La société HORIBA FRANCE, inscrite au RCS EVRY, sous le numéro.B 837 150 366, dont le siège social est situé à Palaiseau (91120), 14 Boulevard Thomas Gobert Passage Jobin Yvon, représentée par x, agissant en qualité de Président, ci-après désignée
"l’Entreprise",
D’une part,
ET
Les Organisations Syndicales représentative au niveau de HORIBA France SAS, à savoir
L’Organisation Syndicale F.O. représentée au présent accord par Monsieur x, agissant en qualité de Délégué Syndical,
L’Organisation Syndicale CFDT représentée au présent accord par Monsieur x agissant en qualité de Délégué Syndical,
D’autre part
PREAMBULE
Dès 2019 et soucieuse de s’adapter aux évolutions sociétales ainsi qu’au développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication, HORIBA FRANCE a voulu mettre en place un accord sur le droit à la déconnexion au sein de ses établissements.
La Direction a souhaité profiter des différentes négociations en cours sur le sujet du temps de travail et du télétravail pour réaborder et mettre à jour en parallèle le droit à la déconnexion dans l’Entreprise.
Par le présent accord, HORIBA France souhaite réaffirmer l’importance d’un bon usage des moyens numériques de communication en vue de respecter les temps de repos et de congé, l’environnement de travail, la santé et l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle et familiale des salariés.
Ainsi, les parties du présent accord se sont réunies pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-17.
Si le développement des technologies de l’information et de la communication qui accompagne la transformation numérique à laquelle l’entreprise doit répondre a permis de libérer le salarié de certaines contraintes et de faire évoluer les conditions de travail, une vigilance accrue doit être apportée à l’usage de ces outils pour éviter qu’il ne soit excessif. Ces derniers doivent être utilisés au juste besoin afin d’éviter les risques d’hyper-connexion et ainsi préserver l’équilibre professionnel, personnel et familial. C’est en ce sens que la loi Travail affirme le droit à la déconnexion et prévoit que les modalités de l’exercice dudit droit soient négociées au sein de l’entreprise (Article L.2242-8 du Code du travail).
Conformément aux dispositions des articles L2242-17 et suivants du Code du travail, la Direction a engagé des négociations avec les organisations syndicales représentatives au sein de l’Entreprise, en vue de la conclusion d’un accord sur le droit à la déconnexion.
Dans ce cadre, plusieurs réunions de négociation se sont tenues aux dates suivantes :
La R1 : 25 Avril 2023
La R2 : 31 Mai 2023
La R3 : 03 Août 2023
La réunion qui s’est tenue le 03 Août 2023 marque la dernière réunion à l'issue de laquelle les Parties se sont mises d’accord pour signer le présent accord.
Article 1 : Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise, quel que soit leur mode d’organisation du travail et leur niveau hiérarchique.
Article 2 : Définition du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion s'entend comme le droit pour le salarié de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail, que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à sa disposition par l'employeur, ou de son matériel personnel.
Il est indiqué à l’article L2242-8 du code du travail « les modalités du plein droit exercé par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale ».
Article 3 : Principes généraux et modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Les technologies de l’information et de la communication (TIC) font désormais partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’Entreprise. Ces outils permettent notamment une connexion à l’Entreprise à tout moment et en tout lieu.
Si elles favorisent la flexibilité, l’efficacité du travail et le lien social, en facilitant les échanges et l’accès à l’information à distance, elles doivent toutefois être utilisées raisonnablement et dans le respect des personnes et de leur vie privée.
Dans ce cadre, les parties précisent que :
Chaque salarié(e) doit s’abstenir de solliciter ses équipes ou ses collègues pendant les périodes de repos, congés, jours fériés, jours de récupération ainsi que durant la suspension du contrat de travail pour maladie, accident du travail, maternité ou autre dispense d’activité sauf en cas d’urgence exceptionnelle tel que définie à la fin du présent article.
