Accord d'entreprise INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE
ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS AU SEIN DE L’ASSOCIATION INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE
Application de l'accord Début : 01/03/2024 Fin : 01/01/2999
RELATIF A LA MISE EN PLACE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS AU SEIN DE L’ASSOCIATION INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE
ENTRE LES SOUSSIGNÉS
L’association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE,
Dont le siège social est situé : Mairie déléguée de Saint-Même-Le-Tenu – Place de la Mairie – 44270 MACHECOUL-SAINT-MÊME Code NAF : 72.20Z, N° SIREN : 923 647 473 00019 Représentée par Madame XXX, en sa qualité de Présidente
Ci-après dénommée l’ «
Employeur » ou indifféremment l’ « Association »
D’UNE PART,
ET :
Le personnel de l’Association, suivant le procès-verbal de ratification annexé au présent accord d’entreprise
Ci-après dénommé «
le Personnel de l’Association »
D’autre part,
Ensemble ci-après dénommés «
les Parties ».
Il est préalablement rappelé ce qui suit :
A titre liminaire, il est rappelé que l’Association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE est une association à but non lucratif, régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, employant actuellement une salariée statut cadre à temps complet. Elle n’est régie par aucune convention collective.
Compte tenu de son effectif, l’Association ne dispose pas d’un comité social et économique.
Afin de répondre aux nécessités liées à son fonctionnement, les signataires du présent accord ont décidé de mettre en place un accord portant sur l’aménagement de la durée du travail des cadres dits « autonomes », à savoir les cadres jouissant pour l’exécution des missions qui leur sont confiées d’une autonomie et une indépendance non compatibles avec un décompte horaire de leur durée de travail.
A cet effet, il a été convenu de négocier un accord d’entreprise introduisant au sein de l’Association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE un dispositif de forfait annuel en jours.
L’Association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE étant dépourvue d’institutions représentatives du personnel et son effectif étant inférieur à 11 salariés, la Direction a fait application de l’article L. 2232-23 du Code du travail et soumis un projet d'accord à son personnel.
Conformément à l’article R. 2232-12 du Code du travail, le projet du présent accord a été communiqué à chaque salarié le 7 février 2024, date à laquelle ils ont été également informés que leur consultation sur cet accord interviendrait dans un délai qui ne pourra pas être inférieur à 15 jours.
Cet accord a été approuvé à la majorité des deux tiers du Personnel de l’Association en application des dispositions légales et notamment de l’article L. 2232-22 du Code du travail.
Le procès-verbal de ratification est placé en annexe du présent accord.
SOMMAIRE
TOC \o "1-5" \h \z \u ENTRE LES SOUSSIGNÉS PAGEREF _Toc158122299 \h 1
Partie I - Dispositions générales PAGEREF _Toc158122300 \h 4
I.Champ d’application PAGEREF _Toc158122301 \h 4 II.Validité de l’accord PAGEREF _Toc158122302 \h 4 III.Date d’effet et durée de l’accord PAGEREF _Toc158122303 \h 4 IV.Dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc158122304 \h 4 V.Révision et dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc158122305 \h 5 1.Révision PAGEREF _Toc158122306 \h 5 2.Dénonciation PAGEREF _Toc158122307 \h 5 VI.Commission de suivi PAGEREF _Toc158122308 \h 5
Partie II – Forfait annuel en jours PAGEREF _Toc158122309 \h 6
I.Salaries éligibles PAGEREF _Toc158122310 \h 6 II.Caractéristiques des conventions individuelles de forfait annuel en jours PAGEREF _Toc158122311 \h 6 III.Durée annuelle du travail PAGEREF _Toc158122312 \h 7 1.Durée annuelle de travail de référence PAGEREF _Toc158122313 \h 7 2.Organisation des jours de repos PAGEREF _Toc158122314 \h 7 2.1.Les jours de repos PAGEREF _Toc158122315 \h 7 2.2.Les modalités de prise des journées de repos PAGEREF _Toc158122316 \h 8 3.Forfait annuel en jours réduit PAGEREF _Toc158122317 \h 8 4.Activité partielle PAGEREF _Toc158122318 \h 8 IV.Traitement des entrées et départs en cours d’année ainsi que des absences PAGEREF _Toc158122319 \h 9 1.Traitement des entrées et départs en cours d’année PAGEREF _Toc158122320 \h 9 1.1.Entrée ou passage en convention de forfait annuel en jours en cours d’année PAGEREF _Toc158122321 \h 9 1.2.Sortie en cours d’année PAGEREF _Toc158122322 \h 9 2.Traitement des absences PAGEREF _Toc158122323 \h 10 V.Contrôle et