Le présent accord est signé conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables, notamment celles relatives aux élections professionnelles des représentants du personnel aux comités sociaux et économiques, ainsi qu’au recours au vote électronique, dans le respect des garanties requises par la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL).
Entre les soussignées,
La Poste, Société Anonyme au capital de 5 857 785 892 euros immatriculée sous le numéro 356 000 000 au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris (code NAF 5310Z), dont le siège social est situé 9 rue du Colonel Pierre Avia 75015 PARIS, représentée par Mme XXXXXX, agissant en qualité de Directrice Générale Adjointe, Directrice des Ressources Humaines du Groupe la Poste, dûment habilitée en cette qualité audit siège, Ci-après désignée « La Société »,
D’une part,
Et Les organisations syndicales représentatives signataires du présent accord
Ci-après désignées « Les organisations syndicales »
D’autre part,
Ci-après désignées ensemble « Les Parties »
PRÉAMBULE
PRÉAMBULE
Depuis 2007, La Poste a, à plusieurs reprises, eu recours au vote électronique pour les élections professionnelles ainsi qu’à l’occasion d’autres échéances électorales (élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de La Poste, élections des représentants du personnel aux CAP CCP…).
Par cet accord, les Parties signataires confirment l’intérêt de recourir au vote électronique, et souhaitent déterminer les garanties que doit présenter le système de vote électronique ainsi que ses modalités d’organisation.
Dans ce cadre, il convient de préciser que l’article L.2314-26 du code du travail autorise le recours au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel aux comités sociaux et économiques. Les articles R.2314-5 et suivants du code du travail en précisent les conditions et les modalités.
Par ailleurs, la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
La CNIL a adopté une délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019, ayant pour objet de revoir la recommandation de 2010 à l’aune de l’évolution des solutions de vote proposées par les prestataires et de l’évolution du cadre juridique relatif à la protection des données.
Cette recommandation fixe notamment les objectifs de sécurité que doit atteindre tout dispositif de vote électronique et a été complétée par un questions-réponses du 24 octobre 2022.
Conformément à l’article L.2222-3 du code du travail, le calendrier des négociations, pour la conclusion du présent accord, a été le suivant :
1ère réunion de négociation : le 11 octobre 2023 ;
2ème réunion de négociation : le 17 octobre 2023 ;
3ème et dernière réunion de négociation : le 25 octobre 2023.
CECI ETANT EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
SOMMAIRE
SOMMAIRE
Articles
Titre
pages
Préambule 3
Sommaire 4 Article 1 Champ d’application
5 Article 2 Les modalités d’organisation du scrutin électronique
5 Article 2.1 Principes généraux 5 Article 2.2 Garanties liées au système de vote électronique 5 Article 2.3 La mise en place du système de vote électronique par un prestataire extérieur 7 Article 3 Déroulement des opérations de vote 7 Article 3.1 Les modalités d’authentification de l’électeur au site de vote électronique 7 Article 3.2 La présentation des listes de candidats sur le site de vote électronique 8 Article 3.3 Les lieux de vote en physique et le vote à distance 9 Article 4 La vérification du système de vote électronique par un expert indépendant 9 Article 5 Sincérité du vote électronique et stockage des données 9 Article 6 Sécurité 10 Article 7 Information des électeurs et assistance téléphonique 11 Article 8 Gestion des données à caractère personnel et RGPD 11 Article 9 Durée de l’accord 11 Article 10 Dépôt et publicité et information du personnel 11 Article 11 Commission de suivi 12 Article 12 Révision et dénonciation de l’accord 12
Annexe- Cahier des charges portant sur la fourniture de la solution logicielle de vote électronique remis à Voxaly Docaposte pour la période 2022-2027
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ARTICLE 1 : Champ d’application
Le cadre de mise en place du vote électronique fixé par les présentes dispositions est applicable aux élections qui interviendront en 2024 pour l’élection des représentants du personnel aux CSE de La Poste SA, ainsi que pour toutes les élections des représentants du personnel qui seront organisées à La Poste avant le 31 décembre 2028.
ARTICLE 2 : Les modalités d’organisation du scrutin électronique
2.1. Principes généraux
Les parties conviennent que le fait de retenir le système de vote électronique est exclusif de toute autre modalité de vote. Afin de mettre en place ce système de vote électronique, les parties ont recours à un prestataire externe dans les conditions prévues au point 2.3 du présent accord.
Le système de vote électronique qui a été retenu doit respecter les principes généraux indispensables à la régularité et à la sincérité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote : conformité entre le vote émis par le salarié électeur et le vote enregistré ;
Le caractère libre, anonyme, personnel et sincère du vote et notamment l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;
La confidentialité et le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
Et, le cas échéant, le contrôle a posteriori des opérations électorales éventuellement par le juge.
2.2. Garanties liées au système de vote électronique
Le système de vote électronique présente les garanties techniques détaillées ci-après.
S’agissant de l’établissement de la liste électorale :
Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Seules les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique ont accès aux fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs.
S’agissant des moyens d'authentification et de l’expression du vote :
Le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le dispositif garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
S’agissant du déroulement du scrutin :
Les électeurs auront – à tout moment et pendant toute la durée du scrutin – la possibilité de voter avec n’importe quel équipement professionnel ou privé, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections de La Poste. L’utilisation de l’équipement professionnel pour participer au scrutin s’effectuera dans le respect de la confidentialité et du secret du vote. Ces règles seront rappelées à l’ensemble de la filière RH et aux managers qui veilleront au respect de ces principes.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin sont contrôlées par les membres du bureau de vote centralisateur. La filière RH mettra tout en œuvre pour sensibiliser les managers à ce que les électeurs aient effectivement la possibilité de voter, le cas échéant, sur leur lieu de travail et pendant toute la durée du scrutin.
S’agissant des élections des représentants du personnel aux CSE de La Poste SA, les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral. Ainsi, le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant la période déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
Le système de vote électronique doit être scellé avant l'ouverture du scrutin en présence du Président et des membres du bureau de vote centralisateur (BVC) ainsi que des représentants des organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats, d’un huissier de justice et de l’expert indépendant. Le système de vote électronique doit rester scellé jusqu’à la clôture du scrutin.
Préalablement au scellement de l’urne, un vote à blanc sera effectué. Ce scrutin à blanc vise à tester le fonctionnement du site de vote en conditions réelles et à vérifier la bonne intégration des listes de candidats et des professions de foi. Il est réalisé lors de la cérémonie de scellement, en présence du bureau de vote centralisateur et des délégués désignés, au niveau national, par les organisations syndicales ayant déposé des listes de candidat.
Le scellement du système de vote électronique est effectué au moyen de clés de scellement. L’une de ces clés est remise au Président du bureau de vote centralisateur et a minima trois clés de scellement sont attribuées, par tirage au sort, aux autres membres du bureau de vote centralisateur parmi ceux désignés par les organisations syndicales. Une fois le scellement définitif réalisé, un procès-verbal de scellement sera généré par le système de vote électronique. Ce procès-verbal sera signé par les membres du bureau de vote centralisateur. Le scellement du système de vote électronique peut être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique est également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. En cas de besoin, la procédure de décompte des votes enregistrés peut être déroulée de nouveau.
S’agissant de la liste d’émargement :
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Toutefois, afin de pouvoir suivre le déroulement du scrutin électronique, les parties conviennent que, pendant le scrutin, il est important de prévoir un suivi du taux de participation et de la liste d’émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. La liste d’émargement est enregistrée sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le prestataire de vote électronique permettra aux membres du(des) bureau(x) de vote qui assurent le bon déroulement des opérations électorales, et aux délégués de liste dûment désignés ou habilités de consulter les taux de participation et la liste d’émargement, pendant la durée du scrutin. Pour ce faire, le prestataire leur enverra, avant le scrutin, un code d’accès au site internet dédié, mis en place par le prestataire.
S’agissant des résultats électoraux :
Le dépouillement s’effectue au niveau du bureau de vote centralisateur, après la clôture du scrutin.
Il démarre par la saisie des clés de chiffrement par le Président et par les membres du bureau de vote centralisateur détenant l’une de ces clés. Les résultats seront proclamés dès l’issue du dépouillement.
S’agissant des élections des représentants du personnel des CSE de La Poste SA :
le système de vote électronique permettra d’éditer les procès-verbaux de résultats de chaque CSE E (PV Cerfa) à l’issue du dépouillement.
le prestataire mettra à la disposition de chaque bureau de vote constitué au niveau de chacun des CSE E du périmètre La Poste SA, l’ensemble des procès-verbaux correspondants à leurs résultats ainsi que les procès-verbaux des résultats nationaux.
le prestataire éditera un procès-verbal permettant de déterminer, au niveau global de l’établissement distinct et par collège, la représentativité et l’audience des organisations syndicales ainsi que ces mêmes résultats au niveau global La Poste SA.
le prestataire éditera un procès-verbal de résultats, par établissement distinct et au niveau national, pour déterminer les résultats des suffrages exprimés par les salariés, d’une part, et ceux des fonctionnaires, d’autre part. Cela afin notamment, de transmettre les résultats des votes des salariés à la Direction Générale du Travail pour la mesure de la représentativité interprofessionnelle.
2.3 : La mise en place du système de vote électronique par un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur.
Pour des raisons de cohérence et de centralisation des résultats, le prestataire chargé du vote électronique sera le même pour toutes les entités de La Poste appelées à participer aux élections. Pour les élections des représentants des CSE E de La Poste SA notamment, le prestataire de vote électronique et la solution de vote mise en place seront les mêmes dans tous les établissements distincts du périmètre La Poste SA.
Ce prestataire est choisi sur la base d’un cahier des charges, respectant les prescriptions règlementaires et notamment les articles R. 2314-5 à R.2314-18 du code du travail, lequel sera annexé au présent accord.
Le prestataire respecte également les prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
Pour les élections professionnelles, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur la mise en place du vote électronique à La Poste SA.
ARTICLE 3 : Déroulement des opérations de vote électronique
3.1. Les modalités d’authentification de l’électeur au site de vote électronique
Avant le premier tour, chaque électeur recevra des codes d’accès (authentifiant + code confidentiel) générés dans des conditions permettant de garantir la confidentialité du vote. Ces moyens d'authentification permettront au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
Pour voter, chaque électeur recevra :
Son authentifiant de vote par un premier canal,
Son code confidentiel par un second canal.
A l’ouverture du scrutin, l’électeur recevra un mail contenant l’adresse de connexion au site de vote ainsi que les dates et horaires de début et de fin du scrutin (au premier et le cas échéant, au second tour).
L’électeur recevra également une notice explicative contenant les modalités du vote électronique ainsi que les dates de début et de fin du vote électronique et les modalités de contact de l’assistance téléphonique dédiée aux électeurs.
S’agissant des élections des représentants du personnel aux CSE E de La Poste SA, les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du code du travail.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son authentifiant de vote ainsi que deux données de connexion définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Pour les élections tant des titulaires que des suppléants des CSE E de La Poste SA, l’électeur, une fois connecté, verra s’afficher les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera ensuite son vote au moyen du code personnel défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Cette validation vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes (authentifiant et/ou code confidentiel) au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
3.2. La présentation des listes de candidats sur le site de vote électronique
Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.
Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront préalablement définis, pour les élections des représentants du personnel aux CSE de La Poste SA, dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées, dans toute la mesure du possible, sur une seule et même page.
Le système proposera par défaut le vote pour la liste entière. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée ou de voter blanc.
3.3. Les lieux de vote en physique et le vote à distance
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).
Les parties font le constat que certains personnels de La Poste SA, relativement aux fonctions qu’ils exercent, n’utilisent pas de matériel informatique dans leur cadre professionnel.
Ainsi, pour ces sites, pendant toute la période du scrutin électronique, La Poste mettra à disposition des électeurs un ou plusieurs ordinateurs ou tablettes avec une connexion sécurisée au site des élections, en libre-service, dans une salle du site prévue à cet effet.
