L'Institut Pasteur de Lille, Fondation reconnue d'utilité publique, dont le siège social est situé 1 rue du Professeur Calmette - BP 245 - 59019 LILLE CEDEX, représenté par ………………………………………. en sa qualité de Directeur Général Adjoint,
D'une part,
ET :
Le Comité Social Economique (CSE) ayant approuvé à la majorité des membres titulaires présents au cours de la réunion du 12 mars 2024 (cf. annexe)
D'autre part,
PREAMBULE
Le présent accord adapte et organise les modalités de recours à la visioconférence au sein du Comité Social et Economique (CSE) de l’Institut Pasteur de Lille.
Compte tenu de l’intérêt pratique et organisationnel de ce recours à la visioconférence dans toutes ses formes (totale ou hybride), sans que n’ait été constaté une remise en cause du bon fonctionnement du dialogue social entre l’instance et la Direction, les parties ont convenu la possibilité d’utiliser la visioconférence comme moyen alternatif pour les réunions du CSE, dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Il est convenu ce qui suit :
Article 1 – Objet de l’accord et champ d’application
Le présent accord a pour objectif le fonctionnement des réunions qui se tiendront en visioconférence. Le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.
Article 2 : Réunions du CSE en visioconférence
Il est décidé que les réunions du CSE, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires puissent se tenir en visioconférence.
Les réunions pourront se tenir :
De manière hybride avec une partie des membres en présentiel et une autre partie en visioconférence
De manière totale avec la totalité des membres en visioconférence si les circonstances le nécessitent.
En présentiel total.
Article 3 – Information sur les modalités de tenue de la réunion
L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera dans l’invitation à la réunion à laquelle est jointe l’ordre du jour.
L’invitation indiquera si la réunion se réalise :
De manière hybride (en présentiel et en visioconférence)
Exclusivement en présentiel
Exclusivement en visioconférence
Pour la bonne organisation des réunions, les membres du CSE appelés à participer à une réunion (membres élus et désignés) informeront par écrit la Direction de leur mode de participation.
Le secrétaire du CSE comme la Direction auront la faculté de demander lors de l’élaboration de l’ordre du jour à ce que la réunion se déroule en présentiel.
Article 4 - Moyens techniques et organisation des réunions
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence dédiée type « zoom » ou « teams » Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations ainsi que leur enregistrement facilitant la restitution du procès-verbal.
Ces dispositions ne font pas obstacle aux suspensions de séance, qui devront être consignées dans le procès-verbal de la réunion.
Comme l’indique le règlement intérieur du CSE, l’ensemble des réunions font l’objet d’un enregistrement ayant uniquement comme finalité d’établir ou de vérifier la rédaction du procès-verbal.
Le membre du CSE en charge de la rédaction du procès-verbal, de même que la Direction, pourront avoir accès à l’enregistrement.
Une fois le procès-verbal approuvé, l’enregistrement de la réunion est détruit par le CSE.
Les réunions se dérouleront de la même façon que si elles se tenaient en présentiel.
Chacun des membres (élu et désigné) du CSE est équipé du matériel informatique nécessaire mis à a disposition par l’Institut Pasteur de Lille, pour participer aux réunions en visioconférence, à savoir :
un ordinateur portable ou fixe équipé d’une caméra et d’un micro;
une connexion Internet fiable et sécurisée
En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du CSE pourront décider du report de la réunion de l’instance.
Article 5 – Modalités de vote
5.1 Vote à « main levée »
Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Soit par le biais de la messagerie instantanée du dispositif de visioconférence utilisé. Cette messagerie leur permettra d’exprimer par écrit le sens de leur vote (vote favorable, vote défavorable, abstention).
5.2 Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret.
Dans le cas où la séance nécessite un vote à bulletin secret, la réunion se tiendra exclusivement en présentiel.
Si au cours d’une réunion, la majorité des membres du CSE souhaitent procéder à un vote à bulletin secret en lieu et place d’un vote à main levée, le vote sera alors reporté à la réunion du CSE suivante ou à une réunion exceptionnelle organisée à cet effet qui aura lieu dans les locaux de l’Institut Pasteur de Lille.
Article 6 – Dispositions générales
6.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et de publicité.
6.2. Dénonciation
L’accord pourra être dénoncé par la majorité des membres titulaires du CSE ou de la Direction dans sa totalité ou partiellement selon les dispositions réglementaires prévues par la loi, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.
Cette dénonciation devra être notifiée, par LRAR par son auteur aux autres signataires de l’accord et doit donner lieu à dépôt conformément aux dispositions légales
6.3. Révision
L’accord pourra faire l’objet d’une révision à la demande de la majorité des membres titulaires du CSE ou de la Direction.
Toute demande de révision devra être adressée par LRAR ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.
Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.
L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.
6.4. Dépôt et publicité
Un exemplaire du présent accord sera mis à disposition de l'ensemble du personnel sur l'intranet de l'entreprise.
Le présent accord sera déposé de manière dématérialisée via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, ainsi qu'au Conseil de Prud'hommes de Lille.
Fait à Lille, en 3 exemplaires Le 27 mars 2024
Le Directeur Général Adjoint de l'Institut Pasteur de Lille
Le Secrétaire du CSE de l’Institut Pasteur de Lille