suivi du temps de travail PAGEREF _Toc158122324 \h 10 1.Rappel des principes de l’organisation du travail de salarié en forfait annuel en jours et respect des dispositions relatives au repos PAGEREF _Toc158122325 \h 10 2.Suivi de l’organisation du travail et de la charge du travail PAGEREF _Toc158122326 \h 11 3.Alerte du salarié PAGEREF _Toc158122327 \h 11 4.Entretiens individuels PAGEREF _Toc158122328 \h 12 5.Suivi médical PAGEREF _Toc158122329 \h 13 VI.Droit à la déconnexion PAGEREF _Toc158122330 \h 13 1.Définition du droit à la déconnexion PAGEREF _Toc158122331 \h 14 2.Définition de l’obligation de déconnexion PAGEREF _Toc158122332 \h 14 3.Mesures visant à lutter contre l’utilisation des outils numériques et de communication professionnelle hors temps de travail PAGEREF _Toc158122333 \h 14 4.Mesures visant à favoriser la communication PAGEREF _Toc158122334 \h 15 5.Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive PAGEREF _Toc158122335 \h 15
Dans ce cadre, il a été conclu le présent accord d’entreprise :
Partie I - Dispositions générales
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE, qu’ils soient embauchés en contrat à durée indéterminée ou déterminée, dès lors qu’ils remplissent les conditions d’éligibilité précisées ci-après.
Les éventuels cadres dirigeants, qui ne sont pas soumis à la règlementation sur la durée de travail, n’entrent pas dans le champ d’application du présent accord.
Validité de l’accord
Le présent accord n’acquiert la valeur d’accord collectif qu’à compter de son approbation par les salariés à la majorité des deux tiers du personnel, conformément aux dispositions des articles L. 2232-21, L. 2232-22 et L. 2232-22-1 du Code du travail.
Date d’effet et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il prendra effet au plus tôt le 1er mars 2024, et en tout état de cause au plus tard à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité visées ci-après.
Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé par l’Association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE, conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (www.teleaccord.travail-emploi.gouv.fr) accompagné du procès-verbal de ratification des salariés.
Un exemplaire de l’accord sera également déposé auprès du greffe du Conseil de prud’hommes Nantes.
Le présent accord sera, par ailleurs, publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sur la base de données nationale.
Enfin, le présent accord, une fois entré en vigueur, sera communiqué au personnel par voie d’affichage au siège de l’Association et accessible. Un exemplaire original dûment signé sera également remis à chaque signataire.
Révision et dénonciation de l’accord
Révision
Toute révision du présent accord devra faire l’objet d’une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l’établissement d’un avenant.
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par tout moyen à l’autre partie signataire.
Une réunion devra être organisée dans le délai de deux mois à compter de la réception par l’autre partie de la demande de révision pour examiner les suites à donner à cette demande.
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires selon les modalités prévues par la loi.
L’employeur pourra le dénoncer moyennant un préavis de trois mois. La dénonciation prendra la forme d’un courrier, recommandé avec accusé de réception, à l’attention de l’autre partie signataire.
Le personnel de l’association disposera également de la faculté de dénoncer le présent accord.
La dénonciation prendra la forme d’un écrit, notifié collectivement par les salariés représentant les deux tiers du personnel, à l’employeur. Conformément aux dispositions légales, la dénonciation à l’initiative des salariés ne pourra intervenir que pendant un délai d’un mois avant chaque date anniversaire de la conclusion de l’accord.
En toute hypothèse, la dénonciation devra être déposée auprès des services du ministre du travail.
Il convient toutefois de souligner qu'en cas de dénonciation, l’accord continuera à s’appliquer pendant un délai d’un an suivant le préavis de dénonciation, sauf conclusion d’un nouvel accord.
Commission de suivi
La commission de suivi du présent accord est composée de :
1 membre de la représentation du personnel, ou à défaut du personnel bénéficiant de la plus grande ancienneté ;
1 membre de la Direction.
La commission pourra se réunir à la demande de l'une des Parties.
Cette commission a pour mission de suivre la bonne application du présent accord et de rechercher toute solution aux difficultés qui pourraient naître de son interprétation.