Lors des négociations sur le protocole d’accord préélectoral, la Direction de La Poste SA et les organisations syndicales discuteront, notamment pour les sites qui opteraient pour la mise à disposition des électeurs d’un espace de vote dédié, de :
la mise à disposition d’un PC pour voter par internet sur le lieu de travail ; l’emplacement de ces postes informatiques respectera l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de ceux-ci ;
les horaires de mise à disposition de ce matériel et son emplacement au sein du site ;
la signalisation de l’espace de vote au sein du site ;
la possibilité pour tout postier qui le souhaite de se rendre sur le site de vote de son choix, à condition de prévenir au préalable le responsable du site concerné.
En outre, les modalités pratiques de mise en place d’espaces de vote, le cas échéant, mutualisés, pourront être déterminées dans le cadre de concertations locales (plages horaires, nombre d’ordinateurs ou tablettes, salle(s) du site concernée(s), etc.).
ARTICLE 4 : La vérification du système de vote électronique par un expert indépendant
Le système de vote électronique mis en place par le prestataire devra être conforme aux recommandations de la CNIL.
A cet égard, un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires, l’expert indépendant vérifiera :
l’existence d’un cahier des charges respectant, notamment les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail ;
la confidentialité et la sécurité du dispositif ;
l’accessibilité aux données et la présence de fichiers dédiés ;
les scellements du dispositif à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
ARTICLE 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, en particulier s'agissant des listes électorales et des moyens d'authentification.
A cet égard, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement, conformément aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du code du travail.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de (des) l'urne(s) ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Seuls les membres des bureaux de vote constitués et les délégués de liste, dûment désignés par les organisations syndicales ayant présenté des candidats aux élections et préalablement habilités, pourront consulter les taux de participation et la liste d’émargement en ligne, et ce à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin. Pour ce faire, le prestataire mettra à disposition un site internet, accessible uniquement au moyen d’une connexion sécurisée.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du(des) bureau(x) de vote contrôlent la clôture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
S’agissant des élections des représentants du personnel aux CSE de La Poste SA :
le dépouillement et le décompte des voix sont faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et modalités de vote par voie électronique ;
le Président de chaque bureau de vote procède à la proclamation des résultats du périmètre du CSE E concerné.
Le(les) procès-verbal de résultats est mis à la disposition du(des) bureau(x) de vote et signé(s) par ses membres.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
ARTICLE 6 : Sécurité du système de vote électronique
Une cellule d'assistance technique commune aux différents établissements distincts chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote centralisateur, les représentants de la DRH Groupe et les délégués de liste désignés, au niveau national, par les organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats.
Cette cellule aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La cellule d’assistance technique ne pourra intervenir sur le système de vote en cours de scrutin que pour faire face à une panne grave. Une telle intervention s’accompagnera d’une information simultanée du(des) bureau(x) de vote et d’une traçabilité des actions menées dans les conditions prévues par le cahier des charges relatif à la mise en place du système de vote électronique.
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote centralisateur aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction des Ressources Humaines du Groupe et des délégués de liste désignés, au niveau national, par les organisations syndicales ayant présenté au moins une liste de candidats aux élections, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 7 : Information des électeurs et assistance téléphonique
Tous les moyens seront mis en œuvre afin de faciliter le vote électronique pour l’ensemble des postiers.
En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs avec l’authentifiant de vote.
Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’assistance téléphonique mise en place par le prestataire de vote électronique, pendant les heures qui auront été communiquées dans la note explicative. Ils pourront également joindre le correspondant élection de leur périmètre aux heures d’ouverture du service.
ARTICLE 8 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Il prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire fera l’objet d’une mention au registre de traitement des données personnelles de La Poste SA.
ARTICLE 9 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée de cinq ans. Il prendra effet à partir du 1er janvier 2024 sous réserve de l’accomplissement préalable des formalités de publicité et de dépôt.
Le cadre de mise en place du vote électronique ainsi fixé par les présentes dispositions est applicable aux élections qui interviendront en 2024 pour l’élection des représentants du personnel aux CSE de La Poste SA, ainsi que pour toutes les élections des représentants du personnel qui seront organisées à La Poste avant le 31 décembre 2028.
ARTICLE 10 : Dépôt et publicité et information du personnel
Le présent accord fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants et R. 2231-1-1 et suivants du code du travail. Le présent accord sera notamment déposé par la Direction des Ressources Humaines Groupe sur la plateforme TéléAccords du ministère du travail. Un exemplaire sera par ailleurs déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil des prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord. Enfin, en application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
ARTICLE 11 : Commission de suivi
La commission de suivi aura pour mission de veiller à la bonne application des mesures du présent accord. Elle pourra être sollicitée pour formuler des suggestions.
Avant la tenue des élections professionnelles de 2024, participeront à cette commission de suivi les organisations syndicales représentatives ayant participé aux négociations et signataires du présent accord.
Au cours du prochain cycle électoral, elle sera composée de deux délégués syndicaux centraux parmi ceux qui auront été désignés par les organisations syndicales représentatives ayant participé aux négociations et signataires du présent accord.
ARTICLE 12 : Révision de l’accord
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail.
Les demandes de révision ou de modification du présent accord doivent être présentées par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. Elle comportera obligatoirement une proposition de rédaction nouvelle. La Direction convoquera alors l’ensemble des organisations syndicales représentatives à une réunion de négociation de révision.
Durant les négociations, l’accord restera applicable dans toutes ses dispositions et sans aucun changement.
Pour La Poste
La Directrice Générale Adjointe, Directrice des Ressources Humaines Groupe La Poste
XXXX
Pour les organisations syndicales
Fédération Communication, Conseil, Culture CFDT (F3C-CFDT) Fédération Communication, Conseil, Culture CFDT (F3C-CFDT) Fédération nationale des salariés du secteur des Activités Postales et de Télécommunications (FAPT-CGT)
Fédération syndicaliste Force Ouvrière de la Communication Postes et Télécommunications (FO-COM) Fédération syndicaliste Force Ouvrière de la Communication Postes et Télécommunications (FO-COM)
Fédération des syndicats PTT Solidaires Unitaires et Démocratiques (SUD) Fédération des syndicats PTT Solidaires Unitaires et Démocratiques (SUD)
Cahier des charges portant sur la fourniture de la solution logicielle de vote électronique remis à Voxaly Docaposte pour la période 2022-2027
CAHIER DES CHARGES PORTANT SUR LA
FOURNITURE D'UNE SOLUTION LOGICIELLE DE VOTE ELECTRONIQUE
EN MODE SOFTWARE AS A SERVICE (SAAS) POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL, PRESTATIONS ASSOCIEES ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES.
Confidentiel
I PRESENTATION DU MARCHE 1 – Présentation du marché
.1 - Présentation générale du Groupe La Poste
- Chiffres clés et activités
Faits marquants de l’année 2020
- Présentation de la représentation du personnel à La Poste
3/ Une solution unique de vote électronique aux élections des représentants du personnel de La Poste
4/ Modalités générales des élections concernées 4.1 - La nature des élections 4.2 - Le socle commun pour chacune des élections
4.2.1 Les principes génériques
4.2.1.1 Mode projet 4.2.1.2 Déroulement de chacune des élections 4.2.1.3 Dépouillement des votes et établissement du procès-verbal de résultats
4.2.2 Les principes techniques de la solution de vote électronique
II ORGANISATION DES ELECTIONS ET PRESTATIONS ATTENDUES DU PRESTATAIRE
1 – Garanties attendues du prestataire (éléments non limitatifs) 2 – Interventions attendues du Prestataire dans le cadre des consultations préalables sur le recours au vote électronique 3 – Concernant l’opération électorale proprement dite, fonctionnalités attendues du Prestataire (non limitatives)
3.1 Fonctionnalités générales 3.2 - Respect des contraintes liées aux principes généraux du droit électoral pour chacune des élections 3.3 – Plateforme de vote électronique 3.4 - Accès au site d’administration du système de vote (ou site de supervision) 3.5 – Accessibilité numérique 3.6 – Recette 3.7 – Maintenance 4 – Fonctionnalités attendues du système de vote électronique 4.1 – Horodatage 4.2 – Chiffrement 4.3 – Procédure de vote 5 – Processus électoral à mettre en place par le prestataire 5.1 – Moyens d’identification et d’authentification 5.2 – Ecrans de vote 5.3 – Paramétrage de chacune des élections 5.4 – Interface d’administration du vote (ou site de supervision) pour chacune des élections 5.5 – Tests et recette pour chacune des élections 5.6 – Période de vote pour chacune des élections 5.7 – Dépouillement pour chacune des élections
III ASSISTANCE
Aux électeurs ou aux correspondants élections
Au bureau de vote et aux personnes habilitées
DOCUMENTATION ET AUTRES RAPPORTS
CONTROLE
EXIGENCES ENVIRONNEMENTALES
Engagement envers l’utilisation des énergies renouvelables
Ecoconception des installations de(s) centre(s) de données
Gestion des déchets
ANNEXES
Modèle de Planning de projet à établir pour chacune des éléctions
Mise à disposition des données du SI RH-Elections
Informations relatives à l’accès, à l’utilisation et à la sécurité des ressources des SI de La Poste
Grille des exigences d’accessibilité détaillée
Définitions/liste des abréviations
Dépouillement des cas de moins de 5 votants
I – Présentation du marché
1 .1 Présentation générale du Groupe La Poste
Le Groupe La Poste est un grand groupe de services français détenu à 100 % par des actionnaires publics (66% par la Caisse des Dépôts et Consignations, et 34 % par l’État). Constitué de la maison mère (La Poste SA) et de ses filiales, Le Groupe La Poste est désormais organisé autour de quatre branches :
la
branche Services-Courrier-Colis qui regroupe les activités traditionnelles de livraison de courrier relationnel et publicitaire, de presse et de colis postal sur tout le territoire. Elle se développe activement sur le marché des services de proximité, notamment la Silver économie ;
la
branche GeoPost, composée à 100 % de filiales du Groupe, fortement implantée en Europe (active dans l’ensemble des pays européens, dont 23 avec une présence en propre), qui porte l’activité d’express du Groupe en France et à l’international, avec pour cœur de métier le transport routier des colis de moins de 30 kg en délai rapide. GeoPost offre des solutions de livraison à valeur ajoutée tant aux entreprises (BtoB) qu’aux particuliers (BtoC) sur le dernier kilomètre à domicile et hors domicile ;
la
branche Banque Postale est présente dans trois domaines : la banque de détail en France, l’assurance et la gestion d’actifs. Forte de 11 millions de clients, particuliers, personnes morales et collectivités locales. La Banque Postale, filiale héritière des services financiers de La Poste, a un positionnement unique sur le marché français ;
la
branche Grand Public et Numérique qui rassemble désormais le Réseau La Poste, l’ensemble des responsabilités marketing et commerciales vers les clientèles particuliers et professionnels et l’expérience client à travers les canaux physiques et digitaux, pour mieux servir les clients de La Poste. Elle conserve également la responsabilité de la transformation numérique du Groupe La Poste et le développement du business digital essentiellement portés au sein de la filiale Docaposte. En plus de son rôle clé dans la distribution et la commercialisation des offres du Groupe, la branche Grand Public et Numérique est également centrale pour la bonne exécution des missions de service public que sont l’aménagement du territoire, l’accessibilité bancaire et contribue à la mission de service universel postal.
La montée en puissance des nouvelles activités, axées sur la proximité et l’adaptation aux modes de vie et à l’évolution de la société est illustrée par des offres comme « Veiller sur mes parents » ou le passage de « l’examen du code la route ». La conquête de nouveaux marchés s’est également accélérée à travers une politique active de croissance externe, essentiellement dans le secteur de l’express, mais aussi dans ceux de la Silver Economie, des services de proximité ou du numérique. Parallèlement, Le Groupe a signé avec l’Etat, un contrat d’entreprise qui fixe les objectifs et modalités d’exécution de ses missions de service public pour la période 2018-2022. Enfin, La Poste poursuit ses actions en matière d’engagement sociétal et de transition énergétique. La Poste a ainsi obtenu la note jamais atteinte de 75% par l'Agence Vigéo Eiris, ce qui classe le Groupe comme
n°1 mondial en matière de RSE.
