L’accord relatif au télétravail signé à l’IFPASS le 14 mars 2022 venant à l’échéance en mars 2024, la Direction et les Organisations syndicales de l’IFPASS ont engagé en février 2024 les négociations ayant pour l’objectif la signature d’un nouvel accord. A cette fin, le bilan quantitatif et qualitatif de la mise en œuvre du télétravail au sein de l’UES IFPASS a été réalisé, en complément des bilans réguliers effectués en commission de suivi qui s’est réunie le 19 septembre 2022 et le 5 juillet 2023. Les parties signataires soulignent que le télétravail constitue une opportunité de repenser l’organisation du travail et d’améliorer les conditions de travail. Le télétravail peut en effet permettre au salarié d’avoir davantage d’autonomie tout en améliorant ses conditions de travail (concentration accrue, plus grande efficacité…) et ses conditions de vie (réduction des temps de transport, meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, plus grande souplesse dans l’organisation du temps). Forts d’une expérience de 2 ans en matière de télétravail, les signataires souhaitent réaffirmer certains principes du télétravail au sein de l’Ifpass : Le télétravail n’est ni un droit ni un devoir, la qualité des prestations fournies aux clients doit primer dans la mise en œuvre du télétravail. L’organisation du travail au sein de l’IFPASS, compte tenu de la nature de son activité, repose sur le principe de réalisation de l’activité professionnelle au sein d’une communauté de travail, sur ses sites d’activité. Néanmoins, le télétravail est dans certaines conditions possible mais sa mise en place doit être encadrée et ne peut en aucun cas impacter les performances individuelles et collectives. Les managers ont un rôle important à jouer dans ce domaine, en veillant à une bonne adéquation entre la mise œuvre du télétravail et les contraintes d’activité et de service. La recours au télétravail impliquera de repenser l’utilisation des locaux de l’entreprise.
Les signataires soulignent également la nécessité de compléter l’article relatif à la mise en œuvre opérationnelle du télétravail afin d’expliciter certaines règles applicables à tous et harmoniser les pratiques au sein de l’entreprise. A l’issue de 3 réunions de négociation qui se sont tenues le 5, 29 février et le 7 mars 2024, il a été convenu ce qui suit :
Article 1 - Périmètre de l’accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES IFPASS permanents des classes 1 à 7, relevant de la CCN des Sociétés d’assurances du 27 mai 1992, ainsi qu’aux cadres dirigeants, relevant de l’accord des Cadres de Direction des Sociétés d’Assurances du 3 mars 1993.
Article 2 – Définition du télétravail
La loi définit le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle des tâches assignées au salarié qui auraient pu être exécutées dans les locaux de l'employeur, sont effectuées hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » (article L.1222-9 du Code du travail).
Article 3 – Différentes modalités et circonstances de recours au télétravail
Le recours au télétravail peut correspondre à différentes modalités :
Le télétravail régulier : il est déployé dans les conditions précisées dans cet accord, sur la base du volontariat et en accord avec la hiérarchie. Ce type de télétravail nécessite des précisions tant sur les critères d’éligibilité au télétravail que sur le nombre de jours et les conditions organisationnelles de son déploiement.
Le télétravail exceptionnel : il est instauré en cas de survenance de circonstances exceptionnelles (crise sanitaire, intempéries, grèves dans les transports en commun…). Ce type de télétravail ponctuel, pour répondre à une contrainte précise, pouvant parfois être décrété par les Pouvoirs publics, devient de ce fait une obligation pour l’entreprise.
En cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, le recours au télétravail au-delà de contingents prévus par cet accord est considéré comme un aménagement du poste de travail, rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.
Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction de l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Pour répondre rapidement à une situation exceptionnelle ou à un cas de force majeure, l’employeur peut s’appuyer prioritairement sur le fondement de l’article L. 1222-11 du Code du travail pour décider unilatéralement le recours au télétravail pour tout ou partie des salariés.
En cas de nécessité de déployer des jours de télétravail exceptionnel, les jours de télétravail régulier priment.
Ils seront utilisés en premier lieu et complétés éventuellement, en accord avec le responsable hiérarchique, par des jours de télétravail exceptionnel.
Les articles qui suivent concernent uniquement le télétravail régulier.
Article 4 – Eligibilité au télétravail Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation et sa mise en œuvre répond à certaines conditions.
Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent occuper un poste compatible avec cette forme d’organisation du travail.
La nature de l’activité, le degré d’autonomie et les outils de travail utilisés constituent des critères déterminant l’éligibilité des postes au télétravail.
Au vu de ces critères, certains postes ne peuvent être assumés en télétravail.
