !'election de l'annee 2023 des membres du Comite Social Economique.
Accord relatif au vote e/ectronique en vue de /'election des membres du CSE7/15
ANNEXE 1-CAHIER DES CHARGES
1- PRESENTATION GENERALE DES BESOINS: VOTE ELECTRONIQUE
1.1-. Contexte de mise en ceuvre du vote electronique Dans le cadre de !'organisation des elections professionnelles, l'UES HELVETIA Composee de la Societe anonyme de droit suisse HELVETIA Compagnie Suisse d'Assurances et de HELVETIA ASSURANCE SA, designees par l'Entreprise ci-dessous, souhaite mettre en oeuvre un systeme de vote electronique par Internet. Le systeme de vote electronique concernera environ 450 electeurs, repartis en deux colleges.
Les elections organisees sont celles du Comite Sociale Economique en application des dispositions de l'ordonnance du 22 septembre 2017. L'organisation de ces elections est encadree par le code du travail et les dispositions de la Convention Collective des societes d'assurances du 27 mai 1992 (IDCC 1672) et de la convention collective nationale de !'inspection d'assurance du 27 juillet 1992 (IDCC 1679)
Le systeme de vote electronique propose devra etre conforme en tous points aux prescriptions de l'arrete du Decret n° 2017-1819 du 29 decembre 2017, de la deliberation n°2019-053 du 25 avril 2019 de la commission nationale de l'informatique et des libertes et des dispositions du Code du travail relatifs aux conditions et aux modalites de vote par voie electronique pour les elections du Comite Social Economique.
1.2. Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
La gestion de la preparation des elections en vote electronique, sous le controle de la Direction des Ressources Humaines
La mise en oeuvre du systeme de vote electronique
La mise en oeuvre du systeme de depouillement des bulletins de vote electronique et !'elaboration des etats des resultats permettant !'affectation des sieges
FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Fonctionnalites generales.
- Systeme de vote electronique distant.
Le systeme de vote electronique ne sera pas heberge par l'Entreprise mais chez un prestataire externe.
II sera rendu accessible aux electeurs de maniere securisee, 24 heures sur 24 durant toute la periode des elections, via le web du reseau Internet.
- Periode des elections.
La duree du 1er tour de scrutin sera determinee dans le protocole preelectoral relatif aux elections professionnelles, durant cette periode les electeurs pourront acceder a !'application de vote 24 heures sur 24. En cas de 2nd tour !'application de vote electronique sera accessible durant la meme periode.
- Nature des elections.
Les elections a organiser sont les elections du Comite Social economique des membres titulaires et suppleants. Les electeurs pourront participer a !'ensemble des elections pour lesquels ils detiennent des droits de vote.
- Securisation du systeme propose.
Le systeme de vote electronique propose par le prestataire devra repondre aux exigences Accord relatif au vote electronique en vue de /'election des membres du CSE8115
minimales suivantes :
Articles R.2314-9 et R.2324-5 du code du travail,
Decret n° 2017-1819 du 29 decembre 2017 relatif au comite social et economique
Recommandation de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019
Le systeme doit assurer la confidentialite des donnees transmises, notamment de celles des fichiers constitues pour etablir les listes electorales, ainsi que la securite de l'adressage des moyens d'authentification, de l'emargement, de l'enregistrement et du depouillement des votes.
Les fichiers comportant les elements d'authentification des electeurs, les cles de chiffrement et de dechiffrement et le contenu de l'urne ne doivent etre accessibles qu'aux personnes chargees de la gestion et de la maintenance du systeme.
Le systeme de vote electronique doit pouvoir etre scelle a l'ouverture et a la cloture du scrutin.
Les donnees relatives aux electeurs inscrits sur les listes electorales ainsi que celles relatives a leur vote sont traitees par des systemes informatiques distincts, dedies et isoles (« fichiers electeurs » et « urne electronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournira a l'Entreprise, les conclusions du rapport d'expertise de son systeme de vote electronique s'il existe, ou s'engagera a mettre a disposition de l'Entreprise, les documents necessaires pour la realisation d'une expertise independante mandatee par l'Entreprise.
Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec !'expert designe afin de permettre une expertise de son systeme effectuee selon les regles de l'art.
