ACCORD SUR L’AMENAGEMENT DE L’ORGANISATION DU TRAVAIL
LA COMPAGNIE BIO & NATURE
Entre les soussignées :
La Compagnie Bio et Nature, représentée par M. X en sa qualité de Directeur Général d’une part et,
L’organisation syndicale UNSA représentée par M. Y, en sa qualité de délégué syndical, d’autre part,
Il est conclu le présent accord en application des articles L 1222-9 et suivants du code du travail portant sur le télétravail.
PREAMBULE
Les partenaires sociaux ont souhaité permettre et encadrer au sein de La compagnie Bio et nature de nouvelles formes d’organisation du travail facilitées par les évolutions des technologies de l’information et de la communication, plus agiles, innovantes et permettant de développer la performance individuelle et collective dans le respect des personnes et la recherche d’une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée. Ainsi, l’accord sur les NAO 2020 commençait à prévoir et promouvoir le mode d’organisation en « télétravail », largement demandé par les équipes.
L’épisode « Covid 2020 » a bouleversé l’organisations et précipité cette réflexion. En travaillant du jour au lendemain 100% en télétravail, les équipes ont dû apprendre à dématérialiser et utiliser les outils informatiques de notre époque, ce qui a permis de se rendre compte que la dématérialisation est possible au-delà de ce qui était mis en œuvre dans l’enseigne :
Dématérialisation de nos supports (contrats, factures…)
Mais aussi des RDV (visio, partage de document, intégration…).
Les avantages au télétravail sont nombreux pour les collaborateurs, comme pour l’entreprise :
Une amélioration de la qualité de vie au travail (plus de temps libre, moins de stress, moins de temps dans les transports…)
Un cadre de travail plus propice à la concentration au domicile (en comparaison au bureau où les interruptions sont fréquentes)
Une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie privée grâce à la flexibilité permise par le télétravail (plus de temps à consacrer à des activités extra-professionnelles ou à sa famille par exemple)
Une amélioration de la productivité (performance individuelle) et un moindre impact des retards liés aux trajets « domicile-travail »
Une accélération de la mise en place des nouvelles technologies de l’information et de la communication
Une baisse du risque « santé » (accident de trajet, fatigue, stress …) et donc de l’absentéisme
Une meilleure attractivité et fidélisation des équipes (ce mode agile attire les nouveaux collaborateurs, spécifiquement du fait du lieu actuellement éloigné : Dourdan et ; est une demande de 93% de nos équipes)
Une réduction des coûts pour les équipes (temps et dépenses de déplacement, dépense de repas à distance, réduction du nombre d’heure de garde d’enfant du fait de la réduction du temps passé en déplacement)
Une flexibilité permettant d’agir en cas d’évènement externes (intempéries, épidémies…)
Un engagement « développement durable », parfaitement adapté à l’esprit de l’enseigne (moins de déplacement, moins d’émission de CO2…)
Une évolution des pratiques managériales et organisationnelles, par effet de levier. Le télétravail est en effet une opportunité pour aller vers une organisation plus ouverte, plus flexible et orientée vers les résultats, moins tournée vers le contrôle présentiel.
Mais les risques au 100% télétravail sont aussi présents, tels que :
L’appauvrissement des liens sociaux noués avec le collectif de travail, voire le sentiment d’isolement
les réunion visio limite le nombre de personne pour un parfait fonctionnement ;
les cafés / repas et autres temps de pauses informels permettent d’échanger sur l’activité et parfois d’avoir des informations qui actuellement se perde ou deviennent plus « mécaniques » ;
les temps de repas / petits déjeuner… pris en collectifs permettent une relation sociale d’intégration collective
La suractivité par le manque de prise de pauses et temps de repos (travail continue dans la journée),
Ou, à l’inverse le risque de manque de diligence dans l’exécution des tâches et de non-respect du temps de travail (début de journée tardifs, pauses exagérément plus longues, fin de journée et début de week end anticipés…)
Le recours abusif au télétravail pour cumuler une activité personnelle (garde d’enfant par exemple)
La déstructuration (fait de ne pas réussir à s’auto-discipliner)
Le risque santé par une station assise trop longue et moins de déplacement
C’est pourquoi, les partenaires sociaux ont donc convenus de la possibilité d’une mise en place d’un télétravail « équilibré », « équitable » (même règle pour chaque personne choisissant de télétravailler) et « cadré » tel que défini dans le présent accord.