Article 4.1. - Critères déterminant l’éligibilité au télétravail
Afin de déterminer l’éligibilité au télétravail, les critères suivants sont appréhendés pour chaque poste de travail :
1er critère : degré d’affranchissement du titulaire du poste de la présence physique permanente sur le lieu de travail Le fonctionnement organisationnel et relationnel nécessite, sur certains postes, une présence physique dans les locaux de l’entreprise, du fait de leur attachement à des lieux ou des personnes :
activités en face à face avec les apprenants
accueil du public
projet nécessitant des contacts nombreux et réguliers.
2e critère : degré d’autonomie
L’autonomie est caractérisée par la liberté d’action dans la réalisation des tâches. Certains postes comportent une proportion importante de tâches prescrites, ce qui nécessite contrôle et reporting régulier. La prédominance des tâches prescrites exclut ces postes du télétravail.
3e critère : poids d’activités et tâches réalisables à distance
L’activité de l’entreprise et son bon fonctionnement rendent certaines tâches réalisables en télétravail et d’autres non. A titre d’exemple : saisie informatique, entretiens téléphoniques, rédaction de contenus sont éligibles au télétravail. En revanche, installation et préparation des salles de cours, travaux de reprographie, affranchissement du courrier excluent le recours au télétravail.
Article 4.2. - Démarche d’éligibilité des postes de travail
Les postes sont analysés au regard des critères définis à l’article 4.1 et une note sur l’échelle de 0 à 2 est ainsi attribuée à chaque poste. Seuls les postes ayant obtenu une note supérieure à 0 sont éligibles au télétravail.
Indice
Interprétation
0 inexistant 1 partiel 2 fort
Article 4.3. - Durée maximale du télétravail
Le nombre de jours potentiellement télétravaillés par semaine est compris entre 0 et 3 maximum. Il est déterminé pour chaque poste de travail en fonction du score final obtenu dans la démarche d’éligibilité, en additionnant les notes obtenues pour les 3 critères :
Score
Nombre de jours hebdomadaires maximum potentiellement télétravaillés pour un temps plein
Forfait annuel de jours maximum potentiellement télétravaillés pour un temps plein De 0 à 1
0
0
2
1
41
3
1
41
4
2
82
5
3
123
Les jours de télétravail non utilisés ne sont pas reportables d’une semaine à l’autre.
Afin d’éviter l’isolement du télétravailleur et permettre les échanges formels et informels nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et à l’activité du service, la présence dans l’entreprise des télétravailleurs est obligatoire dans les conditions suivantes :
Nb maximum de jours de télétravail
Nombre de jours hebdomadaires de présence physique obligatoires 1
4
2
3
3
2
Il est précisé que les absences listées ci-dessous ne peuvent pas être assimilées à une présence dans l’entreprise :
Jour férié
Jour chômé
Congé payé
Congé cadre
RTT
Maladie
Jour de congé exceptionnel prévu par le Code du travail, la CCN, Accords collectifs …
Article 5 - Réversibilité du télétravail
Le télétravail peut prendre fin de plein droit, à tout moment, lorsque les conditions d’éligibilité définies à l’article 4.1 du présent accord ne sont plus remplies (exemple : changement de poste) ou pour tout autre motif, soit au niveau de l’entreprise, soit au niveau d’un service ou individuellement.
Par ailleurs, le refus du salarié d'accepter le télétravail régulier n'est pas un motif de rupture du contrat de travail et ne peut entraîner aucune sanction disciplinaire.
Article 6 – Mise en œuvre du télétravail
La pratique du télétravail ne modifie pas l’activité habituelle, la charge de travail, les délais d’exécution, l’amplitude de travail applicables habituellement dans les locaux de l’entreprise, pas plus que les accords d’entreprise relatifs au temps de travail.
Article 6.1 Modalités opérationnelles de déploiement du télétravail
Le télétravail ne doit entraîner ni une désorganisation du service et de l’activité ni une altération de la qualité du travail effectué.
L’accès au télétravail est subordonné à l’accord de la hiérarchie, à qui incombe la responsabilité du bon fonctionnement du service.
Le jour de télétravail hebdomadaire choisi n’est ni fixe ni acquis. Le choix doit être arrêté en tenant compte des impératifs de l’activité.
Dans tous les cas, pour une bonne organisation de l’activité du service, il est recommandé que le choix des jours de télétravail résulte d’une concertation préalable entre le manager et l’ensemble de son équipe.
Quel que soit le nombre de jours télétravaillés (1, 2 ou 3 jours maximum par semaine), les jours de télétravail :
Ne peuvent en aucun cas être posés de manière continue accolés à un week-end,
Exemple de télétravail non autorisé : le vendredi et le lundi suivant le jeudi et le vendredi le lundi et le mardi
Ne peuvent pas être posés avant et après la période de congé égale ou supérieure à 5 jours ouvrés, sauf en cas de situation exceptionnelle liée à une astreinte dans certains services ayant pour but garantir la continuité d’activité (digital, systèmes d’information, paie …).
