ASSOCIATION INSTITUT D’AMENAGEMENT ET D’URBANISME DE LA REGION D’ÎLE-DE-FRANCE, Association loi 1901, ayant pour nom d’usage L’Institut Paris Region, sise au 15 rue Falguière à Paris (75015), représentée par XXXXX, en sa qualité de Directeur Général,
D’une part, ci-après désigné « L’Institut ».
Les organisations syndicales CFDT et CGT représentées par XXXXX, délégué syndical CFDT, et XXXXX, délégué syndical CGT,
D’autre part,
Préambule
Les nouvelles technologies de l’information offrent de nouvelles libertés et des possibilités accrues d’innovation. Le télétravail en fait partie.
Le télétravail peut améliorer les conditions de travail, la productivité et apporter un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Il contribue par ailleurs à la réduction des nuisances sonores, de la pollution de l’air et des émissions de gaz à effets de serre par la suppression de déplacements domicile-travail. C’est dans cet esprit que les parties signataires de cet accord ont convenu de le mettre en place à L’Institut Paris Region.
Le télétravail soulève en même temps des points de vigilance, notamment la préservation du lien social au sein de l’entreprise, l’organisation collective du travail et la santé des salariés. Ces défis doivent être autant de leviers pour construire des solutions encore plus avantageuses aussi bien sur le plan social que sur le plan économique.
Les négociations menées avec les organisations syndicales, dans le cadre du déménagement de L’Institut Paris Region dans de nouveaux locaux à Saint-Denis à compter du 1er janvier 2025, ont permis de revoir les conditions dans lesquelles se pratique le télétravail.
Les dispositions du présent accord se substituent à celles de l’accord sur le télétravail signé le 15 mars 2021.
Article 1 : Cadre du télétravail à L’Institut Paris Region.
Le télétravail est défini à l'article L. 1222-9 du code du travail, modifié par l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017, comme étant : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ». L’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 « Pour une mise en œuvre réussie du télétravail » définit le télétravail de la façon suivante : « Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »
Les parties conviennent que cet accord doit proposer un dispositif de télétravail flexible, qui s'adapte aux différentes situations de travail qui coexistent dans l'entreprise. Il est basé sur la confiance mutuelle, tout en respectant un rythme qui garantisse le fonctionnement optimal de l’entreprise et la préservation des liens sociaux du collectif de travail. Le télétravail permet accessoirement d’assurer un meilleur confort à tous ses salariés présents dans les locaux, en leur affectant prioritairement les bureaux en premier jour qui sont provisoirement inoccupés, cette affectation étant opérée par les directeurs et les directrices de département ou mission.
Des situations individuelles et particulières peuvent faire l’objet d’autres dispositifs que ceux concernés par cet accord, et sont, dans ce cas, traitées par avenant au contrat de travail.
Il n’est pas possible de télétravailler lors d’autorisations d’absence (arrêt de travail, absence pour la garde d’un enfant malade, congés payés, RTT…).
Article 2 : Population éligible au télétravail flexible
Sont éligibles au télétravail flexible, hors volant de jours de télétravail mentionnés à l’article 4 et déclenchement de l’article 15 du présent accord, les salariés :
employés en contrat à durée indéterminée avec au moins 3 mois d’ancienneté ou jusqu’au terme de la période d’essai si cette dernière est toujours en cours lors de l’atteinte des 3 mois d’ancienneté ;
employés en contrat à durée déterminée depuis au moins 3 mois sans discontinuité ;
disposant d’une autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ;
occupant des activités pouvant être exercées à distance sur une journée entière et dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et avec la configuration de l’équipe ; Ceci exclut les emplois de gardiennage et d’accueil, de services généraux du bâtiment et des stocks, de reprographie.
travaillant à temps plein ou à temps partiel (avec un temps de travail d’au moins 50 %) disposant d’un équipement de travail adapté (cf. article 9)
Ne peuvent être télétravaillées les activités qui, par nature, requièrent d'être exercées physiquement dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison :
de la nécessité d'une présence physique du salarié ou d'une proximité obligatoire en fonction de la nature du travail ;
de l'utilisation de logiciels, d'équipements matériels, et/ou techniques spécifiques ;
de l’accomplissement de travaux portant sur des documents qui ne peuvent être transportés, en raison par exemple de la confidentialité des données qui y sont mentionnées ;
du tutorat, de l’apprentissage et de la professionnalisation (notamment les contrats en alternance et les stagiaires).
