Le Cabinet XXXXXXXXX – bureau de Paris – XXXXXXXXX, représenté par Maître XXXXXXXXX XXXXXXXXX en sa qualité d’associé,
Ci-après «
le Cabinet »
d’une part,
ET
L’organisation syndicale CFDT, représentée par XXXXXXXXX en sa qualité de déléguée syndicale
d’autre part,
ET
L’organisation syndicale CFTC, représentée par XXXXXXXXX en sa qualité de délégué syndical
Ci- après les «
OS » ou les « DS »
d’autre part, Ensembles, ci-après les «
Parties ».
Après sept (7) réunions de négociation, les Parties sont convenues de ce qui suit dans le cadre de l’article L.1222-9 du Code du travail :
Préambule :
Après l’avoir mis en place dans l’urgence à partir de mars 2020 le télétravail à l’occasion des circonstances exceptionnelles liées au Covid-19, et notamment les mesures gouvernementales de confinement, puis l’ayant fait perdurer du fait des différents protocoles sanitaires, le Cabinet en partenariat avec les OS, et à la demande de la majorité des salariés, a souhaité mettre en place un accord collectif de télétravail pérenne. Ces périodes de confinement ont permis d’expérimenter le télétravail dans un contexte particulier mais aussi de mettre en lumière la capacité des avocats et des salariés à s’adapter à un mode d’organisation du travail différent, tout en mettent en lumière certains avantages et limites. Durant ces deux dernières années, de nombreuses discussions ont eu lieu lors de Partners meeting mais aussi avec les collaborateurs. Le télétravail est aussi un sujet régulièrement abordé avec les services centraux de la Firme, et la possibilité de mise en place d’un accord sur le télétravail a aussi été abordée à de nombreuses reprises lors des réunions entre le Cabinet et le CSE. Fin 2021, un questionnaire envoyé par le CSE à l’ensemble des salariés fait apparaître une attente certaine pour la pérennisation du télétravail hors crise sanitaire. Enfin en avril 2022, et dans le cadre du droit d’expression des salariés, il ressort que la majorité des salariés souhaite pouvoir faire du télétravail. Fort de ces expériences et de la pratique déjà existante du travail à distance par certains professionnels, le Cabinet et les OS ont donc décidé d’organiser ce mode travail afin de répondre à une attente exprimée par la majorité des salariés tout en prenant en compte les besoins essentiels de support qui permettent de maintenir l’activité du Cabinet et de satisfaire l’attente des avocats. Le présent accord collectif sur le télétravail (ci-après « l’Accord ») a pour objet de fixer l'ensemble des règles applicables au télétravail et de définir celles compatibles avec l'activité et les métiers exercés au sein du Cabinet tout en assurant la continuité de son activité. Il a vocation également à participer à l'attractivité et à la fidélisation des salariés et participe à une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée des salariés. Les Parties insistent sur le caractère volontaire du télétravail et sa réversibilité et considèrent que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail et soulignent que la responsabilité, l’autonomie et la confiance mutuelle entre le salarié et le Cabinet constituent des facteurs essentiels à la réussite de ce mode d’organisation du travail. Les Parties ont souhaité rendre éligible au télétravail un maximum de postes au sein du Cabinet,. Mais il ressort de l’analyse que certaines tâches ne sont pas télé-travaillables, car elles requièrent la présence du salarié dans les bureaux.
A l’issue des négociations, les Parties ont décidé de conclure l’Accord.
SOMMAIRE
TOC \o "1-2"\w \u \l "1-2" \h \* MERGEFORMAT ARTICLE I – DEFINITION ET CONDITIONS PREALABLES DE MISE EN PLACE PAGEREF _Toc108112817 \h 5
1.1Définition et principes essentiels du télétravail PAGEREF _Toc108112818 \h 5
1.2Conditions préalables de mise en place du télétravail habituel PAGEREF _Toc108112819 \h 5
ARTICLE II – CRITERES D’ELIGIBILITE DU POSTE ET DU SALARIE AU TELETRAVAIL HABITUEL PAGEREF _Toc108112820 \h 5
2.1Métiers éligibles au télétravail habituel PAGEREF _Toc108112821 \h 5
2.2En cas de nouveaux métiers, les Parties signeront un avenant à l’Accord pour l’intégrer dans l’une des deux catégories ci-dessus. PAGEREF _Toc108112822 \h 6
2.3Ancienneté et Autonomie PAGEREF _Toc108112823 \h 6
2.4Installation et organisation à domicile conformes PAGEREF _Toc108112824 \h 6
2.5Type de contrat PAGEREF _Toc108112825 \h 6
2.6Salariés à temps partiel PAGEREF _Toc108112826 \h 7
2.7Salariés en situation de handicap et salariées enceintes PAGEREF _Toc108112827 \h 7
ARTICLE III – PROCÉDURE PAGEREF _Toc108112828 \h 7
3.1Demande préalable du salarié PAGEREF _Toc108112829 \h 7
3.2Examen de la demande PAGEREF _Toc108112830 \h 7
3.3Refus de la demande de télétravail PAGEREF _Toc108112831 \h 7
3.4Postes de travail sur site PAGEREF _Toc108112832 \h 7
8.3Le télétravail et les situations de santé particulières PAGEREF _Toc108112859 \h 15
ARTICLE IX – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE PAGEREF _Toc108112860 \h 16 ARTICLE X – REVISION ET DENONCIATION PAGEREF _Toc108112861 \h 16 ARTICLE XI – FORMALITES DE DEPOT ET PUBLICITE PAGEREF _Toc108112862 \h 16
– Définition et conditions préalables de mise en place
Définition et principes essentiels du télétravail
Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (article L. 1222-9 du Code du travail). Les principes essentiels du télétravail sont les suivants :
la compatibilité avec l'activité du salarié et du Cabinet,
le respect du volontariat,
la préservation du lien social et la santé des salariés,
le respect de la vie privée et le droit à la déconnexion,
la réversibilité,
l'absence de différence de traitement entre les salariés en télétravail et ceux travaillant dans les locaux.
