ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE L’INSTITUT SUPERIEUR DES BIOTECHNOLOGIES (SUP'BIOTECH)
ENTRE
La SA DE L’INSTITUT SUPERIEUR DES BIOTECHNOLOGIES (SUP'BIOTECH), enregistré sur le répertoire de l'INSEE sous le numéro 898 056 957 00019 (SIRET), dont le siège social est situé 66 rue Guy Môquet – 94 800 VILLEJUIF, représenté par XXXXXXXXXX, en sa qualité de Directeur
ci-après désigné « SUP’BIOTECH » d’une part,
Et :
L’Organisation Syndicale représentative suivante au sein de SUP’BIOTECH :
Le SNEPL-CFTC, représenté par XXXXXXXXXXci-après désignée « l’Organisation Syndicale »,
d’autre part, ci-après désignées ensemble « les Parties ».
PREAMBULE :
Afin de faciliter l’organisation des élections et favoriser la participation des salariés, les Parties ont souhaité mettre en place un dispositif de vote électronique au sein de SUP’BIOTECH pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE). Ainsi, le présent accord a pour objet de définir les modalités d’organisation des opérations électorales.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Titre I : Caractéristiques du système électronique retenu
Article 1.1 – Principe du recours au vote électronique
Les parties conviennent par le présent accord d’organiser le scrutin exclusivement par vote électronique.
Le principe du recours au vote électronique devra être prévu dans le protocole préélectoral ou, le cas échéant, dans la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections, sur la base des dispositions du présent accord.
Par ailleurs, le protocole préélectoral ou, le cas échéant, la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections, mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Enfin, les principes retenus dans le présent accord sont applicables pour le premier et l’éventuel second tour de scrutin.
Article 1.2 - Prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées, pour la mise en place du Comité Social et Economique de SUP’BIOTECH, à la Société Agrumes, mandatée par la Direction dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et définies à l’article 1.3 du présent accord.
Article 1.3 – Principes généraux – Cahier des charges
Conformément aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement nommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. L’ensemble des prescriptions forme le cahier des charges que le prestataire s’engage à respecter. Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés de SUP’BIOTECH. Il sera également mis sur Eurecia. Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système électronique proposé par le prestataire sera préalablement soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à garantir le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations. Ce rapport sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Article 1.4 – Cellule d’assistance technique
Conformément à l’article R. 2314-10 du Code du travail, de SUP’BIOTECH ayant décidé du recours au vote électronique mettra en place une cellule d’assistance technique avec le prestataire chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Article 1.5 – Etablissement des fichiers et stockage des données
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales établies par SUP’BIOTECH. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de SUP’BIOTECH.
Le traitement « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur et avant sa transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
-pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, numéro de matricule ainsi que leur affectation personnelle ; -pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, numéro de matricule, affectation personnelle et, le cas échéant, coordonnées; -pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, numéro de matricule ; -pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, numéro de matricule, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ; -pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : -pour les listes électorales : électeurs, syndicats, les directions des ressources humaines ; -pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ; - pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, les directions des ressources humaines ; -pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, les directions des ressources humaines ; -pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, les directions des ressources humaines.
Les listes de candidats seront transmises par SUP’BIOTECH au prestataire pour être intégrées dans le système de vote électronique. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués sous la responsabilité de SUP’BIOTECH.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin à la demande d’une organisation syndicale ou de SUP’BIOTECH à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, du prestataire. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 1.6 – Informatique et libertés
Le rapport de l’expert établi conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Article 1.7 – Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, à son domicile, e-mail, avant le premier tour des élections un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire, un mot de passe ainsi qu’une note explicative établie conjointement, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.
Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé. L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.
Lorsque l’électeur aura exprimé son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.
Pour les électeurs ayant perdu ou oublié leur identifiant et/ou leur mot de passe, une assistance téléphonique est mise à leur disposition par le prestataire 24h/24 et 7 jours/7, gratuitement à l’aide du numéro vert. Cette assistance téléphonique, après que l’électeur se sera identifié, lui adressera un nouvel identifiant et/ou un mot de passe par SMS, email ou serveur vocal. Quel que soit le système de renvoi utilisé, les nouveaux identifiants générés annuleront les précédents.
Article 1.8 - Information
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés et les membres des bureaux de vote.
Enfin les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique dispensée par le prestataire.
Titre II : Modalités des opérations électorales
Article 2.1 – Opérations électorales
Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les opérations électorales par voie électronique auront lieu selon les horaires définis par le protocole préélectoral. Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter :
depuis leur poste de travail pendant leur temps de travail dans la plage d’ouverture du scrutin,
à distance, depuis un quelconque poste informatique, pendant l’intégralité de la plage d’ouverture du scrutin à partir d’un poste connecté à internet depuis leur domicile ou leur lieu de villégiature.
Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Elle procèdera également à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé.
Les salariés seront informés par e-mail de l’ouverture et de la fermeture des périodes de vote en accord avec le Protocole d’accord préélectoral.
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs e-mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter en accord avec le PAP.
Article 2.2 – Bulletins de vote
Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des ressources humaines de SUP’BIOTECH avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes dont la taille sera uniforme pour toutes les listes et définie préalablement.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisées soit d’un type uniforme pour toutes les listes. Article 2.3 – Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats
A l'heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatés et scellés dans le serveur. La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote.
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement.
Les membres du bureau de vote éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux. Le président proclamera les résultats.
Titre III : Dispositions finales Article 3.1 - Durée Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 3.2 – Conditions de suivi Les parties conviennent, en application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, qu’elles se réuniront pour faire le point sur l’application du présent accord dans le temps, soit à l’initiative de SUP’BIOTECH, soit sur demande écrite d’une organisation syndicale.
Article 3.3 – Dénonciation et révision Le présent accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve d’un préavis de trois mois.
Le présent accord pourra également être révisé selon les modalités des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.
Article 3.4 – Publicité et dépôt de l’accord Le présent accord sera notifié dès sa signature à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de l’Ecole.
Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » du Ministère du travail. Un exemplaire original sera remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. Fait à Villejuif, le 8/11/2023
