Accord collectif relatif aux modalités d'organisation
par vote électronique
des élections professionnelles de la société
HEULIEZ BUS
Accord collectif relatif aux modalités d'organisation
par vote électronique des élections professionnelles de la société HEULIEZ BUS
Entre les soussignés,
La Société HEULIEZ BUS SAS au capital de 9.000.000 Euros dont le siège est situé à La Crénuère, Rorthais, 79700 Mauléon, représentée par ______________, Responsable Ressources Humaines, dûment habilitée à cet effet,
d’une part,
Et :
Les Organisations Syndicales Représentatives au niveau de la Société, dûment représentées et habilitées à cet effet, à savoir :
Pour la CFDT, ____________________, ______________________ ;
Pour CGT-FO, ______________________ ;
d’autre part,
Il a été convenu :
De signer un accord collectif sur le vote électronique pour le renouvellement des membres du comité social et économique.
Préambule
Les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Ce procédé de vote électronique sera mis en place de manière exclusive de tout autre moyen d’expression.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier électoral, les modalités opératoires et la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Le système retenu par HEULIEZ BUS doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
Article 1 – Champ d’application et principe du recours à un prestataire
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société HEULIEZ BUS ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique lors de l’année 2022. Il s’applique également aux salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d’ancienneté et ayant opté pour voter au sein de la société HEULIEZ BUS. Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Ce prestataire sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet de la présente décision ou du présent accord conformément aux principes énoncés dans le préambule. Le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections professionnelles figure en annexe de cet accord ; Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord. Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL
n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.
Article 3 - Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique pour le premier tour et le cas échéant le second tour de scrutin. Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin pourront voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article 4 - Communication des listes des électeurs, des listes de candidats, des listes d’émargement
4.1. Listes des électeurs
La transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les fichiers « listes électorales » comportent, notamment :
les noms, prénoms, matricule des inscrits,
leur date d’entrée dans l’entreprise,
le collège d’appartenance.
…
Ce fichier est établi par le service Ressources Humaines. Il alimentera les moyens d’authentification délivrés par le prestataire.
4.2. Liste des candidats
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi, sont adressés au prestataire, par le service ressources humaines, pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Seuls les électeurs, les organisations syndicales intéressées et le cas échéant des candidats libres dans le cadre d’un éventuel deuxième tour ainsi que les agents habilités du service du personnel sont destinataires de ces données.
Les fichiers « candidats » comportent, notamment :
le collège des candidats,
la mention « titulaires » ou « suppléants »,
leurs civilités, noms et prénoms,
leur date de naissance en cas d’égalité de voix.
le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente
la dénomination de l’organisation syndicale pour le 1er tour
Le logo sera communiqué en format PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format. Les professions de foi doivent être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur ou noir et blanc d'un poids égal à 2 Mo maximum sans lien hypertexte et sur une page A4 recto verso.
4.3. Les listes d’émargement
Les listes d’émargement
comportent notamment :
le collège des électeurs,
leurs noms, prénoms, matricules
les informations relatives à l’émargement : date, heure, n° de l’accusé réception
Article 5 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 - Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. La date de publication de la note explicative figurera sur le protocole pré-électoral. Par ailleurs, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote
Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales. C’est ainsi que chaque électeur recevra du prestataire, avant le premier tour des élections, un courrier à son adresse postale personnelle précisant l’adresse du site de vote (URL) permettant l'accès au site de vote ainsi que le code d’accès (identifiant). L’électeur devra, lorsqu’il se connectera sur la plateforme pour la première fois, créer un mot de passe.
Le code d’accès ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote. Seul le prestataire aura connaissance du code d’accès. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté sur le site dédié aux élections, à l’aide de son code d’accès et son mot de passe, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix en toute confidentialité. Avant de confirmer le vote, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur de valider son vote. Il est par ailleurs précisé que l’électeur aura la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément aux articles L 2314-24 et L 2324-22 du code du travail. L’électeur pourra également émettre un vote blanc. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement
dès réception du vote dans l'urne électronique et clôt définitivement l’accès à cette élection.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. En cas de non réception, de perte ou d’oubli du code d’accès, l’électeur aura à sa disposition une solution pour générer un nouveau code. Cette solution sera décrite dans la note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. La génération d’un nouveau code ne pourra être réalisée qu'une fois.
Article 8 – Lieu et période de scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Il est par ailleurs précisé que les membres du bureau de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en temps réel.
Article 9 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Article 10 – Formation
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. La formation s’effectuera sur le temps de travail.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du Président du bureau, avec la présence des assesseurs, des délégués de liste et d’un représentant de l'employeur. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. L’accès aux données du fichier contenu de l’urne électronique est possible uniquement par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 du décret n° 2007-602. La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ces résultats apparaissent sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le Président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités. La proclamation des résultats sera effectuée par la suite par le Président du bureau de vote.
Article 12 - Dispositions finales
Le présent accord est applicable à l'entreprise pour les élections des membres du comité social et économique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail.
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de la société HEULIEZ BUS
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à la société HEULIEZ BUS les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans la recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations
