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ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE D’ISL SaS
Entre
L’entreprise ISL SaS dont le siège social est situé au Impasse des 4 Vents, 14790 Verson Représentée par……………….. agissant en qualité de Directrice RH, EMEA
d'une part,
et
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’association représentées par : ……………….., délégué/e syndicale de la CFDT de la Métallurgie Normande d'autre part,
Préambule
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’entreprise ISL pour l’élection du CSE, conformément aux dispositions des articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail (Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017).
Les parties sont confortées dans le fait que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
D’augmenter le niveau de participation,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Si ce procédé présente de nombreux avantages, il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
En conséquence, les parties conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
IL A DONC ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Le présent accord fixe le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Economique et Social d’ISL SaS.
Les parties conviennent que le vote électronique sera la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.
La Direction rappelle qu’une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral se tiendra ultérieurement, pour définir notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
ARTICLE 2 – CHOIX DU PRESTATAIRE
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.
ARTICLE 3 – CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES TRANSMISES
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. L’établissement des fichiers nécessaires au vote (fichier des électeurs, fichier relatif au contenu de l’urne électronique etc..) traitent des données à caractère personnel. Par conséquent, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Ainsi, le prestataire mandaté s’engage à traiter les données conformément aux exigences des textes susvisés (RGPD).
ARTICLE 4 – SÉCURITÉ DES VOTES
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail.
ARTICLE 5– CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Conformément aux dispositions de l’article R2314-10 du Code du travail, « l'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire ».
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales représentatives ainsi le cas échéant, un représentant du prestataire
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : 1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 6– DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
6.1 MODALITÉS RELATIVES À L’OUVERTURE ET À LA FERMETURE DU SCRUTIN
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Mise à disposition informatique pendant la période de vote
Pour les salariés qui ne disposent pas de matériel informatique individuel, la Direction mettra à disposition un PC pour la durée du vote. Ce PC sera mis à disposition dans une pièce où le salarié sera isolé pour réaliser son vote. Une procédure simple sera mise à disposition en version papier à côté du PC
6.2 INFORMATION DES SALARIÉS ET DE LEURS REPRÉSENTANTS
Conformément aux dispositions de l’article R2314-12 du Code du travail, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise ainsi que sur le tableau d’affichage afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. Les représentants du personnel, les membres du bureau de vote, et le cas échéant les délégués syndicaux, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
6.3 COMMUNICATION DES LISTES ÉLECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la direction d’ISL. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats. Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
6.4 MODALITÉS D’ACCÊS AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, préalablement à l’ouverture du scrutin, les informations nécessaires pour accéder au système de vote électronique, ainsi que ses moyens d’authentification personnels. Ces éléments permettront à l’électeur de participer au vote dans des conditions garantissant la confidentialité et la sécurité des opérations électorales. L’accès au système de vote s’effectuera via un site sécurisé dédié. L’identification de l’électeur reposera sur un dispositif d’authentification garantissant son unicité. Une procédure complémentaire de sécurisation pourra être mise en œuvre afin de confirmer l’identité de l’électeur, selon des modalités définies par le prestataire du système de vote. Une fois authentifié, l’électeur accédera aux bulletins de vote correspondant à son collège et, le cas échéant, à son établissement. Le vote sera validé selon un procédé sécurisé garantissant son intégrité et son caractère secret. En cas de difficulté d’accès, de perte ou de non-réception de ses éléments d’identification, l’électeur pourra en demander le renouvellement selon une procédure sécurisée pendant la durée des opérations de vote. Les modalités plus détaillées seront affinées avec le prestataire choisi et communiquer aux électeurs par tous les moyens.
6.5 SUIVI DES OPÉRATIONS DE VOTE
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. En effet, les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
6.6 OPÉRATIONS DE DÉPOUILLEMENT
À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats. La direction affichera les résultats au plus tard au lendemain de leur proclamation.
ARTICLE 7 – GARANTIES DE CONFIDENTIALITÉ DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNÉES PENDANT LA DURÉE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
ARTICLE 8 – CONTROLE DU FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE
Le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail. Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
ARTICLE 9 – DISPOSITIF EN CAS DE DYSFONCTIONNEMENT
Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes caractéristiques et garanties. En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 10 - DURÉE DE L’ACCORD
Le présent accord est applicable pour toutes les élections des membres du comité social et économique de l’entreprise ISL SaS qui auront lieu à partir de 13 juillet 2026. Il est conclu pour une durée indéterminée
ARTICLE 11 - FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord fera l’objet des procédures de publicité prévues par les articles L.2231-5 à L.2231-7 du code du travail.
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
En application de l’article D. 2231-2 du code du travail, le dépôt est opéré en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à la DREETS.
Il est par ailleurs déposé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.
Les Organisations Syndicales La Direction Pour la CFDT Métallurgie Normande
