Accord collectif relatif au droit a la deconnexion
ENTRE :
L’Office 64 de l’habitat, dont le siège social est situé 5 Allée de Laplane CS 88 531 64185 Bayonne Cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bayonne sous le numéro 494 468 390, Dénommée ci-dessous « l'entreprise »
D'une part,
Et,
L’organisation syndicale représentative de salariés : Le syndicat CFDT Interco 64,
D’autre part,
Préambule :
Depuis 2016, la loi a instauré le droit à la déconnexion encadré par l’article L2242-17, 7 du Code du travail avec comme objectif « d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale ». Depuis plusieurs années les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) se sont développées et multipliées au fil du temps dans les entreprises notamment par l’utilisation de la messagerie électronique, des ordinateurs portables, des téléphones portables, des tablettes, des téléphones fixes ou des applications de visio-conférence, ce qui a changé les modes de gestion et d’organisation du travail. Ces TIC permettent de faciliter la communication entre les différents acteurs, favoriser le travail collaboratif, développer le travail à distance et pouvoir faire circuler de nombreuses informations. Elles ont un rôle déterminant sur l’activité de l’entreprise, son développement et son bon fonctionnement mais aussi sur la facilitation du partage d’information et d’une communication facilitée entre les collaborateurs. Néanmoins, elles doivent être utilisées judicieusement dans le respect des personnes et de leur équilibre. Dans ce contexte, l’OFFICE 64 de l’Habitat souhaite s’engager en concluant un accord sur le droit à la déconnexion permettant de garantir l’évolution de chacun dans un environnement de travail respectueux de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des salariés. L’entreprise s’engage donc à sensibiliser, accompagner et mettre en place des dispositifs de régulation des outils numériques afin de favoriser une connexion choisie et responsable. Les parties conviennent également, que les nouvelles technologies doivent être utilisées de manière raisonnée par les collaborateurs qui ont un devoir de déconnexion sont acteurs de leur propre santé au travail. Il s’agit d’une responsabilité partagée entre l’entreprise et le salarié, fondée sur l’exemplarité de la hiérarchie. Ce présent accord a pour objectif de responsabiliser l’ensemble des salariés afin de les rendre acteurs dans la gestion de leurs outils numériques.
Article 1 : Définitions Il y a lieu d’entendre par :
Droit à la déconnexion : Le droit pour les salariés de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels mis à disposition par l’employeur (messagerie, application, logiciel, internet, intranet, etc..) et de ne pas être contacté, en dehors de son temps de travail.
Outils numériques professionnels : Les outils permettant de mettre à profit des données informatiques, d’être joignable et de travailler en présentiel ou à distance sur des appareils physiques (ordinateurs, téléphones, tablettes…) ou dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie et agenda électronique, VPN…).
Temps de travail : Horaires de travail pendant lesquels un salarié ou un agent public est à la disposition de l’employeur et comprenant les heures normales de travail, les astreintes, les heures supplémentaires, à l’exclusion du repos hebdomadaire et quotidien, des temps de congés payés, autres congés exceptionnels, les jours fériés, les jours de repos, les temps d’absences autorisées de quelque nature que ce soit (maternité, paternité, maladie…).
