ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF A LA COMMUNICATION SYNDICALE ET DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL AU MOYEN DES OUTILS NUMÉRIQUES ET D'ACCÈS AUX LOCAUX DE L’ENTREPRISE
Application de l'accord Début : 26/02/2026 Fin : 01/01/2999
ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF A LA COMMUNICATION SYNDICALE ET DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL AU MOYEN DES OUTILS NUMÉRIQUES ET D'ACCÈS AUX LOCAUX DE L’ENTREPRISE
Entre les soussignées :
La société IDEX ENERGIES, société par actions simplifiée, identifiée sous le numéro 315 871 640 au registre du commerce et des sociétés de NANTERRE, dont le siège social est situé 72 avenue Jean-Baptiste Clément – 92100 Boulogne Billancourt Cedex, représentée par XXX, agissant en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,
Ci-après dénommée la « Société » D'UNE PART,
ET
Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de la Société :
La CFDT représentée par XXX agissant en sa qualité de Délégué Syndical,
La CGT représentée par XXX agissant en sa qualité de Délégué Syndical,
L’UNSA représentée par Monsieur XXX agissant en sa qualité de Délégué Syndical,
Ci-après dénommée les « Organisations Syndicales » D'AUTRE PART,
Ci-après dénommées ensemble les « Parties », il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule :
Les Parties se sont réunies afin de négocier un nouvel accord relatif à la communication des organisations syndicales et aux modalités d’accès aux locaux de l’entreprise, le précédent accord conclu le 8 décembre 2021 ainsi que son avenant du 31 juillet 2024 étant arrivés à leur terme.
Les parties reconnaissent l’importance des technologies de l’information et de la communication dans l’information syndicale comme du Comité Social et Économique et affirment leur volonté commune de favoriser une expression fluide en vue d’améliorer le dialogue social et dans une démarche visant à réduire la consommation de papier.
Par conséquent, conformément à l’article L. 2142-6 du Code du Travail qui dispose qu' un accord d'entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise », les parties se sont accordées sur l’importance d’encadrer et de favoriser une communication par la voie des outils numériques de l’entreprise des informations syndicales et des Représentants du Personnel à l’ensemble des salariés qui sont géographiquement dispersés sur le territoire. Il est également rappelé que les Représentants du Personnel peuvent “circuler librement dans l'entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés.” (articles L. 2315-14 et L. 2143-20 du Code du travail).
ARTICLE 1 – Champ d’application et objet
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’IDEX Energies, auxquels la société reconnaît le droit d’avoir librement accès aux informations syndicales de leur choix ainsi qu’aux informations de l’Instance Représentative du Personnel (CSE).
Ce dernier a donc pour objet de définir les principes et les conditions d’utilisation des technologies de l’information et de la communication ainsi que les modalités d’accès aux locaux par les sections syndicales légalement constituées (les organisations syndicales représentatives et les organisations syndicales ayant constituées une section syndicale dans la société) et par le Comité Social et Économique, en vue notamment de faciliter les échanges avec les salariés.
ARTICLE 2 – Dispositions générales relatives à la communication syndicale et des représentants du personnel
Le présent accord concerne exclusivement l’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication. Il ne concerne en aucune façon les conditions d’expression syndicale traditionnelle qui sont expressément prévues et encadrées quant à elles par le Code du travail (affichage sur panneaux et distribution de tracts). Dès lors, tout en prenant en compte les impératifs liés à la liberté d’expression dont bénéficient les Organisations Syndicales ainsi que les membres de la délégation du personnel en CSE, les parties au présent accord actent que l’utilisation de ce moyen de communication doit se faire dans le strict respect des dispositions applicables au sein d’IDEX Energies, des dispositions légales applicables et des règles relatives à l’utilisation des systèmes d’information, notamment :
Le Règlement Général sur la Protection des Données ;
La loi informatique et libertés ainsi que les préconisations de la CNIL ;
La politique de sécurité et la Charte Informatique, ainsi que la Charte éthique ;
La protection de la vie privée et du droit à l’image ;
Le Règlement Intérieur.
