Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité social et économique (CSE)
Entre les soussignés :
La
Inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Rodez sous le numéro 408 567 139, dont, le siège social est situé, 12000 RODEZ,
Représenté par, président,
D’une part,
L’organisation syndicale représentative au sein de l’établissement, ci-dessous désignée :
L’Union Locale CGT Rodez
Cedex, Représentée par délégué syndical,
D’autre part.
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections du futur CSE, les parties signataires ont convenu d’intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d’organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004.
C’est dans ce cadre que la société a fait appel à , prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé en accord avec l’Organisation Syndicale signataire du présent accord, de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATIONS DES OPERATIONS ELECTORALES
Postérieurement au présent accord, les parties définiront dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d’accord préélectoral, il faut comprendre qu’il fait référence au protocole d’accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du CSE (Comité Social et Economique).
Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par , prestataire mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec l’organisation syndicale de la CGT. Le prestataire garanti le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire a été choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la signature du présent accord.
MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident ainsi d’adopter un processus de vote électronique par Internet à l’occasion des élections professionnelles du CSE de la société tant pour le premier tour que pour le second tour.et ce aux dates et heures qui seront fixées par le protocole d’accord préélectoral.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
MODALITES DES ELECTIONS
Il est préalablement précisé que la Société garantie l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau Règlement Général de Protection des Données (RGPD). Les élections professionnelles par voie électronique amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le Prestataire en charge de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse mail.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authenfication lui permettra :
-de s’identifier et de prendre part au vote,
-de compléter la liste d’émargement.
Lieux et Temps du Scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pendant la durée du scrutin, que les élections auront lieu, pour chaque tour de scrutin, sur deux jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l‘ouverture et à la clôture du scrutin.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Consultation du nombres de votants :
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, pour chaque scrutin.
Liste d’émargement :
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines à des fins de contrôle du déroulement du scrutin et soumis à une stricte confidentialité.
LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l’appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l’ordre alphabétique.
BULLETINS DE VOTE ET DEPOUILLEMENT
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement.
Le Président du Bureau de vote et les deux assesseurs désignés dans le protocole préélectoral reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en oeuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Assistance aux électeurs
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Cette notice est également consultable sur le site web du prestataire.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de à l’aide d’un numéro vert et email. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote ainsi qu’un cahier des charges sur l’intranet et au service RH du siège.
2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, avant le premier tour par courrier postal ainsi que sur son adresse mail ou sur son adresse mail personnelle s’il en a fait la demande, un lien sécurisé pour obtenir son code d’accès personnel, généré de manière aléatoire par le prestataire.
Le code d’accès personnel est valable pour les 2 tours.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de son code d’accès personnel et confidentiel. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non connue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes (titulaires et suppléants) correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les élements d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants et sera conservée moins de 6 mois. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en oeuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
ARTICLE 3 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour la durée déterminée lié aux prochaines élections du CSE et cessera donc de produire effet dès l’élection desdits représentants.
A l’initiative de la direction, il sera déposé sur la plateforme de télé procédure du Ministère du travail (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv;fr) accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail. Il entrera en vigueur le jour de son dépôt.
Lors du dépôt sur la plateforme de télé procédure, seront jointes la version intégrale de l’accord signée des parties et la version de l’accord destinée à la publication.
Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Rodez.
Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction.