Partie II – Forfait annuel en jours
Salaries éligibles
Selon l’article L. 3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention de forfait annuel en jours :
les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;
les autres salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Les salariés concernés doivent ainsi disposer, en raison des conditions d'exercice de leurs fonctions, d'une réelle autonomie dans l'organisation journalière de leur emploi du temps.
Pourront en conséquence conclure des conventions individuelles de forfait annuel en jours les salariés Cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et disposant de compétences maitrisées, à savoir disposant d’une autonomie dans l’exercice de leurs fonctions.
Caractéristiques des conventions individuelles de forfait annuel en jours
L’accord sur la mise en place d’un forfait annuel en jours entraine la nécessité de conclure une convention individuelle écrite entre le salarié concerné et l’Association.
Le contrat de travail ou l’avenant mentionnera :
Les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome ;
les caractéristiques de la fonction et la nature des missions qui justifient l’autonomie dont dispose le salarié et le recours à cette modalité ;
le nombre de jours compris dans le forfait et sa période de référence ;
la répartition initiale des jours compris dans le forfait, qui doit tenir compte des périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement de l’Association et de l’autonomie du salarié concerné ;
la rémunération forfaitaire correspondante ;
les modalités de contrôle des jours travaillés en journées ou en demi-journées et de la charge de travail et notamment le nombre d’entretiens ;
le droit à la déconnexion prévus au présent accord ;
l’accord collectif de branche ou l’accord d’entreprise applicable.
La rémunération forfaitaire devra être conforme aux dispositions conventionnelles.
Chaque année, l’Association s’engage à vérifier que la rémunération est conforme aux dispositions conventionnelles en vigueur portant sur la rémunération des salariés en forfait annuel en jours.
Durée annuelle du travail
Durée annuelle de travail de référence
Par principe, la durée annuelle du travail des salariés soumis à une convention individuelle de forfait annuel en jours, présents sur une année complète et ayant acquis la totalité des droits à congés payés complets est fixée à 218 jours maximum par année de référence, journée de solidarité incluse.
L’année de référence pour le calcul du nombre de jours travaillés est l’année civile, à savoir du 1er janvier au 31 décembre.
Organisation des jours de repos
Les jours de repos
Afin de ne pas dépasser le nombre de jours travaillés inclus dans le forfait annuel en jours susvisé, il est accordé chaque année des jours de repos au salarié concerné. Le nombre de jours de repos augmente ou diminue en fonction du nombre de jours fériés tombant un jour ouvré et varie donc chaque année.
Ce nombre de jours de repos est déterminé selon la formule suivante :
Nombre de jours de repos = N – R – CP – F – T
Etant précisé que :
N désigne le nombre de jours calendaires sur la période de référence ;
R correspond au nombre de jours de repos hebdomadaires sur la période de référence ;
CP vise le nombre de congés payés dû sur la période de référence ;
F correspond au nombre de jours fériés ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire sur la période de référence ;
T est le nombre de jours du forfait annuel en jours sur la période de référence.
A titre d’illustration, pour l’année 2024 : Forfait annuel de 218 jours Nombre de jours calendaires dans l’année
(N)
366 Nombre de jours de repos hebdomadaire (samedi et dimanche)
(R)
104 Nombre de jours ouvrés de congés payés
(CP)
25 Nombre de jours fériés effectivement chômés hors samedi et dimanche
(F)
10 Nombre de jours de travail
(T)
218
Nombre de jours de repos (JR)
9
Pour les salariés ne bénéficiant pas de congés payés annuels complets, le nombre de jours de travail prévu par la convention individuelle de forfait est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux auxquels le salarié ne peut prétendre.
Les modalités de prise des journées de repos
Les jours de repos sont pris par journée ou demi-journée en concertation avec la hiérarchie, isolément ou regroupées, mais en tenant compte de l’organisation de l’Association et de la nécessité d’assurer le maintien de l’activité de l’Association.
Il convient de rappeler que les jours de repos non pris au terme de la période annuelle de référence ne seront pas reportés et ne donneront pas lieu à rémunération sauf si l’absence de pose des jours de repos est imputable à l’employeur.
Ainsi, la prise des jours de repos issus du forfait en jours doit être effective, sauf dans le cas visé à l’article L. 3121-66 du Code du travail.