A.Rythme de « télétravail » régulier :4 B.Recours au télétravail exceptionnel :5
ARTICLE 4 – DUREE DU TRAVAIL ET CONTROLE5
ARTICLE 5 – LIEU DE TELETRAVAIL6
ARTICLE 6 – MODALITE DE PRISE EN CHARGE PAR L’ENTREPRISE6
A.Equipement :6 B.Indemnisation :7
ARTICLE 7 – SANTE & SECURITE8
ARTICLE 8 – DROITS & DEVOIRS8
ARTICLE 9 – MODALITE DE MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL8
Mise en œuvre – collaborateurs actuels :8 Mise en œuvre futures :9 Période d’adaptation :9
ARTICLE 10 – SUSPENSION ET/OU REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL9
Réexamen :9 Suspension du « télétravail » :10 Réversibilité :10
ARTICLE 11 – FORMALITES10
Entrée en vigueur :10 Interprétation :10 Communication :11 Dépôt publicité :11 ARTICLE 1 – DEFINITION
Le télétravail est légalement défini comme une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur est effectué hors de ces locaux de façon régulièrement en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Les parties au présent accord ont toutefois entendu y intégrer également une série de dispositions spécifiques pour régir des situations exceptionnelles faisant recours au télétravail de manière exceptionnelle.
Lorsque les personnes viennent au siège, situé à Dourdan, ou se rendent dans un lieu de rendez-vous défini par l’employeur (exemple lors d’un séminaire), cela entre dans la catégorie dénommée ci-après « présentiel »
ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION
Son champ d’application vise La Compagnie Bio et Nature et s’appliquera à l’ensemble de son personnel se rendant habituellement à son siège pour exercer son activité, qu’il s’agisse d’un contrat CDI ou CDD, à temps complet ou temps partiel hors collaborateurs travaillant déjà actuellement sur le « terrain » ou personnes dites « itinérantes », c’est-à-dire se déplaçant sur les magasins pour leur activité. A date, cela concerne les fonctions de : directeur de réseau, responsable secteur, coordinateur réseau, formateur, animateur boucherie. Une mesure spécifique et unique les concerne à l’article 6B.
L’objet du présent accord est notamment relatif à la fixation des règles de mise en œuvre, de fonctionnement alterné et d’indemnisation du « télétravail ».
Les parties conviennent d’une mise en place alternée entre le télétravail et le présentiel à la compagnie comme suit :
2 jours de présentiel à la compagnie
3 jours de télétravail
Les jours de présentiel à la compagnie sont décidés par la direction au regard des besoins d’échanges entre services, des réunions prévues et des espaces d’« open space » dédiés dans les jours habituels de travail (lundi au vendredi). Le collaborateur en est averti en amont (minimum 1 semaine), sauf dans le cadre des situations « exceptionnelles » définies à l’article 3B du présent accord.
Une organisation spécifique par ½ journée peut être envisagé selon la nature de la fonction. Exemple : il est envisagé ce type d’organisation pour la personne en charge du courrier et de l’accueil, de sorte qu’au global avec 4 ½ journées de présentiel, cela représente la même durée que les autres en « télétravail », pour une référence temps plein.
Pour les personnes à temps partiel, l’organisation sera adaptée sur la partie « télétravail », afin qu’il y ait les 2 jours de présentiel afin de rencontrer ses collègues. Le rythme « télétravail » en sera donc réduit selon le temps contractuel prévu.
Cette organisation est collective. Dans le cadre où la société verrait son effectif changer de manière importante, un avenant au présent accord pourra être mis en place pour adapter la structure et l’organisation.
Il s’agit d’une moyenne, toutefois, selon les besoins de réunions spécifiques (Communication de la direction lors de petit déjeuner, barbecue annuel ou repas de noël, séminaire…) la direction pourra décider d’une présence exceptionnelle à la compagnie (ou dans un autre lieu de rendez-vous) ce qui pourrait, cette semaine-là, amené exceptionnellement à 3 jours de « présentiel » et 2 jours de « télétravail », sans que cela ne change l’indemnité « télétravail » prévue à l’article 6B et sans que cela ne reporte le nombre de jours de « télétravail » sur une autre semaine.
Comme indiqué en article 2, les personnes « terrain / itinérants » ayant l’habitude de se déplacer en magasin pour assurer leur activité ne sont pas concernés par cette organisation.
Recours au télétravail exceptionnel :
Le nombre de jours de télétravail pourra exceptionnellement (et donc temporairement) être modifié par décisions de la direction sans en modifier le montant de l’indemnité prévue à l’article 6.B, en cas d’évènement « exceptionnel ». Comme par exemple des intempéries (forte chute de neige, températures extrêmes, pic de pollution, épidémie…) ARTICLE 4 – DUREE DU TRAVAIL ET CONTROLE
Le télétravail s’exercera dans le respect de l’ensemble des dispositions légales et conventionnelles applicables en matière de temps de travail, auxquelles le salarié devra se conformer.
Le passage en télétravail n’aura aucune incidence sur la durée du travail du salarié, en particulier le nombre d’heures et/ou de jours travaillés, qui continueront de s’inscrire dans le cadre de l’organisation du temps de travail en vigueur dans l’entreprise, que le travail s’effectue dans les locaux de la compagnie, en télétravail, ou en réunion extérieure (en magasin, en séminaire…).
Les horaires du collaborateur sont donc inchangés ; pendant ce temps d’activité (tel que prévu contractuellement), le collaborateur reste sous la prérogative de son employeur, il est donc joignable, en activité et doit rendre des comptes de son activité. Pour ce faire, un compte rendu en fin de journée est envoyé au manager par mail ou en utilisant la fiche annexée. Le collaborateur sur sa période de télétravail devra donner le même niveau de visibilité sur son activité et de joignabilité qu’un salarié sur site.
Ce mode de travail ne doit pas gêner l’activité ni l’organisation du service (échange relationnel avec les collègues, doit être appliqué de manière juste et équitable au regard des conditions préalablement citées).
L’entreprise veillera à ce que la charge de travail, les délais d’exécution soient évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour des travaux exécutés dans les locaux de l’entreprise. De même, les objectifs assignés, indicateurs de suivi d’activité et l’évaluation de la performance seront strictement les mêmes que pour les collaborateurs sur site.
Un point de suivi spécifique portant sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail dans le cadre du télétravail sera organisé avec le manager, selon une périodicité annuelle. Ce point de suivi spécifique sera renouvelé à tout moment dans les 15 jours suivant la demande écrite du collaborateur concerné à son manager.
ARTICLE 5 – LIEU DE TELETRAVAIL
Les parties conviennent que le mode de mise en place de référence du télétravail sera le travail à domicile. Le télétravail à une autre adresse (lieu de résidence secondaire, lieu de vacances, etc.) que la résidence principale du salarié n’est pas autorisé. Toutefois la direction pourra éventuellement autoriser le télétravail dans un centre de proximité spécialement dédié à l’accueil de poste de travail ponctuels (exemple espace de coworking, télécentre, centres d’affaire…)
Le domicile du collaborateur doit avoir des installations techniques et électriques aux normes actuelles réglementaires. Le collaborateur doit avoir une ligne interne haut débit et un mobilier adapté au télétravail (à minima, une table et une chaise) afin de lui permettre de travailler dans des conditions satisfaisantes.
L’espace dédié au télétravail (clos ou non) devra être aéré, lumineux et exempt de toute distraction pendant la période de télétravail.