Scenario de vote
Definition des differentes etapes
Le scenario de vote electronique comportera les etapes suivantes pour chaque election :
une etape d'identification de l'electeur; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront controles avant d'acceder au vote
une etape de presentation des listes de candidatures en presence.
le choix par l'electeur d'une seule liste parmi celles proposees, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilite de rayer des candidats presents dans la liste choisie
la presentation du bulletin de vote definitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayes
la confirmation par l'electeur du choix effectue
la confirmation a l'electeur par le systeme de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilite pour l'electeur d'imprimer un « ticket » confirmant l'enregistrement de son vote
Emargement electronique, unicite du vote Par ailleurs, le systeme de vote electronique enregistrera un emargement apres confirmation du vote par l'electeur et ne permettra plus a ce dernier d'effectuer un nouveau vote pour cette meme election (unicite du vote).
Enchainement des elections Par contre, si l'electeur a la possibilite de participer a plusieurs elections, le systeme proposera a l'electeur de poursuivre le deroulement du scenario pour realiser le vote suivant.
Traitements sous-jacents Lars de la prise en compte d'un vote, le systeme doit assurer:
L'unicite et la confidentialite des votes ; le systeme doit garantir /'anonymat des choix exprimes par un electeur et l'unicite du vote pour chaque election a laquelle participe cet e/ecteur.
A cette fin, les emargements d'une part et l'urne electronique d'autre part, doivent etre enregistres sur des systemes dedies et distincts. Accord relatif au vote e/ectronique en vue de /'election des membres du CSE9/15 r
la securisation de la prise en compte des choix effectues par Jes electeurs et des resultats elabores ensuite a parlir des votes enregistres
A cette fin, le systeme propose doit pouvoir notamment etre scelle apres une phase de test et les votes doivent etre enregistres chiffres avec des cles en possession des seuls membres du bureau de vote.
Procedure d'ouverture des elections
L'ouverture des elections est realisee par les membres du bureau de vote designes au sein de l'Entreprise. Ces membres comportent un President et deux assesseurs.
Etapes
La procedure d'ouverture des elections comportera les etapes « en ligne » suivantes :
l'acces securise a la procedure d'ouverture ;
le President et ses Assesseurs seront en possession de codes d'acces specifiques permettant /eur identification
le controle du scellement du systeme de vote electronique
le controle des urnes electroniques qui doivent etre vides
la creation d'une cle de chiffrement des bulletins de vote, remise « en ligne » au prestataire, et dont la cle de dechiffrement correspondante reste secrete
l'ouverture des elections par la saisie du code secret President et d'au moins l'un des codes Assesseurs
Procedure de fermeture des elections Etapes
La procedure de fermeture des elections comportera les etapes « en ligne » suivantes:
l'acces securise a la procedure de fermeture
le President et Jes Assesseurs seront en possession de codes d'acces specifiques permettant leur identification
le controle du scellement du systeme de vote electronique
la fermeture des elections par la saisie du code secret President et d'au moins l'un des codes Assesseurs
Oepouillement des urnes electroniques et dechiffrement des bulletins de vote Etapes
La procedure de depouillement des urnes electroniques comprend les etapes « en ligne » suivantes :
l'acces securise a la procedure
le President et ses Assesseurs seront en possession de codes d'acces specifiques permettant leur identification
la remise « en ligne » au prestataire de la cle secrete permettant le depouillement des bulletins de vote
!'edition « en ligne » des resultats des elections
:•compteurs de voix par election, par liste et par candidat
la remise par le prestataire des Proces-Verbaux completes et conformes aux modeles Cerfa.
Scellement du systeme.
Le systeme de vote electronique doit pouvoir etre scelle a l'ouverture et a la cloture du scrutin. Le controle du scellement doit pouvoir etre effectue a tout moment durant la periode de vote par les membres du bureau de vote.
Accord re/atif au vote e/ectronique en vue de /'election des membres du CSE10/15
Chiffrement des bulletins de vote dans l'urne electronique
Les bulletins de vote enregistres dans le systeme de vote electronique doivent etre chiffres avec une cle de chiffrement selon un algorithme « asymetrique » (cle de chiffrement et cle de dechiffrement ne doivent pas etre identiques).
