ACCORD PORTANT SUR LE FORFAIT ANNUEL EN JOURS, LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET LE DROIT A LA DECONNEXION
ENTRE :
La SCM IHP GROUP, Société civile de moyens au capital de 3.550 euros, immatriculée au RCS de NANTES sous le numéro 830 493 227 et dont le siège est situé 55 rue Amiral du Chaffault, 44100 NANTES,
Représentée par Monsieur xxxxxxxxxx en sa qualité de gérant,
Ci-après dénommée la « société » ou « l’entreprise »
D’une part,
ET :
Le personnel de la société SCM IHP GROUP, inscrit à l’effectif et qui, après consultation, a approuvé, à la majorité des 2/3, le présent accord conformément à l’article L. 2232-21 et suivants du Code du travail.
D’autre part,
PREAMBULE
Dans le cadre des dispositions légales et règlementaires relatives à la durée du travail, le présent accord a pour objectif, de mettre en place un dispositif de forfait annuel en nombre de jours travaillés au bénéfice des salariés cadres autonomes tout en rappelant le bon usage des outils informatiques et la nécessité du droit à la déconnexion et à la qualité de vie au travail. Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2025.
CHAPITRE I – CHAMP D’APPLICATION Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble du personnel salarié statut cadre de l’entreprise lié par un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée, à temps partiel, à temps complet ou sous contrat de travail intermittent.
CHAPITRE II – CONVENTIONS DE FORFAIT EN JOURS ARTICLE 2.1. – Salariés visés Conformément à l'article L. 3121-58 du code du travail, le mécanisme du forfait jours sur l'année peut viser le personnel relevant de la catégorie des cadres et disposant d'une autonomie réelle dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés. Au sein de la Société, il s’agit des Encadrants de direction, Directeurs de site ou Directeurs/Responsables des Fonctions Support transversales, Experts Techniques allant du positionnement 9 à 16 de la convention collective nationale du personnel des cabinets médicaux.
ARTICLE 2.2. – Durée du forfait-jours et nombre de jours non travaillés
2.2.1. – Durée du forfait La durée du forfait jours est de 218 jours annuels, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur la totalité de l’année civile et ayant des droits à congés payés complets. La période de référence du forfait jours est l’année civile. En accord avec le salarié, il pourra être convenu dans certaines hypothèses un forfait en jours réduit (par exemple, congé parental, « mi-temps » thérapeutique) c’est-à-dire un nombre de jours travaillés inférieur à 218 jours annuels. Le salarié sera alors rémunéré au prorata du nombre de jours fixé dans sa convention de forfait.
2.2.2. – Journées Non Travaillées (JNT) : modalités de prise
Calcul du droit annuel à JNT
La détermination du droit annuel à JNT est effectuée chaque début d’année civile. Le droit annuel se calcule sur la base du nombre de jours ouvrés potentiellement travaillés desquels on décompte la durée du forfait-jours. Les modalités de calcul sont les suivantes :
Soit N le nombre de jours calendaires sur la période de référence
Soit RH le nombre de jours de repos hebdomadaires sur la période de référence
Soit CP le nombre de congés payés dû sur la période de référence
Soit JF le nombre de jours fériés ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire sur la période de référence (étant tenu compte des dispositions conventionnelles de l’art.39 relatif à la gestion des jours fériés ainsi que de la Journée de solidarité)
Soit F le nombre de jours du forfait jours sur la période de référence (en l’occurrence 218j)
Le nombre de jours potentiellement travaillés (P) sur la période de référence sera déterminé ainsi :
P = N - RH - CP – JF
Le nombre de journées non travaillées (JNT) au titre du forfait jours est déterminé par la différence entre le nombre de jours potentiellement travaillés sur chaque année civile (P) et le nombre de jours du forfait jours (F) :
JNT = P – F.
Illustration synthétique au titre de l’année 2025 :
N
RH
CP
JF
P
F
JNT
365 104 25 10 226
218 8
Acquisition du droit à JNT et échéances de prise
Le droit à JNT sera affecté à compter du 01/01/N à raison de 1 JNT par mois, jusqu’à épuisement du droit de l’année N. Ex. pour un droit annuel de 11 JNT, 1 JNT sera affecté à chaque début de mois sur la période de Janvier à Novembre et aucun droit supplémentaire ne sera crédité au titre du mois de Décembre. Les JNT acquis au titre de l’année N devront avoir été pris au 31/12/N. Aucun report du droit de l’année N ne sera possible sur l’année N+1.
Modalités de prise
Les Journées Non Travaillées peuvent être prises en journée pleine ou en demi-journée. Pour justifier la pause d’une demi-journée JNT, un horaire minimum de 3h de travail au titre de la journée sera nécessaire. Par ailleurs, un horaire de travail minimum de 5h sera nécessaire pour que la journée soit considérée comme « travaillée ».