Le ou les jours de télétravail seront fixes et approuvés par la Direction des Ressources Humaines.
Conditions préalables de mise en place du télétravail habituel
Le télétravail s'effectue sur la base du double volontariat (employeur et salarié). Les conditions préalables et cumulatives à la mise en place du télétravail sont les suivantes :
Remplir l’ensemble des conditions d'éligibilité fixées à l’Article II,
Disposer d'un espace de travail compatible avec l'exercice du télétravail et permettant un travail effectif.
– CRITERES D’ELIGIBILITE DU POSTE ET DU SALARIE AU TELETRAVAIL HABITUEL
Métiers éligibles au télétravail habituel
Sont éligibles au télétravail habituel les métiers suivants :
Métiers dit « Supports » tels que précisés comme suit : Administration, Business Development, Communication, Documentation et Traduction, Finance (incluant Comptabilité, Facturation), Infographie, Informatique, Nightstaff, Juristes (y compris Paralegals), Secrétariat et Assistanat , Ressources Humaines, Standard.
Ne sont pas éligibles au télétravail habituel les métiers suivants :
Les métiers pour lesquels la présence quotidienne des salariés est requise dans les locaux du Cabinet compte tenu de la nature de leur activité et pour le bon fonctionnement du Cabinet, notamment les personnes dont les postes occupés nécessitent des interactions continues ou quasi continues et/ou en proximité avec des personnes ou des équipements du Cabinet ou encore utilisant du matériel ne pouvant être utilisé en-dehors du Cabinet. Notamment les Services Généraux, le personnel d’Accueil y compris le personnel en charge des Salles de Réunions, la Reprographie, la Maintenance, la Sécurité, le Gardiennage et les secrétaires flottants (les dispositions applicables aux secrétaires et assistants n’étant pas applicables à ces derniers) ;
Toutefois par dérogation, ces salariés peuvent accéder à des jours de télétravail occasionnel dans les conditions de l’article 8.1, dès lors qu’un volume suffisant d’activités « télétravaillables » (comme par exemple des tâches administratives) peut être identifié et regroupé par journée. Cette dérogation sera étudiée au cas par cas.
En cas de nouveaux métiers, les Parties signeront un avenant à l’Accord pour l’intégrer dans l’une des deux catégories ci-dessus.
Ancienneté et Autonomie
Pour être éligible au télétravail, le salarié doit disposer d'une autonomie suffisante. Il doit notamment avoir une maîtrise des tâches télétravaillées dans son métier, être à l'aise avec les outils informatiques et téléphoniques, être en capacité de conserver le lien avec le collectif en télétravail et savoir s'organiser. Ce point fera l’objet d’une vérification avec le responsable du salarié concerné. Afin d'être assuré de l'autonomie du salarié, de sa bonne intégration dans l'équipe de travail et de sa bonne connaissance du Cabinet et de ses outils pour être éligible au télétravail, le salarié doit disposer à la date de sa demande, d'une ancienneté révolue de quatre (4) mois minimum dans le Cabinet pour être éligible au télétravail. Cette ancienneté est portée à six (6) mois révolus pour un salarié ayant des fonctions managériales.
