ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL REGULIER
AU SEIN DE LA SOCIETE KEM ONE SAS
Entre d’une part,
la Société KEM ONE SAS, représentée par M. … agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines et de la Communication,
et d’autre part,
les Organisations Syndicales représentatives de la Société : - La Fédération Chimie Energie CFDT, représentée par M. …, - La Fédération CFE-CGC CHIMIE, représentée par M. …, - La Fédération nationale des Industries Chimiques CGT, représentée par M. …, - La Fédération Nationale des travailleurs des Industries Chimiques CGT-FO représentée par M. ….
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dans le cadre des dispositions de l’article L. 1222-9 du Code du Travail, dans le prolongement des négociations annuelles obligatoires et des premières discussions engagées sur le thème de la Qualité de Vie au Travail, les parties se sont rencontrées à plusieurs reprises afin de définir les modalités de mise en place du télétravail au sein de la société KEM ONE SAS. Le télétravail constitue en effet un moyen de faire évoluer l’organisation du travail en y apportant de la souplesse. Il permet également de répondre aux attentes des salariés en matière d’équilibre vie professionnelle et vie privée et de contribuer à l’efficacité collective et à la motivation des salariés. Enfin, en facilitant l’accès au télétravail, l’entreprise entend contribuer à réduire les déplacements domicile-travail, la fatigue associée et l’impact de certains de ces déplacements sur l’environnement. La Direction a associé les organisations syndicales à cette réflexion, ce qui a donné lieu à la conclusion de cet accord collectif.
ARTICLE 1 – LE TELETRAVAIL
Article 1.1 - Définition
Le télétravail désigne toute forme d'organisation dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière ou ponctuelle et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Article 1.2 – Les différentes formes de télétravail
On entend par
Télétravail Permanent, toute organisation du travail amenant un salarié à effectuer tous ses jours de travail en dehors des locaux de l’entreprise. Chez KEM ONE, ce type d’organisation du travail, communément appelé « Home Office est encadré par avenant au contrat de travail du salarié concerné.
On entend par
Télétravail Régulier, toute organisation du travail amenant un salarié à effectuer de façon régulière et selon une fréquence et une organisation pré-définies, son activité professionnelle en dehors des locaux de l’entreprise.
On entend par
Télétravail Occasionnel, toute organisation du travail amenant un salarié à effectuer de façon non régulière, ponctuelle, anticipée ou non, son activité professionnelle en dehors des locaux de l’entreprise. Le présent accord n’a pas vocation à encadrer de façon précise les conditions de mise en place et d’organisation du Télétravail Occasionnel ayant pour but de répondre à un besoin ponctuel du salarié ou de la société. Tout salarié qui souhaiterait travailler en télétravail de manière occasionnelle devra en faire la demande par écrit à son responsable hiérarchique (par exemple par mail) qui sera libre d’accepter ou de refuser par écrit la demande. La réponse sera apportée dans les meilleurs délais. Ce double accord (celui du salarié et celui de sa hiérarchie) doit être recueilli à chaque fois que le télétravail occasionnel sera mis en œuvre. En cas de refus, celui-ci sera motivé et la fonction RH en sera informée. Aucun avenant au contrat de travail du salarié n’est prévu en cas de télétravail occasionnel.
Le télétravail occasionnel peut notamment être mis en place dans les situations suivantes :
Pics de pollution
Grève des transports
Difficulté ponctuelle de déplacement
Epidémie
Etc
ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION DU PRESENT ACCORD
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés en CDI ou en CDD, à l’exclusion des contrats d’apprentissage et de professionnalisation, de la société KEM ONE SAS. Il ne régit que le Télétravail dit Régulier au sein de la société KEM ONE SAS. S’agissant de permettre la mise en place d’une nouvelle forme d’organisation du travail, les parties considèrent qu’une phase d’expérimentation constitue une approche à la fois prudente et responsable de ce sujet tout en affirmant leur volonté de généraliser, à terme, l’accès au télétravail dans l’ensemble de l’entreprise au terme de la phase test. Afin d’expérimenter cette nouvelle forme d’organisation du travail, nécessitant à chaque partie prenante de s’adapter, les parties conviennent de l’intérêt de mettre en œuvre le Télétravail Régulier dans le cadre d’une phase pilote sur les établissements KEM ONE – Siège Social, KEM ONE – Saint-Fons et KEM ONE - Lavéra, à compter de juin 2018. Dans le cadre de la phase pilote, un sondage auprès des salariés des sites concernés sera réalisé par le service ressources humaines, en collaboration avec l’encadrement, afin de connaître, en amont du lancement de ce nouveau mode d’organisation du travail, le nombre de salariés potentiellement intéressés. Ce sondage permettra également de recenser les éventuelles demandes multiples au sein d’un même service et d’analyser les conséquences organisationnelles avant toute acceptation.
