La Médicale de France, société anonyme au capital social de 2.783.532 euros, dont le Siège Social est situé au 50/56 rue de la Procession, 75015 Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 582 068 698 RCS PARIS, représentée par
D’une part,
Et les organisations syndicales représentatives de La Médicale de France : - La
III.1 Les formules de télétravail6 III.2 Les modalités d’organisation du télétravail7
IV – PROCEDURE ET FORMALISATION DU PASSAGE AU TELETRAVAIL7
IV.1 Procédure de demande7 IV.2 Procédure de renouvellement8 IV.3 L’avenant au contrat de travail8 IV.4 La période d’adaptation8
V – REVERSIBILITE ET SUSPENSION9
V.1 Cessation du télétravail9 V.2 Report occasionnel et suspension temporaire9 V.2.1 Report occasionnel9 V.2.2 Suspension temporaire10 V.2.3 Modification de la journée de télétravail hebdomadaire10
VI – DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR10
VI.1 Egalité de traitement10 VI.2 Confidentialité des données11 VI.3 Horaires de travail et plages de disponibilité11
VII – ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL11
VII.1 Connexion Haut Débit11 VII.2 Espace de travail dédié11 VII.3 Assurance MRH11 VII.4 Matériel mis à disposition du télétravailleur11 VII.5 Prise en charge des frais professionnels12
VIII – SANTE ET SECURITE12
VIII.1 Accidents de travail12 VIII.2 Médecine du travail12
IX – DUREE DE L’ACCORD, REVISION ET DEPOT13
IX.1 Durée de l’accord13 IX.2 Révision13 IX.3 Formalités de dépôt13
I –PREAMBULE
Dans un souci d’amélioration de la qualité de vie au travail, les partenaires sociaux ont mis en place le télétravail au sein de La Médicale depuis 2015 au travers d’un pilote expérimental puis d’un accord qui arrive à échéance le 31/12/17. Un bilan a été réalisé auprès des collaborateurs et de leurs managers au dernier trimestre 2017. Il a mis en exergue plusieurs points positifs tels que la réduction du stress et de la fatigue générés notamment par les transports et l’absence de conséquences négatives sur l’efficacité au travail. Le présent accord a pour objet de reconduire le télétravail afin qu’il devienne un mode d’organisation du travail pérenne dans l’entreprise. La volonté des partenaires sociaux est de faire bénéficier du télétravail le plus grand nombre de collaborateurs. Néanmoins, afin de s’assurer d’un développement du télétravail dans les meilleures conditions, il est nécessaire de tenir compte des contraintes techniques actuelles et de l’évolution des métiers. C‘est la raison pour laquelle il a été décidé de mettre en place un groupe de travail à partir du 2nd semestre 2018 qui aura pour vocation d’étudier l’opportunité de lancer un pilote sur les métiers de gestion des sinistres. Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans, néanmoins, s’agissant des populations éligibles au télétravail et des formules proposées, les parties conviennent de se revoir au plus tôt à compter du mois d’octobre 2018 afin d’étudier les possibilités d’évolution du présent accord.
II – CHAMP D’APPLICATION
II.1 Définition du télétravail Conformément aux dispositions du Code du travail, article L.1222-9 modifié par l’ordonnance N°2017-1387 du 22 septembre 2017, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». Au sens du présent accord, le terme « hors des locaux », s’entend comme le lieu de résidence principale du collaborateur, lequel s’entend, par défaut, du lieu déclaré par le collaborateur auprès du Service des Ressources Humaines. Ce lieu de résidence est également celui déclaré dans le formulaire de demande de télétravail.
II.2 Bénéficiaires Le souhait de la Direction Générale est d’ouvrir la possibilité de télétravailler au plus grand nombre. Néanmoins, certaines activités peuvent être exclues, du fait de contraintes technologiques ou organisationnelles. En outre, il a semblé opportun de définir des critères d’éligibilité liés aux collaborateurs. Le télétravail au sein de La Médicale de France revêt un caractère volontaire. Il ne peut être imposé au salarié et réciproquement ne peut être obtenu par le salarié sans l’accord de son manager.