Le Groupe La Poste est constituée de La Poste SA et de ses filiales expertes, spécialisées et intégrées.
Son cadre organisationnel évolue régulièrement pour s’adapter à l’activité du Groupe La Poste. La Poste SA est actuellement organisée en 143 Niveaux Opérationnels Déconcentrés (NOD).
Avant chacune des élections régies par le présent document, La Poste communiquera le cas échéant une actualisation de l’organisation au Prestataire.
Le
Groupe La Poste emploie plus de 250 000 collaborateurs (dont environ 15% hors de France et environ 220 000 collaborateurs éligibles à l’élection des représentants du Conseil d’administration); avec environ 170 000 collaborateurs pour La Poste SA, dont environ 58 500 fonctionnaires, en France métropolitaine, Corse, Outre-Mer et à l’international.
1.2- Chiffres clés et activités
En 2020, Le Groupe La Poste a réalisé un chiffre d’affaires consolidé de 31 185 millions d’euros à comparer à 25 983 millions d’euros en 2019. Le résultat net part du Groupe est de 2084 millions d’euros à comparer à 822 millions d’euros en 2019. En 2020, la branche Services-Courrier-Colis représente 38,1% du chiffre d'affaires consolidé, GeoPost en représente 35,0%, la Banque Postale 24,7% et la branche Numérique 2%. 1.3- Faits marquants de l’année 2020
2020 a été une année déterminante dans la transformation du Groupe, qui s’est accélérée sous l’effet de la crise sanitaire :
Réalisation d’opérations transformantes pour le Groupe, qui a atteint son objectif de diversification avec notamment :
le rapprochement entre La Poste et la Caisse des Dépôts et entre La Banque Postale et CNP Assurances.
le renforcement de GeoPost sur ses marchés avec plusieurs acquisitions en Europe dont BRT, le leader de l’express en Italie. Dans ce cadre Asendia a également rejoint GeoPost début 2021, afin de développer les synergies et accélérer le développement du Groupe La Poste dans la logistique et les services colis à l’échelle mondiale, fondée sur une croissance sans précédent de l’e-commerce.
la consolidation dans le digital et les services de santé à domicile.
Une crise sanitaire mondiale : accélération des tendances qui impactent son modèle économique, avec notamment :
Chute des volumes de courrier.
Forte hausse des volumes du colis et de l’express dans un contexte de boom du e-commerce.
Digitalisation accrue de la société.
Début 2021
: Lancement du nouveau plan stratégique du Groupe : « La Poste 2030, engagée pour vous » :
Issu d’une démarche participative sans précédent (contribution de 135 000 postiers et 6 500 clients ou élus) ce nouveau plan s’inscrit dans la
continuité de ses missions de service public au service de l’intérêt général. Pour réaliser cette ambition et atteindre l’objectif d’être une entreprise en croissance rentable, le Groupe La Poste a défini 7 priorités : ses clients, sa présence sur le territoire, le numérique, son engagement écologique, sa responsabilité citoyenne, son développement international et le nouveau pacte social proposé aux postiers.
La présentation du nouveau plan stratégique est en ligne sur le site du Groupe :
www.groupelaposte.com
2/ Présentation de la représentation du personnel à La Poste
Le système actuel, prévu par la loi du 2 juillet 1990 et plusieurs décrets d’application, est hybride avec des institutions représentatives du personnel, soit placées auprès du Président du Conseil d’Administration de La Poste (institutions dites « nationales »), soit auprès des responsables de chaque niveau de déconcentration local (NOD) :
issues de la fonction publique d’Etat :
- les Comités Techniques (CT) : 1 CT national et 143 CT locaux (1 par NOD) - les Commissions Paritaires :
les Commissions administratives paritaires (CAP) : 5 CAP nationales et 405 CAP locales (au maximum, 4 commissions par NOD et 1 commission par Branche)
les Commissions consultatives paritaires (CCP) : 4 CCP nationales et 321 CCP locales (au maximum, 4 commissions par NOD et 1 commission par Branche)
issues du droit du travail : 630 CHSCT environ.
Cette architecture d’instances est amenée à évoluer sensiblement et La Poste mettra en place des Comités Sociaux et Economiques (CSE) qui remplaceront les actuels CT et CHSCT pour chacun des établissements distincts qui auront été définis.
Ainsi, pendant la durée d’exécution du contrat, le cadre juridique des élections des représentants du personnel à La Poste et l’architecture sociale des instances évolueront. Parallèlement, les commissions paritaires continueront à traiter les questions individuelles.
L’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration n’est pas concernée par cette évolution. 3/ Une solution unique de vote électronique aux élections des représentants du personnel de La Poste
Les élections des représentants du personnel sous forme de scrutin électronique se feront grâce à une solution de vote électronique en mode SAAS.
Cette solution de vote électronique constitue l’outil cadre destiné à traiter la ou les élections concernées pour la période électorale concernée. Elle est capable de traiter plusieurs élections en même temps (3 à 5 élections).
Pour chacune des élections concernées, la solution technique doit être une solution identique à toutes les entités participant à l’élection.
Les fonctionnalités mises à disposition des utilisateurs doivent être parfaitement intégrées les unes aux autres.
En fonction du scrutin, y participent uniquement les électeurs de La Poste SA ou, en ce qui concerne l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration de La Poste, les électeurs de La Poste SA et de certaines filiales du Groupe La Poste remplissant les conditions de participation à cette élection.
En fonction de la nature du scrutin, y participent tous les électeurs de La Poste SA ou uniquement ceux de certaines catégories de personnel (fonctionnaires, agents contractuels de droit public et/ou salariés de droit privé).
Les dates et la nature de scrutin seront communiquées au Prestataire au plus tard 7 mois avant la date du scrutin tout comme les conditions de l’élection concernée.
Constituent des
prestations associées la mise en œuvre, la fourniture de matériels, la formation et la maintenance.
L’éditique constitue des
prestations complémentaires.
4/ Modalités générales des élections 4.1 La nature des élections Depuis 2011, La Poste recourt à la solution de vote électronique pour les différentes élections des représentants du personnel à La Poste.
A titre purement indicatif les élections suivantes pourront être réalisées par le prestataire sélectionné à l’issue de la consultation :
Election périmètre Echéance indicative
(Hypothèse de travail) Election des représentants du personnel au Conseil d’administration de La Poste Environ 220 000 électeurs de La Poste SA (y compris la Corse et l’Outre-Mer) et des filiales remplissant les conditions de participation à cette élection 2025 Elections des représentants du personnel aux Commissions Administratives Paritaires, au niveau national et local Environ 58 500 électeurs agents publics de La Poste SA sur environ 143 entités (NOD) réparties sur l’ensemble du territoire national (y compris la Corse et l’Outre-Mer) Dernier trimestre 2022 Elections des représentants du personnel aux commissions consultatives paritaires, au niveau national et local Environ 111 500 électeurs salariés et quelques dizaines d’agents contractuels de droit public de La Poste SA sur environ 143 entités (NOD) reparties sur l’ensemble du territoire national (y compris la Corse et l’Outre-Mer) Dernier trimestre 2022 Elections des représentants du personnel des Comités Techniques, au niveau national et local Environ 170 000 électeurs de La Poste SA sur environ 143 entités (NOD) réparties sur l’ensemble du territoire national (y compris la Corse et l’Outre-Mer) Dernier trimestre 2022 Comités Sociaux et Economiques d’établissement Environ 170 000 collaborateurs de La Poste SA, répartis entre des futurs établissements distincts, sur l’ensemble du territoire national (y compris la Corse et l’Outre-Mer) Début 2024 4.2 Le socle commun pour chacune des élections 4.2.1 Les principes génériques 4.2.1.1 Mode projet Chacune des élections constitue une prestation qui sera organisée par une équipe projet (« une élection = une prestation = un projet »). Le Prestataire garantit qu’il a la capacité de mettre en œuvre un (des) projet(s) d’élections au plus tard 7 mois avant la date du scrutin. Avant le démarrage de chaque projet, La Poste communique au Prestataire :
les coordonnées du chef de projet de la DRH-G et celui du CSM SI, contacts du Prestataire
un cahier des spécificités pour l’élection concernée incluant notamment o un planning du projet selon le modèle en ANNEXE 1 avec la mention,
à titre indicatif et de façon prévisionnelle, de la période durant laquelle le vote devra être possible sans interruption. Les horaires indiqués seront ceux de Paris.
un rappel des conditions d’électorat et d’éligibilité. o un rappel des modalités d’attribution des sièges. o un rappel des modalités de prise en compte des ratures.
le cas échéant, un rappel quant au dépouillement des cas de moins de 5 votes (illustration en ANNEXE 6).
les précisions techniques côté La Poste (qui peuvent évoluer pendant la période contractuelle), dont notamment, le cas échéant, la liste des navigateurs les plus fréquemment utilisés à La Poste et au domicile des postiers, les mises à jour en matière de sécurité SI, d’exigences environnementales o le cas échéant le protocole d'accord préélectoral.
Le Prestataire sera en charge du pilotage et du suivi du projet. A cet effet, il désignera des interlocuteurs en charge de l’exécution du contrat.
Au lancement de chacun des projets d’élection, le Prestataire indiquera à la DRH Groupe de La Poste SA :
l’équipe qu’il dédie à l’élection concernée, dont il s’engage à assurer la disponibilité pendant la totalité du processus électoral,
les correspondants désignés par son entreprise pour le pilotage et le suivi de l’opération.
Un même chef de projet sera le référent de la DRH Groupe et du CSMSI pendant toute la durée de la prestation. Le Prestataire mettra à disposition de La Poste un organigramme simplifié des différents intervenants du Prestataire sur le projet. Il relève de la responsabilité du Prestataire d’assurer au sein de ses équipes la transmission des compétences d’une élection à l’autre. Dans la mesure du possible, le Prestataire veille à la stabilité des équipes. 4.2.1.2 Déroulement de chacune des élections
Le scrutin par voie électronique sera réalisé au choix de l’électeur :
soit sur le site professionnel du postier (dans les espaces de vote prévus à cet effet ou sur le poste de travail), pendant les heures de travail (matériel professionnel : ordinateur, tablette, smartphone) ;
soit sur un autre site autorisé par La Poste (matériel mis à disposition de l’électeur : ordinateur, tablette, smartphone) ;
soit à distance (hors site postal) sur tout matériel connecté à Internet (ordinateur personnel ou professionnel, tablette, smartphone).
Y participeront les électeurs du périmètre concerné remplissant les conditions requises.
Le vote a lieu au scrutin secret.
Les horaires indiqués seront ceux de Paris. Chaque électeur recevra par envois séparés :
son identifiant de vote personnel et une notice explicative intégrant notamment des explications sur les élections, le système de vote électronique et les modalités pratiques de vote dans l’entreprise et à l’extérieur,
le code confidentiel de vote, avec occultation du code,
les professions de foi /proposition d’orientation élaborées par les organisations syndicales.
Les modalités opérationnelles de ces envois seront convenues au démarrage de chacun des projets d’élection. Si La Poste choisit, pour tout ou partie, un envoi postal à l’électeur, le prestataire sera en charge de cet envoi postal.
Dans ce cas, l’affranchissement des courriers sera pris en charge par La Poste.
Le Prestataire doit élaborer des propositions de format, couleur et mentions qui figureront sur ces courriers. Les modalités définitives seront arrêtées par La Poste suite à ces propositions.
En cas de non réception ou de perte du matériel de vote (identifiant et code de vote), l’électeur devra pouvoir formuler une demande de renouvellement, soit sur le site de vote (un lien doit être prévu à cet effet sur la page d’identification du site de vote), soit directement auprès du correspondant-élection de son NOD/établissement distinct de rattachement pour La Poste SA (pour l’élection du conseil d’administration auprès du correspondant-élection de sa filiale).
La solution de vote électronique permettra de suivre
en temps réel le taux de participation.
