Accord autorisant le vote par voie électronique au sein de l’Etablissement de Guyancourt Iveco France
Accord autorisant le vote par voie électronique au sein de l’Etablissement de Guyancourt Iveco France
Entre les soussignés,
La société IVECO France, Etablissement de Guyancourt 1 rue Arnold Schoenberg 78280 GUYANCOURT– dont le siège social est situé 1, rue des Combats du 24 août 1944 à Vénissieux (69200), dûment représentée par Madame XXX en sa qualité de Responsable des Ressources Humaines,
D’une part
et
Les organisations syndicales représentées respectivement par
- Monsieur XXX, délégué syndical SNI-UNSA,
D’autre part,
Ci-après dénommées "les parties",
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections, de simplifier l’accès au vote en libérant la contrainte horaire et géographique et dans le contexte d’une organisation multisites avec du télétravail, les parties conviennent d’autoriser le vote par voie électronique pour les élections professionnelles, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Article 1 : Dispositions générales
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société Iveco France – Etablissement de Guyancourt ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique . Il s’applique également aux salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d’ancienneté et ayant opté pour voter au sein de la société Iveco France – Etablissement de Guyancourt
Le présent accord adopte le recours au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles et précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant les modalités de constitution de bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera le nom du prestataire de service et fera référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique.
Le vote électronique se déroule à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès à internet
Le système retenu par la Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont : -l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, -l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré, -l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, -la confidentialité : le secret du vote. -La liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure
Article 2 : Déroulement des opérations de vote
Les parties conviennent que le recours au vote électronique sera mis en place de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, pour le premier tour et le cas échéant le second tour de scrutin.
Article 3 : Choix du prestataire
La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société.
Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 4 : Communication syndicale
Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au Service des Ressources Humaines le logo de son organisation en vue de le faire figurer lors du processus du choix de la liste sur le site de vote par Internet.
Il est convenu que le prestataire peut mettre en ligne, sur le site de vote, une profession de foi par organisation syndicale présentant des candidats si l’organisation syndicale le souhaite.
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et de leur profession de foi.
Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le protocole d’accord préélectoral.
Article 5 : Cahier des charges
Le cahier des charges en annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail par affichage sur le panneau de la Direction réservée à la communication avec le personnel relatif aux élections professionnelles et sur le Teams RH Guyancourt.
Article 5.1. Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Article 5.2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations
Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités des services du personnel.
Le
fichier « électeurs » comporte exclusivement :
Les civilités, noms, prénoms des électeurs,
leur collège d’appartenance,
leur moyen d’authentification,
leurs coordonnées postales pour la transmission des codes de vote
leur matricule
leur date de naissance
une donnée à caractère personnel robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale – 2 chiffres)
Ce fichier est établi par la Direction, et alimentera les moyens d’authentification que délivrera le prestataire. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’identification et de le lui faire parvenir.
Ce moyen d’identification doit lui permettre :
de s’identifier et de voter,
de compléter la liste d’émargement.
Ces données sont uniquement accessibles aux électeurs pour les informations les concernant personnellement et aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.
Conformément à l’article. R 2314-16, al. 1 du code du travail, seuls les membres du bureau de vote et les agents habilités du Service des Ressources Humaines ont accès à cette liste à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les
fichiers « candidats » comportent exclusivement :
le collège des candidats,
la mention « titulaires » ou « suppléants »,
leurs civilités, noms et prénoms,
leur date de naissance en cas d’égalité de voix.
leur rang au sein de la liste
le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente
le cas échéant, leur appartenance syndicale.
Ce fichier est établi par le Service des Ressources Humaines sur la base des candidatures reçues des organisations syndicales intéressées et, le cas échéant, des candidats libres dans le cadre d’un éventuel deuxième tour.
Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités des services des ressources humaines.
Article 5.3. Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 du décret n°2007-602.
Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.
Les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne électronique sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Article 5.4. Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, d’un minimum de 3 jours ouvrés. Cette période sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 5.5. Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’identification, à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire. Lors de sa connexion au site de vote, l’électeur devra fournir les éléments du fichier électeur pour générer un mot de passe « One Time Password »/ « mot de passe temporaire unique ». Ce dernier lui sera communiqué immédiatement sur l’adresse e-mail de son choix ou numéro de téléphone portable de son choix. Ces codes pourront être modifiés pour un éventuel 2ème tour.
L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
En cas de non-réception ou perte des codes d’accès, l’électeur aura à sa disposition les solutions de duplicata des codes (régénération en ligne ou assistance téléphonique éventuellement).
Article 5.6. Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.
Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.
La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément aux articles L 2314-24 et L 2324-22 du code du travail.
L’électeur pourra émettre un vote blanc.
Les professions de foi au format PDF seront accessibles par tous les électeurs par simple accès au site de vote.
Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.
Article 5.7. Dépouillement
L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement, générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 du décret n°2007-602.
La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.
Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distinctes.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Article 5.8. Conservation des fichiers après le scrutin
Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.
A l’expiration des délais de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.
Article 5.9. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Le système de vote électronique doit avoir été soumis, avant sa mise en place ou avant toute modification substantielle, à une expertise indépendante destinée à assurer le bon fonctionnement du système de vote électronique notamment avant le jour de scrutin et de contrôler a posteriori le résultat dans le respect des dispositions légales et réglementaires.
Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.
Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 5.10. Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise et des représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique:
1°.Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
2°.Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
3°.Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 6 : Information du personnel et de ses représentants
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
A cet effet, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera transmise par courrier en même temps que les codes de vote.
Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu les représentants des organisations syndicales, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote.
Article 7 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans. A l’issue de la période de quatre ans, le présent accord prendra fin automatiquement.
Il entre en vigueur à compter du jour de sa signature.
Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une demande de révision par l’une des organisations syndicales habilitées à former une telle demande en application de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.
Toute demande de révision sera notifiée aux autres parties et, le cas échéant, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise par lettre recommandée avec accusé de réception et devra être accompagnée d’une proposition de nouvelle rédaction concernant les articles soumis à révision.
Les discussions portant sur la révision devront s’engager dans les trois mois suivant la date de la demande. Le présent accord restera en vigueur jusqu’à la conclusion d’un éventuel avenant. Les parties signataires ou adhérentes au présent accord sont tenues de participer à ces discussions.
Au plus tard trois mois avant l’expiration du présent accord, la Direction et les organisations syndicales se réuniront, afin de juger de l’opportunité de la reconduction d’un accord relatif au vote électronique.
Article 8 : Dépôt et publicité
La Direction de l’entreprise s’engage à accomplir, dès la signature du présent accord les démarches suivantes :
Procéder aux formalités de dépôt du présent accord sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail ;
Déposer un exemplaire du présent accord auprès du greffe du Conseil de Prud'hommes compétent ;
Remettre un exemplaire du présent accord aux Représentants du Personnel, aux signataires et à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
