Avenant à l’accord d’établissement Siège et services rattachés relatif à l’organisation et à l’aménagement du temps de travail
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La Société ICOPAL, Société par Actions Simplifiée (SAS) dont le siège social est situé 23-25 Avenue du Docteur Lannelongue 75014 Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro B 552 100 984 RCS Nanterre, représentée par le Directeur des Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet des présentes,
Pour la CFDT, Déléguée Syndicale de l’établissement du Siège et des services rattachés, dûment habilitée à l’effet des présentes,
D’autre part.
Préambule
En Mai 2018 puis en Février 2019 a été signé par la Direction et les partenaires sociaux un accord d’établissement et un avenant relatif à l’organisation et à l’aménagement du temps de travail, visant à mettre en place le télétravail.
En 2020, un an après la signature de l'accord, les organisations syndicales et la Direction se sont réunies dans le cadre d’une commission de suivi afin d’échanger à nouveau sur les termes de l’accord. C’est donc dans un contexte sanitaire exceptionnel lié à l’épidémie de Covid-19 et ses conséquences sur l’organisation du travail (confinement, activité partielle, télétravail obligatoire) qu’il a été décidé de faire évoluer certaines dispositions de l’accord signé en 2019.
L’obligation de télétravailler imposée par le gouvernement lors des confinements au cours de l’année 2020 a démontré aux partenaires sociaux et à la Direction qu’il était possible d’élargir le champs d’application de l’accord aux populations administratives des services rattachés, mais également qu’il était possible, pour certaines activités d’augmenter le nombre de jours télétravaillés. Cela s’inscrit dans la continuité de l’accord initial visant à avoir une meilleure qualité de vie au travail en recherchant le meilleur équilibre possible entre vie professionnelle et vie personnelle.
Afin de permettre à tous de mieux comprendre les modalités encadrant le télétravail, et notamment aux salariés qui peuvent désormais en bénéficier au regard du nouveau champ d’application de l’accord, il a été convenu que l’intégralité des articles serait repris dans le présent avenant, même si seule une partie de ceux-ci sont modifiés.
Champs d’application
Les parties conviennent que le présent accord s’applique aux fonctions administratives du siège et des services rattachés (salariés dont le lieu de travail habituel se situe au siège social de la société, gestionnaires de commandes, assistantes de direction régionales, membres du service HSE) de l’établissement du siège et des services rattachés.
Article 3.1. Recours au Télétravail
Comme le prévoit l’article L.1222-9 du Code du Travail : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
Article 3.3. Champ d’application du télétravail
Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions.
Par le présent avenant, les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance.
Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :
Titulaires d’un contrat à durée indéterminée, ou déterminée, à temps plein ou partiel à 80 % minimum et ayant validé leur période d’essai ;
Justifiant d’une ancienneté minimale d’au moins 3 mois à son poste ;
Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance ;
Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ;
Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail.
II est précisé que le bénéfice du télétravail est attaché au poste de travail occupé par le salarié au moment de son passage sous ce régime. Ainsi, en cas de changement de poste, le bénéfice de cette organisation deviendra caduque. La mise en place du télétravail pourra de nouveau être demandée par le salarié à l'issue d'une période de 3 mois au nouveau poste, en cas de changement important des missions, conformément aux conditions mentionnées ci-dessus.
Les salariés dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ne sont pas éligibles au télétravail.
En outre, pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail et favoriser les échanges et liens sociaux, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires.
Une liste des salariés candidats au télétravail pourra être remise au Médecin du Travail par la Direction des Ressources Humaines, afin que celui-ci puisse faire part à la Direction de toute situation individuelle incompatible avec le télétravail dans le respect du secret médical.
Article 3.4. Modalités de mise en place du Télétravail
3.4.1. Volontariat
Le télétravail repose sur un principe de double volontariat de la part du salarié et de l'entreprise.
Lorsqu'un salarié souhaite opter pour le télétravail, il en informe par écrit son manager et/ou Ia Direction des Ressources Humaines.