4.2.1.3 Dépouillement des votes et établissement du procès-verbal de résultats
Le dépouillement des votes devra permettre d’obtenir un résultat des suffrages par catégories (cadres et employés) ou par collèges d’électeurs ou lorsqu’il y a lieu par statut (fonctionnaire, salarié, agent contractuel de droit public) ou par niveau de classification sur les périmètres suivants :
au niveau de La Poste SA,
au niveau de chacune de ses branches,
au niveau de chacune des subdivisions éventuellement créées par La Poste au sein des Branches,
au niveau de chacun de ses NOD (Niveau Opérationnel Déconcentré) puis au niveau de chacun des établissements distincts dès lors que ceux-ci se sont substitués aux NOD.
Et en outre pour l’élection au conseil d’administration :
au niveau global pour l’ensemble du Groupe - au niveau de l’ensemble de ses filiales, - au niveau de chaque filiale.
4.2.2 Les principes techniques de la solution de vote électronique
Le Prestataire mettra à disposition de La Poste une solution logicielle externalisée de vote électronique en mode SAAS. Pour les élections des représentants du personnel, La Poste s’appuie sur son SI ELECTIONS et environ 300 correspondants ELECTION. Le Prestataire s’assurera que l’outil de vote est accessible aux électeurs qui souhaiteraient voter depuis leur domicile ou depuis tout autre lieu offrant un accès Internet, en fournissant notamment toutes les informations techniques permettant à l’électeur de s’assurer, sans connaissance technique particulière, que la configuration de l’ordinateur utilisé est suffisante pour permettre la connexion au site de vote et le bon déroulement des opérations de vote.
Ainsi, l’accès au site de vote devra pouvoir s’effectuer via les navigateurs les plus fréquemment utilisés à La Poste et au domicile des postiers (en particulier Microsoft EDGE, Internet Explorer, Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox …) et sur des postes équipés des systèmes d’exploitation les plus répandus (notamment PC sous Windows, Chrome OS ou Linux, ou Apple Mac…).
Les électeurs auront la possibilité de voter depuis un Smartphone (notamment Android, IOS …) personnel ou professionnel ou d’une tablette disposant d’un accès internet, au travers d’un navigateur Web ou d’une application dédiée, selon un processus totalement sécurisé et dans des conditions respectant la confidentialité et le secret du vote. II - ORGANISATION DES ELECTIONS ET PRESTATIONS ATTENDUES DU PRESTATAIRE
De façon générale, le Prestataire sera le référent de la DRH Groupe de La Poste SA et du CSMSI en matière de vote électronique :
Il fera preuve d’anticipation et aura le souci de prévention ;
Il fera des propositions et offrira les solutions adaptées à toute situation organisationnelle ou technique, qu’elle soit liée au système de vote électronique ou aux autres opérations menées dans le cadre de chacune des élections ;
Il pilotera l’ensemble du processus de mise à disposition du système de vote électronique.
1/ Garanties attendues du Prestataire (éléments non limitatifs)
E-EXPL-1. Le Prestataire doit garantir une capacité d’hébergement et de traitement des votes suffisants au regard du nombre d’électeurs (pouvant aller pour l’élection des représentants au conseil d’administration jusqu’à 220 000, sous réserve d’évolution du périmètre du Groupe) et des modalités de dépouillement exprimées dans le présent document.
E-EXPL-2. Dans les mêmes conditions que le site principal, le Prestataire doit disposer d’un site de production de secours (backup) disposant des mêmes capacités de traitement, de réactivité et de sécurité que son site de production principal. Il doit être capable de reprendre, dans les délais les plus brefs, l’exploitation du système principal en cas de défaillance de ce dernier pendant la période du vote électronique.
E-TECH-1 Le Prestataire doit être capable, le cas échéant, éventuellement dans des délais très restreints, d’apporter toute modification nécessaire à son code source pour répondre aux besoins du contrat.
E-SEC-1 Le Prestataire doit mettre à disposition de La Poste des serveurs dédiés et sécurisés en termes d’accès.
E-SEC-2 Le Prestataire doit être capable d’apporter la preuve du respect des principes électoraux par le système, de répondre à toute demande d’expertise judiciaire et de mettre à disposition de La Poste SA les éléments permettant de répondre en cas de recours contentieux sur l’opération de vote.
E-SEC-3 Le Prestataire atteste la conformité de sa solution.
Toutes jurisprudences relatives à la solution de vote proposée par le Prestataire devront être référencées et fournies. Si un quelconque contentieux électoral impliquant la technologie du Prestataire est en cours, celui-ci devra en faire état ainsi que des conclusions qu’il a pu apporter. Il en est de même tout au long du présent contrat. Le Prestataire en informera La Poste SA sans tarder.
E-SEC-4 Le Prestataire doit certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’il a développé(s) ou qu’il a modifié(s) et qu’il utilise pour les opérations électorales ainsi que les procédés mis en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des principes électoraux et notamment la sécurité, sincérité et la confidentialité du vote.
E-SEC-5 Afin de s’en assurer, le Prestataire doit attester avoir réalisé et fait réaliser par un tiers qualifié et indépendant, les tests nécessaires, et notamment que :
le logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé de la solution mise en place, attestant notamment que son niveau de sécurité est à l’état de l’art, destiné à contrôler le respect des principes électoraux,
le logiciel ne contient aucune « fonction espion ».
E-PROJ-1 Le Prestataire devra s’engager à conserver pendant deux années à compter de la publication des résultats des élections et en cas de contentieux non clôt au terme de ces deux années au-delà, en tant que de besoin, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive :
Les fichiers supports au traitement des recours éventuels (copies des programmes sources et exécutables, matériels de vote, fichiers d'émargement, de résultats, sauvegardes) ; - Le rapport de l’audit précité.
E-SEC-6 Le Prestataire s’engagera à considérer comme strictement confidentielles l’ensemble des informations auxquelles il aura accès et à mettre en œuvre les moyens techniques nécessaires pour assurer cette confidentialité.
2/ Interventions attendues du Prestataire dans le cadre des consultations préalables sur le recours au vote électronique
E-PROJ-2 Le Prestataire accompagne la DRH Groupe La Poste SA dans ses réunions de présentation, d’information et de consultation des différents acteurs concernés (Branches, NOD/établissement(s) distinct(s), Responsables RH, partenaires sociaux, services supports tels que le CSMSI, etc.) sur le vote électronique et assure la présentation et la formation sur la solution technique auprès des Correspondants Election/Responsables RH et des partenaires sociaux.
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique, le Prestataire a en charge
pour chacune des élections :
Concernant les aspects sécurité et confidentialité :
E-SEC-7 de garantir que le système de vote électronique répond aux exigences de la délibération la plus récente de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, actuellement la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet ou toute celle qui pourrait s’y substituer,
E-SEC-8 de fournir un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Intranet / Internet dans un environnement sécurisé et conforme à la politique de sécurité des systèmes d’information de La Poste (Cf. pour illustration Annexe 3 Sécurité – La Poste fournira la version actualisée avant chacune des élections) dont il aura préalablement pris connaissance,
E-SEC-9 de garantir une solution technique, configurée selon les modalités spécifiques de l’élection à La Poste et assurant la fiabilité, sécurité et confidentialité du processus de vote électronique et de l’ensemble des informations confiées et traitées par celui-ci dans le cadre de sa prestation,
E-SEC-10 de garantir un système de vote électronique respectueux des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne,
l’anonymat, le secret et la confidentialité du vote, impliquant notamment l’impossibilité de relier un vote et l’identité de l’électeur,
l’unicité du vote : impossibilité pour l’électeur de voter plusieurs fois pour un même scrutin, o l’impossibilité de subtiliser la voix d’un autre électeur.
Concernant les aspects disponibilité :
E-EXPL-3. de garantir à tout moment pendant toute la période de chacun des scrutins, la disponibilité du site de vote et des données associées,
E-EXPL-4. de garantir en permanence, la mise en place immédiate d’un plan de secours efficace en cas de dysfonctionnement ou de panne de cette solution technique (cf. site de production de secours ci-dessous),
E-EXPL-5. de garantir la récupération totale des données, et notamment des suffrages exprimés, en cas de dysfonctionnement temporaire de la solution, pendant et après l’élection.
Concernant les aspects techniques et mise en œuvre :
E-TECH-2 de garantir la compatibilité de sa solution technique avec les systèmes informatiques de l’ensemble des Branches de La Poste concernées (et pour l’élection des représentants au conseil d’administration des Filiales concernées),
E-TECH-3 de paramétrer la solution de vote pour satisfaire les exigences de l’élection concernée et de réaliser les éventuelles adaptations visuelles et ergonomiques que jugerait nécessaires La Poste pour faciliter son utilisation,
E-TECH-4 d’assurer la configuration du système de vote et notamment de mettre en place une interface permettant l’import des données issues du SI Elections de La Poste (voir annexe).
Cette interface permet l’initialisation et la mise à jour de tous les référentiels de configuration du scrutin fournis par La Poste, des listes d’électeurs, de l’organisation et des structures de vote, des listes de candidats,
Cette interface permet aussi l’initialisation des utilisateurs du site d’administration du vote électronique,
E-TECH-5 d’assurer le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification de la liste d’émargement. Une saisie corrective des listes d’électeurs et de candidats pourra être assurée par La Poste dans le site de supervision du vote électronique ;
E-TECH-6 d’assurer le traitement et l’intégration des listes de candidats présentées selon l’ordre indiqué par La Poste de manière à ce que les données électorales liées à un électeur soient automatiquement actualisées lors de la prise en compte des mises à jour fournies par La Poste,
E-TECH-7 d’intégrer et de rendre accessible sur le site de vote les professions de foi des listes de candidats,
E-TECH-8 d’être en mesure d’éditer les procès-verbaux (PV) de résultats et de produire un export des résultats détaillés vers le SI Elections de La Poste (voir annexe).
Au démarrage de chacun des projets d’élection, La Poste SA communiquera au Prestataire les informations nécessaires, notamment quant aux évolutions SI éventuelles intervenues depuis l’élection précédente.
Concernant les aspects préparatoires et organisationnels :
E-PROJ-3 de justifier avoir effectué les démarches nécessaires auprès des autorités de contrôle compétentes pour chacune des élections,
E-PROJ-4 de piloter, d’organiser et de gérer les étapes de préparation de l’élection en vote électronique, sous le contrôle de la DRH Groupe de La Poste SA. A cet effet, le Prestataire réunira régulièrement la DRH Groupe et l’ensemble des autres acteurs concernés, notamment le CSMSI, pour organiser les différentes étapes préparatoires, informer, alerter et veiller au bon déroulement des opérations,
E-PROJ-5 d’assurer la disponibilité permanente du chef de projet et de son équipe, ainsi que celle du support technique,
E-PROJ-6 de dispenser des formations (en présentiel, le cas échéant à distance et/ou e-learning) auprès des correspondants Elections et des organisations syndicales et d’assurer des interventions lors de présentations de la solution de vote (environ 600 personnes à former, entre 4 et 6 sites de formation avec une seule session par site de formation),
E-PROJ-7 de fournir les sites de recette nécessaires à La Poste pour lui permettre de valider les adaptations réalisées par le Prestataire, de s’assurer de la prise en compte des imports et de la conformité de leur intégration, de mettre en œuvre le système de vote afin d’en vérifier le bon fonctionnement et l’adéquation des résultats aux règles de calcul exprimées,
E-PROJ-8 de fournir plusieurs sites de recette permettant à La Poste de :
valider les adaptations réalisées par le Prestataire,
s’assurer de la prise en compte des imports et de la conformité de leur intégration,
mettre en œuvre le système de vote afin d’en vérifier le bon fonctionnement et l’adéquation des résultats aux règles de calcul exprimées,
réaliser des tests de charges de la solution de vote sur un environnement similaire à celui de la production;
E-PROJ-9 de mettre en place un support technique en langue française, accessible à l’équipe projet de La Poste et aux techniciens informatiques de La Poste, les jours ouvrés en France métropolitaine, de 8h à 18h (heures de Paris)
E-PROJ-10 d’assurer le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification de la liste d’émargement. Des saisies correctives des listes d’électeurs et des candidats pourront être assurées par les correspondants élection : Celles-ci donneront lieu à des importations complémentaires différentielles dans le système de vote ;
E-PROJ-11 d’assurer le traitement et l’intégration des listes de candidats présentées selon l’ordre indiqué par La Poste ;
E-PROJ-12 Chaque liste sera accompagnée sur le site réservé, de ses propositions d’orientation pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration et de professions de foi pour les autres élections. Pour chaque candidat seront affichés le nom, prénom, genre, catégorie (cadre/employé) et/ou collège et numéro du département du NOD (ou de l’établissement distinct) + libellé de l’entité d’affectation du candidat
Pour chacune des élections :
E-PROJ-13 La Poste (le CSMSI) fournira au Prestataire les fichiers de configuration nécessaires pour alimenter la solution de vote, éventuellement sous forme de mise à jour (référentiels de l’élection, organisation La Poste, électeurs, listes de candidats, …) ;
E-PROJ-14 Le Prestataire devra, en concertation avec la Poste (le CSMSI), en assurer l’importation dans la solution de vote.