Article 3 : Volume et rythme de télétravail flexible
Afin de maintenir le lien social avec l'entreprise et sa communauté de travail, le télétravail flexible est limité à deux jours hebdomadaires de sorte que le salarié soit présent dans l'entreprise au moins deux jours par semaine pour un salarié à temps plein ou à temps partiel, dès lors qu’il pose au moins une demi-journée de télétravail. La notion de présence en entreprise inclut tout travail, activité, effectué pour le compte de L’Institut comme les réunions extérieures, les formations/colloques et les missions.
La seule condition est donc pour un salarié à temps plein ou à temps partiel supérieur à 40 % :
Présence de 2 jours par semaine à L’Institut dès qu’au moins une demi-journée de télétravail flexible est posée. Le ou la salarié(e) pourra poser jusqu’à 2 jours de télétravail flexible par semaine, en fonction de son temps de travail, tous les jours de la semaine.
Les jours de télétravail flexible peuvent être mobilisés par demi-journée et être couplés à une demi-journée de temps partiel, RTT, congé payé ou travail sur site lors d’une même journée. Le télétravail est compatible avec des rendez-vous ou des réunions à l’extérieur prévues sur l’agenda électronique. Dès lors que le salarié est présent au moins deux jours à L’Institut au cours d’une même semaine et qu’au moins une demi-journée de télétravail a été posée, il a la possibilité d’inclure des journées d’absence (CP ou RTT par exemple) en complément de ses jours de télétravail.
Au-delà de ce nombre de journées ou demi-journées télétravaillées par semaine et pour des circonstances exceptionnelles liées à ses missions ou à un projet ponctuel, le salarié devra formuler une demande écrite qui devra être validée par son supérieur hiérarchique et transmise au Secrétariat Général - Ressources Humaines.
En complément, un manager pourra déterminer une journée chaque semaine ou toutes les deux, trois ou quatre semaines, ainsi qu’une ou plusieurs dates dans l’année non télétravaillables à l’échelle de son département ou de sa mission. Cette règle devra être connue de tous, après notification par courriel auprès de tous les salariés du département ou de la mission.
Article 4 : Volant de jours de télétravail
Chaque année civile, toutes les personnes travaillant à L’Institut bénéficieront d’un volant de jours de télétravail (y compris l’ensemble des salariés exclus pour le télétravail flexible de l’article 2 comme les alternants et stagiaires, les salariés en période d’essai, les salariés exerçant une activité à temps partiel inférieure à 50% et les salariés exerçant une fonction peu télétravaillable).
Le nombre de jours de télétravail volant est fixé à 15 jours ouvrés par an pour les salariés à temps plein et sera proratisé pour les salariés à temps partiel en fonction de leur temps de travail (exemples : 13,5 jours de télétravail volant pour un temps partiel à 90%, 12 jours pour un temps partiel à 80%...). Cf. tableau en annexe 1.
Le nombre de jours de télétravail volant sera également proratisé en fonction d’une éventuelle arrivée et/ou départ au cours de l’année civile.
Les personnels ayant un temps de travail inférieur ou égal à 80% pourront déroger à la condition de présence mentionnée à l’article 3 pour le télétravail flexible les semaines où ils mobiliseront au moins une demi-journée de télétravail volant en ayant la possibilité d’être présent sur leur lieu de travail une seule journée au cours d’une même semaine.
La condition de présence à L’Institut pour les personnels ayant un temps de travail supérieur à 80 % est de deux jours par semaine.
Exemple d’utilisation de jours de télétravail volant pour un salarié à temps plein : Lors d’une semaine comprenant cinq jours ouvrés, le salarié aura la possibilité de poser deux jours de télétravail flexible (s’il en bénéficie) et au maximum un jour de télétravail volant pour être présent au moins deux jours dans les locaux de L’Institut. Le salarié a également la possibilité de combiner des CP et RTT avec des demi-journées ou des journées de télétravail volant dès lors qu’il respecte la condition de présence de 2 jours par semaine dans les locaux de L’Institut.