Chacun doit donc veiller à ne pas émettre de messages ou d’appels en dehors de son temps de travail.
Aucun salarié n’est tenu de prendre connaissance des courriels, messages et appels téléphoniques qui lui sont adressés en dehors de son temps de travail, ou d’y répondre.
Dans tous les cas, chaque salarié(e) est incité(e) à stopper toute activité en dehors de son temps de travail
La déconnexion est une co-responsabilité tant de l’employeur que du collaborateur.
La recherche de solutions pour favoriser la déconnexion résulte :
de comportements individuels et collectifs responsables,
de la volonté de l’Entreprise d’encadrer l’usage des outils numériques (ordinateurs, tablettes, téléphone portable, ou par tout autre objet/moyen de connexion etc.).
A cet effet, l’ensemble du personnel de l’Entreprise devra faire en sorte que l’usage des différents outils de communication numérique ne se substitue pas au dialogue direct et aux échanges verbaux qui contribuent au lien social, à privilégier en premier lieu pour toute interaction au sein de l’Entreprise.
Aucun collaborateur de la société ne peut se voir reprocher ou sanctionner pour ne pas avoir répondu à un message professionnel (emails, messages Teams, SMS, téléphone…) en dehors de son temps de travail Il est néanmoins rappelé que sauf circonstances exceptionnelles, il est de la responsabilité de chaque salarié, en concertation avec son responsable hiérarchique, de permettre à l’entreprise de prendre le relais pour assurer la continuité de service en son absence.
Les parties conviennent que les cas d’urgence exceptionnels sont constitués des seuls cas de circonstances particulières, nées de la gravité, de l’urgence et de l’importance des sujets à traiter et doivent rester fortuits et occasionnels. Ils peuvent notamment concerner les situations de crise ou d’extrême urgence inattendues ou imprévisibles. Il est par ailleurs rappelé que les situations particulières nécessitant le travail de certains salariés durant les périodes de repos définis par l’Entreprise sont régies dans le cadre des dispositifs spécifiques d’astreintes.
Article 4 : Utilisation des outils numériques
Article 4.1. Planification des réunions professionnelles en distanciel
Afin de créer un environnement de travail bienveillant favorisant le respect de tous, les Parties signataires ont édicté des principes directeurs clés afin d’optimiser l’organisation des réunions professionnelles en distanciel, mais aussi garantir la bonne utilisation des outils numériques :
Le respect de la vie personnelle doit être une priorité pour tous : Le temps passé en famille ainsi que le temps personnel de ses collègues doivent être respectés.
Eviter de programmer des réunions en distanciel en dehors du temps de travail notamment pour les salariés en heures avant 8H30 le matin et/ou après 18H00 ainsi que pendant la totalité de la plage déjeuner. Si ces réunions devaient être planifiées en dehors des horaires de travail habituels, alors elles doivent être prévues suffisamment à l’avance;
Envoyer les invitations et/ou modifier suffisamment à l’avance la planification des réunions professionnelles en distanciel pour éviter d’éventuels conflits d’agenda ;
Prévoir des pauses de quelques minutes lorsque les réunions durent plus de deux heures ainsi qu’entre deux réunions.
Favoriser en première instance les rencontres ou les appels téléphoniques pour les sujets importants. Cependant, les appels téléphoniques ne doivent pas intervenir durant le temps de repos des interlocuteurs contactés, excepté en cas d’urgence avérée et/ou circonstances exceptionnelles ;
Durant les réunions en distanciel, mettre à jour son statut sous Teams en
« disponible, occupé, absent, ou bien hors-connexion/ne pas déranger »
Article 4.2 : Gestion des messages électroniques
Les parties s’accordent sur le fait que l’envoi des messages électroniques en dehors du temps de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment d’urgence à devoir y répondre immédiatement. Aussi, il est de la responsabilité de chacun/une de s’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message électronique.
