ACCORD RELATIF AU RECOURS À LA VISIOCONFÉRENCE LORS DES RÉUNIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE (CSE) DE KELVION SAS
ENTRE
La société KELVION SAS au capital de 3.408.000 euros, dont le siège social est situé 2 rue de l’Électrolyse 62410 Wingles, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Arras sous le numéro 313 670 747, représentée par ……………………………………………………
Ci-après dénommée «
Kelvion »
D’une part
ET
Les membres élus de la délégation du personnel du Comité Social et Économique (CSE) de Kelvion, statuant à la majorité selon procès-verbal de la réunion du 23 novembre 2023 porté en annexe, représenté par ………………………….. en sa qualité de secrétaire du CSE
Ci-après dénommés les «
Membres Élus »
D’autre part
Ci-après dénommées séparément «
Partie » et ensemble « les Parties »
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
PRÉAMBULE
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le recours à la visioconférence lors des réunions du CSE est autorisé dans la limite de 3 (trois) fois par an. La majorité des Membres Élus étant favorable au recours à la visioconférence lors des réunions, il a été décidé de mettre en place le présent accord précisant les modalités de recours à la visioconférence. Il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif :
L’inscription dans une démarche RSE (responsabilité sociale des entreprises) en évitant les déplacements
La réduction des frais liés à ces déplacements
L’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions
C’est dans ce contexte que les Parties se sont rencontrées afin de négocier un accord portant sur le recours à la visioconférence, conformément à l’article L2315-4 du code du travail.
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE de Kelvion.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du CSE de Kelvion disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence. Les Parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique ou usage antérieur portant sur le même objet.
Article 3 – Recours à la visioconférence
3.1 – Réunions concernées
Pendant toute la durée du présent accord, il appartient conjointement au Président et au Secrétaire du CSE de décider de recourir à la visioconférence, exclusivement ou non, pour toutes les réunions du CSE, ordinaires et extraordinaires. Pour les réunions se tenant en mode dit hybride, les Membres Élus auront le choix d’assister aux réunions :
Soit en présentiel au lieu indiqué dans la convocation
Soit en visioconférence
Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné avec et/ou sur la convocation à la réunion, ainsi que, le cas échéant, la clé d’identification qui permettra aux participants d’accéder, à l’heure prévue, à la plateforme de visioconférence.
3.2 – Fonctionnement et moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence Microsoft Teams. Ce dispositif devra permettre l’identification des participants à la réunion (par la connexion avec l’adresse e-mail professionnelle fournie par Kelvion) et leur participation effective. Il assurera la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. Au cours de la réunion, le visage de chacun devra demeurer visible en permanence, ce qui exclut l’arrêt de la caméra pendant tout ou partie de la réunion par l’un ou plusieurs des participants. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les Membres Élus pourront décider du report de la réunion. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal. Le choix du dispositif de visioconférence, à savoir Microsoft Teams, pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
L’éventuel dépôt de documents devra s’effectuer dans un environnement numérique accessible aux seuls participants à la réunion. L’affichage de documents sur écran pendant le cours de la réunion sera, dans la mesure du possible, évité, pour des raisons de confidentialité.
3.3 – Modalités de vote
Lorsqu’un vote est organisé, il doit intervenir de manière simultanée. Les participants doivent disposer d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE.
Vote à main levée
Lorsque le vote a lieu à main levée, le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire grâce à l’option caméra
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet
Vote à bulletin secret
Lorsque le vote a lieu à bulletin secret, le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne puisse à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. À cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé.
Si le recours au vote électronique est nécessaire, tous les participants utiliseront ce mode de vote électronique afin de préserver la confidentialité du vote.
Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
3.4 – Suspension de séance
Le Président et les Membres Élus (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance.
Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
Article 4 – Application de l’accord
4.1 – Durée, entrée en vigueur et publicité
Le présent accord est conclu pour la durée du mandat du CSE. Il se renouvellera ensuite par tacite reconduction pour la durée des mandats suivants, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des Parties dans les 2 mois suivant le début du mandat.
4.2 – Conditions de révision
Le présent accord pourra être révisé à tout moment.
Toute demande de révision à l’initiative de l’une des Parties devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre à l’autre Partie, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.
Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de 3 (trois) mois à compter de la demande de révision.
4.3 – Suivi et interprétation de l’accord
Les Parties conviennent de se rencontrer à la requête de la Partie la plus diligente, dans le mois suivant la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend relatif à l’interprétation ou à l’application du présent accord.
La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal. Le document est remis à chacune des Parties.
Les Parties s’engagent à ne former aucune action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure interne jusqu’au terme de la réunion.
Fait à Wingles, le 19 avril 2024
Pour la société KELVION SAS
Pour les membres élus de la délégation du personnel du Comité Social et Économique
