La société IC Financial Services dont le siège social est situé 1 RUE ARNOLD SCHOENBERG – 78280 GUYANCOURT, dûment représentée par Madame Anne VACHEZ en sa qualité de Responsable des Ressources Humaines IC Financial Services,
D’une part
Et
Les organisations syndicales représentées respectivement par
- Madame Carole MEYSTER, déléguée syndicale central SNIFF - UNSA,
D’autre part,
Ci-après dénommées "les parties",
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule Le présent accord détermine les conditions de mise en place du droit à la déconnexion au sein d’IC Financial Services.
Cet accord de droit à la déconnexion a pour principal objectif d’améliorer la qualité de vie au travail en permettant notamment d'assurer le respect des temps de repos et de congé des salariés et de favoriser l’équilibre de leur vie personnelle et familiale avec leurs contraintes professionnelles.
Au-delà de ce strict droit, cet accord a pour ambition de développer des pratiques garantissant un usage équilibré et raisonné des outils numériques professionnels.
Les technologies de l’information et de la communication (TIC) font partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Ces outils permettent notamment une connexion à l’entreprise à tout moment et en tout lieu.
Si elles favorisent la flexibilité, l’efficacité du travail et le lien social, en facilitant les échanges et l’accès à l’information, elles doivent toutefois être utilisées raisonnablement et dans le respect des personnes et de leur vie privée.
Le présent accord vise à promouvoir une bonne utilisation des technologies de l'information et de la communication au service de l’efficacité des échanges et dans le respect de la vie privée et de la santé des collaborateurs.
Les parties signataires ont choisi des mesures pragmatiques et réalistes avec le souci de se doter progressivement de moyens de contrôle de l’effectivité de ce droit.
L’attention des signataires a été de prendre en compte la réalité des organisations matricielles et transnationales et les nouvelles pratiques comme le télétravail.
Chacun doit arbitrer ses décisions de connexion en connaissance de cause dans un environnement attentif à promouvoir une vigilance collective.
Les réalités du travail d’aujourd’hui ne sont pas homogènes et il n’est pas pertinent d’imposer un modèle unique. L’accord doit toutefois fixer un cadre et des limites claires permettant à chacun de pouvoir sereinement s’y appuyer pour préserver son équilibre de vie et permettre à l’entreprise de préserver son efficacité opérationnelle.
Ce dispositif est conclu dans le cadre des dispositions de l’alinéa 7 de l’article L. 2242-17 du Code du travail. Chapitre 1 : Cadre général de la connexion et déconnexion au travail
Article 1. 1. Définitions
Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion est défini comme le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.
Les outils numériques
Les outils numériques sont :
Des outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…) ;
Des outils numériques dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet, extranet, conférence téléphonique…) qui permettent d’être joignable à distance.
La plage horaire de déconnexion
Le temps de travail est défini comme la plage horaire de travail du salarié durant laquelle il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires à l’exception des temps de repos quotidien, des congés payés, des jours fériés et des jours de repos, des congés exceptionnels, des temps d’absences autorisées pour quelque nature que ce soit (absence pour maladie, accident du travail, maternité, paternité).
Les parties conviennent d’encadrer le droit à la déconnexion sur la plage horaire de 20 heures à 8 heures pour les jours travaillés. Cette plage couvre aujourd’hui globalement les besoins liés à notre activité et à notre organisation.
Il est entendu que les salariés doivent disposer d’un temps suffisant pour une pause repas qui se déroule dans des conditions satisfaisantes, sur la période comprise entre 12h et 14h.
Ces bornes fixent les limites où le contrôle du droit à la déconnexion sera observé. Il ne s’agit pas de modifier ici la durée du travail et les horaires de travail applicables à chaque catégorie de personnel mais de fixer la plage horaire sur laquelle s’étalonne la présence de la majorité des salariés.