Par ailleurs, le collaborateur devra informer sa compagnie d’assurance habitation qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil de public, à raison de X jours par semaine.
ARTICLE 6 – MODALITE DE PRISE EN CHARGE PAR L’ENTREPRISE
Equipement :
Au titre du télétravail, chaque salarié dans l’hypothèse où il n’en serait pas déjà équipé, se verra fournir les équipements suivants :
Ordinateur portable équipé des équipements de sécurité et de connexion nécessaire (type VPN) ainsi que des logiciels nécessaires à la réalisation de son activité à distance (et son chargeur)
Selon le besoin métier, validé par la hiérarchie, un écran et les câbles adaptés
Le collaborateur devra prendre soin des équipements mis à sa disposition et en assurer la bonne conservation. En cas de panne / défaillance technique, cette dernière sera prise en charge par l’entreprise. Le collaborateur devra informer immédiatement le service support de tout dysfonctionnement, panne, perte, détérioration ou vol du matériel mis à disposition.
Le « télétravail » étant mis en œuvre en alternance (et non 100%) et au regard des technologies actuelles, aucune imprimante/scan ne sera mise à disposition à domicile.
En outre, afin d’être joignable, l’équipe informatique met à disposition les outils actuels tel que teams permettant d’être appelé (visio ou non). Aussi, aucun téléphone portable complémentaire ne sera mis en œuvre. Le collaborateur reste libre de donner son numéro de téléphone personnel en complément s’il le souhaite, mais n’en a aucune obligation.
Il n’est pas permis d’utiliser le matériel professionnel confié à des fins personnelles, tel que prévu dans la charte informatique. Pour toute question de cet ordre, se référer à la charte informatique.
Les équipements de télétravail fournis par l’entreprise demeureront la propriété de l’entreprise et devront être restitués par le télétravailleur en cas de cessation de son contrat de travail.
Indemnisation :
Les parties conviennent qu’une indemnité globale et forfaitaire sera versée pour l’activité en télétravail au titre de la mise à disposition de son domicile à titre professionnel et intégrant une participation forfaitaire de l’employeur aux frais mentionnés ci-après :
Abonnements internet haut débit / abonnement téléphonique
Autres frais liés à l’occupation du domicile : électricité, chauffage, assurance… (y compris pour le déjeuner)
Equipement du domicile (table / chaise…) afin d’exercer l’activité dans des conditions convenables.
Le montant de l’indemnité a été fixé au regard de l’organisation prévue (3 jours en télétravail en moyenne par semaine) à 30 euros par mois pour une personne à temps complet :
Ce montant est proratisé pour un contrat à temps partiel du nombre de jour moyen télétravaillés, sachant qu’il y a 2 jours de présentiel à la Compagnie. Exemple une personne travaillant à 80%, soit 4 jours par semaine, aura 2 jours de présentiel et 2 jours de télétravail, soit une indemnité de 20 euros par mois.
Ce montant est en outre proratisé au regard du temps travaillé. En effet, pendant un arrêt de travail, par exemple, il n’y a pas lieu de verser cette indemnité puisqu’il n’y a pas de « télétravail ».
En cas de changement d’organisation ou de nombre de jour en télétravail, l’indemnité pourra être revu par la signature d’un avenant au présent accord.
Cas spécifique – les collaborateurs « terrain » ou « itinérants ».
Définition : à date, il s’agit des fonctions de : directeur de réseau, responsables secteur, coordinateur réseau, de l’animateur boucherie et formateur. Ces collaborateurs « terrain » doivent être présents en magasin pour exercer leur activité, du lundi au vendredi. Toutefois, il est constaté que certains matins avant de partir en tournée ou certains soirs, ils gèrent leur administratif non pas dans un de leurs magasins pilotés mais à domicile. Une moyenne est ainsi établie pour en faire une correspondance à une journée d’activité moyenne hebdomadaire, soit une indemnité forfaitaire et globale de 10 euros par mois (au prorata du temps travaillé).