Pour rappel, le temps de repos quotidien est de 11 heures consécutives entre 2 journées de travail. De plus, il faut ajouter le temps de repos hebdomadaire obligatoire pour chaque salarié qui est d’au moins 24 heures consécutives d’une semaine à l’autre, soit 35 heures au total. Article 2 : Champ d’application Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’OFFICE64 de l’Habitat que ce soit des salariés de droit privé, des agents de la fonction publique territoriale, des salariés en contrat à durée indéterminée, à durée déterminée, des apprentis, du personnel intérimaire ou des stagiaires. Article 3 : Affirmation du droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif 3.1 Droit à la déconnexion pendant les horaires habituels, période d’absence, suspension du contrat de travail Aucun salarié ne doit se connecter, de consulter ou répondre aux mails, aux messages ou aux appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, durant ses congés, ses temps de repos ou ses absences autorisées. De ce fait, il est rappelé aux collaborateurs de ne pas contacter ou solliciter les autres collaborateurs par téléphone ou par mail en dehors de leur temps de travail habituel, pendant le week-end, les jours fériés, leurs congés payés, leurs absences autorisées ou pendant la suspension du contrat de travail afin de respecter leur droit de déconnexion. Ce principe concerne les relations entre les managers et leur équipe, les collaborateurs entre eux ou par réciprocité les collaborateurs vis-à-vis de leur manager. Les plages horaires de travail habituel sont définies comme suit :
Personnel administratif : 7h45 - 18h30
Personnel d’immeuble : selon les emplois du temps fixés
L’envoi des mails en différé est demandé afin de respecter ces plages horaires et laisser les collaborateurs exercer leur droit de déconnexion. Les cadres forfait jours n’ont pas d’horaires de travail journaliers fixes mais il leur est demandé la semaine d’avoir une gestion raisonnée de leurs horaires de connexion, d’appels, d’envoi de mails en respectant le temps de repos quotidien obligatoire et de ne pas se connecter le week-end. La Direction Générale s’engage de son côté à ne pas les contacter durant ces périodes. Les collaborateurs estimant que leur droit à la déconnexion n’est pas respecté pourront se rapprocher de la Direction des Relations Humaines afin qu’elle puisse rappeler le droit à la déconnexion de tous. 3.2 Exception au principe Par exception aux principes énoncés dans l’article 3.1, l’usage de la messagerie ou du téléphone pour solliciter un collaborateur peut être justifié dans une situation d’urgence, pour des circonstances exceptionnelles graves pouvant avoir un préjudice important pour l’entreprise ou pour contacter des salariés en période d’astreintes. De ce fait, hors les cas évoqués précédemment, le fait pour un collaborateur de ne pas répondre à une sollicitation en dehors de ses horaires de travail habituels ne pourra pas faire l’objet d’un reproche, d’une remarque ou d’une sanction quelle qu’elle soit. Chacun doit veiller au respect du droit à la déconnexion de ses collègues ou de sa hiérarchie. Article 4 : Les dispositifs de régulation maitrisée des outils numériques favorisant une connexion choisie et responsable 4.1 Limitation des accès en dehors des horaires de travail habituel Les parties conviennent d’une mise en place d’un blocage partiel de l’accès aux serveurs par le service Système d’Information afin d’empêcher l’accès au réseau pendant les heures définies selon différents groupes de profils. C’est une mesure mise en œuvre afin de favoriser la déconnexion des collaborateurs de l’entreprise en dehors de leur temps de travail. Les groupes ont été définis par le service des Relations Humaines selon les statuts d’emplois, des contraintes ou des obligations spécifiques aux métiers. Les accès aux VPN seront limités dès l’application du présent accord, de la manière suivante : -
Groupe 1 : composé des collaborateurs du CODIR, des collaborateurs effectuant des astreintes et du service Système d’Information : pas de limitation d’accès
-
Groupe 2 : composé des cadres hors groupe 1 : aucun accès les week-ends
-
Groupe 3 : composé du reste des collaborateurs de l’Office : aucun accès de 20 heures à 7 heures du matin du lundi au vendredi et aucun accès les week-ends
L’ensemble des groupes est vivement invité à ne pas utiliser les outils numériques en dehors des horaires collectifs de l’entreprise, leur usage pendant les périodes de congés, d’absences autorisées ou de suspension du contrat de travail. 4.2 Restriction d’accès pendant les arrêts maladies Pour assurer le bon fonctionnement des services et respecter la suspension de contrat du collaborateur en arrêt maladie, les parties s’accordent également sur la mise en place d’une délégation de la messagerie électronique des collaborateurs en arrêt maladie, sur demande du manager au service des Relations Humaines. Il est précisé que le collaborateur sera informé de cette délégation. Dans des cas particuliers, la Direction s’autorise à bloquer les accès à la messagerie, au bureau à distance et tous les outils Office 365. Il est rappelé que le code de la Sécurité Sociale précise que le collaborateur en arrêt maladie doit respecter l’obligation de n’exercer aucune activité, professionnelle ou non, à moins que le médecin ne l’autorise. Ainsi, le collaborateur en arrêt maladie doit s’abstenir de toute activité professionnelle non autorisée par le médecin et respecter les prescriptions médicales. Le collaborateur qui travaille pendant un arrêt maladie s’expose à des sanctions : l’organisme de la sécurité sociale peut suspendre le versement des indemnités journalières et exiger le remboursement. Article 5 : Promouvoir les bonnes pratiques en matière d’usage des outils numérique Aux fins de prévenir une éventuelle « surconnexion » ou surcharge informationnelle, les parties souhaitent rappeler l’importance accordées aux règles de bon usage de la messagerie électronique. Ces bonnes pratiques ont vocation à favoriser la prise de conscience des collaborateurs et permettent d’impulser une gestion intelligente des outils de communication, respectueuse de la vie personnelle des collaborateurs.