A l’issue de cette phase pilote, une évaluation de la démarche sera réalisée par les parties signataires du présent accord à travers une enquête menée auprès des télétravailleurs et de leur responsable hiérarchique. Cette évaluation permettra, le cas échéant, d’identifier les ajustements nécessaires au dispositif de télétravail avant de le généraliser dans toute l’entreprise. L’objectif est d’être en mesure de généraliser le télétravail dans toute l’entreprise au plus tard en mars 2019. Dans l’attente d’une généralisation du télétravail régulier à l’ensemble des sites de la société KEM ONE SAS, le télétravail occasionnel peut s’appliquer sur les sites qui ne sont pas « sites pilotes », dans les conditions prévues à l’article 2 du présent accord.
ARTICLE 3 - ELIGIBILITE
Article 3.1 - Postes éligibles
Les parties à l’accord conviennent que tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail régulier. L’éligibilité d’un poste sera définie par l’encadrement au regard, notamment, des critères suivants :
Activité du salarié pouvant être effectuée en tout ou partie à distance et ne nécessitant pas une présence physique permanente sur site,
Activité du salarié ne nécessitant pas l’usage permanent d’équipements techniques spécifiques,
Compatibilité avec l’organisation du service et notamment en cas de demandes multiples de passage en télétravail,
Importance de l’activité déjà exercée par le salarié en dehors des locaux de l’entreprise (ex : déplacements ou activité à temps partiel),
Possibilité de manager l’activité réalisée à distance.
Article 3.2 –Salariés éligibles
Le télétravail s’effectue sur la base du volontariat des salariés et ne peut pas être imposé par l’employeur. Les parties à l’accord conviennent que tous les salariés ne peuvent pas être éligibles au télétravail régulier. Les salariés exerçant une activité à temps partiel avec un taux d’activité au moins égal à 80% pourront prétendre au régime de télétravail régulier en application des dispositions de l’article 6.1. Les demandes de passage en télétravail régulier des salariés à temps partiel avec un taux d’activité >= 50% et < 80% pourront se faire dans la limite de 0,5 jour de télétravail par semaine. Les éventuelles demandes particulières de salariés en mi-temps thérapeutiques devront faire l’objet d’une analyse spécifique avec les services de santé au travail. L’éligibilité d’un salarié sera évaluée par l’encadrement. Outre les conditions liées au poste de travail, il est indispensable de vérifier la capacité d’un salarié à exercer ses fonctions à distance en prenant en compte notamment les critères suivants :
L’autonomie du salarié, en particulier dans l’organisation du travail et la gestion du temps de travail
L’ancienneté dans le poste concerné,
La maîtrise du poste occupé,
L’adaptabilité du salarié,
Les conditions de travail à domicile.
Un questionnaire d’aide à la décision sera mis à la disposition des managers. Les parties conviennent que le télétravail régulier ne pourra pas être accordé à un salarié en période d’essai. Par ailleurs, l’entreprise sera particulièrement attentive aux demandes :
De personnes en situation de handicap,
De personnes justifiant de problèmes de santé connus du service de santé au travail,
De salariées enceintes,
De salariés ayant des contraintes importantes de transport.
ARTICLE 4 – MODALITES DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL REGULIER
Article 4.1 - Demande du salarié
Le télétravail étant un type d’organisation basé exclusivement sur le volontariat, l’initiative appartient au salarié. Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail régulier doit en faire la demande par écrit auprès de son responsable hiérarchique, en mettant en copie de sa demande la fonction ressources humaines.
La demande devra préciser :
la fréquence du télétravail demandée
le ou les jour(s) télétravaillé(s) souhaité(s)
le lieu d’exercice du télétravail
Un questionnaire d’auto-évaluation sera mis à la disposition des salariés candidats au télétravail afin de les aider dans leur réflexion préalable à la demande.
Article 4.2 - Décision de la hiérarchie
Le passage en télétravail régulier est subordonné à l’obtention par le salarié de l’accord de son responsable hiérarchique, qui examinera sa demande en fonction des nécessités et de l’organisation du service et des conditions d’éligibilité du poste et du salarié mentionnées ci-dessus. La réponse sera communiquée par écrit au salarié dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande écrite. Toute demande de télétravail fera l’objet d’un échange entre le demandeur et son manager. En cas d’acceptation, une réflexion sur les modes de fonctionnement de cette nouvelle organisation sera partagée notamment avec le reste de l’équipe. La demande pourra faire l’objet d’une étude concertée avec la fonction Ressources Humaines. Le responsable hiérarchique dispose d’un droit de regard sur l’activité réalisée par le salarié durant le télétravail. La hiérarchie pourra accepter la demande en l’état ou proposer au salarié une autre organisation. Le refus de la hiérarchie doit être motivé. La fonction RH adressera la réponse motivée au salarié.