II.2.1 Critères d’éligibilité « métier » Afin d’être éligible au télétravail, une activité doit réunir plusieurs conditions cumulatives :
Possibilité d’être effectuée à distance
Possibilité technique d’utilisation des applicatifs métiers à distance
Du point de vue de la sensibilité des données
Du point de vue fonctionnement de l’applicatif
La liste des applications informatiques utilisées à La Médicale sera actualisée chaque année et sera soumise à autorisation d’utilisation à distance par les services compétents.
Manipulation de papier et de dossiers non quotidienne
Organisation du service compatible avec le télétravail
Les fonctions commerciales et itinérantes, du fait de leur nature même, ne sont pas éligibles au télétravail (liste en annexe).
II.2.2 Critères d’éligibilité « RH » Les conditions suivantes sont cumulatives. L’accès au télétravail est ouvert à tous les collaborateurs :
titulaires d’un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) ou d’un contrat à durée déterminée (CDD)
Les salariés en alternance, les salariés mis à disposition et les stagiaires ne peuvent prétendre à bénéficier du télétravail.
Justifiant d’une ancienneté d’un an sur leur poste. Par dérogation, les salariés ayant déjà une expérience réussie de télétravail dans une autre entité du groupe pourront faire une demande dès 6 mois sur leur poste
Non managers ou managers
Dont le taux d’activité est au moins égal à 80% (4/5ème )
Dont l’autonomie sur le poste tenu est reconnue et la performance est à l’attendu. L’appréciation de ce critère est laissée au manager. En cas de désaccord, c’est l’Entretien Annuel d’Evaluation de l’année précédente qui fera référence (évaluation des compétences, rubrique 3, et évaluation des objectifs, rubrique 4)
II.2.3 Ordre de priorité Le télétravail apporte au collaborateur de la souplesse dans son organisation personnelle. Il ne doit pas pour autant rendre l’organisation du travail d’un service ou d’une équipe plus complexe. En cas de demandes trop nombreuses au sein d’un même service, le manager pourra arbitrer pour préserver le bon fonctionnement du service. Ainsi, afin de faciliter la décision des managers et de préserver l’égalité de traitement en cas de simultanéité des demandes, un ordre de priorité est défini. Seront prioritaires les collaborateurs réunissant un ou plusieurs des critères suivants :
Eloignement géographique : c’est la durée du trajet domicile-travail qui sera prise en considération.
Collaborateurs « seniors » : les collaborateurs de 55 ans et plus souhaitant accéder au télétravail seront prioritaires par rapports aux autres.
Ces critères sont présentés de manière ordonnée. Une attention particulière sera apportée aux demandes formulées par des salariés qui se trouvent dans une situation spécifique pérenne ou ponctuelle (salariés en situation de handicap, seniors, femmes enceintes…).
III – ORGANISATION DU TRAVAIL
III.1 Les formules de télétravail 2 formules alternatives sont proposées :
Formule « 1 journée hebdomadaire fixe »
Le collaborateur bénéficie d’une journée par semaine en télétravail. Cette journée est définie avec son manager en fonction des contraintes du service. Une fois fixé, le jour télétravaillé reste le même pendant toute la durée de l’avenant au contrat.
Formule « 6 jours flottants par trimestre »
Le collaborateur bénéficie d’une enveloppe de 6 jours de télétravail qu’il peut positionner chaque trimestre selon ses besoins et en accord avec son manager. Dans tous les cas, il ne pourra pas positionner plus de 2 jours de télétravail par semaine. Les dates des journées télétravaillées seront prévues au moins un mois à l’avance.
Quelle que soit la formule choisie, le télétravail s’organise par journées entières. Pour assurer un temps de présence suffisant dans l’entreprise, les jours effectués en télétravail ne pourront être les seuls jours travaillés de la semaine.
III.2 Les modalités d’organisation du télétravail Quelle que soit la formule choisie, la règlementation sur le temps de travail applicable aux collaborateurs présents dans l’entreprise est également applicable aux télétravailleurs. Le télétravailleur s’engage à respecter les durées minimales de repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (24 heures consécutives).
Pour les collaborateurs relevant d’un régime en heures, il conviendra de respecter les plages horaires telles que définies dans l’accord du 19/12/14 sur le temps de travail à La Médicale de France. Le fait de télétravailler ne les dispense pas de badger 4 fois par jour sur l’outil SIRH dédié.