La cle de dechiffrement sera tenue secrete durant toute la periode des elections. Elle sera remise au prestataire a l'issue des elections afin de permettre le depouillement de l'urne electronique. Le prestataire proposera un systeme permettant aux seuls President et Assesseurs de detenir les cles secretes permettant le depouillement des urnes electroniques.
Liste des emargements
L'emargement indique la date et l'heure du vote.
Les listes sont enregistrees sur un support distinct de celui de l'urne electronique, scelle, non reinscriptible, rendant son contenu inalterable et probant.
La liste d'emargement comprendra :
Les noms et prenoms des electeurs,
Le college de l'electeur.
Des la cloture du scrutin les lisles d'emargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les personnes habilites des services du personnel.
Assistance technique
Le prestataire et/ou l'Entreprise assureront la formation de la cellule d'assistance technique qui sera composee par les membres des bureaux de vote, le representant de la Direction et eventuellement les representants des Organisations Syndicales. Durant le scrutin un interlocuteur dedie du prestataire se tiendra a la disposition des representants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d'assistance telephonique sera mis en oeuvre dans le but de renseigner les electeurs.
Dispositifs de secours
Le systeme de vote electronique sera duplique sur 2 plates-formes geographiquement distinctes.
En cas de panne d'un des systemes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les memes garanties et les memes caracteristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique resultant d'une attaque du systeme par un tiers, d'une infection virale, d'une defaillance technique ou d'une alteration des donnees, le bureau de vote aura competence, apres avis des representants de la Direction, des Organisations Syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour decider la suspension des operations de vote. Pour ce faire le bureau de vote possede les cles permettant a tout moment d'operer la cloture du scrutin.
AUTRES PRESTATIONS A FOURNIR
Preparation des elections
- Prestations liees au« fichier electeurs »
Constitution du fichier electeurs
Les
listes electorales sont constituees par l'Entreprise.
Elles comportent les informations nominatives des electeurs ayant la possibilite de participer aux elections. Elles sont etablies par college.
Accord relatif au vote electronique en vue de /'election des membres du CSE11115
Les listes electorales seront fournies au prestataire sur un support numerique afin de permettre la constitution du « fichier electeurs ». Eventuellement, les lisles electorates seront consolidees au sein d'un « fichier electeurs » par l'Entreprise et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le« fichier electeurs » contiendra notamment, pour chaque electeur:
La civilite de l'electeur,
Les nom et prenom de l'electeur,
La date de naissance de l'electeur,
Le site de rattachement du vote de l'electeur (zone geographique),
Le college d'appartenance de l'electeur,
Les coordonnees de l'electeur (adresse du domicile)
Des informations d'authentification (eventuellement)
Objet du fichier electeurs Le « fichier electeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
o permettre !'attribution de codes d'acces au systeme de vote electronique pour chaque electeur autorise o controler les acces au systeme de vote electronique o enregistrer les emargements electroniques apres chaque vote et assurer l'unicite du vote pour chaque electeur o editer les lisles d'emargement
Transmission du fichier electeurs Le prestataire devra etre en mesure de proposer un processus d'echanges securise des informations et des donnees concernant le fichier electeurs.
Le prestataire proposera, par exemple, un acces FTP securise (File Transfer Protocol : protocole de communication dedie aux echanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les echanges securises de fichiers entre l'Entreprise et lui-meme.
Confidentialite du fichier electeurs Le prestataire s'engagera a conserver de maniere confidentielle toutes les informations et les donnees qui lui seront transmises dans le « fichier electeurs » pour les besoins de gestion du vote electronique. II mettra en oeuvre tous les moyens necessaires afin de securiser l'acces aux informations de ce fichier sur ces propres systemes et a limiter leur consultation aux seuls personnels charges de la gestion du vote electronique. A !'issue de !'operation de vote electronique, le prestataire s'engagera a detruire le « fichier electeurs » et a ne conserver aucune de ses donnees.
Fourniture des codes d'acces au systeme de vote electronique A partir des informations du « fichier electeurs », le prestataire assurera la creation et la fourniture des codes d'acces au vote electronique a chaque electeur, selon les prescriptions indiquees dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire proposera des procedures de generation et de transmission des codes d'acces aux electeurs permettant de conserver le caractere confidentiel du code secret durant toutes les etapes.