Article 4.3 - Formalisation du télétravail
En cas d’accord, la formalisation du passage en télétravail régulier se fait par la signature d’un avenant au contrat de travail. L’avenant est signé pour une année civile, renouvelable chaque année civile par tacite reconduction pour une nouvelle durée de 12 mois de télétravail effectif. A tout moment, le salarié comme l’employeur pourra mettre fin, après entretien entre les parties, à la situation de télétravail régulier dans les conditions définies à l’article 10 du présent accord. Ceci sera acté par lettre remise en mains propres ou LRAR. Dans certains cas (par exemple en cas de maternité), l’avenant pourra être conclu pour une durée inférieure. L’avenant au contrat de travail comportera notamment les informations suivantes :
fréquence du télétravail
jour(s) télétravaillé(s)
conditions de changement du ou des jour(s) télétravaillé(s)
lieu et adresse du télétravail
plages horaires de joignabilité du salarié
équipements fournis pour le télétravail
période d’adaptation
conditions de réversibilité
Lors de la mise en place du télétravail régulier, une « période d’adaptation » de 3 mois visant à vérifier, d’une part la compatibilité organisationnelle du télétravail avec le poste occupé, d’autre part le fait que ce type d’organisation du travail convienne au salarié est prévue. Au cours de cette période d’adaptation, chaque partie pourra mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance d’une semaine calendaire. L’avenant au contrat de travail prévoira la possibilité d’une suspension temporaire ou exceptionnelle du télétravail régulier à l’initiative de l’une ou l’autre partie en lien avec des obligations personnelles ou professionnelles.
ARTICLE 5 - ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Article 5.1 – Organisation des journées de télétravail
Dans le cadre de la phase pilote, les parties conviennent de fixer une limite à 1 jour de télétravail maximum par semaine dans le cadre du télétravail régulier. La possibilité de passer à une limite de 2 jours de télétravail maximum par semaine pourra éventuellement être envisagée au cours de la période d’application du présent accord. Celui-ci ferait alors l’objet d’un avenant.
Article 5.2 – Outils mis à disposition du télétravailleur régulier
KEM ONE met à disposition du télétravailleur régulier :
Un ordinateur portable
Un outil de connexion sécurisée à distance au réseau
Un téléphone portable.
En cas de besoin, le télétravailleur pourra faire une demande de création de compte WEBEX.
Article 5.3 – Lieu de télétravail
Le salarié s’engage à exercer le télétravail au sein de son domicile principal. Le salarié fournit une attestation sur l’honneur relative à la conformité de l’installation électrique du lieu du télétravail ainsi qu’à l’information de son assureur sur le fait qu’il exerce ponctuellement une activité professionnelle à son domicile. Tout changement de lieu d’exercice du télétravail doit être signalé à la hiérarchie et au service ressources humaines.
Article 5.4 - Lien avec le personnel de l’entreprise
Afin de favoriser le contact avec ses collègues durant les jours télétravaillés, le salarié apposera sur son bureau ou la porte de son bureau une affiche ou pancarte « en télétravail ». Ainsi, son environnement de travail saura, même si le salarié n’est pas présent dans les locaux, qu’il est en télétravail et donc joignable. Le logiciel « Sametime » permet en outre d’indiquer que le salarié en télétravail est « En ligne » et donc « joignable ».
ARTICLE 6 – TEMPS DE TRAVAIL
Article 6.1 - Plage horaire de joignabilité
Afin d’optimiser l’organisation du travail et de s’assurer du respect du droit à la déconnexion numérique, chaque salarié en télétravail conviendra avec son supérieur hiérarchique direct d’une plage horaire de joignabilité durant laquelle il doit se rendre disponible pour répondre aux sollicitations de ses collègues ou de ses supérieurs. Par défaut, cette plage de joignabilité précisée dans l’avenant au contrat de travail correspondra aux horaires habituellement travaillés par le salarié. En dehors de cette plage horaire, le salarié n’est pas tenu de répondre aux diverses sollicitations.
Article 6.2 – Modalités de contrôle du temps de travail
Le contrôle du temps de travail du salarié sera fait sous forme déclarative. Chaque salarié devra renseigner dans le logiciel de suivi des temps de travail la journée télétravaillée. Le salarié doit organiser son temps de travail en respectant les durées maximum légales et les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire et les temps de pause. Le télétravail étant une organisation du travail basée sur la confiance, le salarié sera pour chaque journée télétravaillée pointé par défaut à hauteur du nombre d’heures théorique qu’il aurait dû travailler dans la journée. Le salarié informera son supérieur hiérarchique direct (n+1) des horaires précis accomplis si ceux-ci sont supérieurs ou inférieurs au nombre théorique d’heures de travail qui aurait dû être accompli dans la journée.