Lorsque l'entreprise refuse d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible à un mode d'organisation en télétravail dans les conditions prévues par le présent Avenant, il lui adresse une réponse motivée.
3.4.2. Arrêt de l'organisation en télétravail
Le salarié ou l'employeur peut décider de mettre fin à l'organisation en télétravail. Il est nécessaire dans ce cas d'en informer l'autre partie par écrit.
Le délai de prévenance est d'au moins un mois.
Lorsque l'entreprise décide de mettre fin au télétravail pour un salarié qui occupe un poste éligible à un mode d'organisation en télétravail dans les conditions prévues par le présent Avenant, elle lui explique les motifs de cette décision.
3.4.3. Remise d'une note précisant les modalités d'exécution du télétravail
Dans le cadre de la mise en place du télétravail, l'employeur remettra au salarié une note d'information précisant notamment
les modalités d'exécution du télétravail,
le matériel mis à disposition et les règles régissant son usage,
le lieu d'exercice du télétravail (domicile du salarié ou un autre lieu de résidence habituel déclaré),
la durée de Ia période d'adaptation,
les conditions de réversibilité.
Cette note d'information devra être contresignée par le salarié, formalisant ainsi son accord sur les modalités de mise en œuvre du télétravail.
II est précisé que le bénéfice du télétravail est attaché au poste de travail occupé par le salarié au moment de son passage sous ce régime. Ainsi, en cas de changement de poste, le bénéfice de cette organisation deviendra caduc. La mise en place du télétravail pourra de nouveau être demandée par le salarié à l'issue d'une période de 3 mois au nouveau poste, conformément aux conditions mentionnées au point 3.3.
3.4.4. Période d'adaptation
Les parties conviennent de la mise en place d'une période d'adaptation de 2 mois. Cette période doit permettre au salarié d'apprécier si cette organisation du travail lui convient et à l'entreprise de vérifier si le salarié dispose des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.
Pendant cette période, chaque partie pourra décider unilatéralement l'arrêt de cette forme d'organisation du travail, sans délai de prévenance lorsque le salarié en prend l'initiative et en respectant un délai de 15 jours minimum lorsque l'entreprise en prend l'initiative.
Lorsque l'entreprise décide de mettre fin au télétravail pendant la période d'adaptation, elle explique, par écrit, au Salarié les motifs de cette décision.
3.4.5. Accompagnement des managers et des salariés
Un accompagnement pourra être mis en place à la demande des managers concernant le management à distance.
En outre, les salariés qui en éprouvent le besoin pourront solliciter un accompagnement ou une formation à l'utilisation du matériel mis en place dans le cadre du télétravail ou concernant cette nouvelle organisation, qui sera soumise à la validation de la Direction des Ressources Humaines.
3.4.6. Allocation télétravail
Chaque salarié en télétravail percevra une allocation de 2,5€ par journée complète de télétravail, dans la limite de 20€ par mois. Pour cela, le salarié devra planifier dans l’outil prévu à cet effet ses jours de télétravail dès le début de chaque mois.
Le versement de cette allocation suivra la période de recueil des absences et sera payé à M+1. Il est rappelé que toute absence posée sur un jour prévu initialement en télétravail prévaudra sur la journée de télétravail et n'entraînera pas le versement de l’allocation.
Article 3.5. Organisation du télétravail
3.5.1. Organisation de la journée de télétravail
Les parties conviennent que chaque salarié concerné par le télétravail pourra travailler depuis son domicile au maximum deux fois par semaine entre le mardi et le vendredi.
II est précisé que cette répartition ne s'applique pas aux gestionnaires de commandes du service Administration Des Ventes qui bénéficieront d’une journée par semaine maximum de télétravail, entre le mardi et le vendredi.
Cette organisation particulière, nécessaire à la mise en place de projet d’entreprise important pour la bonne marche de la société, au moment de la signature du présent avenant, sera rediscuté chaque année lors de la commission de suivi de l’accord.
La journée du lundi est exclue de l’organisation en télétravail afin de :
Permettre l’organisation de réunions de services ou interservices.