Installation et organisation à domicile conformes
Afin de pouvoir effectuer une demande de télétravail, le salarié :
Doit avoir une connexion internet adaptée en fonction des exigences du poste qu’il occupe ;
Atteste sur l'honneur disposer des conditions matérielles adaptées en termes de confidentialité, concentration, de santé et sécurité au travail et compatibles avec le télétravail ;
Atteste de la conformité des installations électriques relevant de la responsabilité du salarié, celui-ci atteste sur l'honneur qu'il possède une installation électrique conforme ;
Atteste que son organisation familiale lui permet de se consacrer pleinement à ses missions ; pour mémoire le télétravail au domicile du salarié n'a pas vocation à assurer des contraintes familiales personnelles ;
Atteste le cas échéant que son règlement de copropriété n’interdit pas l’exercice d’une activité professionnelle salariée au sein du domicile ;
Produit avec sa demande une attestation d'assurance permettant de couvrir l'exercice d'une activité professionnelle à son domicile. Il s'engage à informer son assureur qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à l'employeur. Le salarié assumera le surcoût de son assurance le cas échéant. Dans le cas de l’exercice du télétravail à une autre adresse que son domicile, il est possible de fournir à la place de l’attestation citée ci-dessus, une attestation sur l’honneur que l’exercice du travail est couvert par une assurance pour cette adresse.
Type de contrat
Les salariés, qu'ils soient en CDI ou en CDD, pourront prétendre au télétravail habituel, ainsi que les travailleurs temporaires. Les stagiaires juristes sous convention de stage s’ils remplissent les critères d’éligibilité, dont prioritairement le critère d’autonomie, et sous réserve de l’accord du Maître de Stage et de la Direction des Ressources Humaines, pourront prétendre au télétravail. A cette occasion, la condition d’ancienneté stipulée à l’article 2.3 pourra être levée. Les autres alternants (apprentis ou contrats de professionnalisation) et les autres stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail habituel, dans la mesure où cette formation spécifique requiert un accompagnement en présentiel et un suivi avec l'organisme de formation. Des dérogations pourront toutefois être accordées par les managers et la Direction des Ressources Humaines pour les alternants en situation de reconversion professionnelle bénéficiant d'une autonomie suffisante.
Salariés à temps partiel
Il est rappelé l'importance de préserver un temps de travail minimum sur site pour les salariés disposant d'un contrat à temps partiel, afin de conserver la meilleure intégration au collectif de travail. Ainsi, les salariés devront travailler au moins quatre (4) jours par semaine, que ce soit à temps plein ou à temps partiel, pour bénéficier des dispositions de l’Accord.
Salariés en situation de handicap et salariées enceintes
Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés et salariées enceintes dans les mêmes conditions que les salariés qui ne sont pas en situation de handicap et les salariées qui ne sont pas enceintes.
– PROCÉDURE
Demande préalable du salarié
Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite par courriel auprès de la Direction des Ressources Humaines, en mettant obligatoirement son responsable (associé ou manager) en copie. La demande sera traitée dans un délai d’un (1) mois maximum.
Examen de la demande
Etape 1 : un entretien (physique ou téléphonique) entre le salarié et le responsable permet de s'assurer que le métier et le salarié remplissent toutes les conditions d’éligibilité. ;
Etape 2 : L'accord ou le refus du Cabinet (à défaut pour toutes les conditions d’éligibilité d’être remplies), est transmis au salarié par courrier/courriel.
Les salariés déjà présents au moment de la signature de cet Accord et qui étaient déjà en situation de télétravail dans le cadre des mesures sanitaires liées à la pandémie de Covid 19 pourront bénéficier des mesures de télétravail sans examen préalable dès le moment où ils formuleront une demande de télétravail conforme au présent Accord.
Refus de la demande de télétravail
Le refus d'accorder du télétravail à un salarié donnera lieu à une réponse dans les trente (30) jours suivants la demande par écrit du salarié. Ce refus devra être motivé .En cas de refus, le salarié aura la possibilité d’effectuer une nouvelle demande à l’issue d’un délai de six (6) mois.
Postes de travail sur site
Le Cabinet pourra, sous réserve de la procédure requise auprès du Comité Social et Economique (CSE), être amené à revoir l’organisation des postes de travail au sein des locaux et pourra notamment instaurer un système de bureau partagé pour les salariés qui pratiquent le télétravail. Les télétravailleurs pourront donc être amenés à utiliser un poste de travail partagé, par opposition à un poste individuel dédié par salarié, lorsqu’ils travaillent dans les locaux du Cabinet.
Période d'adaptation
En cas d'accord pour passer en télétravail, une période d'adaptation de trois (3) mois (hors période de suspension du contrat de travail telle que des congés, arrêt maladie, etc.) est aménagée pour toute personne dont la demande de télétravail a été acceptée. Cette période d’adaptation ne s’applique en revanche pas aux salariés du Cabinet ayant déjà exécuté du télétravail de manière régulière au sein du Cabinet avant la signature du présent Accord. Mais ces derniers devront tout de même formaliser une demande de télétravail conformément à l’Accord. Une nouvelle période d'adaptation de trois (3) mois peut être prévue en cas de changement de poste ou de service, avec télétravail. Pendant cette période, le salarié comme le responsable ou la Direction des Ressources Humaines peuvent mettre fin à cette période unilatéralement moyennant un délai de prévenance de cinq (5) jours ouvrés. Avant la fin de la période d'adaptation, les Parties pourront sur demande s’entretenir afin d'effectuer un premier bilan de la situation de télétravail et s'assurer que celle-ci peut se poursuivre au-delà de la période d'adaptation dans le respect des conditions fixées par l’Accord.