Composition des codes d'acces au systeme de vote electronique Chaque electeur recevra un couple de codes compose ainsi :
o un code identifiant unique d'acces qui permettra, outre le controle d'acces, la tenue des listes d'emargements electroniques garantes de l'unicite des votes o un code secret qu'il sera seul a connaitre Afin de permettre un controle et une securite supplementaire, l'electeur devra renseigner sa date de naissance.
Accord relatif au vote e/ectronique en vue de /'election des membres du CSE12115
Adressage des moyens d'authentification Le prestataire prendra en charge la transmission aux electeurs des codes d'acces au vote electronique.
Le systeme propose par le prestataire devra assurer la confidentialite des donnees transmises aux electeurs et la securite de l'adressage des moyens d'authentification.
Controle des listes electorales electroniques Afin de permettre une verification par l'Entreprise, les representants du Personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira a l'Entreprise, a l'issue de la generation et de la fourniture des codes d'acces, une liste de controle permettant de verifier que tous leselecteurs ant bien ete pris en compte lors de !'attribution des codes d'acces au vote electronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de controle seront definis d'un commun accord durant la phase de preparation des elections. Mise a jour du fichier electeurs Le « fichier electeurs » pourra subir des modifications jusqu'a l'ouverture des elections notamment suite a la suppression ou a l'ajout d'electeurs sur les listes electorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d'acces fournis a des electeurs supprimes des listes soient invalides, et que les nouveaux electeurs inscrits sur les listes avant l'ouverture des elections puissent disposer de codes d'acces au vote electronique.
S'il est techniquement possible d'effectuer des mises a jour jusqu'a l'ouverture du scrutin, le protocole d'accord preelectoral pourra toutefois prevoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
- Prestations liees aux listes de candidats.
Generalites
Les listes de candidats sont etablies par les representants du personnel de l'Entreprise et seront transmises au prestataire en vue de parametrer le systeme de vote electronique et de presenter celles-ci aux electeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent etre constituees par les organisations syndicales au sein de l'Entreprise ou par des candidats non affilies.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
!'instance representative du personnel
le college;
s'il s'agit de la liste des titulaires ou des suppleants ;
les noms et prenoms des candidats dans l'ordre dans lequel ils se presentent ;
le lieu de travail des candidats ;
l'appartenance syndicale (eventuellement);
s'il s'agit du 1er ou 2nd tour de scrutin.
Mise a jour des listes de candidats dans le systeme de vote electronique Le prestataire pourra proposer un format de fichier numerique specifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises jour du systeme de vote electronique.
De meme, le prestataire pourra eventuellement proposer un systeme de mise a jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu'a la fin de la periode de test du vote electronique et la recette du systeme.
Controles de conformite des listes de candidats Le prestataire proposera une procedure de test du vote electronique permettant aux representants de la Direction, aux representants du personnel et aux membres du bureau de vote de verifier !'exactitude des listes de candidats soumises au choix des electeurs.
Accord relatif au vote electronique en vue de /'election des membres du CSE13/15
Cette procedure de test devra etre realisee avant l'ouverture des elections dans une periode de temps suffisamment longue pour permettre a la fois une revue d'ensemble de toutes les listes et les modifications eventuelles.
- Phase de test et de recette du systeme de vote electronique Objectifs des tests
Les tests programmes dans cette phase permettront notamment de controler le deroulement et la conformite du scenario de vote pour chaque election.
Periode de test Le prestataire devra proposer les moyens de tester !'ensemble des scenarios durant une periode prevue dans un calendrier de preparation des elections.
Cette periode de test sera determinee d'un commun accord entre l'Entreprise et le prestataire. Elle sera prevue a l'issue de la phase de parametrage et de preparation du systeme de vote electronique integrant les lisles de candidats.
- Scrutin a blanc Objectifs du scrutin a blanc
Le scrutin a blanc a lieu apres la periode de test qui vise a controler et valider les scenarios d'elections et la bonne integration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.