Exemple d’utilisation de jours de télétravail volant pour un salarié à 80 % : Lors d’une semaine comprenant quatre jours de travail ouvrés, le salarié aura la possibilité de poser deux jours de télétravail flexible (s’il en bénéficie) et au maximum un jour de télétravail volant pour être présent au moins un jour dans les locaux de L’Institut. Le salarié a également la possibilité de mobiliser des CP ou RTT, ou de les combiner avec des demi-journées ou des journées de télétravail volant dès lors qu’il respecte la condition de présence de 1 jour par semaine dans les locaux de L’Institut
Article 5 : Modalités de mise en œuvre d’un jour de télétravail flexible ou volant
La demande d’un jour de télétravail flexible ou volant est faite par le salarié sur l’intranet RH au plus tard 48 heures ouvrées à l’avance et doit être validée par son responsable hiérarchique au plus tard la veille du jour de télétravail. Les jours de télétravail flexible et les jours de télétravail volant ont chacun une rubrique de saisie spécifique sur l’intranet RH.
Si le salarié doit se rendre sur site un jour qu’il avait posé en télétravail, il devra faire une demande d’annulation de sa demi-journée ou de son jour de télétravail sur l’intranet RH. L’annulation n’est effective que si elle est validée par le supérieur hiérarchique.
Ce dernier a la faculté de refuser une demande pour des raisons d'organisation du travail ou de continuité de service. Il devra en effet veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant simultanément du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service, les interactions avec les autres services et avec l'organisation de l'équipe. Dans cette logique, il lui appartient d'apprécier le seuil maximum de salariés en télétravail le même jour.
Article 6 : Indemnité de télétravail flexible et prise en charge forfaitaire de frais annexes
Chaque journée de télétravail flexible, hors jours de télétravail volant, est indemnisée forfaitairement à 1 euro (0,5 euro par demi-journée de télétravail).
Une note au personnel pour la prise en charge des frais annexes pour le télétravail et la configuration du bureau à domicile sera consultable sur l’intranet, elle inclura l’achat d’un bureau ou d’une chaise de bureau avec un montant maximal de prise en charge annuel de 50 €.
Article 7 : Lieu du télétravail
Les parties conviennent que le télétravail s’exercera expressément au domicile du salarié déclaré au Secrétariat Général - Ressources Humaines.
Il est possible d’exercer le télétravail depuis un autre lieu que le domicile habituel, tant qu’il demeure en France métropolitaine, à condition que ce lieu de télétravail respecte les mesures de sécurité mentionnées dans la convention tripartite et dans le présent article 8. Le salarié doit préalablement déclarer au Secrétariat Général – Ressources Humaines l’adresse de ce lieu de télétravail, autre que son domicile, en ajoutant à chaque fois un commentaire lors de la pose de la demi-journée ou journée de télétravail directement sur l’intranet RH. Il est également possible d’adresser un message à son responsable hiérarchique, en mettant en copie rh@institutparisregion, pour signaler ce lieu de télétravail en indiquant les dates concernées.
La Direction peut par ailleurs refuser qu’une résidence soit choisie par le salarié si les modalités de retour entre celle-ci et L’Institut met le salarié dans l’impossibilité de rejoindre le site dans des délais raisonnables en cas de nécessité de service.
La Direction exclut tout remboursement par l’Institut d’un quelconque loyer ou d’un quelconque titre de transport entre cet autre lieu de télétravail et le siège de l’Institut, ou le domicile du salarié.
Article 8 : Principe de conventionnement
Les parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre qu'à la demande du salarié et avec l'accord de sa hiérarchie. Une demande initiale devra être formulée par mél par le salarié auprès du responsable hiérarchique, avec copie au Secrétariat Général- Ressources Humaines. Un entretien sera réalisé entre le responsable hiérarchique et le salarié. Le télétravail ne sera validé qu’une fois la convention tripartite signée par toutes les parties (le responsable hiérarchique, le directeur général et le salarié).
Il appartient au responsable hiérarchique d’apprécier le caractère télétravaillable ou non des activités confiées au salarié demandeur. Le responsable hiérarchique qui refuse d'accorder le télétravail à un salarié doit motiver sa réponse par écrit avec copie au Secrétariat Général - Ressources Humaines. En cas de refus, le salarié peut demander un réexamen de sa demande auprès du Secrétariat Général - Ressources Humaines.