Article 1.2. Lien entre droit à la déconnexion et qualité de vie au travail (QVT)
Les actions d’amélioration de la QVT sont très nombreuses. Les élus et la direction ont fait le choix de définir un ensemble de thématiques à négocier de façon spécifique. Ainsi, le droit à la déconnexion a été retenu comme un thème à part entière de la QVT et c’est pourquoi il fait l’objet du présent accord spécifique.
Il est précisé que ce droit à la déconnexion s’applique à l’ensemble des modalités d’organisation du travail notamment au télétravail.
Chapitre 2 : Une responsabilité commune
Article 2.1. Rôle et responsabilités de chacun
Le dialogue avec le management ou les collègues devra pouvoir s’engager chaque fois que nécessaire pour préserver les enjeux personnels et professionnels.
L’entreprise devra être garante du respect du droit à la déconnexion pour tous les salariés de l’entreprise quel que soit leur statut et leur fonction. L’entreprise sera actrice de ce droit à la déconnexion et prendra les mesures nécessaires en cas de non-respect des engagements pris dans le présent accord.
Le manager a une double responsabilité en matière de préservation du droit à la déconnexion. C’est un droit qui le concerne en tant que salarié. C’est aussi un droit qu’il doit protéger auprès des salariés de son équipe et des collègues de travail avec lesquels il est en relation.
Son exemplarité dans ce domaine est un moyen important pour déployer et entretenir de bonnes pratiques.
Le manager doit aussi pouvoir s’appuyer sur une co-responsabilité de ses équipes et de son environnement de travail.
Ainsi, les managers s’abstiendront de contacter les membres de leur équipe en dehors de leurs horaires habituels de travail et plus globalement en dehors de la plage fixée à l’article 1.1.3 ci-dessus.
Cette vigilance de séparation de la vie personnelle et professionnelle, s’applique également de façon stricte pour les temps de repos quotidien, les congés payés, les jours fériés et les jours de repos, les congés exceptionnels, les temps d’absences autorisées pour quelque nature que ce soit (absence pour maladie, accident du travail, maternité, paternité).
Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone en dehors des horaires de travail ne peut être que très exceptionnel et doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause. Il en est de même pour les réunions que celles-ci se déroulent sous mode présentiel ou distanciel.
Les managers auront pour responsabilité de rappeler ces règles lors de l’intégration de tout nouveau membre de leur équipe. En cas de besoin, ces règles et leurs conditions d’application seront rappelées dans le cadre des entretiens individuels à l’initiative du manager ou de son collaborateur.
Compte tenu de notre organisation, un certain nombre de salariés sont rattachés à des managers étrangers non présents sur le sol français. Les Responsables RH des familles professionnelles concernés par la présence d’équipe en France seront informés et sollicités pour sensibiliser ces managers et réguler ce droit en cas de besoin en liaison avec les Responsables RH de sites.
Les cadres dirigeants pour lesquels les règles relatives à la durée du travail ne s’appliquent pas seront invités à prendre en compte les dispositions de l’accord afin que leur liberté d’action ne rentre pas en conflit avec ce nouveau droit.
Les salariés seront invités à agir de façon cohérente en préservant les droits à la déconnexion des autres salariés du groupe tout en préservant leur propre équilibre de vie.
Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail. Il en est de même si éventuellement il était amené à recevoir des appels ou messages téléphoniques professionnels pendant les temps de repos quotidien, les congés payés, les jours fériés et les jours de repos, les congés exceptionnels, les temps d’absences autorisées pour quelque nature que ce soit (absence pour maladie, accident du travail, maternité, paternité).
Ces dispositions concernent également les autres outils de communication tels que Teams, WhatsApp ou toute autre application informatique permettant les communications. Une bonne pratique peut consister à désactiver la notification « push » d’alerte instantanée lors de la réception de courriels/mails.
Ainsi, et dans une situation critique nécessitant une réponse immédiate, il est recommandé de privilégier un appel téléphonique ou l’envoi d’un SMS.
