L’association Prévention Routière, Association régie par la Loi du 1er juillet 1901 et reconnue d’utilité publique par décret du 3 mai 1955 – dont le siège social est situé 33, rue de Mogador 75009 PARIS, inscrite à l’Urssaf d’Arras sous le n° 317000001011035219, représentée par , agissant en qualité de Déléguée Générale
D’une part,
ET
Organisation syndicale FO représentée par Mme , en sa qualité de Déléguée syndicale
D’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
PREAMBULE
L’objectif du présent accord est de définir les conditions générales d’utilisation des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) par l’organisation syndicale représentative au sein de l’association Prévention Routière, afin de simplifier et rendre plus efficace l’action des acteurs du dialogue social tout en préservant le bon fonctionnement de l’outil de travail, propriété de l’association.
L’expression syndicale est un élément qui participe pleinement au dialogue social au sein de l’association Prévention Routière.
Conscients de l’évolution des usages et des attentes des collaborateurs dans un environnement de plus en plus digitalisé, l’association Prévention Routière a souhaité accompagner la modernisation du dialogue social en donnant accès aux réseaux de communication informatique de l’association à l’organisation syndicale représentative, à savoir FO et sa représentante En l’état actuel de la législation, le Code du travail renvoie à l’employeur et aux organisations syndicales le soin de définir entre eux les conditions et modalités de diffusion des informations syndicales aux moyens des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) de l’entreprise à côté des moyens d’expression syndicale traditionnels que sont la possibilité de rendre compte de leur action et d’interagir avec les collaborateurs via la publication de communications syndicales sur les panneaux d’affichages réservés à cet usage ou via la distribution de tracts syndicaux. Par cet accord, les Parties s’entendent sur les conditions de mise à disposition, de fonctionnement et d’utilisation des NTIC par l’organisation syndicale pour l’information des collaborateurs concernant son action.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’organisation syndicale FO présente à l’association Prévention Routière. Pour l’application du présent accord, les NTIC désignent les outils numériques professionnels qui rassemblent les techniques et les équipements informatiques permettant de communiquer à distance par voie électronique. Il s’agit notamment de la messagerie de l’ordinateur, et de l’intranet de l’association Prévention Routière qui font partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’association.
Article 2 – Moyens de communication non numériques
2.1 Panneaux d’affichage syndicaux De façon générale, il est rappelé que l'organisation syndicale peut librement apposer des affiches ou des communications syndicales sur les panneaux d'informations réservés à cet effet. Le contenu de ces documents est librement déterminé par celle-ci, dans le respect des règles légales en la matière. En référence à l’article L. 2142-3 du Code du travail, un exemplaire des documents affichés, comportant obligatoirement la mention de l'organisation syndicale, est communiqué pour information, à la Direction, sous format électronique. Le document communiqué doit être identique à celui affiché. L’organisation syndicale dispose d’un « panneau d’affichage » dédié. Les deux parties s’accordent pour convenir que l’affichage peut être réalisé sur un espace d’un mur identifié comme un endroit pour l’affichage obligatoire. Elles conviennent qu’il est nécessaire autant que possible d’apposer un panneau sur chaque site.
L’affichage ne peut être réalisé que par la déléguée syndicale ou un adhérent. Pour assurer l’affichage sur tous les sites, l’organisation syndicale devra mandater des personnes pour assurer l’affichage. L’organisation syndicale envoie à la Direction les comités où les salariés sont mandatés pour réaliser l’affichage. En présence de multisites, l’intranet permettra de créer un panneau d’affichage syndical numérique. Il est convenu qu’en raison de son implantation multisites, la distribution de tracts syndicaux ne peut pas être organisée au sein de l’association. 2.2 Réunions syndicales Conformément aux dispositions de l’article L. 2142-10 du Code du travail, il est rappelé que l’organisation syndicale a la possibilité de réunir ses adhérents, une fois par mois. La présence de collaborateurs non syndiqués à ces réunions est par principe interdite.
La tenue des réunions syndicales a lieu en dehors du temps de travail des participants. Compte tenu de la distance entre les sites sur le territoire national au sein de l’association Prévention Routière, ces réunions se déroulent en visioconférence. Il est rappelé que l’objet de ces réunions est nécessairement un objet syndical.
Article 3 – Moyens de communication numériques
Les Parties conviennent que l’organisation syndicale pourra disposer en complément des moyens de communication traditionnels :
D’une adresse de messagerie électronique dédiée ;
D’un espace d’affichage électronique syndical au sein de l’intranet de l’association Prévention Routière
L’utilisation des moyens de communication par l’organisation syndicale doit satisfaire l’ensemble des conditions suivantes :
Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’association, cf également la charte informatique ;
Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’association ;
En tout état de cause, le non-respect de ces règles entraînera l’application des dispositions de l’article 6 du présent accord.
