ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société INSTITUT DE LA CORROSION
SAS au capital de 500.000,00 €uros Dont le siège social est situé à BREST (29200) 220 rue Rivoalon Identifiée sous les numéros : 441 396 595 au Registre du Commerce et des Sociétés de BREST 537000000522066351 à l’URSSAF de BRETAGNE
Représentée par son Directeur, Monsieur xxxxxx, Dûment habilité à l’effet des présentes,
D’UNE PART,
ET Les membres titulaires du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles (selon procès-verbaux des élections annexés aux présentes) : Monsieur xxxxxxxxxxxxx Monsieur xxxxxxxxxxxxxx
D’AUTRE PART,
Préambule
La Société INSTITUT DE LA CORROSION entend renouveler le Comité Social et Economique.
Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du comité social et économique et d’améliorer la participation des salariés, les parties conviennent que l’élection des membres de la délégation des membres du Comité Social et Economique sera réalisée par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.
En effet, l’article L2314-26 du Code du Travail prévoit que l’élection peut avoir lieu par vote électronique selon les modalités fixées par décret pris après avis de la CNIL si un accord d’entreprise le décide ou à défaut, l’employeur.
Les membres du Comité Social et Economique, partie à la négociation, conviennent que le recours à cette modalité de vote permet d’inciter les salariés au vote en en facilitant les modalités et à ce titre, réduire l’abstention.
Les parties conviennent ensemble de la fiabilité du système retenu qui sera confié à un prestataire habilité.
Le présent accord a pour objet la détermination des conditions du vote électronique.
A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :
aux modalités de vote applicables ;
à la confidentialité des données ;
au contrôle du fonctionnement du système.
Au terme de leurs échanges, intervenu le 14 septembre 2023, les parties ont convenu des dispositions suivantes :
Article 1 : Champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de la Société Institut de la Corrosion ainsi qu’à l’ensemble de ces salariés.
Article 2 : Objet de l’accord
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que les modalités du vote électronique doivent être, pour chaque scrutin, prévues par le protocole d'accord préélectoral.
Ce dernier détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales précisées aux termes du présent accord.
Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.
Article 3 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet.
Article 4 : Choix du prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.
Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 5 : Respect de la Loi informatique et libertés
La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique est limité aux élections professionnelles de la Société. Elles donneront lieu au respect réglementaire du traitement des données personnelles.
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'Entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'Entreprise.
Dès l'accomplissement de ces formalités, les salariés de l'Entreprise en seront informés.
Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) environ un mois avant l'ouverture du vote.
L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux salariés.
Article 6 : Information du personnel et de ses représentants
Les salariés électeurs pourront voter dans les conditions spécifiées dans le cahier des charges présenté par le prestataire sélectionné. Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 7 : Dispositions générales
7.1. Révision de l’accord
Chacune des parties signataires pourra demander la révision du présent accord, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ce dernier.
La demande de révision peut intervenir à tout moment à l’initiative d’une des parties signataires. Tout signataire introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points révisés.
Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire.
Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Dans l’hypothèse d’une modification des dispositions légales, réglementaire ou de la convention collective nationale de branche mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 30 jours suivant la parution du décret ou de la loi.
7.2. Interprétation de l’accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans le mois suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différent d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.
La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.
Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans le mois suivant la première réunion.
Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune formation d’action contentieuse liée au différent faisant l’objet de cette procédure.
7.3. Suivi de l’accord
L’application du présent accord sera suivie par les signataires de l’accord qui seront chargés :
De suivre l’état d’avancement de la mise en œuvre du présent accord,
De proposer des mesures d’ajustement au vu des éventuelles difficultés rencontrées.
Les parties pourront également se réunir à la demande de la Direction en cours du processus électoral si une problématique liée à l’application de l’accord se présentait. Dans cette hypothèse, les membres feraient le nécessaire afin de trouver la meilleure solution possible.
Article 8 : Durée, entrée en vigueur, dépôt et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.
Il prend effet à la date de sa signature et prendra fin à la fin du cycle électoral relatif aux élections professionnelles 2023-2027. Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication auprès du personnel. Le présent accord devra faire l’objet des formalités de dépôt et publicité auprès de l’autorité administrative dans les conditions définies pour les accords collectifs à l’article L 2231-6 du Code du travail.
Ainsi, conformément aux articles D2231-2 et suivants du code du Travail, le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de téléprocédure « Téléaccords » à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Il sera également déposé en version anonymisée sous format WORD pour publication à la banque de données nationale des accords collectifs. La Direction remettra également un exemplaire au greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord.
Fait à Fraisses le 14 septembre 2023 en 5 exemplaires originaux
ANNEXE A L’ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE
Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de l’entreprise Institut de la Corrosion
Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des représentants du personnel du comité social et économique.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur leur lieu de travail.
Article 1 – Caractéristiques du système de vote électronique
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article 2 – Contrôle de la mise en œuvre du système
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 4 – Système de secours
Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
Article 5 – Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 6 – Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 7 – Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.
Article 8 – Séparation des données nominatives des électeurs et des votes
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 9 – Données à enregistrer et destinataires de ces données
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, salariés habilités du service RH ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités du service RH ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés habilités du service RH ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou salariés habilités du service RH ;
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
Article 10 – Formation spécifique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 11 – Clés de chiffrement
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
Article 12 – Information des électeurs
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Article 13 – Période de vote électronique
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Article 14 – Opérations de vote électronique par l’électeur
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité.
Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Article 15 – Contrôle des heures du scrutin
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 16 – Résultats en cours de vote électronique
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord de mise en œuvre du vote électronique le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
Article 17 – Liste d’émargement
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Article 18 – Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article 19 – Clôture du scrutin et dépouillement des votes
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 20 – Accès aux données
Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Article 21 – Conservation et archivage des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