Réversibilité
Fin du télétravail à l’initiative du salarié
En-dehors de la période d'adaptation, le salarié peut décider de mettre fin unilatéralement au télétravail à tout moment par écrit, moyennant le respect d'un délai de prévenance de quinze (15) jours calendaires.
Fin du télétravail à l’initiative du Cabinet
Le Cabinet peut décider de mettre fin unilatéralement au télétravail du salarié, sans que ce changement ne s’analyse en une modification contractuelle nécessitant l’accord préalable du salarié, dans les conditions suivantes : -en cas de non-conformité de l’espace de travail; -en cas de changement de domicile en-dehors de la France métropolitaine ; -en cas d’exécution insuffisante de ses fonctions en télétravail par le salarié ; -en cas de changement de fonctions/de poste/de service du salarié ou de l’organisation de l’activité. Le Cabinet notifiera ce changement par écrit au salarié, avec un délai de prévenance de quinze (15) jours calendaires. Dans ce cas, le responsable et un représentant de la Direction des Ressources Humaines exposent les motifs au salarié lors d'un entretien (physique ou téléphonique) et lui notifient la décision motivée par écrit. Dans tous les cas, lorsqu'il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions d'organisation et de durée du travail au sein des locaux du Cabinet qu'avant son passage en télétravail et conformément à son contrat de travail.
– Organisation du télétravail
Modalités du télétravail
Les salariés de la réception, les secrétaires et assistants peuvent bénéficier d’un (1) jour de télétravail par semaine.
En plus de ces jours de télétravail hebdomadaires, les salariés éligibles ci-dessus peuvent prétendre à dix (10) jours supplémentaires, dits de souplesse, chaque année civile, proratisés pour les salariés éligibles mais embauchés au cours de l’année civile ou sortant de l’effectif au cours de l’année civile. Pour l’année 2022, le nombre de jours dits de souplesse sera de cinq (5) jours. Ce crédit de jours supplémentaires ne sera pas reportable d’une année sur l’autre. Le salarié devra en faire la demande par courriel au moins deux (2) jours ouvrés à l’avance, auprès de la Direction des Ressources Humaines, qui devra l’approuver avant utilisation. La Direction des Ressources Humaines a le droit de refuser le jour demandé s’il est incompatible avec le bon fonctionnement de l’équipe ou du service auquel appartient le salarié.
Les salariés du nightstaff peuvent bénéficier de deux (2) jours de télétravail par semaine, à titre probatoire jusqu’au 31 décembre 2022.
Cette période probatoire permettra d’évaluer si ce nombre de jours de télétravail est véritablement adapté à l’activité du nightstaff. Avant le 31 décembre 2022, l’une ou l’autre des parties a la possibilité de ramener à un (1) jour de télétravail maximum par semaine. Cette demande devra être adressée par écrit à l’une ou l’autre partie. Les salariés concernés seront notifiés avec un délai de prévenance d’un (1) mois. En cas d’absence de demande de modification avant le 31 décembre 2022, le nombre de jours de télétravail maximum dont pourront bénéficier les salariés du nightstaff sera de deux (2) jours par semaine. Dans le cas où le nombre de jours de télétravail autorisés pour le nightstaff serait ramené à un (1) jour par semaine, ils pourront alors bénéficier des dix (10) jours dits de souplesse comme les salariés de la réception et les secrétaires et assistants.
Les autres services supports éligibles ainsi que les stagiaires juristes peuvent demander à bénéficier jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine.
Le choix et le nombre des jours (dans la limite du nombre prévu par l’Accord) de télétravail est décidé d'un commun accord par courriel entre le salarié, le responsable et la Direction des Ressources Humaines par courriel. Le nombre de salariés en télétravail et les jours choisis devront être compatibles avec le bon fonctionnement du Cabinet et du service ou de l’équipe auquel ils sont affectés. Les jours de télétravail prévus pourront toutefois être modifiés exceptionnellement et sans délais par le Cabinet pour répondre aux besoins du bon fonctionnement du Cabinet. Un changement des jours de télétravail à la demande des salariés pourra être envisagé si l'organisation du Cabinet le permet et sur accord préalable de la Direction des Ressources Humaines et du responsable. Les journées de formation en présentiel primeront également sur les journées de télétravail qui pourraient être planifiées par les salariés, quand bien même elles auraient pu être acceptées par les managers avant la planification de la journée de formation. Dans tous les cas, les dispositions suivantes seront appliquées :
Les jours de télétravail non pris sur une semaine ne sont pas reportables sur la semaine suivante ;
Les jours de télétravail seront pris par journée entière sauf accord exprès de la Direction des Ressources Humaines ;
Les jours de télétravail coïncidant avec un jour férié ou un jour de congés, RTT, etc., ne sont pas reportables.