Pour rappel, conformément à l’article L.2142-6 du Code du Travail, l’utilisation des technologies de l’information et de communication doit :
être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ;
ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise ;
préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.
Conformément aux dispositions susvisées, les organisations syndicales et les membres du CSE s’engagent à ne pas diffuser par voie de messagerie électronique :
les informations qualifiées comme confidentielles par la loi ou par toutes autres dispositions s’imposant aux élus et syndicats : c’est le cas, par exemple, des documents comptables et financiers.
les informations à caractère confidentiel désignées comme telles par la Direction d’IDEX Energies, présentant objectivement ce caractère, et dont la divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts légitimes d’IDEX Energies (cf. article L. 2315-3 du Code du travail concernant les membres de la délégation du personnel en CSE) ;
les documents ou informations auxquels ils ont accès afin d’examiner les situations individuelles des salariés et permettant de les identifier dans le cadre des prérogatives dont ils disposent.
ARTICLE 3 – Diffusion des documents syndicaux
Article 3.1 - Adresse de messagerie des Organisation Syndicales Chaque Représentant du personnel peut, dans le cadre de ses fonctions, communiquer avec :
La Direction, les autres sections syndicales et le CSE ;
Les salariés de la société, de manière individualisée exclusivement.
A ce titre, chaque Représentant du personnel est libre d’utiliser son adresse mail professionnelle ou une adresse mail personnelle à raison d’une adresse mail par représentant du personnel au maximum.
L’envoi de messages collectifs y compris les tracts, destinés à toute ou partie du personnel, avec ou sans copie cachée, ainsi que les chaînes de message est interdit.
Article 3.2 - Communication collective des documents syndicaux par voie de messagerie électronique et par l’intranet (Inidex)
3.2.1 - Nombre de tracts pour diffusion
Afin de ne pas saturer la messagerie des salariés, la diffusion des publications syndicales est limitée à une publication par trimestre civil par Organisation Syndicale hors périodes électorales. Il est entendu par période électorale la période entre la signature du protocole d’accord préélectoral et la proclamation des résultats de l’élection. Ces publications trimestrielles ne sont pas reportables d’un trimestre à un autre.
Une diffusion supplémentaire sera octroyée en cas de signature d’un accord ou d’un procès-verbal de désaccord, dans les trois mois suivants la signature de l’accord ou du procès-verbal pour l’ensemble des Organisations syndicales Représentatives même non signataires.
3.2.2- Modalité de diffusion de tracts via la Direction des Relations Sociales
Les publications syndicales sont diffusées par voie électronique à l’ensemble des salariés de l’entreprise exclusivement par la Direction des Relations Sociales dans les deux jours ouvrés maximum après leur transmission par l’organisation syndicale.
3.2.3 - Stockage et consultation des documents syndicaux
Les sites des Organisations Syndicales sont également relayés directement par l’intranet de la Société via un lien hypertexte. Cela constitue un espace d’affichage électronique pour les Organisations Syndicales dont ils auront la charge et la responsabilité, notamment sur l’exactitude des informations qui y sont partagées.
Chaque organisation syndicale décide de relayer un site internet.
Ce site est soumis à la même réglementation que celle prévue par le Code du Travail concernant les panneaux d’affichage, sans toutefois se substituer à ces derniers.
Les salariés ont la possibilité de consulter librement le contenu de chacun des sites.
Les dispositions du présent accord ne limitent en rien la liberté de diffusion de publications syndicales par voie d’affichage et distribution de tracts, garantie par l’employeur.
En cas de période électorale, un autre accord viendra préciser les règles relatives à ces publications/ communications électorales.