E-PROJ-15 Le Prestataire assurera, sur demande de La Poste, une prestation complémentaire d’éditique incluant, entre autres, les tâches suivantes :
Commande des consommables utiles au courrier électeur (papier + enveloppes + étiquettes de masquage),
Impression papier des professions de foi des organisations syndicales,
Production du matériel de vote papier, mise sous pli et colisage pour les envois postaux vers les NOD,
Expédition - via envoi postal et/ou numérique - de ces propositions d’orientations ou professions de foi vers les électeurs.
Concernant la période de vote électronique :
E-PROJ-16 d’assurer la mise en œuvre du système de vote électronique et le bon suivi de son déroulement tout au long de la période d’ouverture de ce vote, soit 24 heures sur 24 du premier jour de scrutin à 6h du matin au dernier jour du scrutin à 19h (heures de Paris) ;
E-PROJ-17 d’assurer la coordination de l’opération de vote par intranet / internet en relation avec les interlocuteurs désignés de La Poste, pendant la période du scrutin ;
E-PROJ-18 d’assurer la mise en place d’une assistance technique en langue française dédiée par téléphone pour les organisateurs et utilisateurs du vote électronique pendant la durée de l’opération, de 6h00 à minuit les premiers jours de scrutin et de 6h00 à 19h00 le dernier jour du scrutin (heures de Paris ;
E-FONC-1 d’assurer la mise en œuvre d’un système fiable de dépouillement des bulletins de vote électronique et de calcul des résultats pour un dépouillement réalisé au plus tard le jour suivant la fin du scrutin ;
E-FONC-2 d’assurer l’édition des PV de résultats issus du vote électronique le jour même du dépouillement ;
E-FONC-3 de permettre, en temps réel, le suivi du taux de participation et la communication des listes d’émargement au niveau de La Poste SA, des Branches, des NOD/établissements distincts (et des filiales pour ce qui est de l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration), aux personnes habilitées et chargées du suivi des opérations électorales ;
E-FONC-4 de fournir, dès la fin des opérations de dépouillement, un fichier d’interface des résultats des votes électroniques dont la structure sera déterminée par LA POSTE (CSMSI) pour intégration dans l’application RH ELECTIONS de La Poste ;
E-PROJ-19 d’assurer la conservation des données pendant deux années à compter de la publication des résultats de l’élection et même au-delà, en tant que de besoin, en cas de contentieux non clôturé au terme de ces deux années ;
E-PROJ-20 de garantir leur destruction complète et sur tous supports existants, au-delà de cette période.
3.2 / Respect des contraintes liées aux principes généraux du droit électoral pour chacune des élections
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux supports distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l’urne électronique.
E-SEC-11 Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des identifiant et code de vote confidentiels lui permettant d’exprimer son vote, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.
E-SEC-12 Le traitement de l’urne électronique a pour objet, de collecter les votes des électeurs qui doivent êtres chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par le bureau de vote.
E-S EC-13 Le Prestataire communiquera à La Poste tous les éléments nécessaires permettant d’expliciter les procédés mis en œuvre dans sa solution pour garantir l’anonymat de chacun des votes et l’étanchéité des informations.
3.3 / La plateforme de vote électronique
Description :
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
E-T ECH-9 La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur.
E-SEC-14 Les échanges seront chiffrés par usage d’un protocole respectant les règles en vigueur en matière de sécurité et le bulletin de vote sera crypté dès son émission sur le poste où l’électeur a voté, indépendamment du chiffrement SSL.
E-E XPL-6. La solution de vote comprend obligatoirement les sites Intranet / Internet suivants :
un site Intranet / Internet sécurisé, destiné au vote, accessible aux électeurs via des codes d’identification individuels,
un site Intranet / Internet accessible aux gestionnaires de l’élection habilités par La Poste via des codes d’identification indépendants des codes de vote, permettant l’ensemble des traitements nécessaires pour la configuration et suivi du scrutin et notamment permettant de suivre le taux de participation en temps réel, accéder à la liste d’émargement, aux résultats des votes des électeurs, au calcul des résultats et à l’édition des PV de résultats.
Présentation :
E-TECH-10 Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés.
E-TECH-11 En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance,…).
Systèmes de sécurité :
E-EXPL-7. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication / commutation entre les 2 sites (principal / backup) notamment en cas de défaillance du site principal (PCA, PRA) seront décrits par le Prestataire.
E-EXPL-8. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de chacune des élections.
E-E XPL-9. La plateforme doit assurer :
la fiabilité et sécurité de l’ensemble du dispositif,
la confidentialité et le secret du vote électronique,
une protection des accès physiques,
la confidentialité et l’intégrité des identifiants et codes de vote confidentiels,
un contrôle d’accès logique,
une gestion des droits,
l’intégrité des données,
la protection contre toutes les attaques et codes malveillants pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.
E-EXPL-10. Le Prestataire candidat devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme et du dispositif de secours (backup) au moyen de logiciels de surveillance adaptés.
E-EXPL-11. Tous les incidents liés à la plateforme seront remontés aux interlocuteurs désignés par l’entreprise et tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés et journalisés.
Disponibilité de la plateforme pour chacune des élections :
E-EXPL-12. La disponibilité de la plateforme devra être 100% pendant la durée du scrutin. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.
E-EXPL-13. L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.
E-EXPL-14. Durant l’intégralité de la période de vote, les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24h/24 (avec un pourcentage de disponibilité supérieur ou égal à 99%), sans aucune interruption.
E-EXPL-15. Le Prestataire indiquera à La Poste le temps de rétablissement en cas d’incident et de récupération des données.
E-EXPL-16. Une cellule de crise sera, le cas échéant, activée pour optimiser les délais de rétablissement du service.
Accessibilité de la plateforme :
E-TECH-12 L’ensemble des électeurs de La Poste dispose d’un environnement de travail très hétérogène, compte tenu des spécificités des différentes Branches et filiales (décentralisation des sites, accessibilité au matériel de vote électronique…). Le Prestataire devra communiquer à la Poste (CSMSI) les configurations minimales permettant de mettre en œuvre sa solution et les éventuels paramétrages nécessaires.
E-TECH-13 Le système sera exclusivement accessible via une interface en mode HTTPS. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
3.4 / Accès au site d’administration du système de vote (ou site de supervision)
E-SEC-15 L’accès au système d’administration sera limité aux utilisateurs autorisés.
E-SEC-16 Tous les accès au système seront tracés (la journalisation des connexions intègre les adresses IP et port source/destination, les authentifications réussies, la durée de connexion, les échecs d’authentification).
E-SEC-17 Les utilisateurs devront se connecter à l’aide de l’identifiant et du mot de passe personnels qu’ils auront reçus. L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plateforme doit pouvoir être assurée et vérifiée. Chaque identifiant doit être associé à un profil d’habilitation utilisateur.
E-S EC-18 Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de complexité et de longueur suffisante, procédure de réattribution en cas de perte, blocage du compte au-delà d’un certain nombre d’échecs d’authentification, pas d’affichage de la raison de l’échec d’authentification -identifiant ou code de vote erroné(s), ou compte bloqué, etc.).
3.5 / Accessibilité numérique
E-T ECH-14 Par ailleurs, le système de vote devra répondre aux normes d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap (visuel, auditif, moteur, trouble dys...) et ce, actuellement conformément à l’article 47 de la loi n°2005-102 du 11 février 2005.
E-TECH-15 Le système de vote devra être conforme aux standards du RGAA (Référentiel Général d’Accessibilité pour les Administrateurs, v4 arrêté du 20 septembre 2019 ou tout autre document qui lui aurait été substitué), qui présente les obligations à respecter (https://www.numerique.gouv.fr/publications/rgaa- accessibilite). En complément, le Prestataire devra renseigner la grille de question fournie en annexe 4.
E-TECH-16 Le système de vote devra faire l’objet d’un audit pour l’accessibilité numérique par un organisme agréé. Le prestataire indiquera le niveau d’accessibilité.
3.6 / Recette
E-PROJ-21 La solution de vote proposée devra pouvoir être « recettée » par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.
E-PROJ-22 Une assistance sera assurée par l’équipe projet du Prestataire, qui procédera aux corrections jugées nécessaires.
3.7 / Maintenance
E-PROJ-23 Durant toute la période de mise en production de la solution (préparation du scrutin, vote, dépouillement), le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.
E-PROJ-24 Le Prestataire s’engage à corriger toute anomalie survenant sur le site de vote sur la base des délais à préciser par le Prestataire, qui peuvent être différents en période de pré-vote et de vote. Ces délais seront à indiquer dans le dossier de réponse.
E-TECH-17 Le Prestataire s’engage à corriger toute anomalie survenant sur le site de vote sur la base des délais ci-dessous, délais qui courent à compter de la déclaration de l’incident par La Poste ou de son identification par La Poste ou par le Prestataire :
En cas de situation standard, mettant en œuvre une anomalie mineure rendant indisponible des fonctionnalités non importantes du site de vote (hors période de vote) :
Délai maximum de mise en œuvre d’une solution temporaire : 10 heures ouvrées
Délai maximum de mise en œuvre d’une correction définitive : 24 heures ouvrées
En cas de situation grave, mettant en œuvre une anomalie critique ayant un impact significatif sur le site de vote et rendant indisponible des fonctionnalités importantes. Le vote reste possible mais le temps de vote est rallongé :
Délai maximum de mise en œuvre d’une solution temporaire : 1 heure ouvrée
Délai maximum de mise en œuvre d’une correction définitive : 8 heures ouvrées
En cas de situation de blocage, rendant impossible l’accès au site de vote ou l’acte de vote :
Délai maximum de mise en œuvre d’une solution temporaire : 30 minutes ouvrées
Délai maximum de mise en œuvre d’une correction définitive : 4 heures ouvrées
On entend par heures ouvrées, les heures comprises entre 6h du matin et minuit, heures de Paris.
4/ Fonctionnalités attendues du système de vote électronique pour chacune des élections:
4.1 / Horodatage
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment du vote de chaque électeur. 4.2 / Chiffrement
E-S EC-19 La solution devra utiliser indépendamment le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote avant sa transmission. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le chiffrement des bulletins.
Le Prestataire doit proposer une solution permettant de répondre à cette exigence. L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
4.3 / Procédure de vote
Le système socle de vote devra permettre :
le vote blanc,
la modification d’un choix de vote avant sa validation,
la confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique,
la conservation par l’électeur d’une trace de son vote (via l’impression, le téléchargement en PDF et l’envoi par mail d’un accusé de réception au choix de l’électeur, avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l’exclusion de toute information sur la nature de son vote),
la transparence de l’urne : garantir à l’électeur la possibilité de vérifier que son vote se situe bien dans l’urne électronique,
la consultation des propositions d’orientations/des professions de foi des syndicats
, dont la taille doit être inférieure ou égale à 500 Ko de façon à ce que le temps de chargement n’excède pas 30 secondes).
Il sera précisé dans le cahier des spécificités propres à chacune des élections la possibilité éventuelle de raturage d’un ou plusieurs noms sur une liste.
Le système de vote devra interdire :
tout accès au système de vote par des non électeurs,
le vote multiple d’un électeur pour une même élection (un même électeur vote plusieurs fois pour une même élection),
le vote d’un électeur pour plusieurs listes (un même électeur ne peut exprimer qu’un seul vote),
tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.