Cette convention comporte également une attestation sur l’honneur du salarié, par laquelle il confirme :
qu’il exerce le télétravail depuis son domicile à l’adresse qu’il déclarera sur la convention tripartite, ou bien depuis un autre lieu tel que défini à l’article 7,
qu’il dispose d’un ordinateur et d’une connexion internet haut-débit d’au minimum 1 méga octet par seconde,
que l’installation électrique de l’espace de télétravail est conforme à la norme électrique en vigueur. L’ordinateur doit être branché sur une prise électrique reliée à la terre et protégée par un interrupteur - ou disjoncteur - différentiel calibré à 30mA,
qu’il souscrit ou est couvert par une assurance habitation qui ne dispose pas de clause d’exclusion à l’exercice professionnel,
qu’il accepte de fournir dans le cadre de cette convention un numéro de téléphone par lequel il peut être joint par son employeur.
Cette convention sera validée et signée en deux exemplaires par le salarié, son responsable hiérarchique et le directeur général. Un exemplaire de cette convention sera ensuite remis au Secrétariat Général - Ressources Humaines et l’autre sera remis au salarié.
Article 9 : Réversibilité du télétravail
La convention tripartite prendra fin de plein droit si l’un des signataires constate que l’exercice du travail à distance ne répond pas à ses attentes, en respectant un délai de prévenance d’un mois minimum. Le manager à l’origine d’une telle interruption motivera sa décision par écrit avec copie au Secrétariat Général - Ressources Humaines.
Article 10 : Gestion du temps de travail
Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s'engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre des horaires de travail en vigueur à L’Institut Paris Region (9h05 à 17h30 les lundis, 8h55 à 17h30 les mardis, mercredis, jeudis et vendredis avec 45 minutes de pause déjeuner), ou dans le cadre de l’aménagement des horaires de travail qui a été validé par le Secrétariat Général - Ressources Humaines.
Le responsable hiérarchique continue à assurer un contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l'organisation des réunions permette la présence physique ou à distance du salarié. Le télétravail ne peut en aucun cas être un frein à la participation à la vie du service et de L’Institut Paris Region.
Le salarié veille également à rester en contact avec son responsable hiérarchique, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l'organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales. Cela suppose notamment qu’il gère son emploi du temps par voie électronique et le rende consultable par son secrétariat et son responsable hiérarchique, le salarié doit être joignable via l’application Teams.
Article 11 : Le droit à la déconnexion
Le télétravail, s’il peut améliorer l’articulation entre vie professionnelle et vie privée, peut aussi créer une confusion entre les deux sphères. Un accord sur le droit à la déconnexion a été signé le 15 septembre 2021 et est consultable dans la partie « informations RH » de l’intranet.
Article 12 : Environnement et équipements de travail
Selon le cas :
Le télétravailleur bénéficie du matériel mis à disposition par L’Institut Paris Region, notamment d’un ordinateur portable, qu’il pourra transporter entre son lieu de télétravail et les locaux de L’Institut..
Le télétravailleur peut utiliser son matériel informatique personnel, une connexion sécurisée aux serveurs de L’Institut Paris Region est mise en place par le département DINUM pour tous les salariés en télétravail. Il est rappelé que l’utilisation d’un ordinateur personnel sur le site de L’Institut Paris Region est prohibée. L’Institut Paris Region ne prend pas en charge les éventuels vols ou casses du matériel personnel du salarié.
Les impressions devront être réalisées sur les photocopieurs mis à disposition à L’Institut Paris Region, le télétravailleur veillera à lancer les impressions dont il aura besoin préalablement à sa journée de télétravail.
Le salarié s'engage également à respecter les procédures et bonnes pratiques d'utilisation du matériel qui est mis à sa disposition, et notamment la charte du bon usage des systèmes d’information de L’Institut Paris Region annexée au règlement intérieur de l'entreprise.
Le salarié en télétravail bénéficiera d'un service d'assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en entreprise.