2.2.3. – Conséquences des absences sur la durée du forfait-jours En cas d’absence non assimilée à du temps de travail effectif ou en cas d’entrée ou de sortie du salarié dans les effectifs en cours d’exercice civil, le nombre de jours dû au titre du forfait-jours est déterminé comme suit :
Soit S le nombre de semaines travaillées sur la période de référence au titre du forfait-jours qui correspond au nombre de jours potentiellement travaillés sur l’année (P) divisé par le nombre de jours potentiellement travaillés sur une semaine (5) :
S = P/5
Soit JM le nombre de jours travaillés en moyenne par semaine qui correspond au nombre de jours du forfait-jours (F) divisé par le nombre de semaines travaillées sur cette même période de référence (S) :
JM = F/S.
Soit R le nombre de jours de repos en moyenne par semaine
R = 5 – JM
Ainsi, une période d’absence non assimilée à du temps de travail effectif entraine une diminution du nombre de jours à travailler par le salarié au titre du forfait-jours égale à JM et entraine une diminution du nombre de jours non travaillés (JNT) auquel le salarié a droit égale à R.
Illustration synthétique au titre de l’année 2025 :
N
RH
CP
JF
P
F
JNT
S
JM
R
365 104 25 10 226 218 = 8 45.20 4.82 0.18 Ex. : Pour un salarié qui entre dans les effectifs le 12 mars 2025, 10 semaines ne seront pas travaillées au titre de l’exercice 2025. Ces 10 semaines équivalent à 10x4.82, soit 48.20j en moins à travailler au titre du forfait-jours et à 10x0.18, soit 1.8 JNT en moins. Ce salarié aura donc un forfait-jours proratisé à 170j et un droit à JNT de 6j (chiffres arrondis au demi le plus proche).
2.2.4. – Conséquences des absences en matière de rémunération
La rémunération annuelle du salarié fait l’objet d’un lissage de façon à ce que la rémunération mensuelle soit identique quel que soit le nombre de jours réellement travaillé pour chaque mois de l’année civile. En cas d’absence non assimilée à du temps de travail effectif, la valorisation de chaque absence est déterminée comme suit : rémunération annuelle brute divisée par 260.
Illustration synthétique au titre de l’année 2025, pour une rémunération annuelle de 40.000€ :
Ex. : pour un salarié qui perçoit un salaire annuel de 40.000€, la valeur d’une journée de travail = 40.000 / 260 soit 153.85 €
ARTICLE 2.3. – Régime juridique Il est rappelé que les salariés en forfait jours ne sont pas soumis, en application de l’article L. 3121-62 du code du travail, à :
la durée légale, ou conventionnelle, hebdomadaire, du temps de travail ;
la durée quotidienne maximale prévue à l’article L. 3121-18 ;
aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22.
Il est précisé que compte tenu de la nature du forfait jours, dans le cadre de l'exécution de leur prestation de travail, les salariés ne sont pas soumis à un contrôle de leurs horaires de travail autre que ce qui est précisé à l’article 2.4.2. Cependant, et sans que cela remette en cause leur autonomie, il pourra être prévu dans l’année des périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement du service ou de l'entreprise.
ARTICLE 2.4. – Garanties 2.4.1. – Temps de repos Repos quotidien : En application des dispositions de l’article L. 3131-1 du code du travail, la durée du repos quotidien est au minimum de 11 heures consécutives sauf dérogation dans les conditions fixées par les dispositions législatives et conventionnelles en vigueur. Repos hebdomadaire : En application des dispositions de l’article L. 3132-2 du code du travail, et bien que le temps de travail puisse être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, en journées ou demi-journées de travail, le salarié doit bénéficier d'un temps de repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures de repos quotidien ci-dessus prévues. Il est rappelé que sauf dérogations le jour de repos hebdomadaire est le dimanche. Il est précisé que la durée du repos hebdomadaire devra être de 2 jours consécutifs. Il ne peut y être dérogé qu’exceptionnellement en cas de circonstances identifiées (déplacements professionnels, notamment à l’étranger ; salons ou manifestations professionnels ; projets spécifiques urgents…).
2.4.2. – Contrôle Le forfait jours fait l’objet d’un contrôle des jours ou demi-journées travaillés. A cette fin, chaque début de mois N, le salarié prendra connaissance sur le logiciel de Gestion des Temps et des Absences du récapitulatif de ses temps de présence et de ses éventuels motifs d’absences correspondants au mois N-1. Devront clairement être identifiés dans cet état de contrôle :
La date des journées ou de demi-journées travaillées ;
La date des journées ou demi-journées de repos prises. Pour ces dernières la qualification de ces journées devra impérativement être précisée : congés payés, congés conventionnels, repos hebdomadaire, Journées Non Travaillées (JNT ou « RTT ») … ;
Le cas échéant, il appartiendra au salarié de signaler à son supérieur hiérarchique ou à la Direction des Ressources Humaines toute difficulté qu’il rencontrerait dans l’organisation ou la charge de son travail et de solliciter un entretien auprès de lui en vue de déterminer les actions correctives appropriées, et ce sans attendre l’entretien annuel prévu ci-dessous et s’en qu’il s’y substitue.