Pour les collaborateurs relevant d’un régime au forfait, afin de respecter la vie privée du télétravailleur et de préserver l’équilibre entre la vie personnelle et vie professionnelle, le télétravailleur et le manager pourront convenir ensemble des plages horaires durant lesquelles le télétravailleur sera joignable à son poste.
A défaut, les plages horaires pendant lesquelles le salarié en télétravail devra être joignable sont a minima celles des plages fixes telles que définies dans l’accord sur le temps de travail du 19/12/14.
IV – PROCEDURE ET FORMALISATION DU PASSAGE AU TELETRAVAIL
IV.1 Procédure de demande La mise en place du télétravail s’organise dans le cadre d’une campagne annuelle d’appel à candidatures qui se déroule entre janvier et février pour une mise en place à partir du mois d’avril. Aucune demande ne sera accordée en-dehors de cette période sauf cas exceptionnel (grossesse,…). Le collaborateur qui souhaite bénéficier d’une formule de télétravail complète un dossier de candidature dans lequel il :
Précise la formule de télétravail demandée ;
Indique le jour fixe de télétravail souhaité (pour la formule hebdomadaire) ;
Atteste que son lieu de télétravail obéit aux règles de sécurité électrique ;
Atteste disposer d’une ligne Internet haut débit et justifie le coût d’abonnement y afférent ;
Justifie de la souscription d’une assurance Multi Risques Habitation couvrant son activité professionnelle occasionnelle à son domicile.
Il sollicite l’accord de son manager. Ce dernier examine cette demande au regard des critères métiers définis à l’article II .2.1 du présent accord. Il dispose d’un délai de 15 jours pour faire part de sa réponse au collaborateur.
En cas de refus du manager (critères d’éligibilité non remplis, simultanéité des demandes rendant problématique l’acceptation de la demande…), celui-ci motive les raisons de ce refus auprès du collaborateur concerné et dans le dossier de candidature.
En cas d’acceptation du manager, et une fois ce dossier complété et signé, le collaborateur l’adresse au service des Ressources Humaines.
La demande est ensuite instruite par le service des Ressources Humaines qui rendra son avis favorable ou défavorable dans les 15 jours à compter de la réception du dossier de candidature complet. Le service des Ressources Humaines pourra être amené à refuser une demande de télétravail pour les critères suivants :
Le collaborateur ne remplit pas les critères d’éligibilité RH ;
Le dossier n’a pas été adressé dans les délais ou hors de la campagne annuelle ;
Le lieu de télétravail choisi ne répond pas aux exigences décrites ci-dessus
Les parties conviennent qu’en cas de désaccord, le collaborateur pourra demander un examen de sa demande par son N+2 et le RRH.
IV.2 Procédure de renouvellement
La procédure de renouvellement répond aux mêmes règles que la procédure de demande initiale. La demande s’effectue lors de la campagne annuelle suivante.
IV.3 L’avenant au contrat de travail Le passage au télétravail se formalise par la signature d’un avenant au contrat de travail qui précise les conditions d’exécution du télétravail et qui est signé pour une durée d’un an éventuellement renouvelable.
Par ailleurs, il est prévu qu’en cas de changement de poste au sein de l’entreprise, il appartient au manager d’accueil d’apprécier si les conditions sont toujours réunies pour la poursuite du télétravail.
IV.4 La période d’adaptation Lors du premier passage en télétravail, une période d’adaptation de 3 mois est proposée au collaborateur comme au manager. Cette période a pour objet de permettre aux parties de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes et à leurs exigences. Au cours de cette période, la formule peut être modifiée ou le télétravail interrompu sans délai. En cas de difficulté au cours des trois premiers mois, un entretien entre le manager et le télétravailleur devra être réalisé afin d’effectuer un premier bilan. Il est rappelé que le passage au télétravail génère des interventions conséquentes (modification de l’équipement de travail, modification dans les outils de SIRH, …) et que toute demande doit faire l’objet d’une réflexion préalable et mûrie.