Télétravail et périodes d'absences prévues (congés, RTT, etc.)
Afin d’assurer une présence minimum au sein du Cabinet chaque semaine, en cas d'absence pour congés, RTT, etc., en partie sur une semaine donnée, le/les jours de télétravail hebdomadaire(s) seront à soumettre à autorisation auprès du responsable et de la Direction des Ressources Humaines pour en vérifier l'adéquation avec le bon fonctionnement du service ou de l'équipe.
Télétravail et périodes d'absences pour maladie
En cas d'absence pour cause de maladie pour partie au sein d’une semaine, à l’intérieur d’un service ou d’une équipe, les jours de télétravail planifiés pourront être modifiés, voire annulés par le responsable ou la Direction des Ressources Humaines, si cela est nécessaire pour le bon fonctionnement du service ou de l'équipe.
Lieu d'exercice du télétravail
Afin de protéger au mieux les données confidentielles et de permettre à l’employeur de s’assurer des bonnes conditions du télétravail, le télétravail s'exerce au domicile principal du salarié situé en France métropolitaine. Le télétravail peut cependant également s’exercer dans un second lieu privé (résidence secondaire, résidence d’un proche) situé en France métropolitaine, répondant aux mêmes critères et sous réserve de fournir les attestations qui sont visées au point 2.4. De plus, exceptionnellement et pour une période limitée, le télétravail peut s’exercer dans un autre lieu privé, à la condition que le salarié en fasse la demande d’autorisation par courriel. Dans tous les cas, le télétravail dans un espace de co-working ou autre lieu ouvert au public est interdit pour des raisons de confidentialité.
Santé et Sécurité
L'accident survenu sur le lieu où s'exerce le télétravail pendant l'exécution de l’activité professionnelle est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L.411-1 du Code de la sécurité sociale et de l'article L.1222-9 du Code du travail. Cette présomption s'applique pendant les horaires de travail et du télétravailleur qui ont été définis. En cas de maladie ou d'accident du travail tel que défini ci-dessus, le télétravailleur devra informer sous quarante-huit (48) heures la Direction des Ressources Humaines. Il est précisé qu'en cas d'arrêt maladie, le salarié habilité à la pratique du télétravail ne doit exercer aucune activité professionnelle, auquel cas il ne sera plus considéré en arrêt maladie et rémunéré comme tel. Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables au salarié durant le télétravail. Le Cabinet informera le salarié de la politique du Cabinet en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation et de recommandations en matière d’ergonomie. Le salarié s’engage à respecter et à appliquer correctement ces politiques de sécurité. En cas de difficultés, le salarié devra en informer immédiatement son responsable et la Direction des Ressources Humaines. Le recours au télétravail donnera lieu à une analyse des risques professionnels, avec prise en compte dans le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels.
Formations des salariés
Des actions de formation pourront être dispensées, sur demande du Cabinet ou des salariés :
Formation à l'utilisation des outils informatiques et de communication à distance mis à disposition par le Cabinet ;
Formation sur la cybersécurité ;
Formation au management à distance.
Outre l'utilisation de la messagerie et de l'agenda électroniques, ainsi que du gestionnaire électronique de documents mis à disposition, le salarié en situation de télétravail doit utiliser les outils de communication mis en place par le Cabinet tels que :
Microsoft Teams,
Softphone,
Messagerie électronique.
Et tout autre outil de communication qui sera mis en place par le Cabinet, et qui en assure les formations et la maintenance. Ces outils sont recommandés pour des audio ou visio conférences. Certains de ces outils permettent le partage de documents à distance dans des conditions de sécurité définies par le Cabinet. Le salarié doit veiller à utiliser les outils mis à sa disposition par le Cabinet et s'engage à suivre toute formation nécessaire à l'utilisation de ces outils pour le télétravail.
Formation des managers responsables d'équipe
Les managers pourront être formés au management à distance. Dans le cadre de ces formations, les managers seront guidés dans leur gestion d'équipe, sur le droit à la déconnexion, et les enjeux et atouts du télétravail.
