accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique et au périmètre du CSE
ACCORD D’ENTREPRISE
Entre
Le G.I.E. IPSO (Siret n° 821 721 495 00017), située 323, rue Saint Martin à PARIS (75003), représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Président, Ci-après dénommé “l’Entreprise”,
Et
Les représentants du personnel membre du Comité Social et Économique (CSE) élus lors des élections professionnelles du 21 octobre 2019 et du 1 mars 2021 représentés par :
Monsieur XXX, membre titulaire du CSE
Madame XXX, membre titulaire du CSE
Ci-après dénommés « les membres titulaires du CSE »
TITRE I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES & CADRE JURIDIQUE
Article 1 – portée de l’accord Article 2 – champ d’application Article 3 – date d’effet et durée de l’accord Article 4 – publicité Article 5 – révision de l’accord Article 6 – dénonciation de l’accord
TITRE II - LE COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
Article 7 - périmètre de mise en place Article 8 - modalités de mise en oeuvre du vote électronique Article 8.1 - principe du recours à un prestataire Article 8.2 - caractéristiques du système article 8.3 - respect de la loi informatique et libertés Article 8.4 - information du personnel Article 8.5 - assistance aux utilisateurs Article 8.6 - assistance aux personnes ne pouvant voter seuls Article 8.7 - matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur ou téléphone connecté Article 8.8 - protocole d’accord préélectoral
PREAMBULE
Conformément à l’article R. 2314-5 du Code du travail, l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique via un accord d’entreprise.
Conformément à l’article L. 2313-1 du Code du travail, des comités sociaux et économiques d'établissement et un comité social et économique central d'entreprise sont constitués dans les entreprises d'au moins cinquante salariés comportant au moins deux établissements distincts.
Le prochain renouvellement du Comité Social et Économique (CSE) de l’Entreprise est prévu pour le 22 octobre 2023. L’Entreprise dispose de différents sites d’exercice et a un effectif supérieur à 50 salariés depuis novembre 2022.
Dans ce contexte, les parties au présent accord ont convenu de dispositions visant à définir le périmètre du prochain CSE et à autoriser le vote électronique.
Au terme des réunions du CSE du 8 et 15 juin 2023, il a ainsi été convenu et arrêté ce qui suit :
TITRE I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES & CADRE JURIDIQUE
Article 1 – portée de l’accord Les présentes dispositions annulent et se substituent à toutes dispositions écrites (accords, engagements unilatéraux, ...) ou non écrites (usages, pratiques...), de même nature antérieurement en vigueur. Elles ne peuvent se cumuler avec d'autres dispositions ayant le même objet, relevant d’autres accords collectifs, quel qu’en soit le niveau, actuels ou futurs, ou des textes généraux législatifs ou réglementaires.
Article 2 – champ d’application L’accord s’applique à l’ensemble des salariés titulaires d’un contrat de travail conclu avec l’Entreprise, à durée indéterminée ou déterminée, y compris les salariés intérimaires, quelle que soit la durée de ces contrats.
Article 3 – date d’effet et durée de l’accord Le présent accord entrera en vigueur en date de sa signature et ce, pour une durée indéterminée.
Article 4 – publicité Le présent accord est déposé sur la plateforme Téléaccord, un exemplaire est remis auprès du secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de PARIS. En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie signataire. Enfin, en application de l'article L. 2262-5 du Code du travail, il est transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord est faite sur l’intranet réservé à la Direction pour sa communication avec le personnel.
Article 5 – révision de l’accord L’accord pourra être modifié selon le dispositif prévu aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. La partie souhaitant réviser l'accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord. Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification.
Article 6 – dénonciation de l’accord L’accord pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction, soit par l'ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. Ladite dénonciation ne pourra être officiellement notifiée qu'après une réunion des signataires au cours de laquelle les motifs de la dénonciation projetée seront précisés par la partie envisageant la dénonciation de l'accord. La dénonciation sera régie par les articles L. 2261-9 et L. 2261-10 du Code du travail.
TITRE II - LE COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE Article 7 - périmètre de mise en place Les différents sites de l’Entreprise, ne disposant pas d’autonomie de gestion, ne constituent pas des établissements distincts.
Les parties ont donc décidé de procéder à la mise en place d’un CSE unique.
Le périmètre de mise en place du CSE unique correspond ainsi à l’ensemble des établissements de l’Entreprise, à savoir :
ipso Saint-Martin (821 721 495 00017) : 323 rue Saint Martin 75003 Paris
ipso Nation (821 721 495 00025) : 73 rue de Montreuil 75011 Paris
ipso Ourcq (821 721 495 00033) : 151 avenue Jean Jaurès 75019 Paris
ipso Italie (821 721 495 00058) : 153 avenue d’Italie 75013 Paris
ipso Richard Lenoir (82172149500041) : 55 boulevard Richard Lenoir 75011 Paris
ipso Brotteaux (821 721 495 00066) : 12 bis boulevard Jules Favre 69006 Lyon
Il est également convenu, qu’en cas d’ouverture d’un nouveau site de l’Entreprise après la date de signature du présent accord, et sans modification organisationnelle de l’Entreprise venant impacter leur autonomie de gestion, les futurs sites seront intégrés d’office dans le CSE unique, sauf révision du présent accord. Article 8 - modalités de mise en oeuvre du vote électronique Article 8.1 - principe du recours à un prestataire La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par la Direction de l’Entreprise, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu'à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte. Le prestataire et le système retenu doivent respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir:
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, il a été décidé que tous les électeurs de l’Entreprise voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. Article 8.2 - caractéristiques du système De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».
Le traitement du «fichier des électeurs» est établi à partir des listes électorales et a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé «contenu de l'urne électronique» recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou à défaut des membres titulaires du CSE ou de la Direction de l’Entreprise. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès verbal. article 8.3 - respect de la loi informatique et libertés Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l’Entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise, ou à défaut les membres titulaires du CSE en seront informés. Article 8.4 - information du personnel Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail et/ou à distance. Article 8.5 - assistance aux utilisateurs La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès. Article 8.6 - assistance aux personnes ne pouvant voter seuls Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur ou une personne extérieure de l’entreprise de leur choix. Article 8.7 - matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur ou téléphone connecté Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service sera mis à disposition dans chaque établissement pour les électeurs non équipés d’un ordinateur ou d’un téléphone connecté. Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la clôture du vote, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service. Article 8.8 - protocole d’accord préélectoral Le protocole d'accord préélectoral prévu à l'article L. 2314-6 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
A Paris, le 6 juillet 2023. Pour le GIE IPSO, Monsieur XXX, président GIE IPSO
Pour le Comité Social et Économique, Monsieur XXX, membre titulaire du CSE