ARTICLE 7 – SANTE & SECURITE
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables à l’entreprise et aux télétravailleurs. Le « télétravailleur » continuera à bénéficier de la surveillance médicale exercée par le médecin du travail. Le document unique sera mis à jour afin de prendre en considération cette organisation du travail. Le collaborateur en période de « télétravail » bénéficiera des mêmes couvertures accident, maladie, frais de santé et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise. Il devra informer son manager et la RH dans les mêmes conditions et délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’entreprise.
ARTICLE 8 – DROITS & DEVOIRS
Sur ses périodes de télétravail, le collaborateur a les mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que sur période « présentielle ». Qu’ils s’agissent des processus en matière de rémunération, de gestion de carrière, d’évaluation, d’accès à la formation professionnelle, aux évènements de l’entreprise, d’information, de réunions d’équipe, de points individuels, de représentativité du personnel et d’éligibilité… Mais aussi de respect de sa vie privé hors période d’activité professionnelle.
De même, le collaborateur sur ses périodes de télétravail devra respecter strictement toutes les règles applicables dans l’entreprise, qu’il s’agisse des règles inscrites au règlement intérieur, à la charte informatique, au code éthique ou encore de toutes les règles et process liés à l’activité de l’enseigne et spécifiquement de son service. Il devra en outre respecter ses obligations de confidentialité et de protection des données tels que prévues dans l’enseigne.
ARTICLE 9 – MODALITE DE MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL
Mise en œuvre – collaborateurs actuels :
Le télétravail repose sur un double principe de volontariat (accord de l’entreprise et du salarié). Il sera proposé par courrier écrit (valant avenant au contrat de travail) à tous les collaborateurs de la compagnie au regard des règles mentionnées dans le présent accord par la direction jusqu’au 10 juillet 2020. Bien qu’un sondage ait été fait et que 93% des personnes sédentaires sont favorables à sa mise en place, les personnes ne l’étant pas à ce moment-là, ont le droit de changer d’avis. De même que ceux qui l’étaient. Le refus du salarié ne pourra en aucun cas constituer un motif de sanction disciplinaire et ne pourra donner lieu à aucun reproche à l’encontre du salarié. Pour acter de l’accord commun, ce courrier devra être retourné en RH signé des 2 parties. La prise d’effet du changement d’organisation de travail est prévue pour le 1er septembre.
Mise en œuvre futures :
Passé le mois de juillet (et pour tout nouveau contrat), le télétravail pourra être proposé à l’initiative du collaborateur ou du manager, avec l’appui de la RH, par écrit avec un délais de mise en œuvre de 1 à 6 mois selon, acceptation, possibilités de service, d’organisation d’espace et de matériel et sous principe de respect des règles du présent accord.
Demande faite par le collaborateur : La direction aura 1 mois pour étudier la demande et se positionner. A défaut de réponse, cela équivaut à une acceptation, au plus tard sous 6 mois à compter de la demande écrite. En cas de refus, la direction devra justifier de son refus.
Proposition faite par la direction : Le collaborateur aura un délai maximal d’un mois pour répondre à la direction. A défaut de réponse, cela équivaut à un refus du collaborateur. Le collaborateur n’a pas à se justifier de son refus.
Dans tous les cas la mise en œuvre d’une organisation en télétravail se fera le 1er jour d’un mois civil.
En cas de création de fonction, il appartiendra au manager de préciser l’organisation en télétravail possible et d’en échanger avec le collaborateur pour sa mise en œuvre.
Le passage en télétravail peut être négocié à l’occasion de l’embauche d’un collaborateur recruté sous CDI ou CDD. Dans ce cas, le contrat de travail y fera référence en incluant la référence au présent accord.
Période d’adaptation :
La période d’adaptation ayant eu lieu pendant l’épisode COVID pour les actuels salariés, il n’est pas prévu de nouvelle période d’adaptation.
Pour d’éventuels futurs passage en télétravail, une période d’adaptation de 2 mois, au cours de laquelle chacune des parties pourra renoncer à l’organisation en télétravail est prévue. La partie souhaitant renoncer à cette organisation devra le notifier par écrit (mail, courrier…) en précisant les raisons du changement d’avis. L’arrêt aura alors lieu le 1er jour du mois civil suivant.