Dans le cas d'une impossibilité temporaire et non programmée de télétravailler le jour dédié (coupure inopinée d'électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseaux etc.), le salarié viendra exercer ses fonctions dans les locaux de L’Institut Paris Region, ou sera amené à poser un jour d’absence (congés payés, JRTT, etc.).
Dans le bâtiment de L’Institut Paris Region, les postes de travail rendus disponibles par une situation de télétravail sont automatiquement mis à la disposition pour d’autres utilisateurs, sur simple accord du responsable hiérarchique du télétravailleur.
Article 13 : Acculturation au télétravail des directeurs et des salariés
La direction a mis en place des formations à l’attention des managers et des salariés sur le télétravail et l’organisation des tâches dans ces situations. Le plan de développement des compétences sera complété pour proposer à tous des formations utiles dans le cadre du télétravail.
Article 14 : Protection des données et confidentialité
Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte relative à l’usage des TIC, annexée au règlement intérieur de l’entreprise.
Article 15 : Télétravail exceptionnel
Un télétravail exceptionnel pourra être mis en place par la direction générale en cas de force majeure ou lors d’événements exceptionnels de grande ampleur : mouvements de grèves des transports en commun, épisodes neigeux, inondations, menaces d’épidémies, pandémies, épisodes de pollution...
Les modalités pour bénéficier de ces jours de télétravail seront définies par une note diffusée au personnel lors de la survenue d’un de ces événements rendant difficile, voire impossible le travail dans les locaux de L’Institut Paris Region. La mise en place du télétravail exceptionnel pourra, suivant la nature et la temporalité prévisible de l’événement déclencheur, entraîner un télétravail 5 jours sur 5 pour tous les salariés, y compris les stagiaires, sur une période donnée.
A partir du troisième jour consécutif de télétravail exceptionnel, une indemnité forfaitaire de 2,70 € par jour de télétravail destinée à couvrir les frais d’énergie et de communication supportés par le salarié durant la période considérée sera versée. Cette indemnité sera calculée en prenant en compte tous les jours de télétravail exceptionnel sur la période, y compris le premier et le deuxième jour de télétravail exceptionnel.
Les situations individuelles de télétravail exceptionnel seront traitées en adressant un mail au responsable hiérarchique et en mettant en copie rh@institutparisregion.fr depuis la messagerie professionnelle du salarié. Elles correspondent aux situations où le salarié n’a plus la possibilité de poser de jours de télétravail flexibles ou volants, et que le salarié se retrouve dans l’impossibilité de se rendre sur son lieu de travail. Un accord conjoint du responsable hiérarchique et du Secrétariat Général – RH est indispensable et l’indemnité forfaitaire de télétravail exceptionnel n’est pas due lors de ce type de situation.
Article 16 : Durée et mise en œuvre de l’accord
L’accord est signé pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2025.
Une commission de suivi se réunira tous les 6 mois, la première faisant suite à la signature de l’accord aura lieu au plus tard en mai 2025.
Article 17 : Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail. La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. L’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le champ de l’accord et la direction se réuniront alors dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.
Article 18 : Publicité et dépôt
Une copie du présent accord sera remise à chaque partie signataire et sera notifiée à chaque organisation syndicale représentative non signataire. Il sera déposé par l’Entreprise à la direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) et au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes, conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur. Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.
Fait à Paris, le 6 décembre 2024
XXXXX XXXXX XXXXXX
Délégué syndical CGT Délégué syndical CFDT Directeur Général
Annexe 1 à l’accord sur le télétravail, possibilités de pose en fonction du temps de travail :
Quotité de temps de travail (sans alternance par semaine) Présence obligatoire sur site les semaines avec pose de télétravail classique en jours Nombre de jours de télétravail maximal par semaine avec pose de télétravail classique Présence obligatoire sur site les semaines avec pose de télétravail volant en jours Nombre de jours maximum de télétravail par semaine avec ajout de télétravail volant Nombre de jours annuels de télétravail volant proratisé en fonction du temps de travail 100% 2 2 2 3 15 90% 2 2 2 2,5 13,5 80% 2 2 1 3 12 70% 2 1,5 1 2,5 10,5 60% 2 1 1 2 9 50% 2 0,5 1 1,5 7,5 40% Pas de droit télétravail 0 1 1 6