5/ Processus électoral à mettre en place par le Prestataire
5.1/ Moyens d’identification et d’authentification A partir du (des) fichier(s) des électeurs, le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un code de vote confidentiels. Ils seront adressés par le Prestataire, aux électeurs (à leur adresse postale de domicile ou en établissement pour remise en main propre) par courrier portant la mention « confidentiel » de façon à ce qu’ils soient reçus au moins 7 jours avant le début du vote électronique. La Poste informera le Prestataire de la modalité retenue.
Le Prestataire sera en mesure de permettre à l’électeur qui n’aurait pas reçu ses identifiants et codes de vote confidentiels ou qui les aurait égarés, au plus tard le premier jour d’ouverture du scrutin, de voter grâce à un matériel de vote de substitution selon une procédure sécurisée définie en commun accord avec La Poste et ce jusqu’au dernier jour du scrutin.
5.2 / Ecrans de vote
E-T ECH-18 Les résolutions d’écran des postes informatiques des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les quatre résolutions les plus largement utilisées à La Poste :
1366 x 768,
1280 x 1024, - 1024 x 768, - 800 x 600.
Elles doivent dans tous les cas être responsive design.
E-TECH-19 Elle devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’Internet et en particulier le poids des pages devra être limité.
E-TECH-20 Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.
E-FONC-5 Il sera notamment clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que des coordonnées et heures d’ouverture de l’assistance utilisateur.
E-F ONC-6 A l’issue de la période autorisée de vote, un message précisera à l’électeur qui tente de se connecter que l’élection est terminée.
5.3 / Paramétrages de chacune des élections
Pour chacune des élections, La Poste (le CSMSI) fournira au Prestataire, selon des modalités concertées avec lui, l’ensemble des données qui permettront de paramétrer l’élection :
le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un identifiant de connexion au site de vote et d’un code vote, la production des matériels de vote et l’établissement de la liste d’émargement
les listes présentées et leurs candidats dans l’ordre de présentation
les référentiels relatifs à l’organisation de La Poste et à la configuration du scrutin
le fichier des habilitations (profils/utilisateurs).
E-FONC-7 Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote. L’objectif est qu’un électeur puisse accéder au site de vote, à toutes les listes candidates à l’élection. Ces listes devront être affichées sur une seule page.
E-FONC-8 En cas de nécessité, la visibilité des candidats peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. Dans ce cas, l’électeur devra alors en être informé de manière claire et lisible.
E-FONC-9 En aucun cas, un ascenseur horizontal ne devra être utilisé.
5.4 / Interface d’administration du vote (ou site de supervision) pour chacune des élections
E-FONC-10 Le Prestataire candidat mettra à disposition une interface d’administration du système de vote (ou site de supervision). Celle-ci répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote.
E-F ONC-11 Cette interface devra à minima servir les attentes suivantes :
Consultation des listes des électeurs
Consultation de l’organisation
Consultation du taux de participation
Consultation des résultats
Edition des PV de résultats
E-FONC-12 L’accès à cette interface sera limité aux seuls utilisateurs habilités par la Poste (DRH Groupe La Poste SA et CSMSI).
E-FONC-13 La liste des utilisateurs sera communiquée par la Poste (le CSMSI) au Prestataire via fichiers : Le Prestataire assurera l’intégration des fichiers.
E-FONC-14 Chaque utilisateur se verra attribuer un profil lui permettant d’accéder aux seules fonctionnalités de l’interface auxquelles il a droit. La définition des profils sera établie entre la DRH Groupe La Poste SA, le CSMSI et le Prestataire.
E-FONC-15 Le Prestataire devra s’assurer de l’identité des utilisateurs qui se connectent à cette interface par le moyen d’authentification (mot de passe, etc.) de son choix et mettre en place une politique de gestion des utilisateurs et profils stricte.
5.5 / Tests et recette pour chacune des élections
E-PROJ-25 Avant ouverture de la période de vote, une recette doit permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
la présence et l’exactitude des listes d’électeurs fournies par la Poste SA (CSMSI),
la présence et l’exactitude de la liste de candidats fournie par la Poste SA(CSMSI),
le bon fonctionnement des interfaces avec le SI RH Elections de La Poste SA (CSMSI),
le bon fonctionnement du processus de connexion à l’interface de contrôle et au site de vote,
la présence de la liste d’émargement et le calcul du taux de participation,
le fonctionnement du processus de vote,
le fonctionnement du processus de dépouillement, l’édition des résultats et du PV et la désignation des représentants du personnel élus.
E-TECH-21 Par ailleurs, des tests techniques permettront de vérifier :
la compatibilité du système avec les différents environnements de travail disponibles à La Poste SA et avec les environnements disponibles sur les smartphones et les tablettes ;
les temps de réponse de la solution en situation de charge ;
la robustesse de la solution au regard des tests d’intrusion et de sécurité (notamment pentest).
E-PROJ-26 Le Prestataire candidat s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant la configuration définitive du système et l’ouverture du site d’administration pour validation des données par les gestionnaires.
E-PROJ-27 La recette permettra également de vérifier qu’après ouverture du scrutin, le système d’administration permettra un accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, au suivi du taux de participation des votes électroniques et ce, en temps réel.
5.6 / Période de vote pour chacune des élections
L’ouverture du système de vote par Internet se fera le premier jour du scrutin à 6h matin (heure de Paris). Le Prestataire veillera à ce que les électeurs puissent voter 24 h / 24 jusqu’au dernier jour du scrutin à 19h00 (heures de Paris).
Au moyen de l’interface d’administration du vote, le Président du bureau de vote centralisateur vérifiera avant l’ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :
l’émargement dans le fichier des électeurs,
l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique,
l’impossibilité de revoter sur la même élection,
l’impossibilité de voter pour plusieurs listes,
la présentation à l’électeur d’un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote pour chacun de ses votes.
Le système de vote se fermera automatiquement le dernier jour de scrutin à 19h (heures de Paris), rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin.
Un délai de grâce de 15 minutes, jusqu’à 19h15 (heures de Paris), permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote. 5.7 / Dépouillement pour chacune des élections La séance de dépouillement de « l’urne électronique centralisée » aura lieu au siège de La Poste et se déroulera dans le respect des dispositions applicables. Elle ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clefs de chiffrement différentes sur les trois (au moins) qui doivent être générées.
Les procès-verbaux de résultats seront à établir par le Prestataire. La Poste fournira un modèle dans le cahier des spécificités propre à l’élection concernée. La Poste se garde le droit de modifier le format de restitution des procès-verbaux de résultats au plus tard 4 mois avant le début de chacun des scrutins.
Le Prestataire devra également permettre à l’ensemble des correspondants désignés par La Poste, d’accéder à l’ensemble des résultats avec une habilitation spécifique.
A l’issue du dépouillement du vote électronique, les résultats seront importés par le CSMSI dans l’application RH Elections de La Poste, via des fichiers produits par le Prestataire dont la structure sera communiquée au Prestataire.
Ces fichiers permettront d’accéder aux résultats détaillés par catégorie cadres/employés, niveau de classification, statut juridique de l’électeur : branche par branche, La Poste SA/filiales, NOD par NOD/ établissement distinct/établissement distinct et pour l’élection des RP au conseil d’administration filiale par filiale.
III – ASSISTANCE
1/ Aux électeurs ou aux correspondants élections
E-PROJ-28 Pendant toute la durée du scrutin, une hotline sera mise en place par le Prestataire pour répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs ou par les correspondants-élections :
en matière d’utilisation du système de vote (connexion, utilisation du site de vote…),
sur les codes de vote (codes perdus ou non reçus). L’envoi de nouveaux codes se fera par courrier ou par courriel électronique, selon des modalités à fixer entre les parties, après identification de l’électeur. L’envoi de nouveaux codes devra intervenir au plus tard 30 minutes après l’enregistrement de la demande de l’électeur.
E-PROJ-29 La hotline devra être disponible via un numéro vert auprès des électeurs pendant la durée des opérations électorales, les 1ers jours de scrutin de 6h00 à minuit (heures de Paris) et le dernier jour de 6h00 à 19h00 (heures de Paris).
2/ Au bureau de vote et aux personnes habilitées
E-PROJ-30 Pendant toute la durée de l’opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera également l’assistance pour :
les problèmes liés à l’utilisation de l’interface d’administration,
l’information sur tout incident touchant au vote électronique ou au fonctionnement du système,
les problèmes liés à l’utilisation des codes des administrateurs et assesseurs,
l’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d’émargement.
IV - DOCUMENTATION ET AUTRES RAPPORTS
E-PROJ-31 Le Prestataire fournira :
une documentation sur le système de vote,
une documentation sur le système de dépouillement,
une documentation sur le système d’administration,
une documentation sur les dispositifs de secours et de sauvegarde des données.
Cette documentation devra être fournie en français et pourra être fournie sur un support électronique (cf. USB).
E-PROJ-32 A l’issue du scrutin, le Prestataire fournira un rapport complet sur le déroulement de la procédure de vote et le cas échéant des incidents.
E-PROJ-33 Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline durant sa prestation indiquant le nombre d’appels, le type d’appels, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
V - CONTROLE
E-SEC-20 La Poste se réserve le droit de faire par elle-même ou par un tiers un audit des systèmes proposés dans l’offre du Prestataire candidat, notamment un audit relatif à la sécurité et à l’intégrité du système.
E-SEC-21 Le Prestataire fournira à la DRH Groupe de La Poste SA le certificat établi par le tiers qualifié ayant réalisé une expertise.
E-SEC-22 L'expertise devra couvrir l'intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), l'utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).
E-S EC-23 Elle devra porter sur l'ensemble des mesures décrites dans la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 précitée ou tout document qui viendra en remplacement de celle-ci, et notamment sur :
le code source du logiciel ; du scrutin ;
le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;
les échanges réseau ;
les mécanismes de chiffrement utilisé, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote sur le poste de l'électeur.
les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes.
VI – EXIGENCES ENVIRONNEMENTALES
1/ Engagement envers l'utilisation des Energies Renouvelables
E-T ECH-22 Le Prestataire précisera le pourcentage de la consommation annuelle d’électricité fournie par des énergies renouvelables ou des énergies vertes dans les centres de données à utiliser dans le cadre du futur contrat. Cette valeur pourra, par exemple, se baser sur les modèles EN50600-4-3 ou EPA’s Green Power Partnership (ou méthodologie équivalente), ou tout autre qui pourrait s’y substituer.
2/ Ecoconception des installations de(s) centre(s) de données
E-TECH-23 Le Prestataire indiquera si ses centres de données (loués ou co-localisés) sont, dans le cadre du futur contrat, certifiés selon un système d’évaluation de l’efficacité environnementale des bâtiments (Exemples : Norme ISO 50001, Green Star, HQE, ou tout autre qui pourrait s’y substituer).
E-TECH-24 Le Prestataire communiquera les éléments associés aux émissions de GES du ou des centres de données utilisés pour fournir les services sous le futur contrat. Ces éléments pourront, par exemple, utiliser le Protocole GES ou un inventaire suivant ce protocole.
3/ Gestion des déchets
E-TECH-25 Le Prestataire précisera si une politique d’achat, de gestion des actifs est en place afin de piloter le matériel utilisé dans le ou les centres de données fournissant le service en vertu du futur contrat (matériel recyclé en fin de vie et/ou réutilisé).
Annexe 1 Modèle de Planning de Projet à établir pour chacune des élections
A titre d’illustration (T0 = date d’ouverture du scrutin)
Opérations
Echéance Responsabilité
Prestataire LA POSTE Identification des correspondants élections branches (et filiales pour l’élection des RP au conseil d’administration)
T0 – 60 jours
X Transmission du fichier électeur « test » T0 – 60 jours
X Fourniture du fichier de description de l’organisation T0 – 50 jours
X Formations des correspondants élections T0 – 40 jours X
BAT du matériel de vote T0 – 30 jours X
Chargement des listes des électeurs et des adresses T0 – 25 jours X
Transmission du découpage électoral définitif T0 – 25 jours
X Mise à disposition du site de supervision T0 – 25 jours X
Communication au Prestataire de la liste des personnes habilitées (par profil) à accéder au site de vote T0 – 20 jours
X Transmission des professions de foi / propositions d’orientations par La Poste pour envoi aux électeurs T0 – 15 jours
X Recette du système de vote électronique et d’administration du vote (vérification et formation au dépouillement).