2.4.3. – Dispositif d’alerte (ou « de veille ») Afin de permettre au supérieur hiérarchique du salarié en forfait jours de s’assurer au mieux de la charge de travail de l’intéressé, il est mis en place un dispositif de veille. Ce dernier consiste en une information au terme de chaque mois (ou en « temps réel » le cas échéant en fonction des possibilités techniques) du manager (et le cas échéant, du salarié en forfait jours) dès lors que le document de contrôle visé au 2.4.2. ci-dessus :
fera apparaître que le solde du compteurs JNT sera égal ou supérieur à 6
fera apparaître que le repos hebdomadaire de 2 jours consécutifs n’aura pas été pris par le salarié pendant plusieurs semaines consécutives
Dans les 15 jours, le supérieur hiérarchique (ou manager) convoquera le salarié en forfait jours concerné en vue d’un entretien, et ce sans attendre l’entretien annuel prévu ci-dessous au 2.4.4., afin d’examiner avec lui l'organisation de son travail, sa charge de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, et, les cas échéants, d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.
2.4.4. – Entretien annuel En application de l’article L. 3121-64, le salarié bénéficiera annuellement d’un entretien avec son supérieur hiérarchique au cours duquel seront évoquées :
l'organisation du travail ;
la charge de travail de l'intéressé ;
l'amplitude de ses journées d'activité ;
l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;
la rémunération du salarié.
Cet entretien pourra avoir lieu en même temps que l’entretien annuel d’évaluation, dès lors que les points ci-dessus seront abordés. Lors de cet entretien le supérieur hiérarchique et le salarié devront avoir copie, d’une part des documents de contrôle des 12 derniers mois (planning année écoulée) et, d’autre part, le cas échéant du compte rendu de l’entretien précédent.
ARTICLE 2.5. – Caractéristiques principales des conventions individuelles Il est rappelé qu’en application de l’article L. 3121-55, la mise en œuvre du forfait jours doit faire l’objet d’une convention individuelle écrite avec le salarié ou d’un avenant au contrat de travail déjà existant pour les anciens salariés. Cette convention ou cet avenant précisera, notamment :
le nombre de jours ;
qu’en application de l’article L. 3121-62 du code du travail, le salarié n’est pas soumis à la durée légale, ou conventionnelle, hebdomadaire, du temps de travail, à la durée quotidienne maximale prévue à l’article L. 3121-18 ; aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20, et L. 3121-22 ;
que le salarié a droit au respect des temps de repos quotidien et hebdomadaires.
CHAPITRE III – LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET LE DROIT A DECONNEXION
ARTICLE 3.1. – Les outils numériques concernés Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise. Sont ainsi visés :
les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…
et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…
ARTICLE 3.2. – Règles de bon usage des outils numériques L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles. En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise. Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…). Pour l’ensemble de ces raisons, l’entreprise a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif. Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule du présent accord, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L. 4121-1 du code du travail), « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L. 4122-1 du code du travail). Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié doit se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :
Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques
Désactiver les alertes sonores et visuelles lors de l’arrivée des nouveaux messages (mail, sms…) afin de limiter le nombre d’interruptions dans l’exécution des tâches ;
Se réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages.
Gérer et encadrer l’accessibilité
Actionner le « gestionnaire d’absences du bureau » ;
Indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message d’absence du bureau.
Être rigoureux et précis dans la communication
Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message ;
Traiter d’un sujet par message ;
Rédiger un message court et clair, limité à un écran ;
Eviter la multiplication des messages sur le même sujet.
S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé
La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone ?
Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :
les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés ;
il existe un risque de mauvaise interprétation ;
le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel ;
il peut s’agir d’une remise en cause du travail.
S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message
Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message ;
N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés ;
Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages ;
Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable.
Gérer les pièces jointes
Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message ;
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux.
Veiller au choix du moment et du créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message
Eviter l’envoi de messages en dehors des heures habituelles de travail ;
Eviter d’y répondre en dehors des heures habituelles de travail.
Eviter de créer un sentiment d’urgence
Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement ;
Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive ;
Le cas échéant, préciser que le message a bien été reçu ;
Laisser aux autres le temps de répondre aux messages.
Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges
S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) ;
Respecter les formes de politesse ;
Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur.
Limiter les risques d’incompréhension et de conflit
Etre vigilant sur le contenu du message ;
Ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le destinataire.