V – REVERSIBILITE ET SUSPENSION
V.1 Cessation du télétravail
Le télétravailleur et/ou son manager peuvent décider de mettre fin au télétravail d’un commun accord et par écrit. La cessation à l’initiative du manager devra être motivée par écrit. Elle pourra notamment être demandée en cas de non-respect de ses engagements par le salarié. Dans le cas de la formule hebdomadaire, un délai de prévenance d’un mois devra être observé. Ce délai peut être réduit en cas d’accord entre les parties. En cas de réduction du temps de travail hebdomadaire du salarié inférieur à 80%, l’avenant cesse immédiatement de produire ses effets.
V.2 Report occasionnel, suspension temporaire et modification de la journée hebdomadaire
V.2.1 Report occasionnel Le jour hebdomadaire télétravaillé ou les jours flottants prévus au calendrier pourront être reportés :
A la demande du télétravailleur en cas de nécessités impérieuses et sous réserve de l’accord du manager ;
A la demande du manager, pour tenir compte des nécessités du service et dans certaines situations exceptionnelles (réunion de travail, formation, présence impérative dans l’entreprise, etc.).
Le télétravailleur et/ou le manager observent un délai de prévenance de 2 jours ouvrés sauf accord entre les parties. Ce report occasionnel de jour(s) télétravaillé(s) intervient uniquement au cours de la semaine de travail concerné pour les télétravailleurs ayant choisi la formule hebdomadaire, et au cours du même trimestre civil pour les autres. Il devra faire l’objet d’une information à la DRH dans les meilleurs délais. Les jours flottants non pris sur un trimestre ne sont pas reportables sur le trimestre suivant.
V.2.2 Suspension temporaire A titre exceptionnel, le télétravailleur ou le manager peuvent solliciter une suspension temporaire du télétravail dans les cas suivants :
Des contraintes particulières de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation des missions du collaborateur depuis son lieu de télétravail ;
Des impératifs opérationnels nécessitant la présence sur site du télétravailleur.
La partie à l’initiative de la demande de suspension devra en informer par écrit l’autre partie ainsi que le service des Ressources Humaines dans les meilleurs délais.
V.2.3 Modification de la journée de télétravail hebdomadaire Pour les télétravailleurs en formule « hebdomadaire », une modification de la journée télétravaillée peut être envisagée en cours d’avenant, à l’initiative du manager, notamment pour permettre à d’autres salariés du même service d’accéder au télétravail ou, à l’initiative du collaborateur, pour convenances personnelles. Cette modification se traduira par la signature d’un nouvel avenant dont le terme sera identique à celui de l’avenant initial. Une seule modification par an sera acceptée.
VI – DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR
VI.1 Egalité de traitement Le télétravail n’a aucune incidence sur les droits et devoirs du salarié, que ce soit en termes d’évolution de sa carrière, de rémunération ou d’accès à la formation.
Le télétravailleur continue à bénéficier des avantages légaux et conventionnels dans les mêmes conditions que les collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il conserve ainsi notamment son droit aux titres restaurant pour les jours où il est en télétravail. Les évolutions de la législation en la matière seront automatiquement prises en compte. A l’inverse, tout comme les autres salariés, il reste soumis au règlement intérieur et aux règles en vigueur dans l’entreprise.
VI.2 Confidentialité des données Le télétravailleur s’engage à préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité des données reçues et transmises. Il est rappelé que l’usage du matériel mis à disposition est strictement réservé à l’activité professionnelle.
Le télétravailleur s’engage ainsi à respecter notamment l’ensemble des engagements contenus dans la charte d’utilisation des outils informatiques annexée au règlement intérieur de La Médicale.
VII – ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
VII.1 Connexion Haut Débit Le télétravail n’est accordé qu’aux collaborateurs justifiant d’une connexion haut débit sur le lieu choisi pour le télétravail (8Mbps en réception minimum).
VII.2 Espace de travail dédié Le collaborateur en télétravail doit disposer d’un espace dédié, approprié à l’exercice du télétravail. Cet espace de travail devra être aéré, lumineux et obéir aux règles de sécurité électrique.
VII.3 Assurance Multirisques Habitation Le télétravailleur doit être couvert par une assurance Multirisques Habitation donnant la possibilité d’exercer une activité professionnelle ponctuelle sur son lieu de télétravail.