Article 3.3 – Contenu des documents diffusés et responsabilité
L’indication du caractère syndical du message est systématiquement mentionnée dans l’objet du message électronique envoyé aux salariés aux moyens de la messagerie professionnelle, de façon à informer clairement les salariés quant à la nature du message. Pour les communications collectives visées dans l’article 3.2, cela prend la forme suivante “Communication syndicale - Nom de l’Organisation Syndicale”. Les syndicats sont seuls responsables des publications et communications à caractère syndical, excluant tout propos injurieux à l’égard des personnes ou de la société. Ces communications doivent, en tout état de cause, respecter les dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Par conséquent, les organisations syndicales engagent leur responsabilité sur l’ensemble des communications transmises, notamment, concernant les dispositions relatives à l’injure, aux modalités de diffusion des publications et en cas de violation des dispositions du présent accord. Lorsque ce non-respect vient d’une communication syndicale, la Direction des Relations Sociales ne diffuse pas la communication en question, adresse à l’Organisation Syndicale concernée un message de rappel des règles, sollicitant par ailleurs la suppression de la publication de ses sites et réseaux sociaux. L’organisation devra alors s’exécuter sous 24 heures. En tout état de cause, les parties conviennent qu’en cas de non respect des dispositions du présent accord, la Direction des Relations Sociales pourra unilatéralement décider de suspendre la diffusion de tracts, pétition et communication à caractère syndical pour une durée de 6 mois. Ces dispositions, ne seront mises en œuvre qu'après échanges avec les représentants de l’Organisation Syndicale concernée qui pourront alors fournir toutes les explications qu’ils jugeraient utiles. Enfin, concernant le volume des communications syndicales diffusées par messagerie ainsi que les pièces jointes, elles ne peuvent pas excéder 2 Mo. Les tracts syndicaux devront être sous un format PDF.
ARTICLE 4 – Diffusion des documents du CSE par les outils de communication informatique
Article 4.1 – Communication du CSE par l’Intranet (Inidex) et dans le cadre de l’intégration des salariés
Un site d'affichage intranet est également mis à la disposition du CSE.
L’onglet “Comité Economique et Social” est destiné à présenter son rôle, ses missions, ses membres et ses commissions ainsi qu’à la diffusion des procès-verbaux approuvés sur l’année en cours.
Ce site est accessible aux salariés de la société.
La Direction des Relations Sociales met à jour ce site d’affichage dans le mois suivant l’approbation du procès-verbal.
Afin de s’assurer de la connaissance l’existence du CSE par les salariés nouvellement embauchés au sein de la Société, la Direction s’engage à intégrer une présentation un lien vers le site dédié aux activités sociales et culturelles dans son programme d’intégration, ainsi que l’adresse de messagerie générique du CSE.
Article 4.2 - Adresse de messagerie du CSE
Le CSE dispose d’une adresse de messagerie spécifique générique (non nominative) lui permettant de communiquer en interne et en externe dans le cadre de l’exercice de ses missions.
La messagerie du CSE a vocation à constituer un outil de travail et d’échange pour le CSE dans le cadre de l’exercice de ses attributions. Elle est rattachée au bureau du CSE, plus précisément au Secrétaire et au Secrétaire adjoint du CSE.
Dans ce cadre, elle peut être utilisée afin de communiquer individuellement avec les salariés pour les sujets suivants :
Les activités sociales et culturelles,
Le traitement des réclamations et des questions individuelles relatives aux conditions de travail, à la santé et la sécurité,
Et, plus généralement, toute question individuelle relative à l’exercice des attributions du CSE.
Elle peut également être utilisée dans le cadre d’une communication collective avec les salariés pour l’exercice des attributions du CSE concernant exclusivement :
Les activités sociales et culturelles, à raison d’une communication par évènement voté en CSE ;
La communication des procès-verbaux du CSE et de la CSSCT dès approbation par l’Instance.