3.1 Messagerie électronique 3.1.1 Attribution de l’adresse de messagerie électronique syndicale Les Parties conviennent que l’organisation syndicale peut demander la mise à disposition d’une adresse mail générique siglée afin d’être visible et de communiquer, de façon individuelle et collective, avec les collaborateurs de l’association Prévention Routière. La demande est formulée par écrit auprès de la Direction des Ressources Humaines. La dénomination de cette adresse syndicale devra faire apparaître explicitement le nom de l’organisation syndicale (nom-de-l’organisation@preventionroutiere.com). Concernant l’ancienne adresse de messagerie électronique de l’organisation syndicale présente dans l’association à la date de signature du présent accord, les Parties conviennent qu’un message sera automatiquement programmé sur cette ancienne adresse de messagerie afin de rediriger les collaborateurs vers la nouvelle adresse syndicale. En tout état de cause, il faut l’adresse électronique de l’organisation syndicale ne se substitue pas à l’adresse électronique professionnelle du collaborateur représentant de l’organisation syndicale qui en assure la gestion. Ce dernier devra utiliser l’adresse mail syndicale pour toute communication syndicale.
3.1.2 Conditions d’utilisation de l’adresse de messagerie électronique syndicale pour des communications individuelles Les Parties conviennent que l’adresse de messagerie électronique mise à disposition de l’organisation syndicale a vocation à être utilisée prioritairement, sans autre limitation que celles définies dans la Charte utilisateur des ressources informatiques et services internet, pour communiquer avec :
Les détenteurs d’un mandat électif ;
La Direction ;
Les collaborateurs, à titre strictement individuel, et dans l’exercice des mandats représentatifs (défense individuelle, conseil, réponse et échanges sur des situations professionnelles individuelles, etc.).
3.1.3 Conditions d’utilisation de l’adresse de messagerie électronique syndicale pour des communications de masse Les Parties conviennent que l’adresse de messagerie électronique syndicale peut également servir, pour communiquer avec l’ensemble des collaborateurs. En application des dispositions de l’article L.2142-6 du Code du travail et afin d’être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise, les communications syndicales de masse diffusées en application du présent article devront répondre aux conditions suivantes :
Objet : L’origine syndicale de tout envoi doit être mentionnée dans l’objet de chaque message afin que les collaborateurs aient la liberté de l’ouvrir ou non : « Communication Syndicale – Nom de l’organisation syndicale : […] ».
Volumétrie : le volume d’un message électronique (corps du message, pièces jointe, etc.) ne peut dépasser 15 mégaoctets ;
Pour la diffusion de contenus volumineux, l’organisation syndicale privilégie l’utilisation de liens hypertextes redirigés vers l’intranet où sont stockés les documents diffusés aux collaborateurs ;
Garantir à l’ensemble des collaborateurs l’anonymat des autres destinataires via l’envoi des communications syndicales en copie cachée ;
Préserver la liberté de choix des collaborateurs d’accepter ou de refuser la lecture d’un message d’origine syndicale et pour les personnes disposant d’une adresse nominative de demander le retrait de la liste de diffusion.
Sont expressément interdits :
L’envoi de vidéos, images animées, bandes son, programmes exécutables, liens hypertexte vers des ressources externes à l’association ;
La mise en place de « chaînes de discussion » par le biais de l’adresse de messagerie électronique syndicale ;
La communication d’informations confidentielles expressément qualifiées comme telles par la Direction, conformément aux articles L.2312-36 et R. 2312-13 du Code du Travail, notamment qui peuvent nuire à l’intérêt de l’association et/ou qui ne sont pas connues ni du grand public, ni des salariés.
3.2 Espace d’affichage électronique syndical
3.2.1 Création d’un espace d’affichage électronique syndical Suite à la demande de l’organisation syndicale, un espace intranet lui est dédié. Compte tenu de l’arborescence du site intranet, un accès syndical sera ouvert sous la tête de chapitre RH/Finances afin de garantir un accès aux seuls salariés de l’association et non aux bénévoles. Cet espace d’affichage électronique vient en complément des panneaux d’affichage mentionnés à l’article 2.1 du présent accord.