VII.4 Matériel mis à disposition du télétravailleur Le télétravailleur doit disposer sur son lieu de télétravail du matériel et du mobilier nécessaire à l’exercice de son activité. L’entreprise s’engage à lui fournir un ordinateur portable avec connexion à distance au réseau de l’entreprise. Un téléphone portable avec un forfait téléphonique « de base » pourra lui être attribué en cas de nécessité liée à la fonction. Le collaborateur s’engage à préserver le matériel qui lui est confié et en assure la bonne conservation. Il devra informer la Société dans les meilleurs délais, en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, vol ou perte du matériel mis à sa disposition. Le helpdesk reste accessible depuis le lieu de télétravail, par téléphone, au numéro habituel. En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité à domicile, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique immédiatement qui prendra les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation du service et de l’activité. Dans cette hypothèse, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir travailler au sein de l’entreprise ou de poser une journée ou une demi-journée de congé ou RTT en accord avec le manager.
VII.5 Prise en charge des frais professionnels Certaines dépenses inhérentes au télétravail sont prises en charge de manière partielle et forfaitaire.
Les coûts d’abonnement à la ligne internet haut débit du télétravailleur sont pris en charge de la manière suivante, sur justificatifs : 1/22ème de l’abonnement mensuel, hors option, par jour de télétravail, dans la limite d’un abonnement mensuel de 35 euros.
Pour des raisons d’ergonomie au poste de travail, l’entreprise participera à l’achat d’un équipement complémentaire (clavier, écran ou souris verticale) à hauteur de 80 euros dans la limite des frais engagés et sur justificatifs
Il est à noter que cette participation est unique, quels que soient le nombre de renouvellements dont le télétravailleur bénéficiera.
VIII – SANTE ET SECURITE
VIII.1 Maladies et Accidents de travail Le télétravailleur relève de la législation en matière de santé dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs. En cas d’accident du travail, il doit informer son employeur dans les délais légaux et transmettre toutes les informations nécessaires.
Conformément à la législation en vigueur, seront présumés comme accident du travail, les dommages corporels du télétravailleur intervenus pendant ses heures du travail, au cours de ses activités professionnelles sur son lieu de télétravail.
VIII.2 Médecine du travail Le collaborateur informe de sa situation de télétravailleur à l’occasion des visites médicales. L’entreprise fournira au médecin du travail la liste des télétravailleurs. Le médecin du travail pourra vérifier l’impact éventuel sur la santé de la situation de télétravail (prévention contre l’isolement, troubles visuels, troubles musculo squelettiques…).
IX – DUREE DE L’ACCORD, REVISION, SUIVI ET DEPOT
IX.1 Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans jusqu’au 31/12/20. Les parties signataires conviennent de se rencontrer au plus tard 2 mois avant l’échéance pour faire un bilan de l’application de l’accord et envisager son renouvellement. Ce bilan sera partagé en Comité d’Entreprise et en CHSCT. A défaut d’un nouvel accord conclu entre les parties, le présent accord cessera de produire ses effets à la date d’échéance convenue. IX.2 Révision Durant le cycle électoral au cours duquel cet accord a été signé, une demande de révision pourra être effectuée par lettre recommandée avec avis de réception par les seules organisations syndicales représentatives signataires ou adhérentes.
A l'issue de la période correspondant au cycle électoral susvisé, la procédure de révision peut être engagée par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d'application de l'accord, qu'elles en soient ou non signataires.
Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation dans les conditions prévues aux articles L2261-9 et suivants du Code du Travail ; il constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de façon fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle dans la mesure où il constitue un tout équilibré de dispositions qui sont le résultat d’une négociation
IX.3 Formalités de dépôt Conformément à l’article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord sera notifié, par remise en mains propres contre décharge, aux organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.
Le présent accord est déposé en deux exemplaires (un exemplaire par lettre recommandée avec avis de réception et un exemplaire par courrier électronique) à la Direction Régionale
des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) après notification aux organisations syndicales représentatives.
Un exemplaire du présent accord est adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Le texte du présent accord est accessible sous l’intranet RH de La Médicale de France.
Fait à Paris, le 02/01/2018
(En 5 exemplaires)
Pour La Médicale de France
Pour le Syndicat CGT
Pour le Syndicat CFDT
ANNEXE 1 : liste des fonctions non éligibles au télétravail