– Temps et charge de travail
Durée du travail et modalités de contrôle du temps et de la charge de travail
Le salarié en situation de télétravail doit respecter son temps de travail et ses horaires de travail à domicile dans les mêmes conditions que si le travail était réalisé dans les locaux dans le cadre des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles applicables au Cabinet et plus particulièrement dans le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire et des durées maximales quotidiennes et hebdomadaires du travail. Le salarié dont le temps de travail est décompté en heure doit être joignable durant les horaires de travail collectifs ou ses horaires contractuels. Le salarié qui a conclu une convention de forfait en jours est tenu d’informer le Cabinet des plages horaires pendant lesquelles il est joignable, dans le respect des temps de repos, des jours de congés et des jours non-travaillés. Le responsable s'assure que la charge de travail et les délais d'exécution permettent au télétravailleur de respecter les durées maximales de travail et durées minimales de repos. Il est reconnu au télétravailleur comme à tout salarié du Cabinet un droit à la déconnexion en-dehors des horaires de travail. Il est rappelé que le salarié en télétravail est soumis aux mêmes obligations et aux mêmes attentes que le salarié accomplissant son travail dans les locaux du Cabinet. Il doit à ce titre être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux du Cabinet. Si des heures supplémentaires (pour un temps plein) ou des heures complémentaires (pour un temps partiel) doivent être accomplies à la demande du responsable, elles le seront dans les mêmes conditions que lorsque l'activité est exercée sur site et dans tous les cas devront être pré-approuvées par la Direction des Ressources Humaines et avec une obligation déclarative conformément aux procédures en vigueur au sein du Cabinet.
Entretiens de suivi du télétravail
Lors de l'entretien professionnel, de l’entretien d’évaluation ou d’un entretien spécifique, le salarié et son responsable ou la Direction des Ressources Humaines abordent notamment les questions relatives au temps et à la charge de travail lors des périodes de télétravail.
– Equipement destiné au télétravail et frais de fonctionnement
Equipement
Le Cabinet mettra à disposition des télétravailleurs l’équipement informatique nécessaire au télétravail, adapté en termes de sécurité informatique et permettant de respecter le Règlement Général de Protection des Données et les normes en vigueur au sein du Cabinet. Les Parties conviennent que le niveau et la nature de l’équipement relèvent du domaine décisionnel de l’employeur. Le Cabinet pourra également décider de changer cet équipement. Le Cabinet reste propriétaire de l'ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur, qui s'engage à le maintenir en l'état et à le restituer en cas d'arrêt de télétravail ou en cas d'absence de longue durée, de fin du télétravail ou de départ du Cabinet. Le Cabinet prendra à sa charge les éventuels frais liés à l’installation, l'entretien, la réparation, voire au remplacement du matériel mis à disposition du salarié durant sa période de télétravail. En tout état de cause, l’assistance technique apportée par le Cabinet se limite au matériel professionnel, et le salarié pourra donner accès à son domicile durant son temps de travail en cas de besoin d’une intervention de l’équipe technique du Cabinet ou du prestataire technique choisi par le Cabinet.
Utilisation des équipements
Le salarié en télétravail utilise pour son travail le matériel informatique qui a lui a été confié par le Cabinet à cet effet et s'engage à en avoir l'usage exclusif et limité à son activité professionnelle et à en prendre soin. Un courrier de mise à disposition du matériel fourni pourra être établi par le Cabinet pour signature par le salarié. Le salarié en télétravail doit s'assurer du respect de l'intégrité des équipements qui lui sont confiés. II est tenu de respecter l'ensemble des principes définis dans le Programme de Sensibilisation des Utilisateurs et de Politique de Sécurité de l’Information signé chaque année. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable, la Direction des Ressources Humaines et le service informatique. En cas de détérioration, perte ou vol, le salarié en fera la déclaration par courriel au service informatique, copie la Direction des Ressources Humaines, dans les plus brefs délais. Le Cabinet fournit au télétravailleur un service d'assistance informatique à distance analogue à celui fourni au salarié lorsqu'il travaille dans les locaux du Cabinet.
Confidentialité
Il est rappelé que le télétravail constitue un risque supplémentaire d’intrusion informatique et de divulgation des données confidentielles. A ce titre, les salariés s’engagent à ne pas divulguer ni rendre possible la divulgation, de manière directe ou indirecte, d’informations confidentielles. Les salariés prendront toutes les précautions nécessaires pour préserver la confidentialité des informations et documents qui leur sont confiés et auxquels ils ont accès dans le cadre professionnel. Les outils professionnels mis à disposition doivent être privilégiés aux outils personnels. , L’utilisation des réseaux sociaux type WhatsApp ne doit en aucun cas contraindre un salarié à délivrer des données personnelles aux collègues (ex. : numéro de téléphone) ni à répondre à des sollicitations en-dehors des horaires de travail. Le salarié en télétravail est garant de la confidentialité des informations et des données accessibles via l'équipement informatique qui lui est confié, il doit ainsi prendre toute mesure en son pouvoir afin de s'assurer qu'aucun accès à ces données par un tiers, y compris les membres de sa famille ou de son entourage, n'est possible lorsqu'il travaille à distance.