T0 – 10 jours
X
X Formations des représentants du personnel T0 – 10 jours X
Communication des membres du bureau de vote au Prestataire T0 – 7 jours
X Envoi des codes et identifiants + notice explicative aux électeurs. T0 – 7 jours X
Intégration des listes de candidats et chargement des logos et professions de foi T0 – 5 jours X
Date limite de modification de la liste électorale T0 – 3 jours
X Validation des données dans le système de vote électronique T0 – 3 jours
X Scellement du système de vote avec test à blanc T0- 2 jours X X
Début des opérations de vote sur Internet, constat d’ouverture du vote
T0 à 6h AM
(heure de Paris)
X
X
Fin des opérations de vote sur Internet, constat de clôture du vote T0 + 3 jours 19h PM (heure de Paris)
X
X Mise à disposition des fichiers de résultats détaillés T0 + 1 jour X
Fermeture du scrutin T0 + 3 jours X
Dépouillement des urnes T0 + 4 jours X
Etablissement des PV de résultats T0 + 4 jours X
Annexe 2 : Mise à disposition des données du SI RH-Elections
La Poste, au regard de ses expériences passées du vote électronique, a défini des formats standards d’échanges des données entre le SI RH-Elections et le système de vote.
Cette interface s’articule autour de 3 grands types de fichiers :
Les fichiers de configuration du scrutin sont produits par la Poste à destination du système de vote électronique.
Ces fichiers sont au nombre de 8 :
Le fichier référentiel des commissions
Le fichier référentiel des groupes (catégories)
Le fichier des unités organisationnelles de La Poste
Le fichier des entités de dépouillement (unités organisationnelles de dépouillement décentralisé des votes, correspondant aux
NOD/établissements distincts) le cas échéant
Le fichier des élections locales à organiser (Une seule élection globale pour cette élection CA)
Le fichier des listes de candidats et leurs candidats
Le fichier des électeurs (la liste électorale), incluant les informations nécessaires à la transmission des codes de vote et au dépouillement (notamment affectation, catégorie cadre/employé, statut juridique de l’électeur, niveau de classification)
Le fichier des droits de vote des électeurs
Les fichiers de mise à jour des données sont produits par la Poste à destination du système de vote électronique.
Ces fichiers peuvent être émis à plusieurs reprises car leur contenu est un différentiel entre la situation cible et la dernière situation connue du système de vote électronique. Ces fichiers sont au nombre de 3 :
Le fichier des mises à jour à effectuer sur la structure de dépouillement
Le fichier des mises à jour à effectuer sur les données électeurs
Le fichier des mises à jour à effectuer sur les droits de vote des électeurs
Les fichiers des résultats du vote sont produits par le système de vote électronique à destination de la Poste.
Ces fichiers ne sont émis qu’une seule fois à l’issue du dépouillement et après calcul des résultats par le système de vote électronique et détermination des représentants. Ces fichiers sont au nombre de 2 :
Le fichier des résultats du dépouillement des bulletins de vote (par entité de dépouillement et sur les niveaux agrégés de l’organisation)
Le fichier des résultats des candidats et des représentants élus
Les spécifications détaillées de ces fichiers d’interface seront partagées avec le Prestataire retenu en début de projet. Annexe 3 : Informations relatives à l’accès, à l’utilisation et à la sécurité des ressources des SI de La Poste
Les présentes informations sont celles en vigueur à fin 2021. En cas d’évolution, La Poste en informera le prestataire.
Exigences relatives à la Politique de sécurité des SI
E-PROJ-34 Le Prestataire doit disposer d’un document de Politique de sécurité spécifiant l’ensemble des règles édictées et applicables au sein de sa société, dans tous les domaines de la sécurité des systèmes d’information (SI) contribuant à la préservation de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des ressources du SI, ainsi qu’à la capacité à satisfaire aux exigences de preuve et contrôle.
La conformité à la norme ISO27001 et à la norme d’audit SSAE 16, ou tout équivalent, sera considérée comme un plus. Le document de Politique de sécurité des SI du Prestataire et les éventuels certificats de conformité aux normes doivent pouvoir être communiqués à LA POSTE sur simple demande.
Exigences relatives à la sous-traitance
E-PROJ-35 Toute sous-traitance de travaux relatifs à la prestation, devra, si elle n'a pas été déclarée à LA POSTE avant la signature du futur contrat, recevoir l'agrément préalable de LA POSTE dans le cadre d’une déclaration de sous-traitance.
E-PROJ-36 Le Prestataire s'engage à ne pas proposer à LA POSTE, pour une sous-traitance, une société ayant déjà fait l'objet de condamnation pénale pour des motifs ayant trait à la sécurité informatique ou une société à laquelle il a pu être reproché, dans le cadre des contrats précédents établis avec à LA POSTE, des manquements graves ou répétés aux obligations de sécurité.
E-PROJ-37 L’emploi, pour des travaux directement liés au futur contrat, de personnel Prestataire (n’appartenant pas à la société Prestataire mais travaillant dans les mêmes conditions que le personnel du Prestataire) devra également être signalé à LA POSTE.
E-PROJ-38 Les personnels Prestataires et les personnels de sous-traitants, travaillant dans les locaux du Prestataire ou dans ceux de LA POSTE, seront soumis aux mêmes obligations de sécurité que ceux du Prestataire.
E-PROJ-39 Le Prestataire doit assurer la sensibilisation à la sécurité des Prestataires et des sous-traitants travaillant dans ses locaux ou dans ceux de LA POSTE, de la même manière que pour son propre personnel
Exigences relatives à la protection des locaux du Prestataire
E-SEC-24 Le Prestataire doit assurer la protection physique des locaux dans lesquels sont effectués les travaux liés à la Prestation et dans lesquels sont stockées les informations liées à cette Prestation. Il est responsable de toutes les éventuelles conséquences d’une insuffisance de cette protection physique.
E-SEC-25 Le Prestataire doit avertir LA POSTE de toute tentative d'intrusion (ou soupçon de tentative) détectée par son système de protection concernant les données de La Poste.
E-SEC-26Le Prestataire s’engage à identifier et porter à la connaissance de LA POSTE tout local et réseau du Prestataire interconnecté au réseau de LA POSTE.
Exigences relatives aux Contrôles et Audits de la Sécurité
Afin de vérifier le respect des engagements du Prestataire, LA POSTE peut procéder ou faire procéder, à tout moment, par toute personne de son choix, à un audit des moyens liés à la sécurité mis en œuvre par le Prestataire. Les audits de sécurité commandités par LA POSTE pourront faire appel à des techniques d’observation (analyse documentaire, interviews, vérifications techniques de visu) et à des techniques de sondage (tests de robustesse, tests d’intrusion).
E-SEC-27 Le Prestataire s’engage à mettre à la disposition des auditeurs mandatés par LA POSTE l’ensemble des moyens requis à la réalisation des contrôles de sécurité (accès aux locaux et aux ressources du SI, documentation, interlocuteurs en capacité de fournir les éléments d’information requis).
E-SEC-28 Le Prestataire s’engage à prendre connaissance de toutes les recommandations formulées par les auditeurs compte tenu du résultat des contrôles de sécurité réalisés, à se prononcer formellement sur les actions qu’il compte engager pour mettre en application ces recommandations et sur le planning associé, et à justifier expressément du rejet d’une ou plusieurs de ces recommandations.
E-SEC-29 Ces activités de contrôles de la sécurité étant prévues au futur contrat, la charge induite pour le Prestataire, afférente à la conduite des travaux d’audits de sécurité et la prise en compte des recommandations émises par les auditeurs mandatés par LA POSTE, ne pourra donner lieu à aucune facturation supplémentaire.
5. Exigences relatives à la protection du SI Prestataire
E-EXPL-17 Le Prestataire doit assurer la sécurité des ressources matérielles et logicielles utilisées pour la réalisation de la Prestation.
Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre les mesures permettant :
E-EXPL-18 d’assurer un cloisonnement des ressources informatiques et télécoms utilisées pour la réalisation de la Prestation de toutes autres ressources n’entrant pas dans ce périmètre ;
E-EXPL-19 d’assurer la sécurité des socles techniques (composants réseaux, systèmes et applicatifs) utilisés pour la réalisation de la Prestation par la mise en œuvre de mesures de protection contre les codes malveillants et de sécurisation des configurations techniques
(durcissement des systèmes et application des correctifs de sécurité) ;
E-EXPL-20 de maîtriser et contrôler les accès aux ressources informatiques et télécoms utilisées pour la réalisation de la Prestation (authentification systématique des accédants, procédure auditable d’attribution-retrait des droits d’accès) ;
E-EXPL-21 de surveiller, détecter et journaliser les événements de sécurité permettant d’identifier d’éventuels incidents portant sur des tentatives d’accès illicites aux ressources du SI utilisées pour la réalisation de la Prestation ou susceptibles d’engendrer une indisponibilité de ces ressources, une atteinte à leur intégrité ou à leur confidentialité
E-EXPL-22 Le Prestataire doit fournir un état récapitulatif de tous les incidents ayant affecté la sécurité des SI sur lesquels sont hébergées et sauvegardées les données de LA POSTE selon une périodicité qui ne pourra pas excéder trois (3) mois.
6. Exigences relatives à la protection des données de LA POSTE et notamment des données à caractère personnel
Le Soumissionnaire s’engage à collecter, enregistrer, transmettre et traiter toute donnée de La Poste et de ses filiales en conformité avec la réglementation française et européenne en vigueur applicable au traitement de ces données y compris la règlementation applicable en matière de protection des Données à caractère personnel. Le Soumissionnaire s’engage à ne procéder à aucun transfert des données en dehors de l’Union Européenne (UE), d’un pays de l’Espace Economique Européen (EEE), d’un pays reconnu comme adéquat par l’UE. Il garantit notamment que tout traitement, hébergement, sauvegarde et/ou consultation des données ne sera effectué que sur le territoire de l’UE, de l’EEE, dans des pays reconnus comme adéquats par l’Union Européenne. En cas de déménagement des sites de traitement des données, y compris pour l’hébergement, la sauvegarde et/ou la consultation dans un autre pays appartenant à l’UE, à l’EEE, reconnu comme adéquat par la Commission Européenne le Soumissionnaire s’engage à en informer La Poste au moins trois (3) mois avant la date prévue du déménagement, étant précisé que le déménagement ne pourra pas avoir pour effet de modifier les conditions du Contrat. Cette exigence est impérative. Son non-respect par le Soumissionnaire entraînera l’irrégularité de son offre. Le Soumissionnaire prendra toute mesure nécessaire pour préserver l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des Données à caractère personnel. Le Soumissionnaire s’engage notamment à mettre en place les mesures techniques et organisationnelles permettant d’assurer, compte tenu de l’état des règles de l’art, un niveau de sécurité et de confidentialité approprié au regard des risques présentés par le traitement et la nature des Données à caractère personnel traitées.
E-SEC-30 Le Prestataire doit assurer la sécurité et la confidentialité de l’ensemble des données personnelles ou non personnelles (données métiers, documentation fonctionnelle et technique, noms et prénoms, identifiants, etc..) transmises qui lui sont confiées par LA POSTE au titre de la prestation.
E-SEC-31 Le Prestataire s’engage à utiliser et traiter ces données pour le compte exclusif de LA POSTE, conformément à ses instructions.
E-SEC-32 Il s’engage à prendre toutes mesures pour éviter que ses personnels et les personnels de sous-traitants ne divulguent à des tiers tout ou partie des données qui lui sont confiées par LA POSTE au titre de la prestation.
E-SEC-33 Le soumissionnaire précisera les éléments de conformité de la solution à propos des exigences RGPD :
Sécurité des accès o Traçabilité o Authentification
Protection des données stockées en interne, …
Cette liste de points n’est pas exhaustive et le soumissionnaire devra y apporter les compléments en sa connaissance.