Aucun salarié ne pourra donc être sanctionné pour n’avoir pas répondu à une sollicitation pendant son temps de déconnexion.
Pour conclure, il est rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d’un service, y compris dans la collaboration entre collègues de travail. Les managers devront veiller à maintenir un planning équilibré avec des temps dédiés aux réunions de coordination et des temps de concentration/production. La bonne application de ces recommandations par chacun permettra une régulation naturelle et l’amélioration du quotidien de tous.
Article 2.2. Vigilance particulière 2.2.1. Forfait jours
Les salariés en forfait jours utiliseront l’opportunité des entretiens de charge de travail et des points de suivi définis avec leur manager afin de faire un point régulier concernant l’amplitude des journées de travail et du temps de déconnexion conformes aux attentes du poste et aux dispositions du présent accord.
A l’occasion de la signature du présent accord, les parties conviennent d’ajouter dans la trame de l’entretien charge de travail une partie spécifiquement dédiée au droit à la déconnexion. Pour information, la nouvelle version de cet entretien de charge de travail est présentée en Annexe 1.
A l’occasion de la signature du présent accord une campagne de sensibilisation à destination des managers et des collaborateurs sera mise en place avec l’objectif de réaffirmer l’utilité, l’importance et le caractère obligatoire de cet entretien.
2.2.2. Salariés dont l’emploi nécessite une période d’astreinte
Le droit à la déconnexion ne s’applique pas aux périodes d’astreintes.
2.2.3. Situation critique
Toute situation de danger grave ou imminent qui pourrait exposer l’intégrité physique d’un ou plusieurs salariés, la population à proximité de nos sites ou les moyens et l’activité de l’entreprise rendant dangereux ou impossible la reprise du travail pourra faire l’objet d’échange entre les personnes ayant l’autorité et les compétences pour agir en dehors des périodes prévues à l’article 1.1.3. Cette possibilité s’imposera d’office en cas d’accident ou de sinistre.
2.2.4. Rappel sur les dispositions relatives au repos
Les dispositions du présent accord ne remettent pas en cause les limites légales et conventionnelles de repos quotidien et hebdomadaire. Il est ainsi rappelé que la durée minimale de repos quotidien ne peut être inférieure à 11 heures consécutives, la durée de repos hebdomadaire étant quant à elle fixée à 35 heures consécutives.
Chapitre 3 : Actions d’information et de sensibilisation sur le droit à la déconnexion
Des actions d’accompagnement seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.
Ces actions pourront prendre différentes formes et seront déployées plus spécifiquement à l’occasion de l’intégration dans l’entreprise et lors d’une prise de fonction managériale.
Des supports d’information seront mis en place lors de la phase de déploiement du présent accord. Une attention particulière sera portée à la sensibilisation du management sur le droit à la déconnexion et le contenu du présent accord leur sera présenté.
En complément, des besoins individuels de formation pourront être formulés par les managers et/ou les salariés. Ces actions de formation pourront concerner plus spécifiquement la gestion du temps et des priorités, la maitrise des outils numériques si ces formations peuvent avoir un impact favorable au niveau de la préservation du droit à la déconnexion. Ces actions de formations rentreront dans les axes prioritaires du plan de développement des compétences.
L’ensemble des mesures d’accompagnement mises en œuvre pourront s’adapter et s’enrichir en fonction des retours de terrain et de l’évolution des indicateurs de suivi.
Les managers seront chargés de sensibiliser sur le droit à la déconnexion les prestataires, fournisseurs, concessionnaires, clients, intérimaires avec lesquels leurs équipes travaillent au quotidien.
Chapitre 4 : Autres dispositifs visant à assurer l’efficacité du droit à la déconnexion
L’utilisation responsable des outils numériques professionnels permet à la fois d’agir en accord avec le droit à la déconnexion mais permet aussi d’assurer une meilleure performance des échanges. Les signataires mettent toutefois en avant l’enjeu de préserver une communication qui maintient le lien social, l’enjeu collaboratif et plus généralement la convivialité.