Article 4.3. Contenu et destinataires des courriers électroniques
Toujours pour éviter le sentiment d’urgence chez les collaborateurs, le champ « objet » des courriers électroniques doit être clairement identifié, en y insérant si nécessaire les notions de « urgent, important ou pour action ».
Il convient également d’éviter les courriers électroniques longs et/ou appelant des réponses quasi instantanées de la part du ou des destinataires. Il convient également de rappeler la nécessité d’emails concis, clairs et neutres ainsi que l’utilisation des règles élémentaires de politesse.
Par ailleurs, les courriers électroniques doivent être adressés au nombre le plus limité possible de personnes, au regard de son objet et de son contenu. L’usage de la fonction « Répondre à tous » devra être aussi limité que possible.
Article 4.4. Envoi différé de courriers électroniques
Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf urgence ou nécessité impérieuse de service, les salariés de l’Entreprise sont encouragés à utiliser la fonction « envoi différé » des courriers électroniques via leur boîte mail afin de ne pas envoyer d’email après 20h00 le soir, ou bien avant 8h00 du matin :
Préparer les mails en « brouillon » ou hors connexion, puis les envoyer pendant la plage habituelle de travail (entre 8h00 et 20h00) ;
Utiliser la fonction « envoi différé » afin de privilégier l’envoi des emails durant les plages habituelles de travail ;
Ecrire dans la signature de chaque collaborateur la mention suivante (pour l’interne et l’externe)
« Si vous recevez ce mail pendant votre période de repos, merci de ne pas y tenir compte et de ne pas y répondre immédiatement. »
S’interroger sur la pertinence d’utiliser systématiquement la messagerie électronique pour communiquer (téléphone, réseau social interne…) ;
Il est important de rappeler qu’XXX France faisant partie d’un groupe international, les salariés peuvent être amenés à travailler sur des fuseaux horaires différents. L’entreprise demande donc à ses salariés d’être vigilants sur ce point lors de l’envoi de mails lors de déplacements à l’étranger.
Article 4-5 : Organiser le traitement de la réception de messages électroniques en cas d’absence prolongée
Afin de ne pas créer de sentiment d’urgence et de respecter la charge de travail du salarié au retour d’une absence prolongée pendant laquelle il a usé de son droit à la deconnexion, le collaborateur doit actionner le gestionnaire d’absence de bureau, ou bien déléguer sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse.
Dans la mesure du possible, il convient d’indiquer le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence dans le message indiquant l’absence du bureau ou de son poste de travail, ainsi que sa durée d’indisponibilité.
Article 5 : Droit à la déconnexion : rôle des salariés et des managers
Article 5.1. Appréciation des situations par les salariés
Chaque collaborateur est acteur de sa propre déconnexion et doit veiller au respect de ses temps de repos et de ses congés. Pour cela, il est indispensable que chacun/une adopte un usage raisonnable et responsable des outils de communication.
Ainsi, chaque collaborateur pourra organiser efficacement son temps de travail en définissant plusieurs plages horaires au cours de la journée pour la consultation des mails.
Tout salarié émettant un message numérique doit avoir conscience de son éventuel impact sur les repos et congés de son/ses destinataire(s), quand bien même il s’agirait de son manager.
Lorsque l’émission d’un message est réalisée en dehors des jours et plage habituelle d’activité professionnelle, plus spécifiquement entre 20h00 du soir et 8h00 du matin concernant les jours travaillés, ou bien les week-ends et jours fériés non travaillés, l’émetteur doit apprécier l’urgence et la nécessité du message et en tout état de cause, après s’être préalablement interrogé sur le choix du canal de communication à privilégier et le plus approprié.
Article 5.2 : Rôle des managers
L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale repose notamment sur la mise en place de bonnes pratiques managériales. Compte tenu de leurs fonctions et de leur rôle d’exemplarité, tous les managers de salariés ou d’équipes de salariés de l’Entreprise doivent respecter le présent accord.