Article 4.3 – Contenu des documents diffusés et responsabilité
De façon à informer clairement les salariés de l’origine et de la nature du message, il est obligatoirement précisé dans l’objet qu’il s’agit d’une communication du CSE: « CSE - Thème abordé ». Le CSE est seul responsable des publications et communications effectuées par le biais des technologies de l’information et de la communication mises à leur disposition dans le cadre du présent accord. En outre, les parties conviennent qu’en cas d’irrespect des règles, la Direction des Relations Sociales se réserve le droit de suspendre l’adresse électronique du CSE pour la période du trimestre en cours. Cependant, les communications collectives relatives aux activités sociales et culturelles seraient maintenues dans l’intérêt des salariés. Enfin, concernant le format et volume des communications, conformément à la charte informatique, le volume de communications syndicales diffusées par la messagerie ainsi que les pièces jointes doivent respecter les limites des messageries de la société. Les documents joints doivent être sous un format PDF dont la taille ne peut pas excéder 2 Mo.
ARTICLE 5 – Droit des salariés
Les salariés bénéficiant d’un droit d’opposition, ce droit ainsi que ses modalités d’exercice sont systématiquement rappelés dans tout message afin que les salariés puissent, à tout moment, manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages syndicaux ou du CSE.
Les salariés ont la faculté de demander de ne plus recevoir les communications syndicales et/ou celles du CSE. Ce droit leur sera rappelé par la mention suivante “Vous avez la possibilité de vous opposer à tout moment, à la réception de messages électroniques émanant d’Organisations syndicales. Pour ce faire, nous vous remercions de bien indiquer clairement par retour d’e-mail à cette adresse, votre volonté de ne plus recevoir ces communications”.
Dans ce cas, le salarié est retiré de la liste de diffusion. Le salarié a toujours la possibilité de revenir sur sa décision en optant à nouveau pour l’envoi des communications syndicales ou du CSE.
Pour respecter l’anonymat du droit de retrait, l'envoi de communications collectives syndicales ou du CSE est fait via des listes groupées génériques actualisées sur la base de l’annuaire de la DUN et selon les droits d’opposition exercés.
Pour exercer son droit d’opposition ou inversement, le salarié devra envoyer sa demande par courriel à une adresse de messagerie spécifique et sécurisée. Cette information sera communiquée dans chaque courriel collectif ou individuel adressé sur la messagerie professionnelle des salariés de la Société. Conformément à l’article L. 1222-4 du Code du travail sur la collecte des informations, ainsi qu’aux recommandations de la CNIL, la Direction s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le ou les espaces dédiés aux organisations syndicales ou à l’Instance Représentative du Personnel. De plus, la Direction s’engage à n’effectuer aucun contrôle nominatif de l’accès par les salariés aux communications syndicales publiées, ni à ne réaliser aucun suivi des taux de fréquentation des espaces syndicaux.
ARTICLE 6 : Droit d'accès dans les locaux de la société
A titre préliminaire, il est rappelé que les représentants du personnel disposent d’une liberté de déplacement qui leur permet de circuler librement dans l’entreprise.
Les parties conviennent que compte tenu de l’organisation de travail des collaborateurs de la société (prestations réalisées chez des clients) et de son activité par nature itinérante, les avis de passage doivent être communiqués à la DRH de la Direction Régionale concernée par le déplacement ainsi qu’à la Direction des Relations Sociales en copie, en suivant un préavis de 5 jours ouvrés, sauf cas d’urgence et exceptionnel (exemple: danger grave et imminent). Une diffusion de l’avis de passage sera réalisée à l’ensemble des salariés concernés sur site, en précisant qu’il s’agit uniquement d’une invitation et non une réunion obligatoire.
Les déplacements sur des sites dont l’accès est réglementé pour des raisons de sécurité ou de confidentialité seront gérés selon cette même procédure.
ARTICLE 7 - Dispositions finales
Article 7.1 – Durée de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt et est conclu pour une durée indéterminée.
Article 7.2 – Révision de l’accord
Chaque partie signataire peut demander la révision de l’accord dans les conditions posées par les articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du Travail.
Article 7.3 - Dépôt Le présent accord sera déposé par la société :
en support électronique auprès de la plateforme en ligne TéléAccords ;
auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.
Le texte sera également notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la société.
