ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES REPRESENTANTS DES SALARIES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE NOVEMBRE 2023
ENTRE LES SOUSSIGNES
La société INFOTEL SA, société anonyme à conseil d’administration, au capital de 2 756 223,20 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 317 480 135, ayant son siège social 18 avenue Léon Gaumont, 75990 Paris Cedex 20, représentée par XXXXX;
ci-après dénommée « l’Entreprise »
d’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives au sein d’Infotel SA et ses filiales :
La F3C CFDT (Communication, Conseil, Culture), représentée par XXXXX, en qualité de délégué syndical d’Infotel Conseil;
Étant entendu qu’il n’y a pas d’organisation syndicale représentative au sein d’Infotel SA et d’OAIO.
ci-après dénommée « les Organisations Syndicales Représentatives »
d’autre part,
ci-après dénommées ensemble « les Parties ». PREAMBULE
L’élection des représentants des salariés au Conseil d’administration d’Infotel SA concerne Infotel SA, Infotel Conseil et OAIO.
Les Parties se sont rencontrées afin d'envisager la mise en œuvre du vote électronique dans le cadre de cette élection.
Les Parties sont par conséquent convenues d'encadrer le principe et les modalités du recours au vote électronique.
Les Parties sont convenues des dispositions suivantes :
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et du respect du secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin,
Permettre la protection des données personnelles.
Article 1. – Objet et champ d’application Le présent accord a pour objet de prévoir le recours au vote électronique pour l’élection des représentants des salariés au Conseil d’administration. Il s’applique à l’ensemble des salariés de Infotel SA, Infotel Conseil et OAIO.appelés à voter à l’élection des représentants des salariés au Conseil d’Administration. Il est expressément convenu que le vote électronique est le seul mode de vote utilisé au titre de cette élection. Le vote à bulletin secret sous enveloppe et le vote par correspondance ne sont pas ouverts.
Article 2. – Recours à un prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après le « Prestataire ») reconnu, choisi par l'employeur, la société XXX, dans le respect des prescriptions légales et réglementaires en vigueur.
Le Prestataire s’engage contractuellement à garantir le respect des principes généraux de confidentialité, sincérité et stockage édictés dans le présent accord.
Article 3. – Principes et caractéristiques généraux du système
Article 3.1 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir la liste électorale, tous collèges confondus, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur la liste électorale ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique. Le contenu de l’urne électronique sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celle-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultat et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 3.2 Établissement des fichiers
Le fichier des électeurs et la liste électorale sont établis par la Direction. Ils ont pour finalité d’identifier les électeurs, de leur délivrer un moyen d’authentification, d’identifier ceux ayant pris part au vote et d’éditer la liste d’émargement. Le fichier des électeurs sera établi dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Elles sont uniquement utilisées dans le cadre de cette élection. La Direction établira le fichier des électeurs, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du Prestataire et comprenant les mentions suivantes :
Noms et prénoms des inscrits ;
Entreprise d’appartenance ;
Matricule ;
Adresse postale personnelle.
Ce fichier sera chargé dans le système du Prestataire. Les mentions affichées sur la liste électorale sont :
Noms et prénoms des inscrits ;
Age ;
Ancienneté en mois.
Article 4. – Sécurité du système de vote
Article 4.1 Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, la cellule aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote. Cette cellule est composée des membres du bureau de vote, des représentants de la Direction, d’un représentant par organisation syndicale habilitée à présenter des candidats et des représentants du Prestataire.
Article 4.2 Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives au sein de Infotel SA, Infotel Conseil et OAIO, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles.
Article 5. – Information et formation
L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les électeurs, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque électeur dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 6. – Programmation du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi éventuelles des candidats seront accessibles sur le site de vote avant l’ouverture du scrutin. Afin de ne pas favoriser un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. Pour chaque scrutin, les noms des candidats et leurs éventuelles photos seront présentés sur une seule et même page (sans défilement).
Article 7. – Déroulement des opérations de vote
Article 7.1 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Les électeurs ne disposant pas depuis leur poste de travail d’un accès au site de vote de manière confidentielle ont la possibilité de venir voter via un ordinateur disponible sur leur site de rattachement.
Article 7.2 Modalités d’accès au serveur de vote
Les modalités d’envoi des informations de connexion sont définies, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. Chaque électeur recevra de la part du prestataire par courrier postal à son adresse personnelle, avant le premier tour de l’élection :
L’URL du serveur de vote,
Son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,
La date de début et de fin du vote électronique au premier et à l’éventuel second tour.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel de connexion et son matricule. Une fois connecté, l’électeur sera invité à générer un mot de passe aléatoire. La transmission de ce mot de passe pourra être effectuée par SMS, serveur vocal ou courriel, à une coordonnée différente de celle utilisée pour l’envoi de son identifiant personnel de connexion. L’électeur validera son vote en saisissant ce mot de passe. En cas de perte ou de non-réception de leur identifiant personnel de connexion, l’électeur pourra demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Article 7.3 Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être visible par tous les électeurs au cours du scrutin.
Article 7.4 Opérations de dépouillement
À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront le procès-verbal et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 8. – Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour l’élection des représentants des salariés au Conseil d’administration au titre du mandat courant à compter de novembre 2023. Le présent accord sera déposé à la Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) par recommandé et/ou télé-accord et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris. Chaque organisation syndicale présente dans les entreprises Infotel SA, Infotel Conseil et OAIO recevra un exemplaire du présent accord. Enfin, il sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés par voie d’affichage sur les panneaux réservés à cet effet sur les sites de Infotel SA, Infotel Conseil et OAIO, et par les moyens de communication habituels.
Fait à Paris 20e, le 6 octobre 2023, en 4 exemplaires.