Forfait annuel en jours réduit
Il est possible de conclure, avec le salarié concerné, une convention individuelle de forfait prévoyant un nombre de jours travaillés en deçà de 218 et en fonction des congés ou absences exceptionnelles. Cette convention nécessitera donc l’accord du salarié et de l’employeur.
La rémunération du salarié en forfait annuel en jours réduit sera diminuée au prorata du nombre de jours fixé par la convention.
Activité partielle
Si le niveau d’activité de l’Association entraîne une baisse telle que la durée du travail arrive en deçà des durées fixées contractuellement, il sera alors fait une demande d’activité partielle (chômage partiel) pour la partie de la rémunération correspondante conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.
Traitement des entrées et départs en cours d’année ainsi que des absences
Traitement des entrées et départs en cours d’année
Entrée ou passage en convention de forfait annuel en jours en cours d’année
Le nombre de jours de travail au titre de la convention de forfait annuel en jours pour l’année incomplète ou le nombre de jours restant à travailler dans l’année incomplète est déterminé en fonction du nombre de jours calendaires restant à courir jusqu’à la fin de l’année selon la formule suivante :
Nombre de jours restant à travailler dans l'année =
Nombre théorique de jours travaillés sur l’année x nombre de jours calendaires restant sur la période / nombre de jours calendaires dans l’année
A titre d’exemple, un collaborateur disposant d’un droit complet à congés payés passe en forfait annuel en jours le 1er mars 2024. Le nombre de jours à travailler pour 2024 est de : 218 x 306 / 366 soit 182,26 jours arrondis à 182 jours.
Nombre de jours de repos dans l'année =
Nombre théorique de jours de repos sur l’année x nombre de jours calendaires restant sur la période / nombre de jours calendaires dans l’année
A titre d’exemple, un collaborateur disposant d’un droit complet à congés payés passe en forfait annuel en jours le 1er mars 2024. Le nombre de jours de repos pour 2024 est de 9 x 306 / 366 soit 7,52 jours arrondis à 8 jours.
Sortie en cours d’année
En cas de départ en cours d'année, le nombre de jours de travail théorique au titre de la convention de forfait annuel en jours est déterminé selon la formule suivante :
Nombre de jours théorique à travailler dans l'année =
Nombre théorique de jours travaillés sur l’année x nombre théorique de jours calendaires sur la période restant à courir / nombre de jours calendaires dans l’année
A titre d’exemple, un collaborateur passe en forfait annuel en jours le 1er mars et quitte l’Association le 30 avril 2024. Le nombre de jours théorique à travailler est de 218 x 61 / 366 soit 36,33 jours, arrondis à 36 jours.
Si le salarié a travaillé plus que le nombre de jours de travail théorique, une régularisation devra être effectuée au titre des jours travaillés supplémentaires calculée sur la base du salaire journalier.
Traitement des absences
Les périodes d'absence ou tout autre congé assimilé par la loi ou la convention collective applicable à du temps de travail effectif (maladie ou accident d'origine professionnelle, congés payés et congés pour évènements familiaux etc.) sont pris en compte au titre des jours travaillés et ne devront pas faire l'objet de récupération.
Les périodes d'absence non assimilées à du temps de travail effectif par la loi ou la convention collective applicable s’imputent sur le nombre de jours travaillés et réduiront proportionnellement le nombre de jours de repos.
Pendant les périodes d'absences non rémunérées, la retenue sur rémunération du salarié, par journée d'absence, est déterminée selon la formule suivante :
Salaire journalier =
Rémunération mensuelle / 22
Contrôle et suivi du temps de travail
Rappel des principes de l’organisation du travail de salarié en forfait annuel en jours et respect des dispositions relatives au repos
Le salarié, en concertation avec l’employeur, gère librement le temps à consacrer à l'accomplissement de sa mission.
L'amplitude des journées travaillées et la charge de travail du salarié devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail de l’intéressé. Ces grands principes sont rappelés lors de la mise en place de la convention de forfait annuel en jours et tout au long de la relation de travail avec le salarié concerné.
Le salarié soumis au forfait annuel en jours n’est pas concerné par les dispositions relatives aux heures supplémentaires (majorations, repos compensateur, contingent annuel, contrepartie obligatoire en repos) et aux durées maximales journalières et hebdomadaires du travail.
En revanche, le salarié est soumis au respect des dispositions légales et conventionnelles relatives au repos quotidien (d’une durée minimale quotidienne de 11 heures consécutives) et au repos hebdomadaire (d’une durée minimale de 35 heures consécutives), ainsi qu’aux dispositions relatives à la journée de solidarité.