ARTICLE 10 – SUSPENSION ET/OU REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL
Réexamen :
En cas de changement d’emploi, la situation de télétravail sera réexaminée au regard du présent accord (exemple une personne de l’équipe réseau passant aux achats). En cas de création d’un emploi non abordé dans le présent accord, la direction déterminera la compatibilité du nouvel emploi avec l’organisation en télétravail et le définira avant l’embauche du salarié en respectant les principes du présent accord sur les règles d’indemnisation, entre autres.
Suspension du « télétravail » :
Peuvent légitimer la suspension du télétravail pour une courte durée :
Des circonstances exceptionnelles engendrées par des impératifs professionnels (au préalable, validés entre le collaborateur et la direction) ;
Des impossibilités techniques provisoires (panne de matériel) ;
Des circonstances auxquelles le collaborateur doit faire face de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions à son domicile (dégâts des eaux, feu de maison…)
En ce cas, la partie à l’initiative de la suspension devra en informer immédiatement l’autre partie et rechercher ensemble une solution appropriée pour continuer à assurer ses fonctions. La mise en place d’une solution urgente dans ces circonstances exceptionnelles ne nécessitera pas la conclusion d’un accord écrit et signé préalable (ou avenant au contrat de travail)
En cas de licenciement ou tout autre motif de fin de contrat (autre que démission ou rupture conventionnelle) engendrant une période de préavis (ou assimilée), les modalités de télétravail pendant cette période pourront être réaménagées unilatéralement par l’employeur sous réserve d’un délai de prévenance de 2 semaines.
Réversibilité :
La durée de mise en place du télétravail est une durée « indéterminée ». Néanmoins, il est expressément convenu qu’en cas de déménagement, d’absence de respect des règles indiquées au présent accord (notamment suivi d’activité, équipement du domicile…) ou un changement de fonction, pourront entrainer la réversibilité automatique du télétravail.
Les parties pourront, à tout moment, par un courrier d’un commun accord, signé en « bon pour accord » des 2 parties (ou avenant au contrat de travail) mettre un terme définitif au télétravail ; le salarié reprenant son activité sur site de rattachement de manière permanente à la date convenue (un 1er de mois civil)
ARTICLE 11 – FORMALITES
Entrée en vigueur : Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le 1er septembre 2020, afin de permettre, entre temps, l’adaptation des locaux et l’organisation des équipes.
Interprétation : En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée du délégué syndical assisté de deux membres du personnel et de trois représentants de la Direction. Cette saisine sera formulée par écrite et adressée à toutes les parties à l’accord. Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des membres du Comité Social et Economique. La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion mensuelle du Comité Social et Economique suivante la plus proche pour être débattue.
Communication : Le présent accord fera l’objet d’une présentation à chaque collaborateur lors des réunions d’équipe. En outre, afin de faciliter l’accompagnement du changement, une note FAQ « Foire Aux Questions » est rédigée et sera mise à jour au fur et à mesure des nouvelles questions.
Dépôt publicité : Le présent accord sera affiché dans son intégralité à La Compagnie Bio et Nature pendant 1 mois, puis sera tenu à disposition des collaborateurs dans le bureau de la Direction des Ressources Humaines et sur la Gestion Electronique des Données (« GED »).
Un exemplaire du présent accord sera remis à chaque partie signataire.
Il est rappelé que l’organisation syndicale signataire est la seule organisation syndicale présente à La Compagnie Bio et Nature : aucune notification n’a donc à être opérée auprès d’autres organisations syndicales.
Il sera en outre déposé auprès de la DIRECCTE selon les modalités du dépôt en ligne. Un exemplaire du présent accord sera également remis au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes.
Fait à Dourdan, le 23 juin 2020 En 3 Exemplaires
Pour La Compagnie Bio et NaturePour l’organisation syndicale UNSA