Préserver les liens de communautés entre les membres d’un service et l’ensemble des services .
Préserver le point société mensuel, temps d’échange privilégié entre les différents services.
La journée de télétravail ne doit pas être prise au retour de congés principaux.
Avec l’accord de la Direction des Ressources Humaines et du manager, il peut être envisagé pour les salariés en situation de handicap d’augmenter le nombre de jours hebdomadaires de télétravail, s’il s’avère notamment que le temps de transport génère, de par leur situation, une fatigabilité plus importante. Ce nombre devra être limité à une durée raisonnable afin de conserver des liens suffisants avec la communauté de travail.
3.5.2. Organisation du Service
Chaque manager a la responsabilité de l’organisation du télétravail. Dans ce cadre, il définit les journées de télétravail prises par chacun de ses collaborateurs dans le respect des dispositions prévues à l’article 3.5.1 du présent avenant.
Lorsque cela est applicable, les parties conviennent que seul 30% de l’effectif du service peut être en télétravail la même journée afin d’assurer une permanence du service dans les locaux.
De même, le recours au télétravail ne sera pas autorisé lorsque le binôme du salarié est absent (dès lors qu’il existe un travail en binôme) ou que le salarié est tenu de participer à une réunion avec d'autres collaborateurs.
Les journées de télétravail non prises sur une période donnée, ne pourront être reportées à une date ultérieure.
3.5.3. Temps de travail
Les dispositions légales, conventionnelles et contractuelles relatives au temps de travail s'appliquent dans le cadre du télétravail. Les horaires et les temps de repos définis par le contrat de travail et Ia réglementation en vigueur restent applicables.
Les salariés travaillant à domicile dans le cadre du télétravail devront donc impérativement respecter les règles de durée et de décompte de Ia durée de travail qui s'appliquent à leur statut.
Ils devront alerter leur manager si leur charge de travail est incompatible avec la durée du travail qui leur est applicable et le respect de la réglementation applicable en matière de durée du travail.
Dans ce cadre et dans le respect de la vie privée du salarié, ce dernier ne pourra pas être contacté en dehors de ces horaires de travail.
Par ailleurs, le manager et le salarié fixent ensemble des plages horaires durant lesquelles le salarié sera joignable.
En revanche, pendant son temps de travail, le salarié est tenu de répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails reçus dans les mêmes conditions que lorsqu'il n'est pas en télétravail.
3.5.4. Mise à disposition de matériel
Les salariés concernés par le télétravail disposeront :
D’un ordinateur portable dont la configuration permet un accès à distance au réseau informatique, aux logiciels et à la boîte mails professionnelle dans les mêmes conditions que sur leur lieu de travail ;
D’un téléphone portable de service leur permettant de recevoir (renvoi de la ligne fixe professionnelle) et d’émettre des appels professionnels.
Les salariés disposant d’un téléphone portable professionnel utilisent ce téléphone (et non le téléphone du service) dans le cadre du télétravail.
Les salariés ayant des besoins spécifiques identifiés pourront faire la demande d’équipements supplémentaires auprès de leur manager.
Le matériel ainsi mis à la disposition par l’entreprise doit être utilisé conformément à son usage et à des fins strictement professionnelles. Le salarié s’engage à ce titre à respecter les dispositions de la Charte Informatique applicable dans l’entreprise.
La maintenance et l’entretien de ce matériel sont assurés par l’entreprise.
Article 3.5.5. Situations exceptionnelles
Les parties conviennent que lors des journées de grève nationale ou locale augmentant sensiblement le temps de transport ou d’intempéries rendant difficiles ou dangereux les déplacements, mais également lorsque les conditions sanitaires ou des travaux sur site l’exigent, le télétravail pourra être mis en place avec l’accord du manager au-delà des limites prévues par le présent accord.
Les dispositions du présent avenant pourront notamment être étendu aux salariés en contrat à durée déterminée et aux alternants.