Protection de la vie privée et des données personnelles
Il est rappelé que le respect de la vie privée est un principe intangible, et que le télétravail ne doit pas permettre d’y déroger. En outre, le salarié devra respecter les procédures du Cabinet pour assurer la protection des données personnelles qu’il traiterait à des fins professionnelles au cours des périodes de télétravail.
Indemnité forfaitaire et frais de fonctionnement
Au titre du télétravail, le Cabinet versera au salarié une indemnité forfaitaire en fonction du nombre de jours entiers effectivement télétravaillés destinée à couvrir les frais liés au télétravail (notamment les frais d'électricité, de chauffage, de communication, etc.). Le montant de l’indemnité forfaitaire journalière est fixé à 2.50 euros par jour (montant actuellement exonéré de charges sociales conformément aux textes en vigueur) et sera réévalué automatiquement en fonction des évolutions législatives sur ce montant exonéré de charges sociales. Le montant total de l’indemnité forfaitaire versée chaque mois sera plafonné au montant résultant du nombre de jours de télétravail maximum autorisé par cet Accord (à l’article 4.1) selon la catégorie professionnelle à laquelle appartient le salarié. Toutefois, cette limite ne sera pas appliquée si le nombre de jours de télétravail est supérieur du fait d’une décision du Cabinet ou de la mise en place d’un protocole sanitaire rendant le télétravail obligatoire. L’indemnité forfaitaire sera versée sur le bulletin de paie du mois suivant et tenant compte des jours effectivement télétravaillés. Un système de suivi des jours effectivement télétravaillés sera mis en place. Conformément au Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (n°1810), il est admis que l'allocation forfaitaire est réputée être utilisée conformément à son objet et couvrir à titre forfaitaire les frais engagés par le salarié au titre du télétravail réalisé régulièrement. Cette allocation forfaitaire bénéficie à ce titre d'exonération de cotisations et contributions sociales sans justificatif dès lors que l'allocation est attribuée en fonction d'un nombre de jours effectivement télétravaillés. Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (n° 1750 et suivants) rend opposable depuis le 1er avril 2021 aux organismes de recouvrement l'exonération de charges sociales de l'allocation forfaitaire. Si le salarié est amené à devoir engager des dépenses, non couvertes par l’indemnité forfaitaire, dans le cadre de son activité professionnelle en télétravail, il devra, avant d’engager toute dépense, obtenir l’accord préalable de la Direction des Ressources Humaines. Si la dépense est approuvée, le remboursement interviendra sur présentation d’une note de frais et la production de justificatifs.
– Situation du salarié en télétravail
Egalité de traitement du télétravailleur
Le salarié éligible au télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant uniquement dans les locaux du Cabinet. Le salarié en situation de télétravail a accès aux informations et aux activités sociales du Cabinet. II bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés du Cabinet. Il est soumis aux mêmes politiques d'évaluation que les autres salariés. Il a le même accès à la formation et aux mêmes possibilités de déroulement de carrière que les salariés en situation comparable qui travaillent uniquement dans les locaux du Cabinet.
Exercice des droits collectifs
Le salarié en situation de télétravail a les mêmes droits collectifs que les salariés travaillant dans les locaux du Cabinet et pourra donc contacter les représentants du personnel et avoir accès aux informations syndicales dans les mêmes conditions que précédemment. Par ailleurs, conformément à l'article L.2142-6 du Code du travail et en sus du tableau d'affichage prévu à cet effet, les informations syndicales pourront être mises à disposition des salariés à partir de l'intranet du Cabinet. Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes moyens de communication avec les représentants du personnel qu'auparavant (courriel, téléphone, site internet du CSE, Gestion Electronique de Document, intranet). Enfin, le salarié ayant un mandat de représentation des salariés peut continuer à l’exercer pendant le périodes de télétravail. En particulier, il peut participer à distance aux réunions des DS ou du CSE.
Titres restaurant & Abonnement transport
Le salarié en situation de télétravail a droit à des tickets restaurant dès lors qu'une pause déjeuner est incluse dans ses horaires de travail. Le télétravailleur au sens de l’Accord a le droit également à la prise en charge du remboursementde ses frais de transport dans les mêmes conditions qu'un salarié travaillant dans les locaux du Cabinet.
– situations particulières et exceptionnelles
Les salariés comme le Cabinet peuvent rencontrer des impondérables rendant difficile ou interdit le travail sur site (ex: grève ou suspension des transports en commun, pic de pollution avec interdiction ou limitation temporaire de déplacements, coupures électriques ou informatiques significatives, circonstances exceptionnelles ou force majeure…).
Le télétravail occasionnel ou exceptionnel peut alors apparaître comme une solution permettant au salarié et au Cabinet de continuer à travailler. Les articles 8.1 et 8.2 en précisent les modalités.