Article 6.2 Contrôle managérial
Le responsable hiérarchique direct s’engage à assurer le suivi de l’activité quotidienne de ses collaborateurs en télétravail.
Pour le bon fonctionnement du service, les managers peuvent déterminer et communiquer aux collaborateurs :
L’organisation des jours de télétravail et de présence sur site dans la semaine
Les jours de présences collectives obligatoires sur site
Les périodes de gel de télétravail pour contraintes collectives de service
Les responsables hiérarchiques sont garants d’égalité de traitement entre les télétravailleurs et les autres salariés, avec une attention particulière à ne pas créer des situations où les collègues présents dans les locaux de l’entreprise verraient leur charge de travail augmentée du fait d’absences physiques de collègues télétravaillant.
Article 6.3 - Temps de travail
La durée de travail des salariés est identique qu’ils soient sur site ou en télétravail. Les dispositions relatives à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaires, au temps de repos, au temps de pause et au décompte des heures de travail s’appliquent, ainsi que celles concernant les salariés sous convention de forfait jours.
Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge ou l’amplitude de travail applicable habituellement au salarié au sein des locaux de l’entreprise. A ce titre, le salarié doit être joignable par tout moyen (téléphone, mail, Teams…) et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions. Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures :
Ils exercent leur activité en télétravail dans le respect des horaires prévus à l’Accord de réduction du temps de travail du 13 novembre 2009 et de l’Avenant du 26 juin 2018.
La durée du travail du télétravailleur ne peut dépasser 7h36 par jour en moyenne pour les temps pleins, effectuées obligatoirement dans l’intervalle compris entre 7h45 et 18h06.
Les cadres en forfaits jours :
Les télétravailleurs en forfait jours doivent exercer leur activité en cohérence avec le fonctionnement de l’entreprise.
Ils organisent leur temps de travail en fonction de leur activité et en toute autonomie, à condition de respecter les durées minimales de repos prévues par la loi :
11 heures consécutives de repos quotidien
24 heures consécutives de repos hebdomadaire
Le suivi du temps de travail des collaborateurs en télétravail est assuré par leur responsable hiérarchique.
Article 6.4 - Procédure de demande du télétravail
Les demandes de télétravail sont exprimées par les collaborateurs de manière anticipée (au plus tard la semaine précédant le jour de télétravail) via l’outil Hordyweb et validées ou refusées par la hiérarchie via l’outil.
Cette formalité est obligatoire pour des raisons de sécurité et de responsabilité, et aucune journée de télétravail ne sera autorisée si cette démarche n’est pas respectée.
Le manager est alerté de la demande par un courriel et peut procéder à la validation ou au refus des jours de télétravail proposés par le collaborateur.
Dans tous les cas, pour une bonne organisation de l’activité du service, il est recommandé que le choix des jours de télétravail résulte d’une concertation préalable entre le manager et l’ensemble de son équipe.
Article 6.5 - Engagements du salarié en télétravail
Le salarié souhaitant bénéficier du télétravail s’engage à déclarer qu’il dispose d’un espace conforme à la bonne réalisation de son activité ainsi que d’une connexion personnelle Internet. Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et notamment celles relatives à la protection des données. Il doit assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données qui lui sont confiées et auxquelles il a accès dans le cadre professionnel.
Article 6.6 - Environnement du télétravail
En pratique, les équipements et outils numériques sont fournis par l’IFPASS qui assure également au salarié un service d’appui technique et l’entretien des équipements.
Parallèlement, le salarié signe la convention de mise à disposition d’outils informatiques remise par le Responsable du service Développement des Systèmes d’Information.
De surcroît, l’usage des outils numériques est encadré par l’employeur, auquel il incombe de prendre, dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles (RGPD) et des prescriptions de la CNIL, les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles du salarié en télétravail et celles traitées par ce dernier à des fins professionnelles.
Il incombe au salarié en télétravail de se conformer aux règles relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité, ainsi qu’aux restrictions de l’usage des équipements ou outils informatiques.
Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation d’activité en télétravail à son domicile afin de vérifier que son contrat habitation le couvre bien.
Article 6.7 - Prise en charge des frais professionnels
Le principe général selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail.
Dans le cadre du télétravail, la prise en charge de l’IFPASS est appréhendée sous la forme d’un remboursement des dépenses engagées par le salarié sur présentation de justificatifs, avec l’accord préalable de l’employeur.