Les parties rappellent que le management de proximité doit veiller à ce que le personnel respecte les durées maximales du travail et les temps de repos prévus par les dispositions conventionnelles, légales et réglementaires, afin de garantir la sécurité et la santé des salariés.
Plus particulièrement, les managers de l’Entreprise seront tenus de respecter les principes suivants :
Ne pas solliciter les collaborateurs en dehors du temps de travail et plus particulièrement pendant les périodes de repos journalier ou hebdomadaire, ou pendant les jours de congés payés et de repos, ou bien en cas de maladie, sous réserve d’impératifs exceptionnels nécessitant une disponibilité ponctuelle, et dès lors que le salarié concerné a accès à ses outils de communication ;
En cas d’impératifs exceptionnels nécessitant une disponibilité ponctuelle, s’interroger sur le sur le choix du canal de communication à privilégier ;
En tout état de cause, privilégier la communication et les échanges en face à face, par téléphone, visio-conférence ou chat sur la plage habituelle de travail comprise entre 8h00 et 20h00.
Pour se faire, les managers s’efforceront de :
Préciser le degré d’urgence de leur(s) demande(s), qu’elles soient formulées oralement ou par écrit ;
Eviter les réunions en distanciel avant 08h30 et après 18h00 pour garantir l’articulation entre la vie privée et la vie professionnelle et familiale et éviter autant que faire se peut les réunions les vendredis après-midi ;
Demeurer disponibles pour s’entretenir avec le(s) salarié(s) qui rencontrerai(en)t des difficultés dans la mise en œuvre du présent accord.
En cas de constat d’envoi de courriers électroniques tardifs, en dehors de situations d’urgence ou d’impératifs exceptionnels, les managers devront rappeler à l’expéditeur les bonnes pratiques définies dans le présent accord.
Les entretiens de bilan professionnel annuel portant sur l’équilibre de vie professionnelle et vie privée aborderont désormais la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué auprès des salariés placés sous sa responsabilité.
Article 6 : Actions d’information et sensibilisation
Des documents d’information et de sensibilisation seront mis en place par la Direction des Ressources Humaines au sein de l’Entreprise, à destination des salariés et du personnel d'encadrement, portant sur le droit à la déconnexion, ses principes directeurs ainsi qu’à l’usage raisonnable et régulé des outils et moyens de communication numériques. Dans ce cadre, l’entreprise s’engage notamment à informer chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques en s’assurant de la bonne connaissance de chacun des dispositions relatives au droit à la déconnexion.
Article 7 : Alertes
Les salariés qui estiment que leur droit à la déconnexion n'est pas respecté peuvent se rapprocher des Ressources Humaines ou du CSE.
Article 8 : Révision de l’Accord
Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.
Le présent accord pourra être révisé à tout moment pendant la période d’application, par le biais d’un avenant. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par LRAR ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans un délai d’un mois à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Article 9 : Dénonciation de l’Accord
Sans préjudice du dernier alinéa de l’article L2261-10 du Code du Travail, le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L2261-9 et suivants du Code du Travail
Article 10 : Durée et entrée en vigueur de l'accord
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er Novembre 2023 et est conclu pour une durée indéterminée.
Article 11 : Clause de rendez-vous et suivi de l’accord
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 30 jours calendaires suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Article 12 : Publicité et dépôt de l’accord
Conformément aux articles D 2231-2, D 2231-4 et L2231-5-1 du Code du Travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail et du greffe du Conseil de Prud’hommes.
Le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives et transmis aux représentants du personnel puis à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
L’accord sera ensuite disponible sur l’intranet de l’entreprise sur le Sharepoint RH rubrique Accords.
Fait à Palaiseau, en 5 exemplaires originaux, le 29 Septembre 2023
Pour la société HORIBA FRANCE:
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Président
Directeur Financier et services supports
Responsable
Ressources Humaines
Pour le syndicat représentatif dans l’entreprise FO
Pour le syndicat représentatif dans l’entreprise CFDT