Les salariés intérimaires remplissant les conditions de l’accord télétravail et possédant, dans le cadre de leur mission, un équipement informatique permettant le télétravail pourront, après accord de leur entreprise de travail temporaire, bénéficier du télétravail dans le cadre de situations exceptionnelles.
Avec l'accord de la Direction des Ressources Humaines et de la hiérarchie, il peut être envisagé pour les salariés en situation de difficulté ponctuelle de mobilité, de handicap ou de grossesse d'augmenter le nombre de jours hebdomadaires de télétravail, s'il s'avère notamment que le temps de transport génère de par leurs situations une fatigabilité plus importante. Ce nombre devra être limité à une durée raisonnable afin de conserver des liens suffisants avec la communauté de travail.
Article 3.6. Droits et devoirs du salarié et de l’entreprise
3.6.1. Droits et avantages du télétravailleur
Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l'entreprise.
3.6.2. Santé et sécurité
Les télétravailleurs bénéficient comme l'ensemble des salariés des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité. Ils s'engagent par ailleurs à respecter également dans le cadre du télétravail les consignes et la politique de sécurité de l'entreprise.
Ils bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail. Tout accident dont serait victime le télétravailleur survenu à son domicile les jours de télétravail et dans la plage journalière sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail. Le salarié s'engage à en informer sans délai et par tout moyen son Manager et/ou Ia Direction des Ressources Humaines.
3.6.3. Assurance
Le salarié s’engage à s’assurer préalablement à la mise en place du télétravail que l’utilisation de son domicile à des fins de télétravail salarié est compatible avec sa couverture assurance habitation. Le salarié fournira au service Ressources Humaines de l’entreprise une attestation de l’assurance, ou à défaut une attestation sur l’honneur.
3.6.4. Respect de la confidentialité
Le salarié s'engage à respecter les règles fixées par l'entreprise en matière de sécurité informatique notamment concernant les mots de passe d'accès à l'ordinateur ou aux différents logiciels qui sont strictement confidentiels.
Le salarié assure la confidentialité et l'intégrité de tout document informatique ou papier utilisé à son domicile dans le cadre du télétravail.
Les parties conviennent que les documents papiers originaux ne peuvent être emportés sur le lieu du télétravail tout comme les documents représentant un caractère stratégique pour l'entreprise.
3.6.5. Respect de la vie privée
L'employeur s'engage à respecter la vie privée du salarié en télétravail notamment en se conformant aux mesures prévues par le présent avenant.
3.6.6. Charge de travail : entretien annuel
Conformément aux dispositions légales en vigueur, un entretien est organisé au moins une fois par an, à l'initiative de l'employeur, concernant les conditions d'activité et la charge de travail du télétravailleur.
Dispositions finales
Entrée en vigueur et durée de l’avenant
Le présent avenant prendra effet le 1er Janvier 2021, sous réserve d’accomplissement des formalités de dépôts, pour une durée indéterminée.
Le présent avenant se substitue de plein droit à l'ensemble des dispositions du précédent accord collectif, des usages et engagements unilatéraux applicables au sein de l'établissement du Siège ou qui lui auraient été transférés, et portant sur le même objet.
Révision et dénonciation
Toute modification du présent avenant devra faire l'objet de la signature d’un avenant de révision selon les mêmes conditions de conclusion.
Le présent avenant pourra être dénoncé par l'une des Parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.
Clause de suivi et de rendez-vous
Les Parties conviennent de se rencontrer annuellement pour faire un point sur l'application du présent avenant et pour discuter des modifications éventuelles qui pourraient y être apportées.
Dépôt et publicité
Un exemplaire du présent avenant sera remis à chaque signataire.
Le présent avenant sera déposé en version dématérialisée auprès de la DIRECCTE. Un exemplaire original du présent avenant sera également déposé auprès du greffe du Conseil des prud'hommes du siège de l’entreprise.
Fait à Paris, le 15 Décembre 2020
En 5 exemplaires, un pour chaque partie,
Pour la société ICOPAL :Signature
Directeur des Ressources Humaines
Pour la CFDT : Signature
Déléguée Syndicale Établissement du Siège et des Services Rattachés