II doit etre effectue sur le systeme de vote electronique definitif et valide prealablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de controler la conformite du systeme de vote electronique avant l'ouverture effective des elections. Etapes du scrutin a blanc Le « scrutin a blanc » vise a tester !'application en fonctionnement reel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de !'application y compris le module de depouillement des bulletins de vote.
Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et depouilleront les votes effectues.
Au terme de ce test les membres du bureau de vote valideront l'integrite du dispositif. Tout au long du scrutin le module de « controle du scellement » permettra aux membres du bureau de vote de s'assurer que !'application n'a ete sujette a aucune modification substantielle depuis le« scrutin a blanc». Une fois le « scrutin a blanc » valide le bureau de vote programmera l'ouverture et la fermeture des elections. Les etapes de controle seront les suivantes :
creation par les President et Assesseurs du bureau de vote des cles secretes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le systeme de vote electronique du prestataire
ouverture des elections par les President et Assesseurs du bureau de vote
realisation de plusieurs votes
fermeture des elections par les President et Assesseurs du bureau de vote
remise au prestataire des cles secretes permettant de dechiffrement des bulletins de vote 1•deroulement du depouillement des urnes electroniques et edition des resultats
controles de la conformite des resultats obtenus
scellement de !'application de vote electronique
- Prestation de conseil et d'assistance de la DRH
Le prestataire devra etre en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en oeuvre du systeme de vote electronique et d'assister celle-ci notamment pour les taches suivantes :
realisation du registre de traitement des donnees au titre de la RGPD et transmission a la CNIL
(Commission Nationale lnformatique et Libertes) selon les dispositions legales
redaction de l'accord d'entreprise integrant les modalites du vote electronique
Accord relatif au vote e/ectronique en vue de /'election des membres du CSE14/15
la redaction du protocole d'accord integrant les modalites du vote electronique
la redaction des documents de presentation du systeme de vote electronique aux representants du personnel et aux electeurs
la presentation du systeme aux partenaires sociaux
- Remise des resultats.
Listes d'emargement
Les listes d'emargements definitives seront remises a l'Entreprise sur support numerique a l'issue des elections.
Resultats bruts Les resultats bruts comporteront les compteurs de voix par colleges, par liste, par candidat. lls seront consultables « en ligne » des la fermeture des elections et le depouillement des urnes electroniques. Seuls les membres designes du bureau de vote auront acces aces resultats « en ligne ». Proces-Verbaux des elections Les Proces-Verbaux officiels des resultats completes, conformes aux modeles Cerfa, seront mis a la disposition de l'Entreprise par le prestataire.
Gestion informatique et technique du systeme de vote electronique Disponibilite du systeme de vote electronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du systeme de vote electronique durant deux periodes correspondantes a la preparation et a l'ouverture du vote pour deux tours d'elections.
Durant ces periodes, le systeme sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en oeuvre les moyens d'assurer un service continu sans rupture.
Acces aux informations sur les materiels et dans les locaux du prestataire Le prestataire indiquera comment sont proteges les locaux d'hebergement des materiels sur lesquels sont stockes les fichiers sensibles tels que le fichier des electeurs, les urnes electroniques et les emargements, et de maniere generale, comment sont protegees les informations liees a la gestion des elections de l'Entreprise (stockage et acces).
Ticket d'enregistrement du vote L'electeur dispose de la possibilite d'imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le systeme de vote.
Cette possibilite lui est offerte a l'issue de la sequence de vote mais aussi ulterieurement, en se reconnectant a !'application.
II mentionne les elections concernees ainsi que la date et l'heure d'emission de chaque suffrage. Ce ticket comporte aussi une marque d'authentification interdisant une edition frauduleuse. Conservation des donnees Le prestataire conservera, jusqu'a !'expiration du delai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a ete engagee, jusqu'a la decision juridictionnelle devenue definitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes executables, les materiels de vote, les fichiers d'emargement, de resultats et de sauvegarde.
La procedure de decompte des votes doit, si necessaire, pouvoir etre executee de nouveau. A !'expiration du delai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a ete engagee, apres !'intervention d'une decision juridictionnelle devenue definitive, l'employeur ou, le cas echeant, le prestataire procede a la destruction des fichiers supports.
Accord re/atif au vote electronique en vue de /'election des membres du CSE15115
