Accord collectif relatif aux modalités d'organisation
par vote électronique
des élections professionnelles
Accord collectif relatif aux modalités d'organisation
par vote électronique des élections professionnelles
Entre les soussignés,
La Société HEULIEZ BUS SAS au capital de 9.000.000 Euros dont le siège est situé à La Crénuère, Rorthais, 79700 Mauléon, représentée par ______________, Responsable Ressources Humaines, dûment habilitée à cet effet,
d’une part,
Et :
Les Organisations Syndicales Représentatives au niveau de la Société, dûment représentées et habilitées à cet effet, à savoir :
Pour la CFDT, ________________________________
Pour FO, ________________________________
d’autre part,
Il a été convenu :
De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.
Préambule
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités de constitution du bureau de vote, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :
la confidentialité : le secret du vote,
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la sécurité : un serveur avec une URL dédiée,
la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD),
l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré.
Article 1 - Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Le prestataire sera retenu par la société. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le système de vote électronique mis en place est conforme au RGPD notamment pour les mesures de sécurité et de confidentialité.
Article 3 - Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique pour le premier tour et le cas échéant le second tour de scrutin.
Article 4 - Communication des listes des électeurs, des listes de candidats, des listes d’émargement
4.1. Listes des électeurs
La transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les fichiers « listes électorales » comportent :
les noms, prénoms, matricule des inscrits,
leur date d’entrée dans l’entreprise,
leur date de naissance,
le collège d’appartenance.
Ce fichier est établi par le service Ressources Humaines. Il alimentera les moyens d’authentification délivrés par le prestataire.
4.2. Liste des candidats
Les listes de candidats, ainsi que les logos et les professions de foi, sont adressés au prestataire, par le service ressources humaines, pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Seuls les électeurs, les organisations syndicales intéressées et le cas échéant des candidats libres dans le cadre d’un éventuel deuxième tour ainsi que les agents habilités du service du personnel sont destinataires de ces données. Les professions de foi doivent être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF sans lien hypertexte. Le logo est communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Les fichiers « candidats » comportent :
le collège des candidats,
la mention « titulaires » ou « suppléants »,
leurs civilités, noms et prénoms,
leur date de naissance en cas d’égalité de voix.
le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente
la dénomination de l’organisation syndicale pour le 1er tour
4.3. Les listes d’émargement
Les listes d’émargement
comportent :
le collège des électeurs,
leurs noms, prénoms, matricules
les informations relatives à l’émargement : date, heure, n° de l’accusé réception
Article 5 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 - Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. La date de publication de la note explicative figurera sur le protocole pré-électoral. Par ailleurs, il sera procédé avant l’ouverture du scrutin, en présence des représentants des listes de candidats et de la cellule d'assistance technique :
par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet. Les trois clés de chiffrement sont remises, par le prestataire, au Président du bureau de vote et à ses deux assesseurs.
Le scellement de ce système sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.
L’électeur aura la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément aux articles L 2314-24 et L 2324-22 du code du travail. L’électeur pourra émettre un vote blanc.
Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote
Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales. C’est ainsi que chaque électeur recevra du prestataire un courrier à son adresse personnelle précisant l’adresse du site de vote (URL) permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, sur le site dédié aux élections, à l’aide de son identifiant et son mot de passe, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix en toute confidentialité. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement
dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de non réception ou perte des codes d’accès, l’électeur aura à sa disposition une solution pour générer un nouveau code. Cette solution sera décrite dans la note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. La génération d’un nouveau code ne pourra être réalisée qu'une fois.
Article 8 – Lieu et période de scrutin
Le vote électronique se déroule à distance. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, de trois jours ouvrés minimum. Les dates de la période seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 9 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Article 10 – Formation
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. La formation s’effectuera sur le temps de travail.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du Président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et d’un représentant de l'employeur.
L’accès aux données du fichier contenu de l’urne électronique est possible uniquement par l’activation conjointe de trois clés de chiffrement générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 du décret n° 2007-602. La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.
Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), saisissent chacun leur clé de déchiffrement distincte.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le Président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 12 - Dispositions finales
Le présent accord est applicable à l'entreprise pour les élections des membres du comité social et économique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.