Afin d’éviter la surcharge informationnelle il est recommandé à tous les collaborateurs de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique par rapport aux autres outils de communication disponibles
Privilégier les échanges directs en vous déplaçant avant d’utiliser la messagerie électronique
S’interroger sur le moment opportun avant d’envoyer un courriel pour éviter de créer un sentiment d’urgence inapproprié en respectant les horaires de travail des collaborateurs
Faire attention avant d’envoyer un mail si vous voyez que le collaborateur est absent
S’interroger sur la pertinence des destinataires de votre courriel
Utiliser avec modération les fonctions « répondre à tous » les CC et CCI
Faire attention à la pertinence et au volume des pièces jointes, privilégier les liens hypertexte
Eviter d’envoyer plusieurs mails à la suite, il est préférable de rédiger un message clair et précis en évitant la surcharge d’informations
Eviter de vous presser à répondre aux courriels que vous recevez, privilégiez la qualité à la rapidité
Penser à intituler les objets de vos mails de manière pertinente afin qu’ils soient mieux identifiés
Privilégier le GLPI lorsque cela est possible
Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnel, il est également recommandé à tous les collaborateurs de :
Désactiver les notifications automatiques des mails
Penser à indiquer des délais de réponses et le caractère urgent dans vos mails afin d’éviter de solliciter des réponses immédiates si ce n’est pas nécessaire
Savoir dire non à des sollicitations lorsque vous ne pensez pas pouvoir les gérer et savoir demander de l’aide si besoin
Savoir demander le caractère d’urgence lorsque vous êtes sollicité
S’instaurer des plages horaires pour lire les mails durant la journée
Planifier une demi-journée pour lire et trier ses mails au retour de ses congés
Programmer des points courts en début/fin de journée si besoin afin de se transmettre des informations par échanges directs
Mettre un message automatique d’absence sur votre messagerie électronique du type : « Bonjour, je suis absent jusqu’au lundi 11 décembre. En cas d’urgence, vous pouvez contacter x.xxx@office64.fr. Merci de votre compréhension. »
Ne pas télécharger la messagerie professionnelle sur votre téléphone personnel
Laisser votre téléphone portable professionnel au bureau lorsque vous êtes en repos ou en congés
Article 6 : Sensibilisation et accompagnement à la déconnexion L’OFFICE64 de l’Habitat sensibilise et accompagne ses collaborateurs sur le droit à la déconnexion. Il s’engage donc à mettre en place les mesures suivantes :
Définir un référent du droit à la déconnexion dans la commission Qualité de Vie au Travail du Comité Social et Economique ainsi qu’un référent au service informatique afin de répondre et d’être à l’écoute si vous savez besoin d’alerter ou de poser des questions.
Une campagne des bonnes pratiques sera affichée dans les différents étages du siège de l’OFFICE ainsi que dans les agences
Dans votre signature électronique apparaîtra le message suivant : « L’OFFICE64 s’engage dans une démarche visant à améliorer la Qualité de Vie au Travail. Si vous recevez ce mail en dehors de vos horaires de travail habituels, vous n’êtes pas obligé d’y répondre » afin de respecter le droit à la déconnexion de chacun.
Article 7 : Rôle du manager pour une connexion choisie et responsable Les managers veilleront à faire de la prévention auprès de leurs équipes sur le droit à la déconnexion. Ils encourageront les collaborateurs à ne pas utiliser leurs outils numériques en dehors du temps de travail. De plus, la Direction s’assure que les managers :
Montrent l’exemple quant à l’exercice du droit à la déconnexion et au respect des horaires de travail
S’attachent à ne pas utiliser le courriel comme seul moyen de communication
Fassent preuve d’une gestion raisonnée dans la sollicitation de leurs équipes par les outils numériques et dans le respect de leurs horaires de travail
Veillent à ce que leurs équipes n’emportent pas leurs outils numériques professionnels en dehors de leur temps de travail, pendant leurs congés, leurs jours de repos ou leurs absences autorisées
Ne contactent pas les collaborateurs sur leur téléphone personnel sauf situations exceptionnelles
Ne sollicitent pas leurs équipes pour rendre un travail les obligeant à travailler le soir, les week-ends ou durant les congés
Sont à l’écoute des collaborateurs sur leur droit à la déconnexion
Article 8 : Rôle du collaborateur pour une connexion choisie et responsable Les salariés doivent envisager d'utiliser d'autres moyens de communication non numériques et ne pas se limiter à privilégier les outils numériques comme seule option de communication. Les collaborateurs doivent avoir une gestion raisonnée des outils numériques et veiller à respecter le droit à la déconnexion de leurs collègues. Il est rappelé que les salariés dont le contrat de travail est suspendu (maternité, maladie…) ne doivent pas utiliser leurs outils numériques professionnels. Egalement, lors de période de congés, de repos ou en dehors de leurs horaires de travail habituels, les salariés ne doivent pas se connecter sur les outils professionnels. Ils ont un devoir de déconnexion étant également responsables de leur santé au travail. En cas de surcharge informationnelle ou si le respect de leur droit à la déconnexion semble compromis, ils sont en droit d’alerter leur manager ou le service des Relations Humaines. Article 9 : Suivi de l’usage des outils numériques L’application du présent accord sera suivi annuellement au travers des entretiens annuels déjà existants : Pour les cadres, le suivi de l’usage des outils numériques est réalisé lors l’évaluation de la charge de travail, de l’organisation du travail et de l’équilibre entre la vie personnelle et professionnelle sont des thématiques abordées lors de l’entretien annuel obligatoire des cadres en forfait jours. Pour les autres collaborateurs, l’entretien annuel intègrera l’évaluation du respect de ce droit à la déconnexion dans l’accomplissement des missions du collaborateur. Si les mesures de suivi font apparaître des risques pour la santé des salariés ou des difficultés, l'entreprise s'engage à mettre en œuvre toutes les actions préventives et/ou correctives propres à faire cesser ce risque et lever ces difficultés. Article 10 : Durée
Le présent accord prend effet à compter du 1er mars 2023. Il est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Article 11 : Révision et dénonciation et de l’accord
Conformément aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail, le présent accord pourra être révisé selon les modalités suivantes : La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception ou lettre remise en main propre contre décharge aux autres parties signataires et aux organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application. A réception de cette notification, les parties se réuniront rapidement et, au plus tard dans un délai de trois mois, afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera. Cet avenant est soumis aux mêmes règles de validité et de publicité que le présent accord. En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent, dans un délai
deux mois à compter de la date d’entrée en vigueur des nouvelles dispositions, de se réunir afin d’adapter les dispositions précitées.
Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la direction de l’entreprise soit par l’ensemble des organisations syndicales représentatives en respectant un préavis de trois mois conformément aux dispositions des articles L. 2222-6, L. 2261-9 et suivants du Code du travail.
Article 12 : Dépôt et publicité de l’accord
Le présent avenant est établi en 3 exemplaires originaux et déposé, au terme de l’article D.2231-2 du Code du travail, à la diligence de l’Entreprise en un exemplaire au format électronique (version intégrale du texte signée des parties en PDF) via la plateforme de téléprocédure TéléAccords à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr pour transmission automatique du dossier à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) compétente et au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Bayonne. Il est porté à la connaissance de chaque membre du personnel par voie électronique. Fait à Bayonne, le 25 février 2025
Pour l’organisation syndicale : Pour l’entreprise :