E-SEC-34 L’hébergement des données de La Poste devra impérativement être localisé au sein de l'Union Européenne, d’un pays de l’Espace Economique Européen, d’un pays reconnu comme adéquat par l’Union Européenne.
Le soumissionnaire joindra au dossier de réponse un courrier d’engagement signé.
A défaut, l’offre sera jugée irrégulière et éliminée.
En cas de déménagement des sites d’hébergement des données, dans un autre pays appartenant à l’Union Européenne ou à l’EEE ou reconnu comme adéquat, le Soumissionnaire s’engage à en informer le Client au moins trois (3) mois avant la date prévue du déménagement, étant précisé que le déménagement ne pourra pas avoir pour effet de modifier les conditions du contrat.
E-SEC-35 Le Prestataire s’engage à communiquer au Client toute plainte qui lui serait adressée par tout individu concerné par le Traitement de données à caractère personnel réalisé au titre de la Prestation. Cette communication devra être effectuée dans les plus brefs délais et au maximum quarante-huit heures suivant réception d’une plainte.
Annexe 4 : Grille des exigences d’accessibilité détaillée
N°
Domaine achat
d'application
Demande RSE : objectif recherché
Questions
Eléments de preuve à fournir
1
Tous domaines Vérifier que le contrôle d'AN des livrables est systématique (manuel et pas uniquement via un outil de vérification automatique) Est-ce que le contrôle d'Accessibilité Numérique (AN) des livrables est systématique ? Décrire succinctement la méthodologie & outils de contrôle.
Fournir la procédure de contrôle
2
Tous domaines
Retour d'expérience sur la solution numérique par des personnes en situation de handicap Existe-t-il des REX (Retour d'expérience) d'utilisation de vos solutions numériques par des personnes en situation de handicap dans des sociétés ? Le cas échéant, quelles sont ces sociétés ?
Coordonnées des sociétés référentes que l'on peut contacter
3
Tous domaines L'ensemble des supports livrés doit être accessible (tous types de support : papiers, fichiers bureautiques, vidéos, applicatifs délivrés, site Web, etc.) L'ensemble de vos communications et supports numériques sont-ils accessibles à des personnes en situation de handicap ? (papiers, fichiers bureautiques, vidéos, applicatifs délivrés, site Web, etc.)
Fournir l'ensemble des procédures & outils en vigueur dans votre société pour veiller à
ce que vos supports soient accessibles.
4
Tous domaines
La solution (site développé / interface Web progiciel / interface mobile) doit être compatible avec les principaux navigateurs internet en vigueur sur le marché. Votre solution (site développé / interface Web progiciel / interface mobile) est- elle compatible avec les principaux navigateurs internet en vigueur sur le marché ? (Licrosoft Edge / Edge Chromium, Mozilla Firefox, Google Chrome desktop, Safari sous iOS et Google Chrome sous Android)
Note décrivant les compatibilités de la solution avec les principaux navigateurs Internet.
5
Tous domaines si la solution numérique est responsive, la résolution d'écran du PC doit s'adapter au format tablette et smartphone Si votre solution numérique est responsive, respecte- t-elle les règles d'accessibilité numérique ?
Rapport d'audit d'accessibilité de la solution responsive.
N°
Domaine achat
d'application
Demande RSE : objectif recherché
Questions
Eléments de preuve à fournir
6
Tous domaines
Exigences en matière de politique d'accessibilité interne à l'entreprise qui vise le client final La solution numérique développée (logiciel / site et application Web / mobile) est-elle utilisable tous handicaps confondus ? => navigation au clavier, avec lecteurs d'écran (JAWS, NVDA, VOICEOVER, TALKBACK etc.), => grossissement de caractères (ZOOMTEXT, SUPERNOVA, loupe grossissante etc.).
Note décrivant l'utilisation de la solution avec les différentes technologies d'assistance. Un test d'accessibilité de la solution proposée sera effectué en interne La Poste
7
Logiciel
Respect des référentiels en vigueur Sont considérés comme conformes aux exigences légales en matière d’accessibilité les services en ligne (dont les progiciels) qui respectent la norme européenne EN 301 549 V2.1.2 (2018-08). Votre logiciel respecte-t-il cette norme ?
Dernier rapport d'audit accessibilité RGAA V4 basée sur la norme européenne : EN 301 549 V2.1.2 (2018-08) Ou rapport d'étude accessibilité Ou Déclaration de conformité
8
Logiciel
Respect des référentiels en vigueur Comme tout progiciel disponible sur le marché des USA, le progiciel possède-t-il une charte d'accessibilité VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) de la section 508 (www.section508.gov / (en anglais)). Le cas échéant, la fournir.
Dernier rapport d'audit accessibilité : VPAT section 508, déclaration de conformité.
9
Logiciel
Prise en compte de l'accessibilité dans le logiciel Existe-t-il un paramétrage, une configuration, une extension, etc. permettant de rendre accessible le progiciel ? Le cas échéant, quelles sont ces possiblités ? Toujours cas échéant, cette possibilité est-elle documentée ?
Note / mode d'emploi permettant de mettre en œuvre l'accessibilité du logiciel
N°
Domaine achat
d'application
Demande RSE : objectif recherché
Questions
Eléments de preuve à fournir
10
Logiciel
Productions accessibles Le progiciel génère-t- il des supports numériques (documents PDF / écrans / pages web / etc.) ? Le cas échéant quels sont les types générés ? (PDF, Word, HTML, etc.), et ces productions sont- elles garanties accessibles ?
Rapport d'audit d'accessibilité des documents produits / de la solution produisant les documents
11
Logiciel
Roadmap Des travaux de mise en accessibilité de la solution numérique sont-ils prévus dans la roadmap du progiciel ? Le cas échéant, quels sont ces travaux ?
Note descriptive de roadmap prévue
12
Logiciel Vérifier que le logiciel, la solution numérique ou les composants sous- traités soient développés de façon accessible. Si vous devez faire appel à un sous- traitant pour un logiciel, une solution numérique ou des composants, sont-ils garantis accessibles?
Rapport d’audit / rapport d’accessibilité du logiciel, de la solution numérique ou des composants sous-traités, ou déclaration de conformité
13
Prestations
Vérifier l'exigence légale d e respecter le niveau AA de la norme RGAA V4.1 basée sur la norme européenne : EN 301 549 V2.1.2 (2018-08) Par rapport à l'exigence légale de respecter le niveau AA de la norme RGAA V4.1 basée sur la norme européenne : EN 301 549 V2.1.2 (2018-08) : appliquez- vous cette norme dans le développement de vos sites ?
Fournir au moins un audit de conformité AN sur un des sites / solutions que vous avez développé, une déclaration de conformité, ainsi que les coordonnées d'une personne à contacter.
14
Prestations
Vérifier que les intervenants de la société sont formés à l'Accessibilité Numérique (AN). Le prestataire a-t- il des ressources internes formées à l'AN ? Indiquer les profils (chef de projet expert AN, développeurs formés au développement accessible, expert lecteurs d'écran etc.), le niveau de formation AN etc.
Liste des formations suivies, sociétés délivrant ces formations également pour le personnel et certification de formation.
N°
Domaine achat
d'application
Demande RSE : objectif recherché
Questions
Eléments de preuve à fournir
15
Prestations Vérifier comment le prestataire peut apporter la preuve de sa capacité à prendre en compte et réaliser l'accessibilité attendue à toutes les étapes du projet
Comment intégrez- vous l'Accessibilité Numérique dans la gestion de projet ?
Un mémo sur la prise en compte de l'accessibilité dans leur entreprise
16
Prestations
Vérifier que si un sous-traitant est possible / prévu, celui-ci sera également OK en termes de compétences AN Dans le cas où vous n'avez pas de ressource formée en interne, quel est le prestataire externe expert en AN à qui vous ferez appel ? Indiquer les profils (chef de projet expert AN, développeurs formés au développement accessible, expert lecteurs d'écran etc.), et le niveau de formation AN
Nom des prestataires externes Liste des formations suivies, sociétés délivrant ces formations et certification de formation.
Annexe 5 : Définitions/liste des abréviations
Commission administrative paritaire CAP
Commission consultative paritaire CCP
Conseil d’administration CA
Correspondants élection et SI/Rh ELECTION
La Poste s’appuie sur un réseau d’environ 300 correspondants élection. Dans chaque NOD, plusieurs personnes sont ainsi chargées de la mise en œuvre des différentes opérations électorales à leur niveau (avant le scrutin, pendant le scrutin et après le scrutin) : en particulier fiabilisation et affichage des listes électorales, réception / traitement- vérification / affichage des listes de candidats déposées par les organisations syndicales, affichage des résultats du dépouillement de chaque élection, etc. Pour faciliter ces opérations, La Poste met à disposition une application (RH Elections) qui les assistera à chaque étape du processus électoral. Cette application mettra notamment à disposition les listes prévisionnelles des électeurs, listes que les correspondants- élections devront vérifier et le cas échéant, (faire) rectifier/compléter. Les correspondants-élections saisiront également dans l’application les listes de candidats. Après dépouillement des élections, les résultats seront enfin mis à disposition dans l’application RH Elections. Les correspondants-élections pourront alors les imprimer puis les faire afficher dans les entités de leur périmètre. L’application comportera également un module où les correspondants-élections pourront récupérer, à chaque étape de l’organisation des élections, les informations réglementaires et les documents de communication à afficher dans leurs entités Gaz à effet de serre GES
Liste
L’ensemble de candidats présentés selon un ordre prédéterminé et regroupés sous un même intitulé Niveau(x) Opérationnel(s) Déconcentré(s) NOD
Projet d’élection
Chacune des élections régies par le présent contrat sera gérée comme un projet à part entier Rature Uniquement pour l’élection au CA et pour l’élection au comité social et économique CSE
La manifestation de la possibilité octroyée à l’électeur de rayer le nom d’un candidat figurant sur la LISTE qu’il choisit. Pour un suffrage exprimé, cette possibilité peut varier d’une rature jusqu’à dix. En raturant un nom, l’électeur prive d’une voix le candidat dont le nom est raturé et également la liste qui le présente. Représentant(s) du personnel RP
Suffrage Suffrage valablement exprimé SVE un bulletin valablement exprimé au profit d’une LISTE. Les bulletins blancs et nuls (« impossibles à déchiffrer » pour le vote électronique) ne sont pas des suffrages exprimés et sont comptabilisés à part, de même que les votes non dépouillés. Voix Uniquement pour l’élection au CA
un vote recueilli par un candidat de la LISTE (= un SUFFRAGE exprimé sans RATURE du nom du candidat concerné). Un SUFFRAGE sans aucune RATURE comporte 11 voix, une pour chaque candidat de la LISTE. Les voix sont comptabilisées pour chaque candidat et chaque liste.
38
Annexe 6 : Dépouillement des cas de moins de 5 votes
Les votes non dépouillés (dits « Moins de 5 votes ») peuvent exister au niveau d’un NOD ou d’une filiale. Il s’agit des cas de votes en nombre faible (moins de 5), qui doivent être identifiés dans chaque catégorie (« cadres » ou « employés »). En pratique, ceux-ci devraient surtout concerner la catégorie « cadres », où le nombre d’électeurs est le plus faible.
Ainsi, lorsqu’au niveau d’un NOD ou d’une filiale, de tels votes sont identifiés en nombre insuffisant dans une catégorie (moins de 5 votes), ils ne sont pas traités à ce niveau mais au niveau supérieur de la Branche.
Ces votes sont alors agrégés avec tous les votes du même type, identifiés dans l’ensemble des NOD et des filiales de la même Branche. Si au niveau d’une même Branche, le nombre total de ces votes est au moins égal à 5, ils sont traités et dépouillés au niveau de la Branche. A défaut, ils doivent être traités au niveau national (ce cas est théorique à l’échelle de La Poste). Ainsi, ces « Moins de 5 votes » identifiés au niveau de la Branche sont alors agrégés avec tous les votes du même type (« cadres » ou « non cadres ») identifiés dans l’ensemble des Branches.
Si le nombre total de ces votes est au moins égal à 5, ils sont traités et dépouillés au niveau national, sinon les votes ne peuvent pas être dépouillés et sont définitivement perdus.