Le salarié veillera donc à respecter ces dispositions légales en matière de repos quotidien et de repos hebdomadaire.
Ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail, étant rappelé que la détermination de l’amplitude de la journée de travail relève de la décision du salarié au regard de son autonomie.
Suivi de l’organisation du travail et de la charge du travail
Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, l’employeur assure le suivi régulier de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail et de l’amplitude de ses journées de travail.
La répartition des jours de travail et des jours de repos se fera par journée ou demi-journée.
Afin de décompter le nombre de journées ou demi-journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, l'employeur établit un document mensuel de contrôle faisant apparaître :
le nombre et la date des
journées ou demi-journées travaillées ;
le positionnement et la qualification des
jours de repos (ex : jours de repos hebdomadaires, jours ouvrés de congés payés légaux et/ou conventionnels, jour de repos, etc.).
Le salarié s’engage à établir et signer de façon mensuelle ce document, sous peine de sanction.
En deçà de 4 heures de présence sur une journée, il ne sera décompté qu’une demi-journée de travail au titre du forfait.
Un espace relatif à la charge de travail est prévu dans le document de contrôle afin que le salarié puisse y déclarer s’il a pu bénéficier de l’ensemble de ses droits à repos journalier et hebdomadaire et si son amplitude de travail est raisonnable et indiquer ses éventuelles difficultés.
Ce document permettra de contrôler et de vérifier le respect des dispositions ci-dessus. Il sera conservé par l’employeur qui le tiendra à la disposition de l’Inspecteur du travail.
Alerte du salarié
Le salarié doit signaler par écrit et dans les plus brefs délais, à son supérieur hiérarchique toute difficulté notamment si le salarié :
n’est pas en mesure de respecter les durées minimales de repos ;
rencontre des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail ;
est confronté à des difficultés inhabituelles portant sur l’organisation et sa charge de travail ;
se retrouve dans une situation d’isolement professionnel…
Suite à la réception de l’alerte émise par le salarié, l’employeur recevra en entretien ce dernier dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximal de huit jours. Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l’organisation de son temps de travail, sa charge de travail, l’amplitude de ses journées d’activité, avant d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.
L’employeur formulera alors par écrit, dans un compte rendu écrit, les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre le traitement effectif de la situation et le suivi qui en est fait.
En toute hypothèse, l’employeur procédera à une analyse des documents de suivi du forfait jours. Si elle constate l’existence de difficultés, elle disposera également d’un droit d’alerte et de la possibilité d’organiser un rendez-vous avec le salarié en question.
S’il existe, le Comité social et économique sera informé une fois par an, et immédiatement en cas de situation exceptionnelle, du nombre d’alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prises pour pallier ces difficultés.
En cas de constat d’une difficulté, l’Association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE prendra les mesures nécessaires et notamment :
s’assurer de la répartition de la charge de travail entre les salariés et veiller à corriger les éventuelles surcharges de travail ;
examiner avec le salarié les raisons de cette situation et trouver des mesures com pensatoires ou d’organisation qui permettent de corriger cette difficulté ;
le cas échéant, rappeler au salarié concerné les dispositions impératives portant sur les repos journaliers et hebdomadaires minimum et le fait que les amplitudes de travail doivent rester raisonnables et prendre toutes les mesures adaptées pour respecter, en particulier, les durées minimales de repos et ne pas dépasser le nombre de jours travaillés.
Entretiens individuels
Le salarié bénéficie, chaque année, de deux entretiens spécifiques avec son supérieur hiérarchique au cours desquels seront évoqués :
son organisation du travail ;
sa charge individuelle de travail et notamment la définition de la charge raisonnable ;
l’amplitude de ses journées d’activité ;
l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;
les conditions de déconnexion ;
la durée des trajets professionnels ;
l’état des jours non travaillés pris et non pris ;
sa rémunération.
Ces entretiens seront l’occasion de faire un bilan sur les modalités d’organisation du travail du salarié, de la durée des trajets professionnels, de la charge individuelle de travail, l’amplitude des journées de travail, l’état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens et l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
A l’issue de l’entretien, le salarié et le supérieur hiérarchique arrêtent ensemble dans un compte rendu écrit les mesures de prévention et de règlement des difficultés et font un état de la charge prévisible de travail sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires. Ces solutions et les mesures adoptées sont consignées dans le compte rendu.
