ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
ENTRE
La Direction représentée par :
Directeur Général Directrice des Ressources Humaines
ET
Les délégations syndicales suivantes :
La CFE/C.G.C. La C.G.T.
Il a été convenu :
De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l’élection des membres du comité social et économique.
Préambule :
Comme le propose la loi pour la confiance dans l’économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de Johnson Controls Sarreguemines SAS d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L’entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d’accord électoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Principe de recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société AKG SOLUTIONS SARL (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l’audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées, notamment aux articles R. 2314-9 à R.2314-21 et R. 2324-5 à R ; 2324-17 du code du travail.
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : -la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique, -l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, -l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, -la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le protocole électoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise. Dès l’accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l’entreprise en seront informées.
Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l’ouverture du vote. L’accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.
Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour du 28 mars 2019 à 9h30 au 29 mars 2019 à 16h30.
Le second tour, le cas échéant, se déroulera du 11 avril 2019 à 9h30 au 12 avril 2019 à 16h30.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire sera mis à disposition des salariés dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès à Internet.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collègues.
Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF couleur, d’un poids au maximum égal à 500 ko sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.
Le logo et les photos seront communiqués en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l’égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos et toutes les photos apparaitront à l’écran en respectant le même format minimum suivant : 50 ko
Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leur auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans de manière aléatoire.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique.
Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
Pour le prestataire : à un test du système de vote électronique et un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
Par les membres du bureau de vote : à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Modalité d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal ou courrier électronique, son identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire), avec le lien vers le site de vote.
Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.
Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l’électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s’authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l’électeur d’obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondants à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.
En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes à une adresse mail ou postale (communiquée par l’électeur).
La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée plusieurs fois.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de l’entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en temps réel.
Dépouillement – Procès-verbaux – Résultats
A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l’employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s’effectue simultanément pour les membres titulaires et pour les membres suppléants. Les attributions de sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaitre le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
DUREE ET DEPOT DE L’ACCORD
Le présent accord est applicable à compter de la date de sa signature pour les élections des membres du comité social et économique.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Le présent accord, ainsi que ses avenants éventuels, seront déposés dans les quinze jours de leur conclusion à la Direction Départementale du Travail de l’Emploi à l’initiative de la Direction.
