LA VOIX MEDIAS d’une part, représentée par xxx, Directeur Général représentant la Société,
D’une part,
Et les représentants des organisations syndicales ci-après désignées d’autre part :
xxx, représentant la CFE CGC ; xxx, représentant le SNPEP FO
D’autre part,
Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE) de La Voix Médias.
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes. Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise du 7 octobre 2019 dénommé « Accord collectif relatif au vote électronique en vue de l’élection des représentant au CSE » et approuvé par les organisations syndicales représentatives au sein de La Voix Médias, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
Sa mise en œuvre est confiée à la société xxx.
Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.
Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise : « Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».
Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail. ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS
Le premier tour des élections des représentants au CSE aura lieu le 6 décembre 2019 Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le 20 décembre 2019
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.
ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL
2.1 - Effectif de l'entreprise
Les parties constatent que l'effectif de l'entreprise est de 90, 82 salariés. Le nombre de membres du comité social et économique à élire est de 5 titulaires et 5 suppléants.
2.2 - Répartition du personnel entre les collèges électoraux
Les parties conviennent de répartir l'effectif entre 2 collèges électoraux :
- Collège employés, composé de 15,33 employés, - Collège cadres et agents de maîtrises composé de : 75,49 salariés
2.3 - Répartition des sièges entre les collèges électoraux
Les parties sont convenues de répartir les sièges entre les collèges de la manière suivante :
- Collège employés : 1 titulaire et 1 suppléant, - Collège cadres et agents de maîtrise : 4 titulaires et 4 suppléants, dont 2 femmes titulaires et 2 suppléantes.
2.4 - Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral
Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.
ARTICLE 3 – Durée des mandats
La durée des mandats pour les membres du CSE est de 4 ans.
ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES
La direction établira par collège électoral la liste des électeurs et des éligibles. Ces listes seront affichées sur les panneaux réservés aux communications de la direction au plus tard le 30 octobre 2019.
Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : les noms, prénoms, âge, date d’ancienneté.
ARTICLE 5 – LISTES DE CANDIDATS ET propagande électorale
Listes de candidats 1er tour
Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.
Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à xxx, assistante au plus tard le 14 novembre 2019, par lettre recommandée ou remise en main propre contre récépissé.
Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes.
Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 15 novembre 2019
Listes de candidats au 2nd tour :
En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.
La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 10 décembre 2019 à 17h.
Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt.
Professions de foi et logo :
Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à xxxx :
Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacune en un feuillet 21 × 29,7 (format A4),
Les logos au format JPG (200 Ko maximum), à hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,
Au plus tard, le 19 novembre 2019, afin qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.
De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs tracts électoraux jusqu'au 11 décembre 2019.
ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.
Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 7 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).
Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).
Matériel de vote - Codes confidentiels
Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnels et sa date de naissance (code challenge) communiqués par l’entreprise Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote. Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.
Communication des codes de vote
Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.
En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec xxx pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.
Protocole de restitution des nouveaux codes de vote
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à xxx ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet. Après vérification de l’identité de l’électeur, xxx enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès. Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.
Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera le bureau de vote, xxx chargée du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.
La cérémonie de scellement sera animée par le bureau de vote qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
L'information et la formation sont assurées :
pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
Cette intervention consiste à :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.
Cellule d’assistance technique
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Assistance aux électeurs
Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
ARTICLE 8 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :
Du 2 décembre 2019 à 10h au 6 décembre 2019 à 15h
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :
Du 16 décembre 2019 à 10h au 20 décembre 2019 à 15h
Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
ARTICLE 9 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE
Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle.
La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.
Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.
Le bureau sera constitué au siège social de la société. Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants de la direction. Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévues pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
ARTICLE 10 – DEPOUILLEMENT
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.
ARTICLE 11 – PROCLAMATION
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.
ARTICLE 12 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
carence de candidat au premier tour,
quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
ARTICLE 16
Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail, conformément aux dispositions des articles L. 2314-10 et L. 2324-12 du nouveau Code du travail.
Fait à Lille, le 8 octobre 2019,
Pour les organisations syndicales Pour la direction