En parallèle, il est prévu que le salarié et l’Association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE auront des échanges périodiques, a minima deux par an en sus des entretiens annuels pour échanger sur les modalités de mise en œuvre du forfait jours.
Le salarié pourra toujours demander des entretiens exceptionnels en cas de besoin et notamment en cas de modifications importantes dans les fonctions du salarié.
Suivi médical
Afin d’apporter une protection renforcée aux salariés soumis au forfait annuel en jours, le médecin du travail sera informé par le salarié de l’application d’un forfait annuel en jours afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale d’une telle modalité d’organisation du temps de travail.
Les coordonnées du médecin du travail sont affichées au siège de l’Association.
Droit à la déconnexion
Le salarié soumis au forfait annuel en jours bénéficie d’un droit à la déconnexion, au même titre que l’ensemble des salariés de l’Association.
En effet, le respect par le salarié de l’équilibre entre la vie personnelle et professionnelle et des durées minimales de repos implique pour celui-ci un droit ainsi qu’une obligation de déconnexion des outils de communication à distance en dehors des horaires de travail.
Définition du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié, sauf exception d’urgence ou de gravité particulière, de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.
Les outils numériques visés sont :
les outils numériques physiques : téléphones portable, ordinateurs et tablettes ;
les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels et internet/intranet.
Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l’Association. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires/complémentaires.
En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit.
Définition de l’obligation de déconnexion
La déconnexion représente à la fois un droit mais également un devoir pour les salarié(e)s.
Dans la mesure où les périodes d’utilisation des nouvelles technologies dans un but professionnel sont assimilables à du temps de travail effectif, tout salarié doit se déconnecter et s’abstenir d’utiliser ses outils numériques en dehors de leur temps de travail effectif et pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire et les périodes de suspension du contrat de travail (congés payés, arrêt de travail, etc.).
La consultation ou l’utilisation des outils de communication à distance dans un but non professionnel pendant la pause déjeuner ne fait pas partie du présent article.
En cas de difficulté constatée par un salarié dans l’application de son droit à déconnexion, il devra alerter la Direction et pourra, à sa demande écrite, bénéficier d’un entretien individuel spécifique.
Mesures visant à lutter contre l’utilisation des outils numériques et de communication professionnelle hors temps de travail Afin d’affirmer son engagement au regard d’une utilisation raisonnable des outils numériques et de renforcer l’effectivité au droit à la déconnexion, l’Association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE entend faire respecter les règles de bonne pratique suivantes autant par les salariés, les stagiaires, les alternants, les supérieurs hiérarchiques et la Direction :
ne pas solliciter le salarié pendant les temps de repos, de congés ou les périodes de suspension du contrat de travail ;
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un salarié par téléphone et envoyer les courriels, sms, et appeler en priorité pendant les jours et les heures habituels de travail ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;
indiquer précisément l’objet de la sollicitation permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel et veiller à utiliser à bon escient les objets de courriels avec la mention « urgent », « haute importance » ;
préparer et activer une réponse automatique pendant les périodes d’absence en redirigeant l’interlocuteur vers des contacts disponibles.
Mesures visant à favoriser la communication Chaque salarié doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.
Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller :
à la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;
à la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;
à la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;
au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;
à la pertinence et le volume des fichiers joints au courriel.
Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive Il est recommandé aux salariés de ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique.
Fait à MACHECOUL-SAINT-MEME, le 27 février 2024
En quatre (4) exemplaires dont :
un affiché et accessible dans les locaux de l’association,
un remis à l’employeur,
un exemplaire dématérialisé déposé sur la plateforme du Ministère du travail,
un déposé au Conseil de prud’hommes compétent.
Pour l’Association INSTITUT CITOYEN DE RECHERCHE ET DE PREVENTION EN SANTE ENVIRONNEMENTALE
Madame XXX
En sa qualité de Présidente
Paraphe de chaque page et Signature et datation de la dernière précédée de la mention "Bon pour accord
ANNEXE
LE PERSONNEL DE LA SOCIETE, SUIVANT LE PROCES-VERBAL DE RATIFICATION ANNEXE AU PRESENT ACCORD APPROUVE A LA MAJORITE DES DEUX TIERS DU PERSONNEL
Ci-après annexé : Procès-verbal de ratification en date du 27 février 2024