Les frais pouvant ainsi être pris en charge concernent notamment :
Pour bénéficier de la prise en charge partielle de ces frais, le salarié doit pouvoir justifier du surcoût occasionné par le télétravail dans la facturation de ces frais et obtenir l’accord préalable de l’employeur.
Article 6.8 - Droit à la déconnexion
Conformément à l'alinéa 7 de l'article L. 2242-8 du code du travail, l’IFPASS affirme l'importance du bon usage des outils numériques et de communication professionnelle et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salariés.
N'étant pas soumis à la réglementation relative à la durée du travail et aux temps de repos des salariés, les cadres dirigeants (accord du 3 mars 1993 des Cadres de Direction des Sociétés d’Assurances) ne peuvent se prévaloir des mesures prévues par le présent article. En revanche, ils devront veiller au respect du droit à la déconnexion de leurs collaborateurs. Les signataires de l’accord soulignent l’importance du bon usage des outils numériques et de communication professionnelle et de la limitation de leur utilisation hors du temps de travail.
Par conséquent, aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.
Seule une urgence peut être de nature à permettre une dérogation sur ce point. Les situations d’urgence visées par la dérogation sont les suivantes :
Le télétravail peut être une opportunité pour l’IFPASS de repenser l’aménagement de ses locaux afin d’optimiser l’occupation des bureaux et libérer ainsi des espaces.
Ces espaces permettront notamment d’accueillir de nouveaux salariés dans la perspective de croissance des effectifs de l’IFPASS.
L’ensemble des aménagements seront effectués de manière à garantir aux salariés de bonnes conditions de travail.
Article 8 – Protection des données
Le télétravailleur s’engage à respecter l’ensemble des règles fixées par l’IFPASS en matière de sécurité et de confidentialité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tout moyen.
Il se doit de préserver la confidentialité des accès et des données afin d’éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse par des tiers.
Article 9 – Formation et accompagnement
Les télétravailleurs bénéficient d’une formation appropriée portant sur les procédures et les équipements mis à leur disposition dans le cadre du télétravail et dans tout autre domaine jugé nécessaire dans le contexte du télétravail.
Article 9.1 - Actions menées par l’entreprise Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques au management à distance pourront être proposées aux responsables hiérarchiques des télétravailleurs. Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise organisera des actions de formation et de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés.
Article 9.2 - Accompagnement des nouveaux collaborateurs et alternants, salariés sortants
Pendant les deux premiers mois de sa prise de poste, un nouveau salarié n’est pas éligible au télétravail. Le manager, en concertation avec le service Développement et contrôle de gestion sociale, peut envisager l’accès au télétravail après cette période de deux mois.
En effet, une attention particulière est nécessaire dans le cadre du télétravail pour tout nouveau collaborateur, afin de garantir l’intégration dans le collectif de travail et la bonne appréhension du poste de travail et de son contenu.
Pour les alternants qui exercent en télétravail, il est nécessaire de garantir l’encadrement de leurs missions par le manager et la continuité de la relation avec le tuteur ou le maître d’apprentissage.
Il en sera de même pour une personne en préavis : le manager, en concertation avec le service Développement et contrôle de gestion sociale, pourra réduire ou suspendre l’accès au télétravail.
Article 10 – Date d’application et durée de l’accord
L'accord est conclu pour une durée déterminée de deux ans et entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
Un bilan de son application est effectué un mois avant la date de fin de la validité de l’accord.
Article 11 – Modalités de suivi de l’accord
Dans le cadre de la mise en œuvre du présent accord, une commission de suivi est instaurée. Composée de deux représentants de la Direction de l’IFPASS et deux représentants de chaque Organisation syndicale, elle se réunira tous les six mois. Cette commission pourra être saisie par les salariés en cas de difficultés d’application et d’interprétation du présent texte. La saisine s’effectuera par mail à l’adresse : xxxx@ifpass.fr
Article 12 – Bilan et clause de reconduction de l’accord
Un bilan de la mise en œuvre du présent accord sera réalisé un mois avant la fin de sa validité.
Une réunion des signataires du présent texte sera organisée par l’employeur à cette fin.
Lors de cette réunion, les parties décideront de reconduire ou non le présent accord.
Article 13 – Dépôt et publicité
En application de l’article L.2231-6 du Code du Travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords qui transmet ensuite à La Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS), ainsi qu’au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.
Un exemplaire de l’accord sera adressé à chaque organisation syndicale signataire.
Il sera, en outre, porté à la connaissance des salariés de l’entreprise.
Fait en 4 exemplaires, à Puteaux, le 11 mars 2024
Pour l’UES IFPASS, xxx xxx, Directeur général
Pour les organisations syndicales de l’UES IFPASS :