ARTICLE 7 – SUIVI DU TELETRAVAIL AVEC LA HIERARCHIE
Le télétravail étant un mode d’organisation du travail particulier et nouveau, un suivi particulier parait nécessaire. Cette forme d’organisation du travail sera donc évoquée spécifiquement dans le cadre de l’EIA.
ARTICLE 8 – PRISE EN CHARGE DES FRAIS ET INDEMNITES DE TRANSPORT
Les parties conviennent explicitement que le salarié en télétravail régulier ne bénéficiera d’aucune prise en charge particulière de frais afférents au télétravail. Pour le traitement des indemnités de transport, la journée télétravaillée est considérée comme non travaillée sur le site.
ARTICLE 9 – SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables aux télétravailleurs. En cas d’accident survenu lors du télétravail, le salarié informe son employeur dans les plus brefs délais et par tous moyens. Le service de santé au travail sera informé du passage en télétravail régulier d’un salarié. Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture sociale (accident, maladie, décès, prévoyance) que les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise. En matière d’assurance, en cas d’incident survenant à domicile lors du télétravail, le salarié concerné a bien la qualité d’assuré.
ARTICLE 10 – REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL REGULIER
Le salarié comme l’entreprise pourra mettre fin au télétravail régulier dans les conditions suivantes.
ARTICLE 10.1 - Arrêt à l’initiative du salarié
Le salarié peut demander à ne plus pratiquer le télétravail régulier, sous réserve de prévenir par écrit son supérieur hiérarchique au moins une semaine avant la prochaine journée de télétravail. La demande d’interruption de télétravail sera acceptée de plein droit et actée par avenant.
ARTICLE 10.2 - Arrêt à l’initiative de l’employeur
Si la situation de télétravail ne convient plus à la hiérarchie du salarié, cette dernière peut demander à arrêter ce type d’organisation du travail, en respectant un délai de prévenance de deux mois et en motivant sa décision. En cas de changement de poste de travail, de service ou d’établissement, le télétravail prendra fin. Un ré-examen des critères d’éligibilité sera effectué par le nouveau responsable hiérarchique qui pourra, le cas échéant, valider une nouvelle demande de passage en télétravail régulier. L’éligibilité du nouveau poste de travail (ne tenant pas compte de l’éligibilité du salarié lui-même) sera précisée au salarié concerné dans le cadre du processus de mobilité afin de lui permettre de disposer de toutes les informations utiles à la décision de mobilité.
ARTICLE 11 – PROTECTION DES DONNEES ET REGLES DE CONFIDENTIALITE
Le télétravailleur prend toutes les précautions utiles pour préserver l’accès à ses données et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise, ses clients ou ses fournisseurs. Les obligations de discrétion et de confidentialité relatives aux procédés techniques continuent de peser sur le salarié durant le temps de télétravail.
ARTICLE 12 – INFORMATION ET SENSIBILISATION DES SALARIES ET MANAGERS
Le présent accord sera publié sur le site Intranet KEM ONE afin d’informer l’ensemble des salariés des engagements pris sur le télétravail dans l’entreprise. Les salariés et les managers seront sensibilisés à ce nouveau mode d’organisation du travail.
ARTICLE 13 – DROIT A LA DECONNEXION
Les parties rappellent que le droit à la déconnexion fait l’objet d’une charte d’entreprise et qu’il convient d’appliquer les dispositions de cette charte à la situation de télétravail.
ARTICLE 14 – MODALITES DE SUIVI DU PRESENT ACCORD
Un suivi annuel du présent accord, et notamment les éventuels motifs de refus, sera réalisé avec les organisations syndicales selon les modalités suivantes :
Dans le cadre de la NAO afin de permettre aux organisations syndicales d’avoir une vision globale de la pratique du télétravail dans l’entreprise
Dans le cadre d’un échange spécifique annuel en local entre le Responsable RH d’établissement et les délégués syndicaux des organisations syndicales signataires du présent accord.
ARTICLE 15 - ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans. Les parties conviennent de se revoir à l’issue de la phase pilote et au plus tard dans le semestre précédent le terme de l’accord.
ARTICLE 16 – PUBLICITE ET DEPOT
Le présent accord sera déposé par la Société KEM ONE SAS auprès des instances administratives et judiciaires compétentes. Conformément à l’article L.2231-5-1 du code du travail, l’accord sera également publié sur la base de données des accords collectifs. Fait à Lyon, le 29 mai 2018 Ont signé :
Pour la Direction Générale
…
Directeur des Ressources Humaines et de la Communication
Pour la Fédération Chimie Energie CFDT:
…
Délégué Syndical Central
Pour la Fédération Nationale du Personnel d'Encadrement
des Industries Chimiques CFE-CGC:
…
Délégué Syndical Central
Pour la Fédération Nationale des Industries Chimiques CGT:
