ACCORD COLLECTIF définissant les modalites d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation de la bdes Entre : L’Association La Chêneraie, représentée par Mme xx, Directrice générale,
Et : Le Syndicat C.F.D.T., représenté par Madame xx, Déléguée syndicale,
Il a été conclu le présent accord collectif portant sur la Base de Données Economiques et Sociales. PREAMBULE Le CSE a été élu le 4 novembre 2019. La première année de mise en place a été marquée par le contexte sanitaire lié à l’épidémie du coronavirus, entraînant irrémédiablement des difficultés d’organisation retardant la structuration des informations transmises au CSE dans le cadre de la base de données économiques et sociales (BDES). ARTICLE 1 - Objet de l'accord La base de données économiques et sociales (BDES) a pour finalité de rassembler, en un lieu unique, l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes, mis à disposition du CSE par l’employeur. Le présent accord a pour objet d’organiser la base de données économique et sociale au sein de l’association La Chêneraie. Les parties se sont accordées sur la structuration suivante de la base de données économiques et sociales. Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions de l’article L. 2312-21 du Code du travail. Les parties se sont rencontrées au cours d’une réunion qui s’est tenue le 11 août 2023. ARTICLE 2 - Bénéficiaires La BDES est accessible aux membres titulaires et suppléants du CSE ainsi que, le cas échéant aux délégués syndicaux, désignés ci-après « les bénéficiaires », pendant la durée de leur mandat de représentation du personnel, mandat leur ouvrant droit aux informations prévues par la loi, les règlements et/ou le présent accord. L’accès leur en est retiré en cas de perte de mandat et ce, quel qu’en soit le motif, et au terme de l’exercice de leurs fonctions de représentation, à l’occasion du renouvellement des élections professionnelles. ARTICLE 3 – Mise en place de la BDES ARTICLE 3-1 – Niveau de mise en place La BDES est créée au niveau de l’association La Chêneraie. ARTICLE 3-2 – Support de la BDES Les parties au présent accord décident de mettre en place et d’héberger la BDES sur un support informatique qui permet de stocker, d’organiser et de consulter les informations contenues dans la base de données grâce à un accès sécurisé. La BDES est construite sur le réseau de l’association, à un emplacement exclusivement dédié. La Direction pourra décider de modifier le mode d’hébergement choisi, sans que cette modification remette en cause la validité de l’accord. Cette modification se fera de telle sorte que les bénéficiaires ne seront pas empêchés d’accéder à la BDES. Les documents sont déposés dans la BDES, principalement sous format pdf, ou éventuellement sous d’autres formats sécurisés. Ils peuvent être consultés et imprimés pour l’exercice des missions d’information et de consultation du CSE, mais n’ont pas vocation à être diffusés ou copiés. ARTICLE 3-3 – Référents BDES Trois référents seront désignés à l’occasion de la mise en œuvre du présent accord pour favoriser son bon fonctionnement et sa bonne utilisation : Un référent au sein du service RH en charge d’autoriser les accès à la BDES, de contrôler la fiabilité des informations mises à jour, et d’assurer l’alimentation et l’actualisation, en termes de contenu, de la base de données ; Un référent au sein du CSE, interlocuteur privilégié pour la Direction sur les sujets traitant de la BDES ; Un référent SI, en charge d’assurer la maintenance technique de la base de données, et garant de la sécurité des accès informatiques adossés à la consultation de la BDES. ARTICLE 4 – Architecture de la BDES La BDES comporte un « sommaire » précisant : La consultation à laquelle se rapportent les indicateurs, La périodicité de la mise à jour (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) des données.
ARTICLE 4-1 – Les thèmes obligatoires Conformément aux dispositions légales en vigueur, la BDES de l’association La Chêneraie est structurée autour des 8 thèmes suivants : Investissement social, Investissement matériel et immatériel, Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, Fonds propres, endettement et impôts, Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants, Représentation du personnel : activités sociales et culturelles, Rémunération des financeurs, (non concerné) Flux financiers à destination de l’association, notamment aides publiques et crédits d’impôts. Les parties conviennent expressément que cette architecture pourra évoluer en fonction de l’évolution de la règlementation et être complétée par de nouveaux thèmes. Ainsi, pour répondre aux obligations, la BDES comprend : Les bilans annuels de l’association, Les documents présentés à l’assemblée générale annuelle de l’association, Les indicateurs ANAP, Les rapports du commissaire aux comptes, Les accords signés, Les compte rendus de réunions avec les représentants du personnel, Les organigrammes des services et établissements de l’association. ARTICLE 4-2 – Répertoires supplémentaires La BDES peut comporter un ou des répertoires supplémentaires permettant d’y intégrer des informations complémentaires, telles que précisées à l’article 5, en vue d’assurer une information suffisante du CSE, notamment lors des informations et/ou consultations ponctuelles du CSE. ARTICLE 5 – Contenu de la BDES Les informations devant obligatoirement figurer dans la BDES revêtent un caractère à la fois historique et prospectif. Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées, et éventuellement, dans le cadre d’informations prospectives, sous forme de grandes tendances. Il est précisé par ailleurs que : Certaines données présentent un caractère définitif, telles que par exemple celles arrêtées et déclarées pour l’année N-1. Toute donnée prospective figurant dans la base de données constitue une simple projection de la situation de l’association au regard d’un contexte économique apprécié à la date de communication des données, et ne peut être considérée comme définitive. Elle pourra donc faire l’objet d’une actualisation ou d’une modification. Certaines informations peuvent être présentées de manière brute et indicative (ex : effectifs, ancienneté, âge…). Concernant les perspectives sur l’année suivant l’année en cours, si elles ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, la Direction en précisera les raisons. ARTICLE 5-1 – Informations contenues dans la BDES Les parties conviennent d’adapter en cohérence avec l’activité de l’association les informations listées par les articles R. 2312-9, R2312-17 et R. 2312-20 du Code du travail. ARTICLE 5-2 – Informations nécessaires aux consultations récurrentes obligatoires La BDES contient également l’ensemble des informations utiles aux informations récurrentes du CSE ainsi qu’à la réalisation des trois consultations obligatoires récurrentes prévues à l’article L. 2312-17 du Code du travail se rapportant : Aux orientations stratégiques de l’association, et leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail ; A la situation économique et financière de l’association ; A la politique sociale, aux conditions de travail et d’emploi. ARTICLE 5.3 –
Autres informations
La BDES pourra en outre être complétée, en tant que de besoin, par des informations utiles et/ou nécessaires au fonctionnement du CSE (à titre d’exemple, ordre du jour, etc…) : consultations ponctuelles du CSE ; négociations obligatoires (rémunération, égalité professionnelle et qualité de vie au travail) ainsi qu’aux négociations prévues par l’article L. 2242-11 du Code du travail. Chaque sujet donnera lieu à un onglet spécifique.
ARTICLE 6 – Modalités de fonctionnement ARTICLE 6.1 –
Modalités d’accès à la BDES
La BDES est accessible aux bénéficiaires, tels que définis à l’article 3.2 du présent accord, au moyen d’un accès sécurisé au réseau interne de l’association, via le poste informatique mis à disposition du CSE. Dans l’éventualité de la migration de la BDES vers un module spécifique, les bénéficiaires accèderont à ce module au moyen d’une connexion internet sécurisée, via un identifiant et un code d’accès personnel et sécurisé, défini et attribué par le référent SI. En cas de difficulté de connexion, les bénéficiaires peuvent contacter le référent SI, dont les coordonnées leur sont communiquées avec les modalités d’accès. ARTICLE 6.2 –
Périodicité des informations à mettre à disposition
Les parties conviennent expressément que les données mises à disposition portent sur les deux années précédentes, l’année en cours, et l’année suivante. Dans le cadre de la structuration de la BDES, les parties conviennent expressément que l’année N-2, antériorité maximale, est l’année 2021, dans la mesure où les indicateurs historisés sont disponibles. Les informations spécifiquement liées aux informations et/ou consultations ponctuelles du CSE, seront mises à disposition temporairement pendant toute la durée de la négociation, information et/ou consultation. ARTICLE 6.3 –
Actualisation des informations
La mise à disposition actualisée dans la BDES des éléments d'information notamment contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au CSE vaut communication de ces éléments aux membres du CSE. L’employeur mettra également à disposition des membres du CSE les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail. Les bénéficiaires de la BDES sont informés de l’actualisation des informations à l’occasion des réunions de CSE, et, pour certaines informations, par courriel avec AR, à leur adresse cse@lacheneraie38.fr, spécifiquement dédiée à l’exercice de leur mandat. Préalablement à toute procédure d’information et de consultation, les membres du CSE sont informés spécifiquement de la mise à disposition des documents actualisés dans la base de données économiques et sociales, notamment dans le cadre de l’ordre du jour. Afin de ne pas alourdir inutilement la BDES et son utilisation, le référent au sein du service RH veillera à retirer de la BDES tout document obsolète ou inutile.
ARTICLE 7 – Sécurité et confidentialité ARTICLE 7.1 –
Sécurité des accès
Eu égard à l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité. Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations. Des consignes de sécurité complémentaires pourront être élaborées par le référent SI désigné, afin de recommander les bonnes pratiques en la matière. Les accès aux données de la BDES sont strictement réservés aux seules personnes autorisées. L’identifiant et le mot de passe sont strictement personnels. Il est en conséquence interdit à chaque bénéficiaire concerné de permettre, par quelque moyen que ce soit, l’accès à la Base de Données Economiques et Sociales à un tiers, quel que soit son titre, son mandat, son appartenance ou non à l’entreprise. ARTICLE 7.2 –
Confidentialité
En application des dispositions légales en vigueur, les bénéficiaires accédant à la BDES demeurent soumis à une obligation de discrétion. Ils sont par ailleurs tenus à une obligation de confidentialité renforcée à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la Direction, notamment l’ensemble des documents relatifs aux données financières et aux orientations stratégiques ainsi que leurs conséquences (article L. 2312-36 du Code du travail). Le respect de cette obligation de confidentialité est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les représentants du personnel et la Direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance. Les informations contenues dans la BDES ont pour objet de faciliter l’exercice du mandat des représentants du personnel, et ne doivent donc en aucun cas être utilisées à d’autres fins. La divulgation d’informations confidentielles, présentant un enjeu stratégique, peut considérablement nuire à l’association et lui causer un préjudice de nature à engager la responsabilité du ou des contrevenants. Certaines informations sensibles et stratégiques doivent donc être maintenues secrètes tant que la Direction n’aura pas estimé opportun de les divulguer. ARTICLE 8 – Suivi du fonctionnement et évolution Un point annuel sera effectué en réunion de CSE, afin : d’accompagner les différentes évolutions conceptuelles et structurelles de la BDES ; de faire le point sur le fonctionnement de la BDES et les éventuelles difficultés rencontrées. Des aménagements techniques pourront également être proposés afin de prendre en compte les difficultés d’ordre pratique rencontrées et de permettre une plus grande fluidité dans le fonctionnement de la BDES. Ces dispositions n’interdisent pas les demandes nouvelles d’analyses ponctuelles si la vie de l’association les rend pertinentes. ARTICLE 9 – Dispositions finales Article 9.1 -
Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du jour suivant son dépôt auprès des services du Ministère du Travail et du Conseil de Prud’hommes de Grenoble. Article 9.2 -
Révision
Il peut apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord. Dès lors, chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes : toute demande de révision devra être adressée par écrit à chacune des autres parties signataires et comportera outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ; le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant sa réception, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un avenant ; les dispositions du présent accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord, ou à défaut, seront maintenues ; les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Les dispositions du présent accord ne pourront être modifiées par le règlement intérieur du CSE. Article 9.3 -
Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par chacune des parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, formulé par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des signataires. Article 9.4 -
Dépôt – publicité
En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par la partie la plus diligente. Cette dernière déposera le présent accord sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes de Grenoble. Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction au Comité social et économique, conformément aux dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.
Fait à Saint Quentin Fallavier, le 11 août 2023
En cinq exemplaires,
Madame xx, Directrice générale
Liste des délégués syndicaux désignés pour négocier l'accord : Madame xx, CFDT
