ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU CSE Conclu entre : La société Jacob Holm Industries (France) SAS ci-après dénommée « la société », représentée par, D’une part, et L'organisation syndicale C.F.D.T., représentée par, D’autre part, Il a été arrêté et convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique (CSE) et de favoriser la participation des salariés, les partenaires sociaux et la Direction, ont étudié la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles prévues en 2019, conformément au décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique et aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du Travail. Dans un contexte où plus de 50% des effectifs travaillent en rythme 5*8 ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de La Poste pour ceux qui votaient par correspondance. En outre, de par sa facilité d'utilisation, le vote électronique est de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et, par conséquent, à permettre une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.
Le recours au vote dématérialisé doit garantir le respect des principes fondamentaux régissant les opérations électorales, notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. Dans ce contexte, les parties se sont réunies et ont convenu les dispositions suivantes :
ARTICLE 1 – Objet de l’accord
Le présent accord a pour objet la mise en place du vote électronique et est distinct du protocole d’accord pré-électoral. Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
ARTICLE 2 – modalités d’organisation des operations electorales
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord pré-électoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le protocole d’accord pré-électoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole d’accord pré-électoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
ARTICLE 3 – deroulement des operations de vote et acces au vote electronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…) qu’il soit professionnel ou personnel. Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord pré-électoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. L’accès au serveur de vote sera impossible à toute personne non reconnue. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
ARTICLE 4 – sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
ARTICLE 5 – sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
ARTICLE 6 – information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
ARTICLE 7 – gestion des donnees personnelles et rgpd
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et par le règlement européen n° 2016 / 679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016 / 679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE 8 – expertise de la solution de vote
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
ARTICLE 9 – Durée de l’accord ET Date d’entrée en vigueur
Le présent accord modifiable par voie d’avenant est conclu pour une durée indéterminée.
DEPÔT – PUBLICITE Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations représentatives par la société à l’issue de la procédure de signature.
Conformément aux dispositions de l’article D.2231-2 du Code du Travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès de la plateforme de télé procédure: https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Le dépôt est opéré en version électronique complète et signée des parties, de format type PDF. Un exemplaire de l’accord sera également remis au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion.
En application des dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du travail, cet accord sera également rendu public et versé dans une base de données nationale. A cet effet, une version « Word » ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires sera également transmise sur le site de télé procédure.
REVISION - DENONCIATION Conformément à l’article L.2261-7-1 du Code du travail, sont habilités à engager la procédure de révision :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signatures ou adhérentes à cette convention,
A l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salarié représentatives dans le champ d’application de l’accord,
La partie qui prend l’initiative de la révision en informe chacun des signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. La demande de révision devra comporter, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées ouvrent une négociation en vue de la rédaction d'un nouveau texte. Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord ou, à défaut, sont maintenues. Les dispositions de l'avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifient, et sont opposables, soit à la date qui en a été expressément convenue, soit, à défaut, à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent.
Le présent accord pourra également être dénoncé par les parties signataires avec un préavis de 3 mois. La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord et fait l’objet d’un dépôt auprès de la DIRECCTE. Si l’accord a été dénoncé par la totalité des signataires employeurs ou des signataires salariés, une nouvelle négociation doit s'engager, à la demande d'une des parties intéressées, dans les 3 mois qui suivent le début du préavis mentionné ci-dessus. Cette négociation peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du préavis.
Fait à Soultz, le 11 septembre 2019 En 5 exemplaires originaux.