Les dispositifs ci-après visent à assurer l’efficacité du droit à la déconnexion.
Article 4.1. Charte
Une charte pour le bon usage des mails en entreprise sera mise en place et déployée sur tous les sites IC Financial Services. La charte sera nommée « charte du bon usage des outils numériques » (Annexe 2).
Les points ci-dessous seront notamment mis en avant :
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est notamment recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;
Utiliser avec modération les fonctions « Cc » ou « Cci » ;
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ;
Privilégier l’utilisation de la langue du groupe (anglais) ou de la langue française lorsque cela est possible.
De plus, il est également recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
Activer le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;
Respecter les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.
Enfin la charte définira les règles de bonne conduite à adopter pour l’organisation de call/visio conférence :
Ne pas organiser de call/visio conférence entre 18h30 et 09h00 ainsi que le week-end ;
Eviter l’organisation de call/visio conférence durant la pause méridienne soit entre 12h30 et 13h30 sauf situation exceptionnelle liée aux impératifs du service. Il est aussi conseillé à chaque salarié de réserver dans son agenda un créneau pour bloquer sa pause méridienne.
Article 4.2. Avertissements liés à la messagerie électronique
A la date de signature du présent accord, est mis en place une solution technique permettant l’apparition à l’écran d’un message aux salariés qui enverraient un courrier électronique durant la plage horaire de déconnexion.
Cette solution technique a l’objet suivant : durant le temps de déconnexion défini à l’article 1.1.3, à savoir entre 20 heures et 8 heures les jours de semaine et durant les week-ends et congés, les salariés rattachés administrativement à la France verraient un message apparaître à l'écran s’ils envoient un courrier électronique durant la plage horaire de déconnexion.
Le message informatif rappelle également le droit à la déconnexion et préciserait que les destinataires n’ont pas l’obligation de répondre pendant la période de déconnexion en dehors des situations prévues à l’article 2.2.3. « situation critique ».
Article 4.3. Processus d’alerte et surveillance par l’entreprise
En cas de non-respect du droit à la déconnexion et de dialogue infructueux avec son manager (N+1), le salarié pourra avoir recours au N+2 et aux Ressources Humaines et/ou aux différents acteurs de prévention (services de santé au travail, assistante sociale…) et/ou aux représentants du personnel. Des actions de prévention adaptées seront déployées et suivies par le manager N+2 et les Ressources Humaines.
La CSE sera informée de la situation et impliquée dans la détermination des actions de prévention.
Si la pratique de sur-connexion concerne le périmètre d’un manager étranger, le Responsable RH de la famille professionnelle concerné sera informé et impliqué dans le plan d’action correctif.
Chapitre 5 : Dispositions finales
Article 5.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans. Il prendra effet dès le lendemain du dépôt auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) compétente.
Article 5.2. Révision
Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé dans les conditions fixées par la loi.
Chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes : toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties. Cette demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de deux mois à partir de l'envoi de cette lettre, les parties susvisées devront s'être rencontrées en vue de la négociation et de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision.
Article 5.3. Rendez-vous
En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible d'impacter significativement ou de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de deux mois après la parution de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.
Article 5.4. Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord sera communiqué à l'ensemble du personnel de l’Entreprise par tout moyen.
La Direction de l’entreprise s’engage à accomplir, dès la signature du présent accord les démarches suivantes :
Procéder aux formalités de dépôt du présent accord sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail ;
Déposer un exemplaire du présent accord auprès du greffe du Conseil de Prud'hommes compétent ;
Remettre un exemplaire du présent accord aux Représentants du Personnel, aux signataires et notifier le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Fait à Guyancourt, le 16/04/2024
Pour IC Financial ServicesPour S.N.I. UNSA Madame Anne VACHEZMadame Carole MEYSTER En sa qualité de Responsable En sa qualité de Déléguée Ressources Humaines syndicale