Le télétravail occasionnel
Démarche : Le salarié, qu’il ait par ailleurs fait ou non une demande de télétravail habituel, souhaitant bénéficier de télétravail occasionnel pour un impondérable en fera la demande par courriel, avec un délai de prévenance d’un jour (1) ouvré, à la Direction des Ressources Humaines dès connaissance des difficultés rencontrées, pour permettre à l’organisation du service de trouver un équilibre. Cette demande sera validée par le responsable ou la Direction des Ressources Humaines . Le Cabinet pourra également proposer par courriel, avec un délai de prévenance d’un (1) jour ouvré, à certains salariés de faire du télétravail de manière occasionnelle en cas d’impondérable et afin de permettre la bonne poursuite de l’activité. Le salarié concerné devra donner sa réponse par courriel. Le refus du salarié d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture de son contrat de travail.
Modalités : Les journées de télétravail occasionnel seront ouvertes à tous les salariés, quel que soit le statut, le temps de travail mais en tenant compte des autres critères d’éligibilité (autonomie, ancienneté…).
Le lieu du télétravail occasionnel devra répondre aux conditions posées par l’article 4.4.
Les plages horaires de travail et de disponibilité sont les mêmes que celles habituellement appliquées sur site.
Le télétravail exceptionnel
Conformément à l’article L.1222-11: « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité du Cabinet et garantir la protection des salariés. » Il en est de même en cas d'épisode de pollution tel que mentionné à l'article L.223-1 du code de l'environnement.
Le télétravail exceptionnel pourra alors être imposé par l’employeur. Le Comité Social et Economique sera informé dans les plus brefs délais, et consulté dès que possible y compris après la mise en œuvre du télétravail exceptionnel lorsque la consultation ne peut avoir lieu au préalable .
Mise en œuvre : Les salariés seront informés par le Cabinet des modalités et des consignes de l’activité à distance.
Tous les salariés du Cabinet (CDI, CDD, alternants, stagiaires…), quel que soit leur poste, pourront être concernés quel que soit le temps de travail et l’ancienneté.
Conformément à la réglementation, s’agissant d’une décision unilatérale de l’employeur pour assurer la continuité de l’activité du Cabinet et la sécurité des salariés, aucun accord du salarié ni avenant au contrat de travail ne sera nécessaire.
Modalités : Le télétravail exceptionnel pourra ne pas s’effectuer dans les mêmes conditions que le télétravail habituel. Les dispositions relatives au télétravail habituel ne seront plus applicables pendant la durée de mise en télétravail exceptionnel.
Le télétravail et les situations de santé particulières
Le Cabinet souhaite faciliter le recours au télétravail pour accompagner les salariés confrontés à des situations de santé particulières et tant que la situation rencontrée perdure.
La volonté est de prévenir et/ou de limiter le stress des salariés, de leur donner les conditions de travail les plus appropriées à un bon équilibre vie privée / vie professionnelle.
Dans le cas d’aidants familiaux, de maladie grave d’un proche ou après toute maladie d’une durée supérieure ou égale à deux (2) mois, le salarié pourra demander à bénéficier d’un dispositif de télétravail aménagé si la nature du poste occupé le permet et sous réserve de la faisabilité technique et organisationnelle.
De même, le télétravail pourra accompagner une situation de temps partiel thérapeutique.
Le salarié pourra formuler sa demande, soit en amont de sa reprise soit au moment de sa reprise en cas de maladie, en contactant la Direction des Ressources Humaines. Un double consentement du salarié et du manager sera nécessaire et devra être validé par la Direction des Ressources Humaines. A cette occasion le versement éventuel d’une indemnité forfaitaire visé à l’article 6.5 pourra être envisagé pour les jours supplémentaires octroyés.
Dans chaque circonstance, un temps de présence minimum sur site sera déterminé après concertation et en accord avec le manager, afin de permettre tant l’accompagnement que le bon accueil du salarié dans son collectif de travail.
Des points de suivi seront effectués régulièrement entre le salarié, son responsable et la Direction des Ressources Humaines.
– Entrée en vigueur et durée
Le présent Accord collectif est conclu à l’unanimité pour une durée indéterminée. Le présent Accord entrera en vigueur à compter du 1er août 2022.
– Révision et dénonciation
Chacune des Parties pourra notifier en respectant un préavis de trois mois sa volonté de réviser ou de dénoncer le présent Accord conformément aux dispositions légales.
– Formalités de dépôt et publicité
La Direction procédera aux formalités légales de dépôt conformément notamment aux articles L2231-6 et D2231-4 du Code du travail. Il sera ainsi déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et remis au greffe du Conseil de prud’hommes de Paris. Le présent Accord fera l'objet d'un affichage et d'une mise en ligne sur l'intranet. L’Accord est établi en quatre (4) exemplaires originaux dont un exemplaire sera remis à chacune des Parties signataires.
Fait à Paris, le 7 juillet 2022
Pour le Cabinet XXXXXXXXX, Bureau de ParisPour l’organisation syndicale CFDT