3.2.2 Conditions générales d’utilisation de l’espace d’affichage électronique syndical Les Parties conviennent que les contenus mis en ligne sur l’espace d’affichage électronique syndical de l’organisation syndicale sont placés sous la seule responsabilité de l’organisation syndicale émettrice. La rédaction et la mise à jour des contenus mis en ligne au sein de l’espace d’affichage électronique syndical, sont librement déterminés par l’organisation syndicale, sous réserve du respect des règles légales en la matière. En référence à l’article L. 2142-3 du Code du travail, un exemplaire des contenus mis en ligne au sein de l’espace d’affichage électronique syndical est communiqué, pour information, simultanément à la Direction sous format électronique. Le document communiqué doit être identique à celui diffusé sur l’espace d’affichage électronique. Sont expressément interdits :
Le téléchargement des documents publiés sur l’espace d’affichage électronique syndical par les collaborateurs ;
La mise à disposition via l’espace d’affichage électronique syndical de liens hypertexte vers des ressources externes ;
La communication d’informations confidentielles expressément qualifiées comme telles par la Direction, conformément aux articles L.2312-36 et R. 2312-13 du Code du Travail, notamment qui peuvent nuire à l’intérêt de l’entreprise et/ou qui ne sont pas connues ni du grand public, ni des salariés.
Article 4 : Contenu des publications
Le contenu des publications doit satisfaire à l’ensemble des conditions suivantes :
Les communications doivent revêtir un caractère exclusivement syndical, à l’exclusion de tout contenu politique,
Les communications ne doivent revêtir aucune information confidentielle et ne doivent pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’association,
Les communications sont soumises au respect des dispositions relatives à la presse, ce qui signifie notamment qu’elles ne doivent contenir aucune injure ni diffamation,
La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image, ainsi que la protection des droits d’auteur doivent être respectés,
Les dispositions en matière de traitement des données personnelles/RGPD doivent être strictement respectées,
Le logo de l’association Prévention Routière, propriété de l’association, ne peut être ni utilisé, ni modifié.
Article 5 Responsabilité et engagement de l’organisation syndicale
Les Parties du présent accord rappellent que l’utilisation des outils de communication par l’organisation syndicale doit s’effectuer dans le respect des dispositions relatives à la presse, de la protection de la vie privée, du droit à l’image et du droit d’auteur. L’organisation syndicale est responsable du contenu des publications. Conformément au droit d’expression, l’organisation syndicale s’engage dans sa communication à n’effectuer aucune attaque personnelle, à n’y proférer des propos mensongers ou qui soient de nature à altérer gravement l’image de l’association et de ses collaborateurs.
Article 6 : Sanctions en cas d’utilisation non conforme, litigieuse ou abusive des moyens de communication numériques
De façon générale, tout litige sur le contenu ou sur la forme des communications effectuées sous format électronique, est porté à la connaissance de l’organisation syndicale émettrice par la Direction, pour être réglé dans les meilleurs délais. Les Parties conviennent que toute utilisation abusive ou non conforme aux dispositions du présent accord, pourra entrainer l’une des sanctions ci-dessous, en tenant compte des faits et des circonstances et sans suivre nécessairement l’ordre de ce classement :
Un rappel à l’ordre écrit de la Direction des Ressources Humaines ;
Une suspension de l’accès pour une durée d’un mois,
Si après cette suspension l’utilisation litigieuse est poursuivie ou répétée, une nouvelle suspension sera mise en œuvre pour une durée de 3 mois,
En cas de nouvelle récidive dans les 12 mois qui suivent (la 1ère infraction), une fermeture définitive pour la durée du cycle électoral sera prononcée par la direction,
Possibilité selon l’infraction commise de prendre une sanction disciplinaire.
Chaque utilisation non conforme fera l’objet d’un échange spécifique afin de notifier clairement les manquements constatés.
Article 7 – Dispositions finales
7.1 Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord Le présent accord est prévu jusqu’au terme du mandat. Il entrera en vigueur à compter du lendemain de sa date de signature et prendra automatiquement fin à l’arrivée de son terme. 7.2 Suivi de l’accord Les Parties conviennent de se réunir une fois tous les ans, afin de s’assurer que les moyens de communication et les conditions d’utilisations y afférentes sont adaptés aux besoins de l’organisation syndicale pour rendre compte de leur action auprès des collaborateurs. 7.3 Révision de l’accord Le présent accord pourra faire l'objet d'une révision sous forme d’avenant dans les conditions et formes prévues par le Code du travail. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux parties. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant. 7.4 Publicité de l’accord Un exemplaire du présent accord signé par les Parties est remis à chacune des parties. Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôts et de publicités prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du code du travail. Un exemplaire sera alors déposé sur la plateforme numérique du Ministère du travail «Téléaccords» et au greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et publicité. Le présent accord sera mis à disposition des collaborateurs sur le portail RH -Accords de l’association.Fait en 4 exemplaires à Paris , le 23 mai 2023. Pour la DirectionPour l’organisation syndicale FEC-FO