ARTICLE 3.3. – Droit à la déconnexion 3.3.1. – Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise. Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise, ou encore ceux qu’il possède à titre personnel, en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :
des périodes de repos quotidien ;
des périodes de repos hebdomadaire ;
des absences justifiées pour maladie ou accident ;
des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, paternité, JNT…).
Ainsi, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus. De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit. En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre. Il appartient à chaque supérieur hiérarchique de veiller au respect du droit à la déconnexion par les collaborateurs de son équipe et de faire preuve d’exemplarité, notamment en s’abstenant d’adresser des e-mails (ou sms ou appels téléphoniques) pendant les périodes de repos, de congés et hors les périodes habituelles de travail. 3.3.2. – Dispositifs de formation et de sensibilisation En outre, il sera mis en place des actions de formations et de sensibilisations relatives à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage. ARTICLE 3.4 – Sanctions Le cas échéant, en cas de non-respect des principes énoncés dans le présent accord, des sanctions pourront être prononcées conformément aux dispositions du règlement intérieur.
CHAPITRE IV – DISPOSITIONS FINALES
ARTICLE 4.1. – Conditions de validité de l’accord En l’absence de représentant du personnel et de délégué syndical, le présent accord a été remis à l’ensemble du personnel 15 jours avant la consultation, conformément à l’article L. 2232-21 du Code du travail. Les modalités d’organisation de la consultation ont été fixées unilatéralement par la Direction et sont annexées aux présentes. La consultation s’est tenue, le 13/12/2024 par votre électronique confidentiel ouvert de 8h à 12h, comme en atteste le procès-verbal annexé.
ARTICLE 4.2. – Durée et entrée en vigueur Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, entre en vigueur à effet du 1er janvier 2025.
ARTICLE 4.3. – Suivi de l’accord et clause de rendez-vous Afin de réaliser un suivi de l’application du présent accord, une commission de suivi composée de l’employeur et de la Direction des Ressources Humaines sera mise en place. Il est prévu à cet effet une clause de rendez-vous annuel.
ARTICLE 4.4. – Révision Le présent accord est susceptible de faire l’objet de révision, notamment en cas d’évolution des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles qui nécessiteraient l’adaptation de l’une ou plusieurs de ses dispositions. L’accord devra être révisé selon les dispositions légales en vigueur. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.
ARTICLE 4.5. – Dénonciation L’accord et ses avenants éventuels, conclus pour une durée indéterminée, pourront être dénoncés à tout moment par l’une ou l’autre des parties, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires et adhérentes, à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi compétente, ainsi qu’au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nantes.
ARTICLE 4.6. – Consultation et dépôt En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la société. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du Conseil de prud'hommes de Nantes.
ARTICLE 4.7. – Affichage Le présent accord sera affiché dans l’entreprise par la Direction sur les tableaux prévus à cet effet.
Fait à Nantes Le 20 décembre 2024 En 4 exemplaires originaux
Pour la SCM IHP GROUP
Le Gérant,
xxxxxxxxxxx
Annexe 1 : Modalités d’organisation de la consultation du personnel
Conformément aux dispositions de l’article R2232-11 et suivants du Code du travail, les modalités définies par la SCM IHP GROUP, pour la consultation du personnel relativement à la mise en place d’un forfait annuel en jours travaillés pour les cadres dits « autonomes », sont les suivantes :
Modalités de transmission aux salariés du projet d’accord
Le projet d’accord (+ projet d’avenant contractuel + simulation calendrier) sera transmis par courriel à l’ensemble du personnel de la Société au moyen des adresses professionnelles individuelles (…@ihp-group.fr). La date de l’envoi du courriel est fixée au mercredi 28/11/2024 consécutivement à la réunion d’information organisée la Direction des Ressources Humaines ce même jour.
Organisation du référendum
Pour être considéré comme valide, le projet d’accord devra avoir été approuvé (réponse « OUI ») à la majorité des 2/3 du Personnel ayant la qualité d’Electeurs. Le vote électronique sera organisé via Microsoft Forms. La question posée sera la suivante : « Etes-vous favorable à la mise en place à effet du 01/01/2025 d’un accord d’entreprise portant sur le forfait annuel 218 jours travaillés pour le personnel Cadres SCM IHP Group, le bon usage des outils numériques et le droit à la déconnexion ? » A l’issue d’un délai de réflexion suffisant de 15j, le scrutin sera ouvert de 8h à 12h le vendredi 13/12/2024. Les résultats seront proclamés avant 16h par courriel de la Direction RH.
Dépôt et publicité de l’accord
Le procès-verbal de résultat de la consultation sera transmis pour information et par courriel au personnel et annexé à l’accord. L’accord sera ensuite déposé sur la plateforme numérique TéléAccords.
Annexe 2 : Procès-verbal de la consultation du personnel
